La comptabilité fournisseurs intégrée désigne un service ou une technologie qui permet à une organisation de gérer tous les paiements sortants en un seul endroit. Au lieu de jongler entre les chèques, les virements bancaires et les transactions Automated Clearing House (ACH) sur différents portails ou feuilles de calcul, vous pouvez gérer toutes les étapes sur une seule et même plateforme.

De nombreuses moyennes et grandes entreprises ont adopté de la comptabilité fournisseurs intégrée pour simplifier ce qui peut être un ensemble chaotique d'obligations de paiement. En 2024, 81 % des petites et moyennes entreprises étaient ouvertes à l'adoption d'une solution de paiement intégrée.

Nous allons vous expliquer ce que les entreprises doivent savoir au sujet de la comptabilité fournisseurs intégrée, y compris son fonctionnement, les secteurs d'activité qui ont tout à gagner de ce service et les services que Stripe peut vous fournir.

Sommaire

• Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs intégrée ?
  
• Quelle est l'importance de la comptabilité fournisseurs intégrée pour les entreprises ?
  
• Comment fonctionne la comptabilité fournisseurs intégrée ?
  
• Comment Stripe peut-elle vous aider avec la comptabilité fournisseurs intégrée ?
  
• Quels secteurs bénéficient le plus de la comptabilité fournisseurs intégrée ?
  
• Quels sont les écueils courants liés à la comptabilité fournisseurs intégrée ?
  

Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs intégrée ?

La comptabilité fournisseurs intégrée regroupe tous les paiements sortants au sein d'un système unique. Si vous enregistrez un groupe de paiements destinés à des fournisseurs et des prestataires de services, le système les répartit dans le bon format (p. ex., un transfert ACH pour un fournisseur donné, une carte virtuelle pour un autre). Au lieu de gérer chaque paiement manuellement, les équipes financières utilisent une interface unique pour tout traiter et enregistrer.

Vous pouvez utiliser la comptabilité fournisseurs intégrée pour les factures fournisseurs, la rémunération des sous-traitants, les frais d'adhésion ou d'abonnement et les remboursements de dépenses professionnelles. Cet outil technologique coordonne également les approbations et la planification, et tient des registres financiers.

Quelle est l'importance de la comptabilité fournisseurs intégrée pour les entreprises ?

Un système de gestion de la comptabilité fournisseurs bien structuré peut réduire le stress, limiter les erreurs et améliorer les pratiques financières globales. Voici quelques raisons qui peuvent inciter les entreprises à mettre en œuvre la comptabilité fournisseurs intégrée.

Gain de temps

La saisie manuelle des informations de paiement est fastidieuse, tout comme le basculement entre les différents portails de paiement pour les chèques, les transferts ACH ou les paiements par carte virtuelle. Une solution intégrée élimine ces étapes supplémentaires. En saisissant un groupe de paiements et en laissant la plateforme gérer leur répartition, le personnel financier peut se concentrer sur des tâches plus importantes.

Données prévisibles

Lorsque vos logs de paiement reposent sur une variété de feuilles de calcul ou d'e-mails ou sur plusieurs plateformes logicielles, il est facile de perdre la trace des données. Un système unifié comptabilise chaque transaction dès son exécution, en la consignant dans un grand livre ou tableau de bord unique. Cela permet de constituer un registre cohérent indiquant les fournisseurs que vous avez payés, les montants versés et les dates de réalisation des paiements, et d'améliorer ainsi les prévisions et le suivi.

Réduction du risque d'erreurs

La comptabilité fournisseurs intégrée peut réduire les risques d'erreurs en mettant en place des processus et des étapes de validation standardisés. En regroupant tous vos comptes fournisseurs au sein d'un seul système, vous vous exposez moins au risque de mal saisir un montant ou de vous fier à des informations fournisseurs obsolètes. Certaines solutions ajoutent des niveaux d'approbation afin que les paiements sensibles puissent faire l'objet d'une attention accrue si nécessaire.

Renforcement des relations avec les fournisseurs

Les fournisseurs exigent des paiements rapides et exacts. Des transactions lentes ou incorrectes peuvent nuire aux relations que vous avez nouées. En unifiant vos versements sortants, il est plus facile de payer correctement et dans les délais, ce qui peut vous aider à maintenir des liens solides avec vos partenaires.

