Une facture contractuelle est un document qui décrit les frais pour les services rendus ou les biens vendus selon les conditions d’un accord contractuel. Les prestataires de services et les sous-traitants émettent ces factures aux clients et elles sont généralement utilisées dans le cadre de travaux de construction, de conseil ou de pigistes, où les accords continus ou établis sur des projets sont courants.

Dans cet article, nous vous expliquons comment rédiger des factures contractuelles efficaces, quand les émettre, comment gérer les litiges, et bien plus encore.

Que contient cet article?

• Que devez-vous inclure dans une facture contractuelle?
  
• En quoi les factures contractuelles sont-elles différentes des factures standards?
  
• Quand faut-il émettre une facture contractuelle?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles rendre les factures contractuelles claires et performantes?
  
• Comment gérer les réajustements de factures contractuelles ou les litiges?
  

Que devez-vous inclure dans une facture contractuelle?

Afin que votre facture contractuelle reflète la valeur des services fournis, veuillez inclure les éléments suivants :

• Votre nom d'entreprise et ses détails (par exemple, le logo, l’adresse, les coordonnées)

• Les informations de votre client

• Le nom du contrat ou du projet concerné (par exemple, « Facture pour services de développement Web – Projet : refonte du site Web ABC »)

Les services ou produits que vous avez fournis (par exemple, « Conception de la page d’accueil du site Web – 15 heures à 100 $/heure », « Rapport de recherche sur les mots-clés SEO – Frais fixes de 500 $ »)

• Le sous-total, les taxes et le montant total dû, en gras

• Tous les documents justificatifs dont votre client a besoin, tels qu’une feuille de temps approuvée, une confirmation de livraison et un rapport d’étape

• Les conditions de paiement (par ex., « Le paiement est dû dans les 14 jours (ou le 1er août 2025). Tout retard de paiement entraînera des frais mensuels de 2 % ».

• Les informations nécessaires au paiement (p. ex. coordonnées bancaires)

• Une brève touche personnelle à la fin, telle qu'une note de remerciement.

En quoi les factures contractuelles sont-elles différentes des factures standard?

Les factures contractuelles et les factures standard ont le même objectif de base, à savoir demander le paiement pour un travail, mais elles diffèrent par leur niveau de détail, leur contexte et leur utilisation. Voici un examen plus approfondi de chaque type de facture.

Factures contractuelles

Les factures contractuelles sont directement liées aux contrats formels. Elles font référence aux conditions des accords existants, telles que les jalons, les livrables et les calendriers de paiement (par exemple, « 50 % dû à l’avance, 50 % dû à la livraison »). Elles comprennent souvent des numéros de contrat, des noms de projet ou des clauses spécifiques pour faire référence aux accords. Les factures contractuelles sont courantes dans des secteurs tels que la construction, le conseil, le travail indépendant et les services de technologie de l’information (TI), où les projets, les services à long terme ou les accords personnalisés sont courants.

Dans le cas des factures contractuelles, les conditions de paiement sont strictement basées sur le contrat, qui peut en préciser les grandes lignes, dont voici quelques exemples.

• Paiements liés à des jalons ou des phases de projet

• Conditions complexes telles que les acomptes, les paiements partiels et la facturation basée sur la performance

• Pénalités ou incitations en cas de paiements anticipés ou en retard

Les factures contractuelles suivent rigoureusement les conditions du contrat, et les ajustements nécessitent généralement un accord formel entre les parties. Elles sont souvent accompagnées de documents supplémentaires pour valider le travail, tels que des feuilles de temps, des approbations d’étapes de projet et des confirmations de livraison.

Factures standard

Les factures standard sont généralement des documents autonomes sans obligations contractuelles. Elles sont utilisées pour les transactions simples, telles que les ventes au détail, les services ponctuels et les frais mensuels récurrents sans contrat formel. Elles se concentrent sur les biens ou services généraux fournis (par exemple, « services de nettoyage mensuels ») et ne dépendent pas nécessairement de termes prédéfinis ni de détails sur le projet. Elles utilisent également des conditions de paiement plus simples et plus souples. Souvent elles indiquent simplement « Payable à la réception » ou « Net 30. »

Les factures standard nécessitent rarement de pièces justificatives, car elles sont généralement utilisées dans des transactions plus simples. Elles sont généralement plus adaptables et souvent utilisées pour une facturation rapide et informelle sans trop de négociation.

