I debiti integrati sono una soluzione che permette alle attività di gestire tutti i pagamenti in uscita da un'unica piattaforma. Anziché destreggiarti tra assegni, bonifici e transazioni Automated Clearing House (ACH) su portali o fogli di calcolo diversi, puoi utilizzare un'unica piattaforma che gestisce ogni passaggio.

I debiti integrati sono diventati uno strumento comune per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni che desiderano ottimizzare i propri processi di pagamento. Nel 2024 l'81% delle piccole e medie imprese si è dichiarato disponibile all'adozione di una soluzione di pagamento integrata.

Di seguito viene illustrato tutto quello che le attività devono sapere sui debiti integrati, ad esempio come funzionano, quali settori possono trarre i maggiori vantaggi da questo servizio e in che modo Stripe può aiutarti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cosa sono i debiti integrati?
  
• Perché i debiti integrati sono importanti per le attività?
  
• Come funzionano i debiti integrati?
  
• Quali soluzioni offre Stripe per la gestione dei debiti integrati?
  
• Quali sono i settori che beneficiano maggiormente dei debiti integrati?
  
• Quali sono le sfide più comuni presentate dai debiti integrati?
  

Che cosa sono i debiti integrati?

I debiti integrati raccolgono tutti i pagamenti in uscita all'interno di un unico sistema. Se inserisci una serie di pagamenti per venditori e fornitori, il sistema li invia nel formato corretto (ad esempio un trasferimento ACH per un fornitore e una carta virtuale per un altro). Invece di dover gestire ogni pagamento manualmente, i team finanziari utilizzano un'unica interfaccia per elaborare e registrare tutto.

Puoi utilizzare i debiti integrati per le fatture dei fornitori, le buste paga per gli appaltatori, canoni di iscrizione o abbonamento e i rimborsi per le spese aziendali. La tecnologia coordina anche le approvazioni e la pianificazione e conserva i registri finanziari.

Perché i debiti integrati sono importanti per le attività?

Gestire i debiti in modo efficace può portare a una riduzione dello stress, a una diminuzione degli errori e a una migliore gestione delle finanze nel complesso. Ecco alcuni motivi per cui le attività potrebbero voler implementare i debiti integrati.

Risparmio di tempo

L'inserimento manuale dei dati di pagamento è un processo noioso, così come il passaggio da un portale di pagamento all'altro per assegni, trasferimenti ACH o pagamenti con carta virtuale. Grazie a una piattaforma unificata, il team finanziario può semplicemente inserire l'elenco dei pagamenti e lasciare che sia il sistema a occuparsi dell'invio, ottimizzando così il tempo da dedicare ad attività più strategiche.

Dati prevedibili

Quando i log dei pagamenti sono presenti in fogli di calcolo, email o piattaforme software diverse, è facile perdere traccia dei dati. Un sistema centralizzato registra ogni transazione nel momento in cui avviene, archiviandola in un unico registro o dashboard. Questo crea un resoconto accurato di quali fornitori hai pagato, l'importo e la data dei pagamenti, facilitando previsioni e monitoraggio più efficaci.

Riduzione del rischio di errori

I debiti integrati possono ridurre la possibilità di errori implementando processi e fasi di convalida standardizzati. Gestire tutti i tuoi debiti attraverso un unico sistema riduce significativamente il rischio di errori di battitura negli importi e ti libera dalla dipendenza da informazioni obsolete fornite dai singoli creditori. Per i pagamenti più delicati, alcune soluzioni prevedono livelli di approvazione aggiuntivi, garantendo così una maggiore attenzione.

Solide relazioni con i fornitori

I fornitori si aspettano pagamenti puntuali e accurati. Transazioni lente o non corrette possono influire sulle relazioni che hai costruito. Unificando i pagamenti in uscita, è più facile pagare in modo preciso e puntuale, il che può aiutarti a mantenere solidi legami con i tuoi partner.

Possibilità di crescita

Man mano che un'attività si espande, il numero di fatture e beneficiari può aumentare rapidamente. I debiti integrati riducono il sovraccarico associato all'aumento dei volumi di transazioni. Anziché assumere più persone per gestire processi separati, puoi utilizzare un hub di pagamento centrale progettato per adattarsi alla crescita.

