Integrerade leverantörsreskontra är en tjänst eller teknik som gör det möjligt för en organisation att hantera alla utgående betalningar på ett och samma ställe. Istället för att behöva jonglera med checkar, banköverföringar och ACH-transaktioner (Automated Clearing House) via olika portaler eller kalkylblad kan du använda en enda plattform som hanterar varje steg.

Många medelstora till stora organisationer har infört integrerade leverantörsreskontra för att förenkla vad som kan vara en kaotisk mängd betalningsförpliktelser. År 2024 var 81 % av de små och medelstora företagen öppna för att införa en integrerad betalningslösning.

Nedan förklarar vi vad företag behöver veta om integrerade leverantörsreskontra, inklusive hur de fungerar, vilka branscher som kan dra mest nytta av den här tjänsten och hur Stripe kan hjälpa dig.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är integrerade leverantörsreskontra?
  
• Varför är integrerade leverantörsreskontra viktiga för företag?
  
• Hur fungerar integrerade leverantörsreskontra?
  
• Hur kan Stripe hjälpa till med integrerade leverantörsreskontra?
  
• Vilka branscher har mest nytta av integrerade leverantörsreskontra?
  
• Vilka är de vanligaste utmaningarna med integrerade leverantörsreskontra?
  

Vad är integrerade leverantörsreskontra?

Integrerade leverantörsreskontra samlar alla utgående betalningar i ett enda system. Om du matar in en betalningsbatch för säljare, leverantörer och tjänsteleverantörer, skickar systemet dem i rätt format (t.ex. en ACH-överföring för en leverantör, ett virtuellt kort för en annan). Istället för att behöva hantera varje betalning manuellt använder ekonomiteam ett enda gränssnitt för att bearbeta och logga allt.

Du kan använda integrerade leverantörsreskontra för leverantörsfakturor, leverantörslöner, medlems- eller abonnemangsavgifter och ersättningar för företagsutgifter. Denna teknik samordnar också godkännanden och schemaläggning och för ekonomiska register.

Varför är integrerade leverantörsreskontra viktiga för företag?

Ett välstrukturerat system för leverantörsreskontra kan ge minskad stress, minimera fel och förbättra de övergripande finansiella rutinerna. Här är några anledningar till att företag kan vilja implementera integrerade leverantörsreskontra.

Tidsbesparing

Att ange betalningsinformation manuellt är omständligt, liksom att växla mellan olika betalningsportaler för checkar, ACH-överföringar eller virtuella kortbetalningar. Med en integrerad lösning elimineras dessa extra steg. Genom att ange en batch med betalningar och låta plattformen bestämma hur de ska skickas kan ekonomipersonalen fokusera på mer meningsfullt arbete.

Förutsägbara data

När dina betalningsloggar finns i en mängd olika kalkylblad, e-postmeddelanden eller flera programvaruplattformar är det lätt att tappa bort data. Ett enhetligt system aggregerar varje transaktion när den sker och lagrar den i en enda huvudbok eller instrumentpanel. Det skapar ett konsekvent register över vilka leverantörer du har betalat, hur mycket du har betalat dem och när betalningar har skickats, vilket ger bättre prognoser och spårning.

Minskad risk för fel

Integrerade leverantörsreskontra kan minska risken för misstag och fel genom att implementera standardiserade processer och valideringssteg. När du har alla dina skulder i ett system är det mindre sannolikt att du på nytt skriver ett felaktigt belopp eller förlitar dig på inaktuella leverantörsuppgifter. I vissa lösningar läggs godkännandenivåer till så att känsliga betalningar kan uppmärksammas extra, om så krävs.

Starkare leverantörsrelationer

Leverantörerna förväntar sig snabba och korrekta betalningar. Långsamma eller felaktiga transaktioner kan påverka de relationer du har byggt upp. Genom att konsolidera dina utgående betalningar är det lättare att betala korrekt och i tid, vilket kan hjälpa dig att upprätthålla starka band med dina partner.

Skalbarhet

När en verksamhet expanderar kan antalet fakturor och betalningsmottagare snabbt öka. Integrerade leverantörsreskontra minskar de kostnaderna i samband med ökade transaktionsvolymer. Istället för att anställa flera personer för att hantera separata processer kan du använda ett centralt betalningsnav som är byggt för att hantera tillväxt.

Hur fungerar integrerade leverantörsreskontra?

Integrerade leverantörsreskontra fungerar så att flera betalningskanaler synkroniseras till ett orkestrerat flöde. Detaljerna kan variera beroende på leverantör, men här är en generell beskrivning av hur du arbetar med ett integrerat leverantörsreskontrasystem.

Information om betalningsmottagare

Ett företag har en lista över partner, leverantörer och frilansare, som alla har sina betalningspreferenser och banker. I programvara för integrerade leverantörsreskontra lagras all denna information i en enda databas så att du inte behöver leta upp uppgifterna varje gång en ny faktura kommer.

