Las cuentas por pagar integradas son un servicio o tecnología que permite a una organización gestionar todos los pagos salientes en un solo lugar. En lugar de hacer malabarismos con los cheques, las transferencias electrónicas y las transacciones de la cámara de compensación automatizada (ACH) en diferentes portales u hojas de cálculo, puedes usar una sola plataforma que se encargue de cada paso.

Muchas organizaciones medianas y grandes adoptaron cuentas por pagar integradas para simplificar lo que puede ser una variedad caótica de obligaciones de pago. En 2024, el 81 % de las pequeñas y medianas empresas estaban dispuestas a adoptar una solución de pagos integrada.

A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre las cuentas por pagar integradas, incluido cómo funcionan, qué sectores pueden beneficiarse más de este servicio y cómo Stripe puede ayudar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por pagar integradas?
  
• ¿Por qué es importante para las empresas la integración de cuentas por pagar?
  
• ¿Cómo funcionan las cuentas por pagar integradas?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe con las cuentas por pagar integradas?
  
• ¿Qué sectores se benefician más de la integración de las cuentas por pagar?
  
• ¿Cuáles son los desafíos comunes con las cuentas por pagar integradas?
  

¿Qué son las cuentas por pagar integradas?

Las cuentas por pagar integradas reúnen todos los pagos salientes en un solo sistema. Si se introduce un lote de pagos para proveedores, suministradores y prestadores de servicios, el sistema los envía en el formato correcto (por ejemplo, una transferencia de ACH para un proveedor, una tarjeta virtual para otro). En lugar de tener que gestionar cada pago manualmente, los equipos de finanzas utilizan una única interfaz para procesar y registrar todo.

Puedes utilizar cuentas por pagar integradas para facturas de proveedores, nóminas de contratistas, cuotas de membresía o suscripción y reembolsos de gastos comerciales. La tecnología también coordina las aprobaciones y la programación, y mantiene registros financieros.

¿Por qué es importante para las empresas la integración de cuentas por pagar?

Un sistema de cuentas por pagar bien estructurado puede aliviar el estrés, minimizar los errores y mejorar las prácticas financieras generales. Estos son algunos de los motivos por los que las empresas podrían querer implementar cuentas por pagar integradas.

Ahorro de tiempo

Ingresar la información de pago manualmente es tedioso, al igual que alternar entre diferentes portales de pago para realizar cheques, ACH transferencias o pagos con tarjeta virtual. Una solución integrada elimina estos pasos adicionales. Al ingresar un lote de pagos y dejar que la plataforma decida cómo enviarlos, el personal de finanzas puede concentrarse en un trabajo más significativo.

Datos predecibles

Cuando tus registros de pagos existen en una variedad de hojas de cálculo, correos electrónicos o múltiples plataformas de software, es fácil perder el rastro de los datos. Un sistema unificado agrega cada transacción a medida que ocurre, almacenándola en un único libro de contabilidad o tablero. De este modo, se crea un registro coherente de los proveedores a los que pagó, cuánto les pagó y cuándo se enviaron los pagos para mejorar la previsión y el seguimiento.

Reducción del riesgo de errores

Las cuentas por pagar integradas pueden reducir la posibilidad de errores mediante la implementación de procesos estandarizados y pasos de validación. Con todas tus cuentas por pagar en un solo sistema, es menos probable que vuelva a ingresar un monto incorrectamente o confíe en detalles desactualizados del proveedor. Algunas soluciones agregan niveles de aprobación para que los pagos sensibles puedan recibir más atención si es necesario.

Relaciones más sólidas con los proveedores

Los proveedores esperan pagos rápidos y precisos. Las transacciones lentas o incorrectas pueden afectar las relaciones que construiste. Al unificar tus pagos salientes, es más fácil pagar con precisión y a tiempo, lo que puede ayudarte a mantener fuertes lazos con tus socios.