Évolutivité

Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, le nombre de factures et de bénéficiaires peut rapidement augmenter. La comptabilité fournisseurs intégrée réduit les frais généraux associés à l'augmentation des volumes de transactions. Au lieu d'embaucher plusieurs personnes pour gérer des processus distincts, vous pouvez utiliser une plateforme de paiement centrale conçue pour s'adapter à la croissance.

Comment fonctionne la comptabilité fournisseurs intégrée ?

Le fonctionnement de la comptabilité fournisseurs intégrée repose sur la synchronisation de plusieurs canaux de paiement en un seul flux orchestré. Même si chaque fournisseur possède ses propres spécificités, voici un aperçu général de la façon dont vous travaillez avec un système de comptabilité fournisseurs intégrée.

Informations sur le bénéficiaire

Une entreprise dispose d'une liste de partenaires, de fournisseurs et de travailleurs indépendants, qui ont tous leurs propres banques et préférences de paiement. Le logiciel de comptabilité fournisseurs intégrée enregistre toutes ces informations dans une base de données unique, de sorte que vous n'avez pas besoin de rechercher des informations à chaque réception d'une nouvelle facture.

Paiements groupés

Au lieu de lancer les paiements un à un, un administrateur collecte toutes les factures ou tous les débours nécessaires et en planifie le paiement en même temps. Cette opération peut être effectuée à une fréquence quotidienne ou hebdomadaire, ou selon un calendrier spécifique adapté à l'entreprise. Certaines organisations choisissent de payer certains fournisseurs à intervalles fixes afin de stabiliser leurs calendriers de décaissement.

Routage automatisé

Le logiciel décide du ou des moyens de paiement à utiliser pour chaque transaction. Cela permet d'affiner le flux sortant en fonction du coût, de la vitesse ou des préférences du fournisseur sans alourdir votre charge de travail.

Approbations

De nombreux services incluent des couches d'approbation pour éviter les erreurs. Les petites transactions sont traitées automatiquement, tandis que celles dont le montant dépasse un seuil défini nécessitent l'approbation d'un responsable financier. Cela permet à l'entreprise de surveiller étroitement les dépenses plus importantes.

Enregistrements de transactions

Chaque événement de paiement est capturé et stocké. Les données peuvent être exportées ou synchronisées avec le logiciel de comptabilité. Il en résulte un grand livre consolidé qui permet de suivre les montants payés, les noms des bénéficiaires, les types de paiement et les informations relatives à la confirmation. Le fait de regrouper ces documents en un seul endroit peut simplifier considérablement la gestion des taxes ou des vérifications externes.

Notifications et mises à jour

En outre, les intégrations permettent souvent de recevoir des notifications de paiement en temps réel. En cas d'échec d'un paiement (p. ex., si le compte bancaire a été clôturé), le système vous alerte. De cette façon, ni le payeur ni le bénéficiaire n'ont à attendre des jours pour apprendre que le paiement n'a jamais abouti.

Comment Stripe peut-elle vous aider avec la comptabilité fournisseurs intégrée ?

Avec Stripe, les entreprises peuvent regrouper un grand nombre de leurs tâches financières au sein d'une seule plateforme pour gérer les fonds entrants et sortants. Voici comment Stripe peut vous aider avec la comptabilité fournisseurs intégrée.

Plateforme tout-en-un

Stripe prend en charge tous les types de paiements, de la facturation d'abonnements aux paiements ponctuels, en passant par la création de factures pour les transactions B2B. Si votre entreprise doit payer des fournisseurs ou des sous-traitants, l'interface de programmation d'applications (API) et le Dashboard de Stripe vous permettent de gérer ces transactions en même temps que vos revenus entrants.

Automatisation et API

Stripe propose des fonctionnalités programmables qui permettent aux équipes d'ingénieurs de concevoir des flux personnalisés pour la comptabilité fournisseurs. Si vous souhaitez que votre système planifie automatiquement les décaissements lorsqu'une facture est approuvée, les API de Stripe peuvent vous aider. En connectant Stripe à votre logiciel de comptabilité ou de finance existant, vous pouvez également réduire votre charge de travail manuel.

