Een contractfactuur is een document met de kosten voor geleverde diensten of verkochte goederen onder de voorwaarden van een contractuele overeenkomst. Dienstverleners en aannemers versturen deze facturen naar klanten en ze worden meestal gebruikt in de bouw, consultancy of voor freelancewerk, waar doorlopende of projectovereenkomsten gebruikelijk zijn.

Hieronder leggen we onder andere uit hoe je effectieve contractfacturen opstelt, wanneer je ze moet versturen en hoe je geschillen afhandelt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat moet je opnemen in een contractfactuur?
  
• Wat zijn de verschillen tussen contractfacturen en standaardfacturen?
  
• Wanneer moet je een contractfactuur uitgeven?
  
• Hoe kunnen ondernemingen contractfacturen duidelijk en effectief maken?
  
• Hoe moet je omgaan met aanpassingen van of geschillen over contractfacturen?
  

Wat moet je opnemen in een contractfactuur?

Je contractfactuur moet duidelijk de waarde overbrengen die je hebt geleverd. Daarom moet je het volgende opnemen:

• Je bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens (zoals logo, adres, contactinformatie)

• De informatie van de klant

• Naam van het specifieke contract of project (bijv. Factuur voor ontwikkeling van website of Project: nieuw ontwerp van website van ABC)

De diensten of producten die je hebt geleverd (bijv. Ontwerp van de homepage van de website – 15 uur @ EUR 100/uur of SEO-onderzoeksrapport – EUR 500 vaste kosten")

• Het subtotaal, de btw en het totaalbedrag, vetgedrukt

• Alle onderbouwende documenten die je klant nodig heeft, zoals een goedgekeurde urenstaat, een leveringsbevestiging en een mijlpaalrapport

• De betalingsvoorwaarden (bijv. Betaling is verschuldigd binnen 14 dagen (1 aug. 2025). Voor te late betalingen worden 2% maandelijkse kosten in rekening gebracht.)

• De informatie die nodig is om betaling te doen (zoals bankgegevens)

• Een korte, persoonlijke touch aan het einde, zoals een bedankje

Wat zijn de verschillen tussen contractfacturen en standaardfacturen?

Contractfacturen en standaardfacturen dienen hetzelfde basisdoel, namelijk het vragen van betaling voor werk, maar de verschillen zitten hem in detaillering, context en gebruik. Hieronder lees je er meer over.

Contractfacturen

Contractfacturen hangen direct samen met formele contracten. Ze verwijzen naar de voorwaarden van bestaande overeenkomsten, zoals mijlpalen, leveringen en betalingsschema's (bijv. "50% vooraf verschuldigd, 50% bij levering"). Ze bevatten vaak contractnummers, projectnamen of specifieke clausules om naar de overeenkomsten te verwijzen. Contractfacturen zijn gebruikelijk in sectoren als bouw en consultancy, voor freelancen en in de IT, waar projecten, langdurige diensten of maatwerkovereenkomsten standaard zijn.

Bij contractfacturen zijn de betalingsvoorwaarden strikt gebaseerd op het contract, waarin het volgende kan worden aangegeven:

• Betalingen gekoppeld aan mijlpalen of projectfasen

• Complexe voorwaarden zoals vaste bedragen, gedeeltelijke betalingen en prestatieafhankelijke facturatie

• Boetes of incentives voor vroege of late betalingen

Contractfacturen volgen strikt de voorwaarden van het contract. Voor aanpassingen is doorgaans een formele overeenkomst tussen de partijen vereist. Een contractfactuur wordt vaak vergezeld door aanvullende documenten om het werk te valideren, zoals urenstaten, goedkeuringen van projectmijlpalen en leveringsbevestigingen.

Standaardfacturen

Standaardfacturen zijn doorgaans zelfstandige documenten zonder contractuele verplichtingen. Ze worden gebruikt voor eenvoudige transacties zoals verkopen in de detailhandel, eenmalige diensten en terugkerende maandelijkse kosten zonder formeel contract. Ze zijn bedoeld voor algemene goederen of diensten die worden geleverd (zoals "maandelijkse schoonmaakdiensten") en hangen niet noodzakelijkerwijs samen met vooraf gedefinieerde voorwaarden of projectdetails. In deze facturen wordt bovendien gebruikgemaakt van eenvoudigere, flexibelere betalingsvoorwaarden, vaak gewoon "verschuldigd bij ontvangst" of "netto 30 dagen."

Standaardfacturen vereisen zelden ondersteunende documentatie, omdat ze meestal worden gebruikt in eenvoudigere transacties. Ze zijn over het algemeen meer aanpasbaar en worden vaak gebruikt voor snelle, informele facturatie waarover niet al te veel hoeft te worden onderhandeld.