Come funzionano i debiti integrati?

I debiti integrati consentono di pagare tramite diversi canali, tutti collegati in un unico sistema. Sebbene le specifiche possano variare a seconda del fornitore, ecco una panoramica generale del funzionamento di un sistema integrato per la gestione dei debiti.

Informazioni sul beneficiario

Un'attività collabora con una rete diversificata di partner, fornitori e liberi professionisti, ognuno con le proprie preferenze di pagamento e la propria banca di riferimento. Il software per i debiti integrati memorizza tutte queste informazioni in un unico database, in modo da non dover rintracciare i dettagli ogni volta che arriva una nuova fattura.

Pagamenti raggruppati

Un amministratore può raggruppare tutte le fatture o le spese da pagare e pianificarle per il pagamento in un'unica soluzione, anziché elaborare ogni pagamento singolarmente. Questa operazione può essere eseguita quotidianamente, settimanalmente o secondo una cadenza specifica definita in base alle esigenze dell'attività. Alcune organizzazioni preferiscono stabilire pagamenti a intervalli regolari per determinati fornitori, al fine di ottimizzare la gestione dei propri flussi di cassa.

Instradamento automatico

Il software decide quale metodo di pagamento utilizzare per ogni transazione. In questo modo il deflusso in uscita viene perfezionato in base al costo, alla velocità o alle preferenze del fornitore senza aumentare il carico di lavoro.

Approvazioni

Molti servizi includono livelli di approvazione per evitare errori. Le transazioni di minore entità procedono automaticamente, ma qualsiasi transazione al di sopra di una determinata soglia richiede l'autorizzazione del responsabile finanziario. Questo aiuta l'attività a monitorare più da vicino le spese più sostanziali.

Record delle transazioni

Ogni evento di pagamento viene acquisito e memorizzato. I dati possono essere esportati o sincronizzati con un software di contabilità. Il risultato è un libro conto di contabilità consolidato che tiene traccia degli importi pagati, dei nomi dei beneficiari, dei tipi di pagamento e dei dettagli della conferma. Disporre di questi registri in un unico posto può rendere le tasse o le verifiche esterne molto più semplici.

Notifiche e aggiornamenti

Le integrazioni spesso offrono anche notifiche di pagamento in tempo reale. Se un pagamento non va a buon fine (ad esempio se il conto bancario è stato chiuso), il sistema ti avvisa. In questo modo, né il pagatore né il beneficiario devono aspettare giorni per sapere che il pagamento non è mai arrivato.

Quali soluzioni offre Stripe per la gestione dei debiti integrati?

Con Stripe le attività possono consolidare molte delle loro attività finanziarie con un'unica piattaforma per gestire i fondi in entrata e in uscita. Ecco come Stripe può aiutarti con i debiti integrati.

Piattaforma completa

Stripe supporta tutti i tipi di pagamento, dall'addebito di abbonamenti ai pagamenti una tantum fino alla creazione di fatture per transazioni B2B. Se la tua attività deve pagare fornitori o appaltatori, l'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) e la Dashboard di Stripe ti consentono di gestire queste transazioni insieme ai tuoi ricavi in entrata.

Automazione e API

Stripe offre funzionalità programmabili che consentono ai team di progettazione di progettare flussi di lavoro personalizzati per i pagamenti. Se vuoi che il tuo sistema pianifichi automaticamente gli esborsi quando una fattura viene approvata, le API di Stripe possono essere molto utili. Integrare Stripe con il tuo software di contabilità o gestione finanziaria esistente può automatizzare molte attività manuali.

Riconciliazione facile

Stripe organizza ogni transazione con metadati dettagliati per etichettare e tracciare tutti i pagamenti in entrata e in uscita. Poiché le transazioni sono in un unico record, la riconciliazione degli estratti conto nel back-end è semplice.

Sicurezza avanzata

Le attività che utilizzano Stripe beneficiano del suo profondo impegno per la sicurezza e la gestione sicura delle informazioni finanziarie sensibili. Non devi per forza memorizzare credenziali di pagamento sensibili sui tuoi server, il che può ridurre il rischio.