Quand faut-il émettre une facture contractuelle?

Chaque contrat a ses propres conditions quant à la date d’envoi des factures. Vérifiez attentivement le contrat pour vous assurer que vous envoyez les factures selon le calendrier convenu, que ce soit à l’avance, lorsque chaque jalon est atteint ou à un autre intervalle régulier. Si vous tardez à envoyer une facture, cela peut envoyer le message que vous ne prenez pas votre travail au sérieux. Voici un aperçu des moments typiques pour émettre ce type de facture.

Lorsque vous atteignez un jalon

Si votre contrat est construit autour de jalons, envoyez votre facture juste après qu’un jalon a été atteint. Par exemple, peut-être que vous venez de livrer la première ébauche d’une conception ou que vous avez terminé la charpente d’une maison dans un projet de construction. Les jalons permettent de garder les grands projets gérables pour les clients et de s’assurer que vous n’attendez pas la toute fin pour vous faire payer.

Selon un calendrier régulier

Dans le cas d'un travail continu (p. ex. conseil, contrat d'honoraires, tout ce qui implique un travail régulier dans le temps), il est judicieux de facturer à intervalles réguliers. La périodicité la plus courante est le mois, mais certains contrats peuvent prévoir une facturation hebdomadaire ou bihebdomadaire. Respectez le calendrier convenu et envoyez les factures à temps.

Lorsque les conditions de paiement sont remplies

Certains contrats lient les paiements à des conditions spécifiques : livraison d'un produit final, atteinte d'un pourcentage d'achèvement du projet ou simplement d'une date déterminée. Dès que cette condition est remplie, envoyez la facture. Ces événements sont conçus pour que toutes les parties concernées restent sur la bonne voie, alors n'attendez pas; une facturation rapide permet d'éviter les retards gênants ou les malentendus.

Une fois que le client a approuvé votre travail

Dans les domaines créatifs ou d’autres projets collaboratifs, les clients peuvent avoir besoin de vérifier et d’approuver votre travail avant paiement. Une fois qu’ils ont approuvé un livrable ou un rapport, vous devez émettre la facture immédiatement. Cela maintient l’élan et lie directement la facturation à l’approbation.

Au début de votre collaboration

Pour les contrats qui exigent un paiement initial ou une provision, la facture doit être envoyée immédiatement au début de la mission. Cette pratique est courante chez les pigistes, les consultants et toute personne qui accepte un projet important. Veuillez nommer la facture de manière à éviter toute confusion quant à l'objet du paiement (par exemple, « Facture de provision », « Paiement anticipé »).

À la fin du contrat

Une fois que tout est terminé, il est recommandé d'envoyer une facture finale pour percevoir le solde restant. C'est également le moment de facturer tout travail supplémentaire qui n'était pas prévu dans le cahier des charges initial.

En cas d’ajustements

Les projets évoluent et vous pourriez vous retrouver à effectuer plus de travail que ce qui avait été initialement convenu. Si des ajustements, tels que des heures supplémentaires ou des livrables supplémentaires sont nécessaires, veuillez émettre une facture supplémentaire dès que le travail est terminé. Veuillez expliquer la raison de cette facture afin d'éviter tout conflit.

Aux dates convenues contractuellement

Si le contrat précise des dates de facturation spécifiques, comme le premier de chaque mois, respectez-les. Cela permettra de garantir le bon fonctionnement de tout et de montrer à votre client que vous êtes organisé et sérieux dans votre travail.

Comment les entreprises peuvent-elles rendre les factures contractuelles claires et performantes?

Rédiger des contrats performants, c'est créer un document facile à comprendre et qui laisse peu de place aux litiges. Voici comment les entreprises peuvent y parvenir.

Décrivez de manière explicite les conditions de paiement

Soyez précis dans vos conditions de paiement : indiquez une date d'échéance, les frais éventuels en cas de retard de paiement et les options de paiement. Vos conditions pourraient ressembler à ceci : « Le paiement doit être effectué avant le 15 juin 2025. Des frais de retard de 1,5 % s'appliqueront aux paiements reçus après cette date. Les paiements sont acceptés par virement bancaire ou par carte de crédit. »

Joignez toutes les coordonnées bancaires ou liens de paiement nécessaires au paiement complet.