Wanneer moet je een contractfactuur uitgeven?

Elk contract kent weer andere voorwaarden voor het moment waarop facturen moeten worden verzonden. Controleer het contract zorgvuldig om ervoor te zorgen dat je facturen verzendt volgens het afgesproken schema, ongeacht of dat vooraf is, bij het behalen van een mijlpaal of met een ander interval. Als je traag bent met de factuurverzending, kan dat de indruk geven dat je je werk niet serieus neemt. Hieronder geven we een overzicht van gangbare momenten voor de uitgifte van dit type factuur.

Bij het behalen van een mijlpaal

Als je contract is opgebouwd rond mijlpalen, stuur dan je factuur direct na het behalen van een mijlpaal Misschien op het moment dat je net de eerste versie van een ontwerp hebt geleverd of dat het frame van een huis in een bouwproject is voltooid. Met mijlpalen blijven grote projecten beheersbaar voor klanten en hoef je niet tot het einde te wachten voordat je betaald krijgt.

Met een bepaald interval

Voor doorlopende werkzaamheden (zoals consultancy, vaste bedragen, alles waarbij je consistent werk in de loop van de tijd doet) is het logisch om met een interval te factureren. Maandelijks is de meest voorkomende frequentie, maar in sommige contracten wordt gekozen voor wekelijkse of tweewekelijkse facturatie. Houd je aan het afgesproken schema en stuur facturen op tijd.

Wanneer is voldaan aan voorwaarden voor betaling

Sommige contracten koppelen betalingen aan specifieke voorwaarden: het leveren van een eindproduct, het bereiken van een percentage van de projectvoltooiing of gewoon een vaste datum. Zodra aan die vereiste is voldaan, stuur je de factuur. Deze opzet is bedoeld om alle betrokkenen op koers te houden, dus wacht niet: snelle facturatie helpt om ongemakkelijke vertragingen of misverstanden te voorkomen.

Na goedkeuring van het werk door de klant

In creatieve projecten of andere samenwerkingsprojecten moeten klanten mogelijk je werk beoordelen en goedkeuren voordat ze betalen. Nadat ze goedkeuring hebben gegeven voor een oplevering of een rapport, moet je de factuur onmiddellijk versturen. Zo houd je de vaart erin en wordt de facturatie direct aan de goedkeuring gekoppeld.

Aan het begin van de samenwerking

Voor contracten waarvoor vooruitbetaling of vaste bedragen zijn vereist, moet je de factuur onmiddellijk aan het begin van de samenwerking verzenden. Deze regeling is gebruikelijk voor freelancers, consultants en iedereen die een groot project aanneemt. Geef de factuur een duidelijk label, zoals retainerfactuur of voorschot zodat er geen verwarring is over het doel van de betaling.

Aan het einde van het contract

Zodra alles is afgerond, stuur je een eindfactuur voor het resterende saldo. Dit is ook het moment om te factureren voor extra werk buiten de oorspronkelijke scope.

Bij aanpassingen

Projecten verschuiven en uiteindelijk doe je misschien meer werk dan oorspronkelijk afgesproken. Stuur bij aanpassingen zoals extra uren en toegevoegde opleveringen een aanvullende factuur zodra dat werk is afgerond. Leg uit waarvoor de factuur is bedoeld om conflicten te voorkomen.

Op contractueel afgesproken datums

Als in het contract specifieke facturatiedatums worden vermeld, zoals de eerste van elke maand, houd je daar dan aan. Dit houdt alles soepel en toont de klant dat je orde op zaken houdt en je werk serieus aanpakt.

Hoe kunnen ondernemingen contractfacturen duidelijk en effectief maken?

Een effectief contract is gemakkelijk te begrijpen en laat weinig ruimte voor geschillen. Dit pak je als volgt aan.

Gebruik een specifieke formulering voor betalingsvoorwaarden

Wees specifiek als het gaat om je betalingsvoorwaarden: vermeld een vervaldatum, eventuele kosten voor late betalingen en opties voor de manier waarop kan worden betaald. Een voorbeeld: “Betaling is uiterlijk op 15 juni 2025 verschuldigd. Er wordt 1,5% aan kosten in rekening gebracht voor betalingen die na deze datum worden ontvangen. Betalingen zijn mogelijk via bankoverschrijving of creditcard.”

Vermeld alle bankgegevens of betaallinks die nodig zijn voor de betaling.