Funzionalità di pagamento globali

Stripe è una soluzione potente per le attività che operano a livello internazionale, sia che si tratti di pagare fornitori in Paesi diversi sia che si tratti di gestire conversioni di valuta.

Supporto per diversi metodi di pagamento

Stripe supporta trasferimenti ACH, bonifici bancari e modalità locali di bonifico bancario. Questo significa che la configurazione dei debiti integrati può essere adattata al metodo di pagamento preferito da ciascun fornitore o partner commerciale.

Quali sono i settori che beneficiano maggiormente dei debiti integrati?

Alcuni settori sono particolarmente adatti ai debiti integrati perché gestiscono pagamenti complicati che richiedono velocità, precisione e flessibilità. Ecco come il sistema viene utilizzato in tutti i settori.

Logistica e trasporti

Se ti occupi di logistica, i pagamenti possono essere una preoccupazione costante, che si tratti di carburante, pedaggi, manutenzione, autisti in subappalto o altre spese. Poiché le fatture provengono da fornitori diversi, ogni fattura potrebbe essere leggermente diversa.

Un sistema integrato di debiti ti aiuta a tenere traccia di tutte queste spese. In un settore dove la tempestività è cruciale, puoi ottimizzare i tuoi pagamenti con funzionalità avanzate come i pagamenti in serie, le approvazioni automatizzate e l'utilizzo di carte virtuali. Queste soluzioni ti permettono di rispettare le scadenze e di gestire le transazioni in modo efficiente.

Media e agenzie pubblicitarie

Le agenzie pubblicitarie devono gestire numerosi flussi di pagamento. Potrebbe essere necessario emettere un assegno per una casa di produzione, trasferire fondi su una piattaforma di compravendita di spazi pubblicitari o retribuire un collaboratore esterno che ha lavorato ai testi della campagna. I ritardi nei pagamenti possono causare ritardi a cascata e danneggiare le tempistiche di un progetto.

Queste agenzie utilizzano i pagamenti integrati per allineare i pagamenti alle loro tempistiche. Hai bisogno di pagare i freelance settimanalmente e le piattaforme media mensilmente? Non c'è problema. Il sistema gestisce le variazioni per soddisfare i tuoi fornitori e aiutarti a rispettare il tuo budget, e tutto viene registrato ordinatamente per una facile consultazione in seguito.

Istruzione e organizzazioni non profit

Le scuole e le organizzazioni non profit hanno spesso esigenze di pagamento diverse, tra cui sovvenzioni, borse di studio e catering per eventi comunitari. Devono anche rendere conto delle loro finanze negli audit e nei rapporti dei donatori.

I debiti integrati centralizzano i pagamenti e li categorizzano automaticamente. Per semplificare la rendicontazione ai donatori o ai membri del consiglio di amministrazione, puoi ad esempio separare i costi operativi dalle spese relative al programma specifico. In questo modo, si mantiene un livello di trasparenza adeguato senza compromettere l'efficienza del lavoro amministrativo.

Edilizia e gestione immobiliare

I progetti di costruzione spesso prevedono una varietà di pagamenti, che includono subappaltatori, fornitori, ispettori e pagamenti scaglionati in base all'avanzamento dei lavori. Ci sono anche pagamenti di mantenimento, che vengono trattenuti fino a quando il progetto non è del tutto completato. I ritardi nei pagamenti in una qualsiasi di queste categorie possono rallentare il lavoro o creare tensioni.

Un sistema integrato ti consente di raggruppare i pagamenti dei fornitori, pianificare i bonifici basati sui traguardi e tenere traccia delle rinunce alle ipoteche. I gestori di proprietà possono anche utilizzare il sistema per pagare i fornitori di servizi per le riparazioni o la manutenzione del paesaggio.

Assistenza sanitaria e cliniche

Dalle complesse interazioni tra fornitori di apparecchiature mediche, laboratori di analisi e rimborsi assicurativi, le procedure burocratiche per i pagamenti sanitari possono risultare davvero faticose. Anche l'assistenza sanitaria è altamente regolamentata, quindi tutte le transazioni devono essere registrate e sicure.

