En avtalsfaktura är ett dokument som beskriver avgifterna för utförda tjänster eller varor som säljs enligt villkoren i ett avtal. Tjänsteleverantörer och entreprenörer utfärdar dessa fakturor till kunder och de används vanligtvis i bygg-, konsult- eller frilansarbete, där löpande eller projektbaserade avtal är vanliga.

Nedan förklarar vi hur du upprättar effektiva avtalsfakturor, när du ska utfärda dem, hur du hanterar tvister med mera.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad ska du inkludera på en avtalsfaktura?
  
• Hur skiljer sig avtalsfakturor från vanliga fakturor?
  
• När ska man utfärda en avtalsfaktura?
  
• Hur kan företag göra avtalsfakturor tydliga och effektiva?
  
• Hur ska du hantera justeringar av avtalsfakturor eller tvister?
  

Vad ska du inkludera på en avtalsfaktura?

För att din avtalsfaktura ska visa det värde du har tillhandahållit bör du inkludera följande:

• Ditt företagsnamn och dina uppgifter (t.ex. logotyp, adress, kontaktinformation)

• Information om din kund

• Namn på det specifika avtalet eller projektet (t.ex. "Faktura för webbutvecklingstjänster – Projekt: Design av ny webbplats för ABC")

Tjänsterna eller produkterna du har tillhandahållit (t.ex. "Webbplatsdesign – 15 timmar @ 100 USD/timme", "SEO-rapport om nyckelordsundersökning – fast avgift på 500 USD")

• Delsumma, skatter och totalt belopp som ska betalas, i fetstil

• Alla dokumentunderlag som din kund behöver, t.ex. en godkänd tidrapport, leveransbekräftelse och rapport om milstolpar

• Betalningsvillkoren (t.ex. "Betalning ska ske inom 14 dagar (1 augusti 2025). Sen betalning medför en månadsavgift på 2 %.")

• Information som behövs för att göra betalningen (t.ex. bankuppgifter)

• En kort, personlig hälsning i slutet, till exempel ett tack

Hur skiljer sig avtalsfakturor från vanliga fakturor?

Avtalsfakturor och vanliga fakturor tjänar samma grundläggande syfte i att de begär betalning för arbete, men skiljer sig åt i fråga om detaljnivå, sammanhang och användning. Här är en närmare titt på vardera typ av faktura.

Avtalsfakturor

Avtalsfakturor är direkt knutna till formella avtal. De hänvisar till villkoren i befintliga avtal, t.ex. milstolpar, leveranser och betalningsscheman (t.ex. "50 % betalas innan arbetet påbörjas, 50 % när arbetet har levererats"). De innehåller ofta avtalsnummer, projektnamn eller specifika klausuler för att hänvisa till avtalen. Avtalsfakturor är vanliga inom byggbranschen, konsulttjänster, frilansbranschen och IT-tjänster, där projekt, långsiktiga tjänster eller anpassade avtal är standard.

När det gäller avtalsfakturor är villkoren för betalning strikt baserade på avtalet, vilket kan beskriva:

• Betalningar knutna till milstolpar eller projektfaser

• Komplexa villkor som fasta arvoden, delbetalningar och prestationsbaserad fakturering

• Straffavgifter eller incitament för tidiga eller sena betalningar

Avtalsfakturor följer strikt villkoren i avtalet, och justeringar kräver vanligtvis ett formellt avtal mellan parterna. De åtföljs ofta av ytterligare dokument för att validera arbetet, till exempel tidrapporter, godkännanden av projektmilstolpar och leveransbekräftelser.

Vanliga fakturor

Standardfakturor är vanligtvis fristående dokument utan avtalsförpliktelser. De används för enkla transaktioner som detaljhandel, engångstjänster och återkommande månatliga debiteringar utan formella avtal. De fokuserar på allmänna varor eller tjänster som tillhandahålls (t.ex. "månatliga städtjänster") och är inte nödvändigtvis beroende av fördefinierade villkor eller projektuppgifter. De använder också enklare, mer flexibla villkor för betalningar, ofta bara "betalas vid leverans" eller "inom 30 dagar.