Beschrijf de kosten tot in detail

Splits kosten op zodat de klant precies weet waarvoor wordt betaald. Zeg niet "ontwikkelingswerk", maar: "Ontwikkeling van aangepaste functies voor e-commercesite (20 uur @ EUR 100/uur)." Als je kosten zijn gekoppeld aan mijlpalen of fasen, deel de items op de factuur dan daarop in. Een voorbeeld:

• Fase 1 (Onderzoek en planning): EUR 2000

• Fase 2 (Prototype): EUR 1500

Dit geeft klanten vertrouwen en voorkomt verwarring over de manier waarop je de totalen hebt berekend.

Maak facturen overzicht op

Een visueel rommelige factuur kan moeilijk te volgen zijn, zelfs als de informatie correct is. Gebruik koppen, spatiëring en vetgedrukte tekst om de aandacht te vestigen op belangrijke informatie. Een paar voorbeelden:

• Neem het totaalbedrag vetgedrukt of in een groter lettertype op om het extra nadruk te geven

• Voeg gerelateerde informatie samen (bijv. klantinformatie in één sectie, betalingsvoorwaarden in een andere)

• Gebruik tabellen voor gespecificeerde uitsplitsingen

Als je factureringssoftware gebruikt, zijn de meeste van deze functies geïntegreerd. Als je facturen handmatig maakt, kan het handig zijn om een goed ontworpen sjabloon te gebruiken.

Verwijs naar het contract

Verwijs expliciet naar het contract om klanten te herinneren aan de afgesproken voorwaarden. Hieronder noemen we een paar voorbeelden:

• “Deze factuur heeft betrekking op betaling voor de overeenkomen mijlpalen uit contract #1234, sectie 3.2.”

• “Betaling is voor extra uren die zijn gewerkt buiten de oorspronkelijke scope, goedgekeurd via Wijzigingsorder #5678.”

Lees de factuur na

Typfouten, rekenfouten of onjuiste informatie vertragen de betaling en kunnen je reputatie schaden. Doe het volgende voordat je de factuur verzendt:

• Bereken de totalen opnieuw

• Zorg ervoor dat de betalingsgegevens (bijv. bankrekeningnummer, betaallink) correct zijn

• Controleer of de factuur overeenkomt met de voorwaarden van het contract

Hanteer een consistente timing

Als het contract aangeeft dat na het behalen van een mijlpaal mag worden gefactureerd, stuur de factuur dan zo snel mogelijk nadat de mijlpaal is behaald. Houd je voor doorlopende werkzaamheden aan de afgesproken planning. Als de klant niet op tijd betaalt, stuur dan een beleefde maar duidelijke follow-up, zoals: “Hierbij herinneren we u eraan dat factuur #1234 vervalt op 15 juni. Laat het weten als u vragen hebt.”

Overweeg het gebruik van facturatiesoftware

Als je op zoek bent naar een gemakkelijkere manier om facturen te verwerken, is Stripe Invoicing een goede oplossing, ontworpen om het hele proces sneller en stressvrij te maken voor jou en je klanten. Met Stripe Invoicing kun je het volgende doen:

• Facturen op maat met jouw branding maken met je logo, kleuren en gepersonaliseerde berichten

• Betaallinks direct in de factuur insluiten voor betaling via creditcards, ACH-overschrijvingen, digitale wallets of andere ondersteunde methoden (goed om te weten: gemiddeld betalen klanten drie keer sneller wanneer ze betalen met Apple Pay of Google Pay)

• Terugkerende facturen instellen voor doorlopende werkzaamheden of abonnementen

• Herinneringen voor onbetaalde facturen plannen

• Betalingen in meerdere valuta en via lokale betaalmethoden verwerken voor internationale klanten

• De status van de betaling (bijv. in behandeling, betaald) in realtime volgen op het Stripe-dashboard

Hoe moet je omgaan met aanpassingen van of geschillen over contractfacturen?

Wanneer je aanpassingen van of geschillen over contractfacturen afhandelt, blijf dan responsief en oplossingsgericht. Deze situaties kunnen lastig zijn, maar met een duidelijk plan kun je problemen oplossen zonder de relatie met de klant te schaden. Pak het als volgt aan.

Begin met een open mind

Wanneer een klant een probleem met een factuur aankaart, neem het dan niet persoonlijk op of trek niet te snel conclusies. Geschillen worden vaak veroorzaakt door miscommunicatie of details die over het hoofd zijn gezien. Ze ontstaan niet uit kwade wil. Reageer kalm en geef aan dat je het probleem begrijpt. Zeg bijvoorbeeld: "Bedankt dat je dit onder mijn aandacht hebt gebracht. Laten we samen bekijken of alles klopt."