Capacidad de escalado

A medida que una empresa se expande, la cantidad de facturas y beneficiarios puede aumentar rápidamente. Las cuentas por pagar integradas reducen los gastos generales asociados con el aumento de los volúmenes de transacciones. En lugar de contratar a varias personas para que se encarguen de procesos separados, puedes utilizar un concentrador de pagos centralizado diseñado para adaptarse al crecimiento.

¿Cómo funcionan las cuentas por pagar integradas?

Las cuentas por pagar integradas funcionan sincronizando varios canales de pago en un flujo orquestado. Si bien los detalles pueden variar según el proveedor, te mostramos una visión general de cómo se trabaja con un sistema integrado de cuentas por pagar.

Información del beneficiario

Una empresa tiene una lista de socios, proveedores y trabajadores autónomos, todos con sus propias preferencias de pago y bancos. El software de cuentas por pagar integrado almacena toda esta información en una sola base de datos para que no tengas que buscar detalles cada vez que llega una nueva factura.

Pagos por lotes

En lugar de iniciar cada pago individualmente, un administrador recopila todas las facturas o desembolsos relevantes y los programa para que se paguen juntos. Esto puede hacerse diariamente, semanalmente o de acuerdo con un horario específico que se adapte al negocio. Algunas organizaciones optan por pagar a ciertos proveedores a intervalos fijos para estabilizar sus cronogramas de fondos salientes.

Enrutamiento automático

El software decide qué método de pago utilizar para cada transacción. Esto refina el flujo de salida en función del costo, la velocidad o la preferencia del proveedor sin aumentar la carga de trabajo.

Aprobaciones

Muchos servicios incluyen capas de aprobaciones para evitar errores. Las transacciones más pequeñas se realizan automáticamente, pero todo lo que supere un umbral elegido requiere la aprobación de un gerente financiero. Esto ayuda a la empresa a monitorear más de cerca los gastos más importantes.

Registros de transacciones

Cada evento de pago se captura y almacena. Los datos se pueden exportar o sincronizar con software de contabilidad. El resultado es un libro contable consolidado que realiza un seguimiento de los montos pagados, los nombres de los beneficiarios, los tipos de pago y los detalles de confirmación. Tener esos registros en un solo lugar puede hacer que los impuestos, o las auditorías externas, sean mucho más simples.

Notificaciones y actualizaciones

Las integraciones también suelen ofrecer notificaciones de pago en tiempo real. Si un pago no se procesa (por ejemplo, si la cuenta bancaria fue cerrada), el sistema te avisa. De esa manera, ni el pagador ni el beneficiario tienen que esperar días para enterarse de que el pago nunca llegó.

¿Cómo puede ayudar Stripe con las cuentas por pagar integradas?

Con Stripe, las empresas pueden consolidar muchas de sus tareas financieras en una única plataforma para gestionar los fondos entrantes y salientes. A continuación, te explicamos cómo Stripe puede ayudarte con las cuentas por pagar integradas.

Plataforma todo en uno

Stripe admite todo tipo de pagos, desde la facturación de suscripciones hasta pagos puntuales y creación de facturas para transacciones B2B. Si tu empresa necesita pagar a proveedores o contratistas, la interfaz de programación de aplicaciones (API) y el Dashboard de Stripe te permiten gestionar estas transacciones junto con tus ingresos entrantes.

Automatización y API

Stripe ofrece funcionalidades programables para que los equipos de ingeniería puedan diseñar flujos de trabajo personalizados de las cuentas por pagar. Si quieres que tu sistema programe automáticamente los desembolsos cuando se apruebe una factura, API de Stripe puede ayudarte. Conectar Stripe con tu software de contabilidad o finanzas actual también puede reducir la carga de trabajo de las tareas manuales.

Conciliación fácil

Stripe organiza cada transacción con metadatos exhaustivos para etiquetar y hacer un seguimiento de todos los pagos entrantes y salientes. Debido a que tus transacciones están en un solo registro, conciliar tus extractos en el back-end es sencillo.