Rapprochement facile

Stripe organise chaque transaction à l'aide de métadonnées détaillées afin d'étiqueter et de suivre tous les paiements entrants et sortants. Le regroupement de vos transactions dans un seul enregistrement simplifie le rapprochement de vos relevés en aval.

Sécurité renforcée

Les entreprises qui utilisent Stripe bénéficient du soin qu'elle apporte à la sécurité et à la gestion sans risque des informations financières sensibles. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer des identifiants de paiement sensibles sur vos serveurs, ce qui peut réduire vos risques.

Capacités de paiement internationales

Stripe est une solution puissante pour les entreprises qui exercent leurs activités à l'international, qu'il s'agisse de payer des fournisseurs dans différents pays ou de gérer des conversions de devises.

Prise en charge de différents moyens de paiement

Stripe prend en charge les transferts ACH, les virements bancaires et les virements bancaires locaux. Autrement dit, votre configuration de la comptabilité fournisseurs intégrée est compatible avec le moyen de paiement préférentiel de chaque fournisseur ou partenaire.

Quels secteurs bénéficient le plus de la comptabilité fournisseurs intégrée ?

Certains secteurs se prêtent particulièrement bien à la comptabilité fournisseurs intégrée, car ils traitent des paiements complexes qui nécessitent rapidité, précision et flexibilité. Voici comment le système est utilisé dans tous les secteurs.

Logistique et transport

Si vous travaillez dans la logistique, les paiements peuvent être une préoccupation constante, qu'il s'agisse de carburant, de péages, d'entretien, de chauffeurs sous-traitants ou d'autres dépenses. Étant donné que les factures proviennent de fournisseurs différents, chaque facture peut être légèrement différente.

Un système de comptabilité fournisseurs intégrée vous aide à faire le suivi de toutes ces dépenses. Vous pouvez regrouper des paiements, automatiser les approbations et utiliser des cartes virtuelles pour effectuer des paiements dans les délais, des fonctionnalités importantes dans un secteur où les délais sont un enjeu primordial.

Agences médias et publicité

Les agences de publicité doivent gérer de nombreux flux de paiement. Vous devrez peut-être faire un chèque à une société de production, virer de l'argent à une plateforme d'achat d'espaces publicitaires ou payer un travailleur indépendant qui a travaillé sur la conception-rédaction d'une campagne. Les retards de paiement peuvent avoir des répercussions en chaîne et remettre en question le délai de réalisation d'un projet.

Ces agences utilisent des paiements intégrés pour aligner les paiements sur leurs calendriers. Vous avez besoin de payer des travailleurs indépendants chaque semaine et les plateformes médias tous les mois ? Pas de problème. Le système gère les variations pour satisfaire vos fournisseurs et vous aider à respecter votre budget, et tout est soigneusement enregistré pour que vous puissiez vous y référer en toute simplicité.

Éducation et organisations à but non lucratif

Les établissements scolaires et les organisations à but non lucratif ont souvent des besoins de paiement variés, notamment des bourses et des services de restauration pour des événements communautaires. Ils doivent également rendre compte de leurs finances dans le cadre d'audits et des rapports destinés aux donateurs.

La comptabilité fournisseurs intégrée permet de centraliser les paiements et de les catégoriser automatiquement. Par exemple, vous pouvez séparer les coûts de fonctionnement des dépenses de programme afin de simplifier les rapports destinés aux donateurs ou ceux destinés aux membres du conseil d'administration. Cela vous permet de rester transparent tout en maintenant la charge de travail administrative à un niveau gérable.

Construction et gestion immobilière

La construction engendre souvent une variété de paiements, destinés à des sous-traitants, des fournisseurs, des inspecteurs, ainsi que des paiements échelonnés liés aux échéances d'un projet. Il existe également des retenues de garantie, qui sont conservées jusqu'à ce que le projet soit entièrement terminé. Les retards de paiement dans l'une ou l'autre de ces catégories peuvent ralentir le travail ou générer des tensions.

Un système intégré vous permet de regrouper les paiements destinés aux fournisseurs, d'associer les virements à différentes échéances et de suivre les mainlevées de privilèges. Les gestionnaires immobiliers peuvent également utiliser le système pour gérer les paiements destinés aux fournisseurs au titre des réparations ou de l'aménagement paysager.

