合同发票是一份概述根据合同协议提供的服务或销售的商品的费用的文件。服务提供商和承包商向客户开具这些发票，它们通常用于建筑、咨询或自由职业工作，在这些工作中，持续的或基于项目的协议很常见。

下面，我们将解释如何起草有效的合同发票，何时开具它们，如何处理争议等。

本文内容

• 合同发票上应包含哪些内容？
  
• 合同发票与标准发票有何不同？
  
• 何时应开具合同发票？
  
• 企业如何使合同发票清晰有效？
  
• 如何处理合同发票的调整或争议？
  

合同发票应包含哪些内容？

为了使您的合同发票传达您所提供的价值，您应该包括以下内容：

• 您的商家名称和详细信息（例如，徽标、地址、联系信息）

• 您客户的信息

• 特定合同或项目的名称（例如“网络开发服务发票 - 项目：ABC 网站重新设计”）

您提供的服务或产品（例如“网站主页设计 - 15 小时 @100 美元/小时”，“SEO 关键字研究报告 - 500 美元固定费用”）

• 小计、税费和应付款总额，用粗体显示

• 客户需要的任何支持文件，如已批准的时间表、交付确认和里程碑报告

• 付款条款（例如“付款应在 14 天内（2025 年 8 月 1 日）到期。延迟付款将产生 2% 的月费。”）

• 支付所需的信息（例如，银行账户详情）

• 结尾处简短的个人问候，例如感谢信

合同发票和标准发票有什么不同？

合同发票和标准发票的基本目的都是为工作请求付款，但它们在细节程度、背景和用途上有所不同。以下是对每种发票类型的更深入了解。

合同发票

合同发票与正式合同直接相关。它们引用现有协议的条款，例如关键阶段、可交付成果和支付时间表（例如，“50% 预付到期，50% 交货到期”）。它们通常包括合同编号、项目名称或特定条款以引用协议。合同发票在建筑、咨询、自由职业者和信息技术 (IT) 服务等行业中很常见，在这些行业中，项目、长期服务或自定义协议是标准的。

对于合同发票，付款条款严格基于合同，合同可能规定：

• 与关键阶段或项目阶段相关的付款

• 复杂的条款，如保留金、部分付款和基于绩效的计费

• 对提前或延迟付款的处罚或奖励

合同发票严格遵循合同条款，调整通常需要双方正式同意。它们通常附有额外的文件来验证工作，例如时间表、项目关键阶段批准和交付。

标准发票

标准发票通常是没有合同义务的独立文件。它们用于简单的交易，如零售销售、一次性服务和没有正式合同的定期每月收费。它们侧重于提供的一般商品或服务（例如“每月清洁服务”），不一定依赖于预定义的条款或项目细节。它们还使用更简单、更灵活的付款条款，通常只是 “收到即付” 或 “净 30 天”。

标准发票很少需要支持文件，因为它们通常用于更简单的交易。它们通常更具适应性，常用于快速、非正式的账单，无需太多谈判。

何时应开具合同发票？

每份合同都有其自己的发票发送条件。仔细审查合同，确保您按照约定的时间表发送发票，无论是提前、在每个关键阶段达成时，还是在另一个定期间隔。如果您迟迟不发送发票，这可能会传达出您不认真对待工作的信息。以下是开具此类发票的典型时间概述。

当您达到一个关键阶段时

如果您的合同是围绕关键阶段构建的，请在达到关键阶段后立即发送发票。例如，也许您刚刚交付了设计的初稿或完成了建筑项目中的房屋框架。关键阶段使客户能够管理大型项目，并确保您不会等到最后才获得收款。

按固定时间表

对于正在进行的工作（例如咨询、保留金、任何您在一段时间内持续进行的工作），按固定间隔计费是有意义的。最常见的节奏是每月，但一些合同可能要求每周或每两周计费。遵循约定的时间表并按时发送发票。