Batchbetalningar

I stället för att initiera varje betalning separat samlar en administratör in alla relevanta fakturor eller utbetalningar och schemalägger dem för betalning tillsammans. Detta kan göras dagligen, veckovis eller enligt ett specifikt schema som passar verksamheten. En del organisationer väljer att betala vissa leverantörer med fasta intervall för att stabilisera sina scheman för utgående medel.

Automatisk dirigering

Programvaran bestämmer vilken betalningsmetod som ska användas för varje transaktion. På så vis förfinas utflödet baserat på kostnad, hastighet eller leverantörspreferenser utan att arbetsbelastningen ökar.

Godkännanden

Många tjänster innehåller lager av godkännanden för att förhindra fel. Mindre transaktioner genomförs automatiskt, men allt över ett valt tröskelvärde måste godkännas av en ekonomichef. Detta hjälper företaget att hålla koll på mer betydande utgifter.

Transaktionsposter

Varje betalningshändelse registreras och lagras. Uppgifterna kan exporteras eller synkroniseras med bokföringsprogram. Resultatet är en konsoliderad huvudbok som spårar betalda belopp, betalningsmottagarens namn, betalningstyper och bekräftelseuppgifter. Att ha dessa register på ett ställe kan underlätta skattehantering – eller externa revisioner – betydligt.

Aviseringar och uppdateringar

Integrationer tillhandahåller också ofta betalningsaviseringar i realtid. Om en betalning inte går igenom (t.ex. om bankkontot har avslutats) varnar systemet dig. På så sätt behöver varken betalaren eller betalningsmottagaren vänta i flera dagar för att få veta att betalningen aldrig kom fram.

Hur kan Stripe hjälpa till med integrerade leverantörsreskontra?

Med Stripe kan företag konsolidera många av sina ekonomiska uppgifter med en enda plattform för att hantera inkommande och utgående medel. Så här kan Stripe hjälpa dig med integrerade leverantörsreskontra.

Allt-i-ett-plattform

Stripe stödjer alla typer av betalningar, från abonnemangsfakturering till engångsbetalningar och skapande av fakturor för B2B-transaktioner. Om ditt företag behöver betala leverantörer eller entreprenörer ger Stripes API (Application Programming Interface) och Dashboard dig möjlighet att hantera dessa transaktioner tillsammans med dina inkommande intäkter.

Automatisering och API:er

Stripe erbjuder programmerbara funktioner så att teknikteam kan utforma anpassade arbetsflöden för leverantörsreskontra. Om du vill att systemet automatiskt ska schemalägga utbetalningar när en faktura godkänns kan Stripe API vara till hjälp. Genom att ansluta Stripe till ett befintligt redovisnings- eller ekonomiprogram kan du också minska den manuella arbetsbördan.

Enkel avstämning

Stripe organiserar varje transaktion med noggranna metadata för att märka och spåra alla inkommande och utgående betalningar. Eftersom dina transaktioner finns i en enda post är det enkelt att stämma av dina kontoutdrag via backend.

Stark säkerhet

Företag som anlitar Stripe drar fördel av dess starka säkerhetsengagemang och säkra hantering av känslig ekonomisk information. Du behöver inte lagra känsliga betalningsuppgifter på dina servrar, vilket kan minska risken.

Globala betalningsfunktioner

Stripe är en kraftfull lösning för företag med internationell verksamhet, oavsett om de betalar leverantörer i olika länder eller hanterar valutaväxling.

Stöd för olika betalningsmetoder

Stripe har stöd för ACH-överföringar, banköverföringar och lokala banköverföringar. Det innebär att din konfiguration för integrerade leverantörsreskontra kan användas med den metod som passar bäst för varje leverantör eller partner.

Vilka branscher har mest nytta av integrerade leverantörsreskontra?

Vissa branscher är särskilt väl lämpade för integrerade leverantörsreskontra eftersom de hanterar komplicerade betalningar som kräver snabbhet, noggrannhet och flexibilitet. Så här används systemet i olika branscher.

Logistik och transport

Om du arbetar med logistik kan betalningar vara ett ständigt problem, oavsett om det gäller bränsle, vägtullar, underhåll, förare som arbetar på underkontrakt eller andra utgifter. Eftersom fakturor kommer från olika leverantörer kan varje faktura se lite annorlunda ut.

Ett integrerat system för leverantörsreskontra hjälper dig att spåra alla dessa utgifter. Du kan batcha betalningar, automatisera godkännanden och använda virtuella kort för att göra betalningar i tid – viktiga funktioner i en bransch där timing är avgörande.

Medie- och reklambyråer

Reklambyråer behöver hantera många betalningsströmmar. Du kan behöva skriva ut en check till ett produktionsbolag, överföra pengar till en medieköpsplattform eller betala en frilansare som har arbetat med kampanjtexter. Sena betalningar kan leda till ytterligare förseningar och skada ett projekts tidsplanering.

Dessa byråer använder integrerade betalningar för att anpassa betalningarna efter sina scheman. Behöver du betala frilansare varje vecka och medieplattformar varje månad? Inga problem. Systemet hanterar variationer så att dina leverantörer blir nöjda och hjälper dig att hålla din budget. Allt loggas snyggt så att det är enkelt att gå tillbaka längre fram.