Vanliga fakturor kräver sällan underlag, eftersom de vanligtvis används i enklare transaktioner. De är i allmänhet mer anpassningsbara och används ofta för snabb, informell fakturering utan större förhandlingar.

När ska man utfärda en avtalsfaktura?

Varje avtal har sina egna villkor för när fakturor ska skickas. Granska avtalet noggrant för att säkerställa att du skickar fakturor enligt det överenskomna schemat, oavsett om det är i förväg, när varje milstolpe nås eller med ett annat regelbundet intervall. Om du är långsam med att skicka en faktura kan det vara ett budskap om att du inte tar ditt arbete på allvar. Här är en översikt över typiska tidpunkter för att utfärda denna typ av faktura.

När du når en milstolpe

Om ditt avtal är uppbyggt kring milstolpar kan du skicka din faktura direkt efter att den har nåtts. Du kanske precis har levererat det första utkastet till en design eller färdigställt ramen till ett hus i ett byggprojekt. Med milstolpar ger du kunderna bättre översikt över stora projekt och ser till att du inte måste vänta till slutet för att få betalt.

Enligt ett regelbundet schema

För löpande arbete (t.ex. konsulttjänster, arvoden och allt där du utför konsekvent arbete över tid) är det vettigt att fakturera med jämna mellanrum. Månadsvis är den vanligaste frekvensen, men vissa avtal kan kräva fakturering varje eller varannan vecka. Följ det överenskomna schemat och skicka fakturor i tid.

När betalningsvillkoren är uppfyllda

Vissa avtal kopplar betalningar till specifika villkor: att leverera en slutprodukt, nå en procentandel av projektplanen eller helt enkelt ett fast datum. Så snart kravet är uppfyllt skickar du fakturan. Dessa händelser är utformade för att se till att alla parter håller sig på banan, så vänta inte – snabb fakturering hjälper till att undvika besvärliga förseningar eller missförstånd.

När kunden har godkänt ditt arbete

Inom kreativa områden eller andra samarbetsprojekt kan kunder behöva granska och godkänna ditt arbete före betalning. När de väl har skrivit under en leverans eller en rapport bör du utfärda fakturan omedelbart. På så sätt bibehålls momentum och faktureringen kopplas direkt till godkännande.

I början av ert arbete tillsammans

För avtal som kräver betalning i förskott ska fakturan skickas omedelbart i början av uppdraget. Detta är vanligt för frilansare, konsulter och alla som tar sig an ett stort projekt. Märk fakturan (t.ex. "Faktura för arvode" eller "Förskottsbetalning") så att det inte råder någon förvirring om betalningens syfte.

I slutet av avtalet

När allt är klart ska du skicka en slutlig faktura för att ta betalt för eventuellt återstående saldo. Det här är också tidpunkten att fakturera för eventuellt extra arbete som gjordes utanför den ursprungliga omfattningen.

Om justeringar sker

Projektplaner ändras och det kan sluta med att du utför mer arbete än vad som ursprungligen överenskommits. Om justeringar som extra timmar eller extra leveranser inträffar ska du utfärda en kompletterande faktura så snart arbetet är klart. Förklara vad den omfattar för att förhindra konflikter.

På avtalade datum

Om avtalet anger specifika faktureringsdatum, till exempel den första varje månad, ska du följa dem. På så sätt fungerar allt smidigt och visar din kund att du är organiserad och tar ditt arbete på allvar.

Hur kan företag göra avtalsfakturor tydliga och effektiva?

Att utarbeta effektiva avtal innebär att man skapar ett dokument som är lätt att förstå och inte lämnar mycket utrymme för tvister. Så här kan företag göra det på rätt sätt.

Ta fram uttryckliga betalningsvillkor

Var specifik med dina villkor för betalning: inkludera ett förfallodatum, eventuella avgifter för sena betalningar och alternativ för hur fakturan kan betalas. Dina villkor kan se ut så här: "Betalning ska ske senast den 15 juni 2025. En förseningsavgift på 1,5 % tillkommer för betalningar som tas emot efter detta datum. Betalningar accepteras via banköverföring eller kreditkort."

Inkludera alla bankuppgifter eller betalningslänkar som krävs för att slutföra betalningen.