当满足支付条件时

一些合同将付款与特定条件挂钩：交付最终产品、达到项目完成的一定百分比，或只是一个设定的日期。一旦满足该要求，就发送发票。这些事件旨在让所有相关人员保持正轨，所以不要等待 — 及时开票有助于避免尴尬的延误或误解。

在客户批准您的工作后

在创意领域或其他协作项目中，客户可能需要在付款前审查和批准您的工作。一旦他们在交付物或报告上签字，您应该立即开具发票。这保持了动力，并将账单直接与批准挂钩。

开始合作时

对于需要预付款或保留金的合同，发票应在约定开始时立即发送。这种安排在自由职业者、顾问和任何承担大项目的人中很常见。为发票贴上标签（例如“保留金发票”、“预付款”），这样就不会对付款的目的产生混淆。

合同结束时

一旦一切都结束，您会想要发送一份最终发票来收取任何剩余余额。这也是为原始范围之外的任何额外工作计费的时刻。

如果发生调整

项目确实会发生变化，您可能最终会做比最初约定更多的工作。如果发生调整，如额外工时和添加的交付物，在该工作完成后立即开具补充发票。解释其用途以防止冲突。

在合同约定的日期

如果合同规定了具体的发票日期，例如每月的第一天，请遵守这些日期。这将使一切顺利进行，并向您的客户表明您组织有序且认真对待您的工作。

企业如何使合同发票清晰有效？

起草有效的合同意味着创建一份易于理解且几乎没有争议空间的文件。以下是企业如何做到这一点的方法。

明确支付条款

具体说明您的付款条款：包括到期日、任何延迟付款的费用以及付款方式。您的条款可能如下所示：“付款应在 2025 年 6 月 15 日前到期。在此日期后收到的付款将收取 1.5% 的滞纳金。接受通过银行转账或信用卡付款。”

包括完成付款所需的任何银行详细信息或付款链接。

使用详细的费用描述

分解费用，让客户确切知道他们在为什么付款。不要只是写“开发工作”，而是尝试写“电子商务网站的定制功能开发（20 小时 @100 美元/小时）”。如果您的费用与一个关键阶段或阶段相关，请相应地组织项目。例如：

• 第一阶段（研究和规划）：2,000 美元

• 第 2 阶段（原型）：1,500 美元

这可以让客户放心，并消除对您如何计算总额的困惑。

包含重要的视觉效果

即使信息正确，视觉上凌乱的发票也很难理解。使用标题、间距和粗体文本来引起对重要信息的注意。您可以：

• 用粗体或更大的字体突出显示应付总额

• 将相关细节分组（例如，客户信息在一个部分，付款条款在另一个部分）

• 使用表格进行逐项划分

如果您使用的是发票软件，则其中大部分功能都是内置的。如果您正在手动创建发票，设计良好的模板可能会有所帮助。

引用合同

明确引用合同，以便客户记住商定的条款。以下是一些示例：

• “本发票反映了第 1234 号合同第 3.2 节中概述的约定关键阶段付款。”

• “付款是针对超出原始范围的额外工时，已通过第 5678 号变更单批准。”

校对

错别字、计算错误或不正确的细节会延迟付款，并可能损害您的声誉。在发送之前：

• 重新计算您的总额

• 确保支付详情（例如银行账户号、支付链接）正确无误

• 验证发票是否与合同条款匹配

保持时间一致

如果合同规定了关键阶段计费，一旦达到这个关键阶段就立即发送发票。对于正在进行的工作，遵循约定的时间表。如果客户未按时付款，发送礼貌但坚定的跟进，例如：“只是一个快速提醒，第 1234 号发票将于 6 月 15 日到期。如果您有任何问题，请告诉我。”

考虑使用发票软件

如果您正在寻找更简单的方式来处理发票，Stripe Invoicing 是一个改变游戏规则的工具。它旨在让整个过程对您和您的客户更快、更无压力。使用 Stripe Invoicing，您可以：

• 创建带有您的标志、颜色和个性化消息的定制品牌发票

• 将付款链接直接嵌入发票中，以便通过信用卡、自动清算所 (ACH) 转账、数字钱包或其他支持的方法付款（额外福利：当客户使用 Apple Pay 或 Google Pay 付款时，平均付款速度快三倍）