Seguridad sólida

Las empresas que utilizan Stripe se benefician de su profundo compromiso con la seguridad y la gestión segura de la información financiera confidencial. No tienes la obligación de guardar credenciales de pago confidenciales en tus servidores, lo que puede reducir el riesgo.

Funcionalidades de pago globales

Stripe es una solución potente para empresas que operan a nivel internacional, ya sea que paguen a proveedores en diferentes países o se encarguen de conversiones de monedas.

Soporte para diferentes métodos de pago

Stripe admite transferencias ACH, transferencias electrónicas y métodos locales de transferencia bancaria. Esto significa que tu configuración integrada de cuentas por pagar se puede utilizar con el método que mejor se adapte a cada proveedor o socio.

¿Qué sectores se benefician más de la integración de las cuentas por pagar?

Algunos sectores son especialmente adecuados para las cuentas por pagar integradas porque manejan pagos complicados que exigen velocidad, precisión y flexibilidad. Así es como se utiliza el sistema en todos los sectores.

Logística y transporte

Si te dedicas a la logística, los pagos pueden ser una preocupación constante, ya sea por combustible, peajes, mantenimiento, conductores subcontratados u otros gastos. Debido a que las facturas provienen de diferentes proveedores, cada factura puede ser ligeramente diferente.

Un sistema integrado de cuentas por pagar te ayuda a realizar un seguimiento de todos estos gastos. Puedes pagar por lotes, automatizar las aprobaciones y usar tarjetas virtuales para realizar los pagos a tiempo, funcionalidades importantes en un sector en el que el tiempo lo es todo.

Agencias de medios y publicidad

Las agencias de publicidad necesitan gestionar numerosos flujos de pago. Es posible que tengas que emitir un cheque a una productora, transferir dinero a una plataforma de compra de medios o pagarle a un trabajador autónomo que trabajó en el texto de la campaña. Los pagos atrasados pueden causar retrasos en cascada y perjudicar el tiempo de un proyecto.

Estas agencias utilizan pagos integrados para alinear los pagos con sus cronogramas. ¿Necesitas pagar semanalmente a los trabajadores autónomos y mensualmente a las plataformas de medios? No hay problema. El sistema maneja las variaciones para mantener contentos a tus proveedores y ayudarte a ceñirte a tu presupuesto, y todo se registra de manera ordenada para una fácil referencia posterior.

Educación y organizaciones sin fines de lucro

Las escuelas y las organizaciones sin fines de lucro a menudo tienen diversas necesidades de pago, incluidas subvenciones, estipendios estudiantiles y catering para eventos comunitarios. También deben rendir cuentas de sus finanzas en auditorías e informes de donantes.

Las cuentas por pagar integradas centralizan los pagos y los categorizan automáticamente. Por ejemplo, puede separar los costos operativos de los gastos del programa para simplificar la presentación de informes a los donantes o a los miembros de la junta directiva. Esto te permite mantener la transparencia mientras mantienes la carga de trabajo administrativa manejable.

Construcción y administración de propiedades

La construcción a menudo implica una combinación de pagos, con subcontratistas, proveedores, inspectores y pagos de progreso vinculados a los hitos del proyecto. También hay pagos de retención, que se retienen hasta que el proyecto esté completamente terminado. Los pagos retrasados en cualquiera de estas categorías pueden ralentizar el trabajo o crear tensión.

Un sistema integrado te permite agrupar los pagos a proveedores, programar transferencias basadas en hitos y realizar un seguimiento de las exenciones de gravámenes. Los administradores de propiedades también pueden usar el sistema para administrar los pagos a los proveedores por reparaciones o paisajismo.