Utbildning och ideella organisationer

Skolor och ideella organisationer har ofta olika betalningsbehov, inklusive bidrag, studentstipendier och catering för samhällsevenemang. De måste också redovisa sin ekonomi i revisioner och givarrapporter.

Integrerade leverantörsreskontra centraliserar betalningar och kategoriserar dem automatiskt. Du kan till exempel separera driftskostnader från programkostnader för att förenkla rapporteringen till givare eller styrelseledamöter. Detta gör att du kan vara transparent samtidigt som den administrativa arbetsbelastningen hålls på en hanterbar nivå.

Bygg och fastighetsförvaltning

Byggarbeten innebär ofta en blandning av betalningar, med underleverantörer, leverantörer, inspektörer och delbetalningar kopplade till projektmilstolpar. Det finns också innehållna betalningar, som inte betalas ut förrän projektet är helt slutfört. Om någon av dessa betalningskategorier försenas, kan det sakta ner arbetet eller skapa spänningar.

Ett integrerat system gör det möjligt att gruppera leverantörsbetalningar, schemalägga milstolpsbaserade utbetalningar och registrera avstående från kvarhållningsrätt. Fastighetsförvaltare kan också använda systemet för att hantera betalningar till leverantörer för reparationer eller trädgårdstjänster.

Sjukvård och kliniker

Pappersarbetet i samband med sjukvårdsbetalningar kan vara överväldigande och inbegripa leverantörer som tillhandahåller medicinsk utrustning och laboratorier som bearbetar tester, för att inte tala om ersättningar från försäkringsbolag. Hälso- och sjukvården är också starkt reglerad, så alla transaktioner måste registreras och vara säkra.

Kliniker och sjukhus använder integrerade leverantörsreskontra för att automatisera återkommande betalningar, till exempel för medicinska engångsartiklar, samtidigt som de flaggar dyra poster – till exempel en ny MR-maskin – för ytterligare granskning. Detta kombinerar automatiseringens effektivitet med den överblick som krävs för transaktioner med högt värde, samtidigt som man bokför alla transaktioner för revisioner eller efterlevnadskontroller.

Besöksnäring och evenemangshantering

Hotell, cateringfirmor och evenemangsplanerare arbetar med roterande grupper av leverantörer, från florister och musiker till städpersonal och uthyrningsansvariga. När det dessutom tillkommer säsongsvariationer och sista-minuten-ändringar är det lätt att gå miste om betalningar.

Integrerade leverantörsreskontra gör det lättare att hålla ordning oavsett hur upptagen du är. Du kan till exempel schemalägga delbetalningar för en lokal eller DJ i enlighet med deras avtalsvillkor. Under högsäsong kan du också gruppera och automatisera vanliga leverantörsbetalningar för att hålla saker och ting igång.

Vilka är de vanligaste utmaningarna med integrerade leverantörsreskontra?

Även om integrerade leverantörsreskontra kan ha stor betydelse är de inte alltid enkla att implementera och använda. Här är några av de potentiella problem du kan stöta på.

Systemkompatibilitet

Ett företag har kanske redan tillgång till ett antal ekonomiverktyg. En plattform för integrerade leverantörsreskontra bör kunna ansluta till dessa verktyg så att data kan flöda mellan system. Om ett företags ekonomiprocesser är föråldrade eller mycket specialanpassade kan det krävas extra utvecklingsarbete för att integrera de gamla och nya verktygen.

Utbildning av personal

Att gå från manuella rutiner till ett automatiserat system kan vara förvirrande för de anställda. Människor kanske föredrar de gamla metoderna och ogillar inlärningskurvan för det nya systemet. Utarbeta en grundlig utbildningsplan så att din personal kan lära sig att använda den nya processen med tillförsikt.

Onboarding av leverantörer

Leverantörer har olika betalningspreferenser och det kan krävas en del administrativt arbete för att samla alla på en enda plattform, som att få in bankinformation eller registrera dem för nya betalningsmetoder. Detta är bara ett engångsproblem, men det kräver fortfarande att man hanterar förväntningarna och hjälper till där det behövs.

Felaktiga data

Om du hämtar data från flera källor kan misstag uppstå. Ett enda felaktigt fält kan leda till en misslyckad eller sen betalning. Leverantörsdata av hög kvalitet och en solid datakontrollrutin är viktigt för att undvika dessa fel.

Startinvestering

Integrerade leverantörsreskontra sparar ofta pengar för företag på lång sikt, men dessa system innebär vanligtvis att man betalar i förskott för installation, licensiering eller utbildning. Även om det är en stor kostnad att uppgradera från gamla system, särskilt för små företag, kan det vara mycket lönande längre fram. Planera noga innan du rullar ut ett system som detta.

Dataskydd

Alla system som hanterar betalningar innebär utmaningar när det gäller dataskydd. En integrerad lösning bör följa bästa praxis för kryptering, användaråtkomstkontroller och efterlevnad. Vissa företag behöver specialiserade efterlevnadskontroller, vilket kräver en högre nivå av due diligence när man väljer och konfigurerar en leverantören av leverantörsreskontra.