Använd detaljerade debiteringsbeskrivningar

Dela upp debiteringarna så att kunden vet exakt vad de betalar för. Istället för "utvecklingsarbete" kan du skriva: "Utveckling av anpassad funktion för e-handelssida (20 timmar @ 100 USD/timme)." Om debiteringarna är knutna till milstolpar eller faser kan du organisera artiklarna därefter. Här är ett exempel:

• Fas 1 (forskning och planering): 2 000 USD

• Fas 2 (prototyp): 1 500 USD

Detta lugnar kunderna och eliminerar förvirring om hur du har beräknat dina totalsummor.

Inkludera viktiga visuella hjälpmedel

En visuellt rörig faktura kan vara svår att följa, även om informationen är korrekt. Använd rubriker, mellanrum och fet text för att uppmärksamma viktig information. Du kan:

• Markera det totala beloppet som ska betalas med fetstil eller större teckensnitt

• Gruppera relaterade uppgifter tillsammans (t.ex. kundinformation i ett avsnitt, betalningsvillkor i ett annat)

• Använda tabeller för specificerade uppdelningar

Om du använder ett faktureringsprogram är de flesta av dessa funktioner inbyggda. Om du skapar fakturor manuellt kan en väl utformad mall vara praktisk.

Hänvisa till avtalet

Hänvisa uttryckligen till avtalet så att kunderna kommer ihåg de överenskomna villkoren. Här är några exempel:

• "Denna faktura återspeglar de överenskomna milstolpsbetalningarna enligt avsnitt 3.2 i avtal nr 1234."

• ”Betalningen avser extra arbetade timmar utöver den ursprungliga omfattningen, godkända via ändringsorder nr 5678.”

Korrekturläs

Felskrivningar, matematiska fel eller felaktiga uppgifter försenar betalningen och kan skada ditt rykte. Innan du trycker på skicka bör du se till att:

• Räkna om dina summor

• Se till att betalningsuppgifterna (t.ex. bankkontonummer, betalningslänken) är korrekta

• Kontrollera att fakturan matchar villkoren i avtalet

Var konsekvent med timing

Om avtalet anger fakturering efter milstolpar ska du skicka fakturan så snart du har nått en milstolpe. För löpande arbete följer du det överenskomna schemat. Om kunden inte betalar i tid ska du skicka en artig men bestämd uppföljning, till exempel: "Här kommer en snabb påminnelse om att faktura nr 1234 förfaller den 15 juni. Hör av dig om du har några frågor."

Överväg att använda ett faktureringsprogram

Om du letar efter ett enklare sätt att hantera faktureringen kan du titta närmare på Stripe Invoicing. Programmet är byggt för att göra hela processen snabbare och stressfri för dig och dina kunder. Med Stripe Invoicing kan du:

• Skapa anpassade, varumärkta fakturor med din logotyp, dina färger och ditt personliga budskap

• Bädda in betalningslänkar direkt i fakturan för betalning via kreditkort, överföringar via Automated Clearing House (ACH), digitala plånböcker eller andra metoder som stöds (kunderna betalar till exempel tre gånger snabbare i genomsnitt när de betalar med Apple Pay eller Google Pay)

• Konfigurera återkommande fakturor för löpande arbete eller abonnemang

• Schemalägg påminnelser för obetalda fakturor

• Behandla betalningar i flera valutor och via lokala betalningsmetoder för internationella kunder

• Bevaka betalningsstatus (t.ex. behandlas, betald) i realtid på Stripe Dashboard

Hur ska du hantera justeringar av avtalsfakturor eller tvister?

När du hanterar justeringar eller tvister om avtalsfakturor är det viktigt att vara lyhörd och fokusera på lösningen. Det kan vara knepigt, men med en tydlig plan kan du lösa eventuella problem utan att skada kundrelationen. Så här gör du.

Ha ett öppet sinne

När en kund tar upp ett problem med en faktura ska du inte ta det personligt eller dra förhastade slutsatser. Tvister orsakas ofta av enkla missförstånd eller förbisedda detaljer, inte av illvilja. Svara lugnt och bekräfta deras oro med något i stil med: "Tack för att du uppmärksammar mig på detta. Låt oss granska det tillsammans för att säkerställa att allt är korrekt."