Services et établissements de santé

Entre les fournisseurs de matériel médical et les laboratoires qui traitent les tests, sans parler des remboursements des compagnies d'assurance, les démarches associées aux paiements de santé peuvent être écrasantes. Le secteur de la santé est également fortement réglementé, de sorte que toutes les transactions doivent être enregistrées et sécurisées.

Les cliniques et les hôpitaux utilisent la comptabilité fournisseurs intégrée pour automatiser les paiements récurrents, p. ex. ceux liés aux fournitures médicales jetables, tout en signalant les articles coûteux (p. ex., un nouvel appareil d'IRM) en vue d'un examen supplémentaire. Cela allie l'efficacité de l'automatisation à la surveillance nécessaire pour les transactions de grande valeur, tout en tenant des registres pour les audits ou les contrôles de conformité.

Hôtellerie et événementiel

Les hôtels, les traiteurs et les planificateurs d'événements travaillent avec des fournisseurs en rotation, des fleuristes aux musiciens en passant par les équipes de nettoyage et les gestionnaires de location. Si l'on ajoute à cela les fluctuations saisonnières et les changements de dernière minute, le risque de perdre des paiements est élevé.

La comptabilité fournisseurs intégrée facilite l'organisation, quelle que soit votre activité. Par exemple, vous pouvez programmer des paiements partiels pour la location d'une salle ou un DJ conformément aux conditions de leur contrat. Ou alors, pendant la haute saison, vous pouvez automatiser et regrouper les paiements réguliers des fournisseurs pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Quels sont les écueils courants liés à la comptabilité fournisseurs intégrée ?

Bien que la comptabilité fournisseurs intégrée puisse avoir un impact considérable, elle n'est pas toujours simple à mettre en œuvre et à utiliser. Voici quelques-uns des problèmes potentiels que vous pourriez rencontrer.

Compatibilité des systèmes

Une entreprise dispose peut-être déjà de quelques outils financiers. Une plateforme de comptabilité fournisseurs intégrée doit être en mesure de se connecter à ces outils afin que les données puissent circuler entre les systèmes. Si les processus financiers d'une entreprise sont obsolètes ou hautement personnalisés, l'intégration des anciens et des nouveaux outils peut nécessiter un travail de développement supplémentaire.

Formation du personnel

Le passage de procédures manuelles à un système automatisé peut être désorientant pour les employés. Les gens peuvent préférer les anciennes méthodes et s'offusquer de la courbe d'apprentissage du nouveau système. Élaborez un plan de formation complet afin que votre personnel puisse apprendre à utiliser le nouveau processus en toute confiance.

Inscription des fournisseurs

Les préférences de paiement varient d'un fournisseur à l'autre, et réunir tout le monde sur une seule plateforme peut nécessiter des tâches administratives en amont, p. ex. la collecte d'informations bancaires ou la prise en charge de nouveaux moyens de paiement. Cet obstacle, bien que ponctuel, vous amène tout de même à gérer les attentes et à fournir une assistance si nécessaire.

Données inexactes

Si vous tirez des données de plusieurs sources, des erreurs peuvent se produire. Un seul champ erroné peut entraîner un échec ou un retard de paiement. Pour éviter ces erreurs, il est important de disposer de données de haute qualité sur les fournisseurs et d'une solide routine de vérification des données.

Investissement initial

Bien que la comptabilité fournisseurs intégrée permette souvent aux entreprises d'économiser de l'argent sur le long terme, ce type de système nécessite généralement un paiement à l'avance pour la configuration, l'octroi de licences ou la formation. Bien que la mise à niveau de vos anciens systèmes soit une dépense importante, en particulier pour les petites entreprises, elle peut s'avérer très rentable en fin de compte. Prenez soin de bien planifier le déploiement d'un système comme celui-ci.

Protection des données

Tout système de gestion des paiements présente des écueils en matière de protection des données. Une solution intégrée doit obéir aux bonnes pratiques en matière de chiffrement, de contrôles des accès des utilisateurs et de conformité. Certaines entreprises ont besoin de contrôles de conformité spécialisés, qui exigent un degré de vérification plus élevé lors de la sélection et de la configuration d'une solution de comptabilité fournisseurs intégrée.