Utilisez des descriptions détaillées des frais

Décomposez les frais pour que le client sache exactement ce qu'il paie. Au lieu de « Travail de développement », essayez plutôt d’écrire « Développement de fonctionnalités personnalisées pour un site de commerce en ligne (20 heures à 100 $/heure) ». Si vos frais sont liés à des étapes ou à des phases, organisez les éléments en conséquence. Voici un exemple :

• Phase 1 (recherche et planification) : 2 000 $

• Phase 2 (prototype) : 1 500 $

Cela rassure les clients et élimine toute confusion sur la façon dont vous avez calculé vos totaux.

Incluez des visuels importants

Une facture visuellement désordonnée peut être difficile à comprendre, même si les informations sont correctes. Utilisez des en-têtes, des espaces et du texte en gras pour attirer l'attention sur les informations importantes. Vous pourriez, par exemple.. :

• mettre en surbrillance le montant total dû en caractères gras ou plus grands

• regrouper les informations connexes (p. ex., les informations client dans une section, les conditions de paiement dans une autre)

• utiliser des tableaux pour les ventilations détaillées

Si vous utilisez un logiciel de facturation, la plupart de ces fonctions sont intégrées. Si vous créez des factures manuellement, il peut être utile de disposer d'un modèle bien conçu.

Faites référence au contrat

Faites explicitement référence au contrat pour que les clients se souviennent des conditions convenues. Voici quelques exemples :

• « Cette facture correspond aux paiements d'étape convenus, comme indiqué dans le contrat n° 1234, paragraphe 3.2. »

• « Le paiement concerne les heures supplémentaires effectuées au-delà de la portée initiale, approuvées par l'ordre de modification n° 5678. »

Faites une relecture

Les fautes de frappe, les erreurs de calcul ou les détails incorrects peuvent retarder le paiement et nuire à votre réputation. Avant d'envoyer votre message :

• recalculez vos totaux

• assurez-vous que les informations de paiement (par exemple, le numéro de compte bancaire, le lien de paiement) sont correctes

• vérifiez que la facture correspond aux conditions du contrat

Soyez cohérent avec le calendrier

Si le contrat prévoit une facturation par étapes, envoyez la facture dès que vous atteignez une étape. Pour les travaux en cours, suivez le calendrier convenu. Si le client ne paie pas à temps, envoyez un suivi poli mais ferme, tel que « Juste un petit rappel que la facture n° 1234 est due le 15 juin. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. »

Envisagez d’utiliser un logiciel de facturation

Si vous êtes à la recherche d'un moyen plus facile de gérer la facturation, Stripe Invoicing change la donne. Il a été conçu pour rendre le processus complet plus rapide et sans stress pour vous et vos clients. Grâce à Stripe Invoicing, vous pouvez :

• créer des factures personnalisées avec votre logo, vos couleurs et des messages personnalisés.

• intégrer des liens de paiement directement dans la facture afin de permettre le paiement par carte de crédit, par virement ACH (Automated Clearing House), par portefeuille numérique ou par d'autres méthodes prises en charge (en prime, les clients paient trois fois plus vite en moyenne lorsqu'ils paient avec Apple Pay ou Google Pay).

• mettre en place des factures récurrentes pour les travaux en cours ou les abonnements

• programmer des rappels pour les factures impayées

• traiter les paiements en plusieurs devises et en utilisant des modes de paiement locaux pour tous les clients internationaux

• suivre l’état d’avancement des paiements (par exemple, traitement en cours, paiement en cours) en temps réel sur le tableau de bord Stripe.

Comment gérer les réajustements de factures contractuelles ou les litiges?

Lorsque vous gérez des réajustements ou des litiges sur des factures contractuelles, restez réactif et axé sur la solution. Ces situations peuvent être délicates, mais avec un plan clair, vous pouvez résoudre les problèmes sans nuire à la relation client. Voici la marche à suivre.

Commencez avec un esprit ouvert

Lorsqu'un client soulève un problème concernant une facture, n'en faites pas une affaire personnelle et ne tirez pas de conclusions hâtives. Les litiges sont souvent dus à une simple erreur de communication ou à des détails négligés, et non à de la mauvaise volonté. Répondez calmement et prenez acte de leur préoccupation en disant par exemple : « Merci d'avoir attiré mon attention sur ce point. Revoyons cela ensemble pour nous assurer que tout est exact. »

Demandez des détails

Vous devez comprendre ce que le client considère comme un problème. Demandez-lui poliment de signaler le poste de facture ou paiement spécifique qu’il remet en question afin que vous puissiez le résoudre directement. Les litiges les plus courants sont les suivants.