Vraag om specifieke informatie

Je moet precies begrijpen wat de klant als een probleem ziet. Vraag beleefd of de klant het specifieke artikel of de kosten kan noemen waarover het gaat, zodat je het direct kunt aanpakken. Veelvoorkomende geschillen zijn onder andere:

• Scope: De klant is van mening te zijn gefactureerd voor werk dat buiten de scope van het contract valt.

• Tarieven of totalen: De klant denkt dat de berekeningen of tarieven anders zijn dan overeengekomen.

• Tijdstip: De klant weet niet precies wanneer het werk is gedaan of wanneer de factuur is verzonden.

• Niet-goedgekeurde kosten: De klant ziet kosten die niet expliciet zijn goedgekeurd (bijv. extra uren of materialen).

Neem het contract door

Haal je contract erbij en vergelijk dit met de factuur. Kijk of de gefactureerde items overeenkomstig de contractvoorwaarden zijn, of de tijdlijn klopt met wat is afgesproken en of er na de uitvoering van het contract wijzigingen in de scope of kosten zijn gedocumenteerd. Als jij gelijk hebt, laat dan zien hoe de factuur overeenkomt met het contract. Heeft de klant gelijk, erken de fout en stel een oplossing voor.

Wees transparant en geef de klant inzage in onderbouwende documenten

Geef de klant alle documentatie waarmee de factuur wordt onderbouwd:

• Urenstaten: Laat voor werk dat per uur wordt gefactureerd, gedetailleerde urenstaten zijn.

• Goedkeuring van mijlpalen: Deel e-mails of ondertekende documenten waarin wordt bevestigd dat de levering is voltooid.

• Ontvangstbewijzen of inkooporders: Overleg bij geschillen over materialen of uitgaven de ontvangstbewijzen of inkooporders.

Onderhandel over aanpassingen

Als de klant gelijk heeft, bijvoorbeeld omdat je zonder formele goedkeuring hebt gefactureerd voor extra werk, stel je dan flexibel op. Bied aan om de factuur aan te passen of een creditnota voor toekomstig werk te geven. Zeg bijvoorbeeld: "U hebt gelijk. Deze kosten zijn niet vooraf goedgekeurd. Ik zal de factuur aanpassen." Zo laat je zien dat je de relatie waardeert en bereid bent een eerlijke oplossing te vinden.

Leg alles vast

Als je wijzigingen aanbrengt in de factuur of akkoord gaat met het aanpassen van de betalingsvoorwaarden, leg dan duidelijk vast wat je doet. Stuur de klant een aangepaste factuur en bevestig de details in een e-mail. Schrijf bijvoorbeeld: "Ik heb de factuur bijgewerkt met het afgesproken bedrag van EUR 500 voor extra werk. Het nieuwe totaal is EUR 3000, en betaling is verschuldigd voor [datum]." Wanneer je alles uitvoerig vastlegt, kunnen zowel jij als de klant daarop terugvallen als er later vragen rijzen.

Houd voet bij stuk waar nodig

Als je je aan het contract hebt gehouden en kunt bewijzen dat de factuur klopt, laat je dan niet onder druk zetten om toe te geven. Leg je standpunt beleefd maar vastberaden uit en onderbouw het met bewijs: “Op de factuur staan de extra uren die zijn besproken en goedgekeurd in onze vergadering van [datum]. Laat het me weten als er iets is dat ik verder kan toelichten.”

Bied een betaling in termijnen aan als dat nodig is

Soms ontstaan geschillen niet vanwege de factuur zelf, maar omdat de klant cashflowproblemen heeft. Als de klant het volledige bedrag niet meteen kan betalen, kun je misschien als gebaar van goede wil een betaling in termijnen aanbieden. Leg de voorwaarden duidelijk vast, ook de datum waarop elke betaling verschuldigd is en eventuele rente, indien van toepassing.

Weet wanneer je moet escaleren

Als het geschil voortduurt en je kunt niet tot een oplossing komen, moet je mogelijk escaleren. Dit kan inhouden dat je iemand anders als bemiddelaar inschakelt of juridische stappen neemt, zoals het raadplegen van een advocaat of het indienen van een vordering bij de kantonrechter. Juridische stappen moeten echter je laatste redmiddel zijn - de meeste geschillen kunnen worden opgelost zonder zo ver te gaan.

Steek wat op van de ervaring

Zie elk geschil als een kans om je processen te verbeteren. Bedenk na het oplossen van het probleem wat is misgegaan en hoe je dit in de toekomst kunt voorkomen. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Waren de contractvoorwaarden te onduidelijk?

• Had je beter kunnen communiceren over wijzigingen in de scope?

• Had je meer specifieke omschrijvingen van artikelen in facturen moeten gebruiken?