• 为正在进行的工作或订阅设置定期发票

• 为未付发票安排提醒

• 为任何国际客户处理多种货币和本地支付方式的付款

• 在 Stripe 管理平台上实时跟踪支付状态（例如，处理中、已付款）

您应该如何处理合同发票调整或争议？

在处理合同发票的调整或争议时，要保持积极响应并聚焦于解决方案。这些情况可能比较棘手，但有了清晰的计划，您就可以在不损害客户关系的前提下解决问题。以下是具体做法。

以开放的心态开始

当客户端提出发票问题时，不要带有个人情绪，也不要急于下结论。争议往往是由简单的沟通不畅或被忽略的细节引起的，而非恶意。冷静回应并认可他们的担忧，例如说：“感谢您向我指出这一点。我们一起审核一下，确保所有内容都是准确的。”

询问具体细节

您需要了解客户认为问题出在哪里。礼貌地请他们指出质疑的具体项目或费用，以便您能直接解决。常见的争议包括以下方面：

• 范围： 客户认为他们被收取了合同范围之外的工作费用。

• 费率或总额： 他们认为计算或定价与协议不符。

• 时间安排： 他们对工作完成的时间或发票发送的时间感到困惑。

• 未批准的费用： 他们看到了自己未明确批准的费用（例如额外的工时或材料）。

重新审视合约

拿出合同，将细节与发票进行核对。查看计费项目是否与合同条款一致，时间线是否与约定相符，以及合同执行后是否有任何关于范围或成本的书面变更。如果您是正确的，准备好展示发票是如何反映合同的。如果不是，承认错误并提出解决方案。

透明提供支持文件

向客户提供任何支持发票的文档：

• 时间表： 对于按小时计费的工作，展示详细的时间记录。

• 阶段性审批： 共享确认已完成交付成果的电子邮件或签名文档。

• 收入或采购订单： 如果材料或费用存在争议，出示收据或采购记录。

协商调整

如果客户的担忧是合理的 — 例如，您在未获得正式批准的情况下对额外工作进行了计费 — 要保持灵活。主动提出调整发票或为未来的工作提供信用额度。例如，您可以说：“您说得对。这项费用没有提前获批。让我修改发票，把它去掉。”这表明您重视这段关系，并愿意找到公平的解决方案。

记录所有交易细节

如果您对发票进行了任何更改或同意调整付款条款，请以书面形式记录该操作。向客户发送修订后的发票，并在电子邮件中确认细节。例如，您可以写道：“我已更新发票，以反映双方同意的额外工作调整 500 美元。新的总额为 3000 美元，付款截止日期为 [日期]。”全面的记录可以在以后出现问题时保护您和客户。

在适当的时候保持坚定

如果您遵循了合同，并且能够证明发票是准确的，就不要在每一个争议上都感到有压力而让步。礼貌但坚定地解释您的立场，并提供证据支持：“发票反映了[日期]会议上讨论并批准的额外工时。如果有任何需要我进一步澄清的地方，请告诉我。”

如有必要，提供支付计划

有时争议的出现不是因为发票本身，而是因为客户面临现金流问题。如果他们不能立即支付全部金额，可以考虑提供付款计划作为善意的表示。清楚地记录这些条款，包括付款截止日期和任何适用的利息（如果有）。

知道何时升级处理

如果争议拖延不决，您无法达成解决方案，可能需要升级处理。这可能涉及第三方调解人或法律行动，例如咨询律师或在小额索赔法院提起诉讼。然而，法律行动应该是您的最后手段 — 大多数争议无需走到这一步即可解决。

从经验中学习

将每个争议视为改进流程的机会。解决问题后，请反思出了什么问题以及将来如何防止它。问自己如下问题：

• 合同条款是否太模糊？

• 您能否更好地沟通范围的变化？

• 您是否应该在发票上使用更具体的项目描述？