• Portée : le client pense avoir reçu une facture pour des travaux en dehors de la portée du contrat.

• Taux ou totaux : le client pense que les calculs ou les prix ne correspondent pas au contrat.

• Temps : le client est confus quant au moment où le travail a été effectué ou à la date d’envoi de la facture.

• Paiements non approuvés : le client constate des paiements qu’il n’a pas explicitement approuvés (par exemple, des heures supplémentaires ou du matériel).

Revoyez le contrat

Sortez votre contrat pour revérifier les détails par rapport à la facture. Vérifiez si les postes facturés sont conformes aux conditions contractuelles, si l’historique correspond à ce qui a été convenu et s’il y a eu des modifications documentées de la portée ou des coûts après l’exécution du contrat. Si vous avez raison, soyez prêt à montrer comment la facture reflète le contrat. Si ce n’est pas le cas, reconnaissez l’erreur et proposez une solution.

Faites preuve de transparence avec les pièces justificatives

Fournissez au client tout document à l’appui de la facture. Voici quelques exemples.

• Fiches horaires : pour le travail horaire, montrez des journaux détaillés du temps passé.

• Approbations préalables : partagez des courriels ou des documents signés qui confirment les livrables terminés.

• Recettes ou bons de commande : si le matériel ou les dépenses sont contestés, présentez les reçus ou les relevés d'achat.

Négociez des réajustements

Si les inquiétudes du client sont fondées, par exemple si vous avez facturé un travail supplémentaire sans avoir obtenu d'approbation formelle, faites preuve de souplesse. Proposez d'ajuster la facture ou d'accorder un crédit pour un travail futur. Vous pouvez par exemple dire : « Vous avez raison. Ces frais n'ont pas été approuvés à l'avance. Permettez-moi de réviser la facture pour la supprimer. » Vous montrerez ainsi que vous accordez de l'importance à la relation et que vous êtes prêt à trouver une solution équitable.

Documentez tout

Si vous apportez des modifications à la facture ou acceptez d’ajuster les conditions de paiement, documentez l’action par écrit. Envoyez au client une facture révisée et confirmez les détails dans un courriel. Par exemple, vous pouvez écrire : « J’ai mis à jour la facture pour refléter le réajustement convenu de 500 $ pour des travaux supplémentaires. Le nouveau total est de 3 000 $, le paiement étant dû le [date] au plus tard ». Des documents complets vous protègent, vous et le client, en cas de questions ultérieures.

Restez ferme lorsque cela s'avère nécessaire

Si vous avez respecté le contrat et que vous pouvez prouver que la facture est exacte, ne vous sentez pas obligé de céder à chaque litige. Expliquez poliment, mais fermement votre position et étayez-la par des preuves : « La facture reflète les heures supplémentaires discutées et approuvées lors de notre réunion du [date]. Si vous souhaitez des précisions, n'hésitez pas à m'en faire part. »

Proposez des modalités de paiement, si nécessaire

Parfois, les litiges surviennent non pas à cause de la facture elle-même, mais parce que le client est confronté à des problèmes de trésorerie. S’il ne peut pas payer tout de suite la totalité du montant, envisagez de proposer un échéancier de paiement en geste de bonne volonté. Documentez clairement ces conditions, y compris les dates limites de paiement et les intérêts éventuels, le cas échéant.

Sachez quand passer à l’étape supérieure

Si le litige s'éternise et que vous ne parvenez pas à le résoudre, vous devrez peut-être passer à l'étape suivante. Vous pouvez faire appel à un médiateur tiers ou engager une action en justice, par exemple en consultant un avocat ou en déposant une plainte devant le tribunal des petites créances. Toutefois, l'action en justice doit être votre dernier recours : la plupart des litiges peuvent être résolus sans aller aussi loin.

Tirez des leçons de l’expérience

Considérez chaque litige comme une occasion d’améliorer vos processus. Après avoir résolu le problème, réfléchissez à ce qui n’a pas fonctionné et à la manière de l’éviter à l’avenir. Posez-vous des questions comme celles-ci :

• Les conditions contractuelles étaient-elles trop vagues?

• Aurais-je pu mieux communiquer sur les changements de portée?

• Aurais-je dû utiliser des descriptions de poste de facture plus précis sur les factures?