Be om mer information

Du måste förstå vad kunden ser som ett problem. Be dem artigt att peka ut den specifika radposten eller debiteringen de ifrågasätter så att du kan ta itu med den direkt. Vanliga tvister inkluderar följande:

• Omfattning: Kunden tror att de fakturerats för arbete som inte omfattas av avtalet.

• Priser eller totalsummor: De tycker att uträkningarna eller prissättningen inte stämmer överens med avtalet.

• Timing: De är förvirrade över när arbetet utfördes eller när fakturan skickades.

• Ej godkända debiteringar: De ser debiteringar återspeglas som de inte uttryckligen har godkänt (t.ex. extra timmar eller material).

Se över avtalet

Ta fram avtalet för att jämföra uppgifterna mot fakturan. Undersök om fakturerade poster stämmer överens med avtalets villkor, om tidslinjen stämmer överens med vad som överenskommits och om det skedde några dokumenterade ändringar i omfattning eller kostnader efter att avtalet genomfördes. Om du har rätt, var redo att visa hur fakturan återspeglar avtalet. Om inte, bekräfta felet och föreslå en lösning.

Var transparent med dokumentunderlag

Ge kunden tillgång till all dokumentation som stöder fakturan:

• Tidrapporter: Visa detaljerade loggar över tid som lagts ner om arbetet var timbaserat.

• Milstolpsgodkännanden: Dela e-postmeddelanden eller undertecknade dokument som bekräftar genomförda leveranser.

• Kvitton eller inköpsorder: Om material eller utgifter bestrids bör du visa kvitton eller inköpsdokumentation.

Förhandla om justeringar

Om kundens oro är giltig – till exempel om du fakturerade för extra arbete utan att ha fått ett formellt godkännande – ska du vara flexibel. Erbjud dig att justera fakturan eller ge en kredit för framtida arbete. Du kan till exempel säga: ”Du har rätt. Den här debiteringen godkändes inte i förväg. Låt mig revidera fakturan för att ta bort den.” Det visar att du värdesätter relationen och är villig att hitta en rättvis lösning.

Dokumentera allt

Om du gör några ändringar i fakturan eller samtycker till att justera betalningsvillkoren ska du dokumentera ändringen skriftligen. Skicka en reviderad faktura till kunden och bekräfta uppgifterna i ett e-postmeddelande. Du kan till exempel skriva: ”Jag har uppdaterat fakturan för att återspegla den överenskomna justeringen på 500 USD för ytterligare arbete. Det nya totalbeloppet är 3 000 USD, med betalning som förfaller senast [datum].” Omfattande dokumentation skyddar både dig och kunden om frågor uppstår senare.

Stå på dig vid behov

Om du har följt avtalet och kan bevisa att fakturan är korrekt ska du inte känna dig pressad att ge efter på alla punkter. Förklara artigt men bestämt din ståndpunkt och styrk den med bevis: "Fakturan återspeglar de extra timmar som diskuterades och godkändes vid vårt möte den [datum]. Hör av dig om det är något jag kan förtydliga ytterligare."

Erbjud en betalningsplan vid behov

Ibland uppstår tvister inte på grund av själva fakturan, utan på grund av att kunden har problem med kassaflödet. Om de inte kan betala hela beloppet direkt kan du överväga att erbjuda en betalningsplan. Dokumentera dessa villkor tydligt, inklusive förfallodatum och eventuella räntor, om tillämpligt.

Inse när det är dags att eskalera

Om tvisten drar ut på tiden och du inte kan nå en lösning kan du behöva eskalera. Det kan handla om att kontakta en utomstående medlare eller vidta juridiska åtgärder, till exempel att rådfråga en advokat eller lämna in en fordran till en småmålsdomstol. Juridiska åtgärder bör dock vara en sista utväg – de flesta tvister kan lösas utan att gå så här långt.

Lär dig av erfarenheterna

Se varje tvist som en möjlighet att förbättra dina processer. När du har löst problemet kan du fundera över vad som gick fel och hur du kan förhindra det i framtiden. Ställ dig själv frågor som dessa:

• Var avtalsvillkoren för vaga?

• Kunde du ha kommunicerat bättre om ändringar i omfattningen?

• Borde du ha använt mer specifika radposter på fakturorna?