Per ottimizzare la gestione finanziaria, cliniche e ospedali si avvalgono di sistemi di debito integrati. Questi strumenti permettono di automatizzare i pagamenti ricorrenti, come quelli relativi a forniture mediche monouso, e di tenere sotto controllo le spese più ingenti, come l'acquisto di apparecchiature high-tech quali le risonanze magnetiche, prevedendo una revisione supplementare per queste ultime. Ciò combina l'efficienza dell'automazione con la supervisione necessaria per le transazioni di alto valore, il tutto mantenendo i registri per gli audit o i controlli di conformità.

Ospitalità e gestione di eventi

Hotel, catering e organizzatori di eventi lavorano con cast di fornitori a rotazione, dai fioristi ai musicisti, dagli addetti alle pulizie ai responsabili degli affitti. Se a questo si aggiungono le oscillazioni stagionali e i cambiamenti dell'ultimo minuto, è fin troppo facile dimenticare di pagare.

I debiti integrati, invece, ti aiutano a tenere tutto sotto controllo, anche quando sei sommerso dagli impegni. Ad esempio, puoi programmare pagamenti scaglionati per fornitori come locali o DJ, rispettando le scadenze contrattuali. Oppure, durante l'alta stagione, puoi raggruppare e automatizzare i pagamenti regolari dei fornitori per evitare imprevisti.

Quali sono le sfide più comuni presentate dai debiti integrati?

Sebbene i debiti integrati possano avere un impatto sostanziale, non sono sempre semplici da implementare e utilizzare. Ecco alcuni dei potenziali problemi che potresti incontrare.

Compatibilità di sistema

È possibile che un'attività abbia già familiarità con una varietà di strumenti finanziari. Una piattaforma con pagamenti integrati dovrebbe essere in grado di connettersi a questi strumenti, consentendo lo scambio di dati tra i sistemi. Se i processi finanziari di un'azienda sono obsoleti o altamente personalizzati, l'integrazione degli strumenti vecchi e nuovi potrebbe richiedere un ulteriore lavoro di sviluppo.

Formazione del personale

Il passaggio da procedure manuali a un sistema automatizzato può essere disorientante per i dipendenti. È comprensibile che le persone preferiscano i metodi collaudati e temano di doversi confrontare con un nuovo sistema, soprattutto se questo comporta un periodo di apprendimento. Sviluppa un piano di formazione completo in modo che il tuo personale possa imparare a utilizzare il nuovo processo con sicurezza.

Attivazione dei fornitori

Raccogliere diverse preferenze di pagamento su un'unica piattaforma può richiedere un lavoro amministrativo iniziale, come l'acquisizione dei dati bancari o la registrazione a nuovi metodi di pagamento. Questo sforzo, seppur concentrato in un'unica fase iniziale, richiede una gestione accurata delle aspettative e un supporto adeguato per gli utenti.

Dati non accurati

Se si attingono dati da più fonti, possono verificarsi errori. Un solo campo errato può portare a un pagamento in ritardo o non riuscito. Dati dei fornitori di alta qualità e una solida routine di controllo dei dati sono importanti per evitare questi errori.

Investimento iniziale

Sebbene i sistemi integrati consentano spesso alle attività di realizzare risparmi a lungo termine, di solito richiedono un investimento iniziale per l'installazione, le licenze o la formazione del personale. Sebbene l'aggiornamento dai vecchi sistemi rappresenti una spesa importante, soprattutto per le piccole imprese, può avere un grande vantaggio in seguito. Pianifica attentamente prima di implementare un sistema come questo.

Protezione dei dati

Qualsiasi sistema che gestisce i pagamenti presenta sfide in termini di protezione dei dati. Una soluzione integrata deve seguire le best practice relative alla crittografia, ai controlli di accesso degli utenti e alla conformità. Per alcune attività, i controlli di conformità specializzati sono essenziali e richiedono una due diligence maggiore nella selezione e implementazione di un fornitore di servizi per la gestione dei debiti.