Atención médica y clínicas

Entre los proveedores que suministran equipos médicos y los laboratorios que procesan pruebas, sin mencionar los reembolsos de las compañías de seguros, el papeleo involucrado en los pagos de atención médica puede ser abrumador. La atención médica también está altamente regulada, por lo que todas las transacciones deben registrarse y ser seguras.

Las clínicas y los hospitales utilizan cuentas por pagar integradas para automatizar los pagos recurrentes, como los de los suministros médicos desechables, al tiempo que marcan los artículos más caros, por ejemplo, una nueva máquina de resonancia magnética, para una revisión adicional. Esto combina la eficiencia de la automatización con la supervisión necesaria para las transacciones de alto valor, todo ello mientras se mantienen registros para auditorías o comprobaciones de cumplimiento de la normativa.

Hospitalidad y gestión de eventos

Los hoteles, las empresas de catering y los planificadores de eventos trabajan con elencos rotativos de proveedores, desde floristas y músicos hasta equipos de limpieza y gerentes de alquiler. Si a esto le sumas las oscilaciones estacionales y los cambios de última hora, es fácil perder pagos.

Las cuentas por pagar integradas hacen que sea más fácil mantenerse organizado sin importar lo ocupado que esté. Por ejemplo, puedes programar pagos parciales para un local o DJ de acuerdo con las condiciones de su contrato. O bien, durante la temporada alta, puede agrupar y automatizar los pagos regulares a los proveedores para que todo siga funcionando.

¿Cuáles son los desafíos más comunes de las cuentas por pagar integradas?

Aunque las cuentas por pagar integradas pueden tener un impacto sustancial, no siempre son fáciles de implementar y usar. Estos son algunos de los posibles problemas que puede encontrar.

Compatibilidad del sistema

Es posible que una empresa ya dependa de un puñado de herramientas financieras. Una plataforma integrada de cuentas por pagar debe ser capaz de conectarse con estas herramientas para que los datos puedan fluir entre sistemas. Si los procesos financieros de una empresa están desactualizados o muy personalizados, la integración de las herramientas antiguas y nuevas puede requerir un trabajo de desarrollo adicional.

Capacitación del personal

Pasar de los procedimientos manuales a un sistema automatizado puede desorientar a los empleados. Es posible que la gente prefiera los métodos antiguos y se resienta de la curva de aprendizaje del nuevo sistema. Desarrolle un plan de formación exhaustivo para que tu personal pueda aprender a usar el nuevo proceso con confianza.

Onboarding de proveedores

Los proveedores difieren en sus preferencias de pago, y reunir a todos en una sola plataforma puede implicar un trabajo administrativo por adelantado, como recopilar información bancaria o registrarlos para nuevos métodos de pago. Este es solo un obstáculo de una sola vez, pero aún requiere gestionar las expectativas y brindar asistencia cuando sea necesario.

Datos inexactos

Si extraes datos de varias fuentes, pueden ocurrir errores. Un solo campo incorrecto puede dar lugar a un pago fallido o atrasado. Los datos de alta calidad de los proveedores y una sólida rutina de comprobación de datos son importantes para evitar estos errores.

Inversión inicial

Si bien las cuentas por pagar integradas a menudo ahorran dinero a las empresas a largo plazo, estos sistemas generalmente implican pagar por adelantado la configuración, la licencia o la formación. Si bien la actualización de tus sistemas antiguos es un gasto importante, especialmente para pequeñas empresas, puede tener una gran recompensa más adelante. Planifica cuidadosamente antes de implementar un sistema como este.

Protección de datos

Cualquier sistema que gestione pagos presenta desafíos de protección de datos. Una solución integrada debe seguir las prácticas recomendadas con respecto al cifrado, los controles de acceso de los usuarios y el cumplimiento de la normativa. Algunas empresas necesitan verificaciones de cumplimiento de la normativa especializadas, que requieren un mayor nivel de diligencia debida a la hora de seleccionar y configurar un proveedor de cuentas por pagar.