Integrated Payables ist ein Service oder eine Technologie, die es einem Unternehmen ermöglicht, alle ausgehenden Zahlungen an einem einzigen Ort zu verwalten. Anstatt Schecks, Überweisungen und Automated Clearing House (ACH)-Transaktionen über verschiedene Portale oder Tabellen hinweg zu kombinieren, können Sie alle Schritte auf einer einzigen Plattform abwickeln.

Viele mittlere bis große Unternehmen haben Integrated Payables eingeführt, um die chaotische Aneinanderreihung von Zahlungsverpflichtungen zu vereinfachen. 2024 zeigten sich 81 % der kleinen und mittleren Unternehmen offen für die Einführung einer integrierten Zahlungslösung.

Im Folgenden erklären wir, was Unternehmen über Integrated Payables wissen müssen, darunter die Funktionsweise des Service, welche Branchen am meisten von diesem Service profitieren können und welche Unterstützung Stripe bieten kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Integrated Payables?
  
• Warum ist Integrated Payables für Unternehmen wichtig?
  
• Wie funktioniert Integrated Payables?
  
• Wie kann Stripe mit Integrated Payables helfen?
  
• Welche Branchen profitieren am meisten von Integrated Payables?
  
• Was sind häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit Integrated Payables?
  

Was ist Integrated Payables?

Integrated Payables fasst alle ausgehenden Zahlungen in einem einzigen System zusammen. Wenn Sie eine große Anzahl Zahlungen für n Stapel von Zahlungen für Anbieter, Lieferanten und Dienstleister eingeben, versendet das System diese im richtigen Format (z. B. eine ACH-Überweisung für einen Anbieter, eine virtuelle Karte für einen anderen). Anstatt jede Zahlung manuell abwickeln zu müssen, nutzen Finanzteams eine einzige Schnittstelle, um alle Daten zu verarbeiten und zu protokollieren.

Sie können Integrated Payables für Lieferanterechnungen, Gehaltsabrechnungen von Auftragnehmern, Mitgliedschafts- oder Abonnementgebühren und Erstattungen von Geschäftsausgaben verwenden. Die Technologie koordiniert auch Genehmigungen und Termine und führt Finanzunterlagen.

Warum ist Integrated Payables für Unternehmen wichtig?

Ein gut strukturiertes Kreditorensystem kann Stress abbauen, Fehler minimieren und die Finanzpraktiken insgesamt verbessern. Im Folgenden finden Sie einige Gründe, warum es sich für Unternehmen empfiehlt, Integrated Payables zu implementieren.

Zeitersparnis

Die manuelle Eingabe von Zahlungsinformationen ist zeitaufwändig, ebenso wie das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Zahlungsportalen für Schecks, ACH-Überweisungen oder virtuelle Kartenzahlungen. Bei einer integrierten Lösung entfallen diese zusätzlichen Schritte. Indem Sie eine große Anzahl von Zahlungen eingeben und die Plattform entscheiden lassen, wie diese versendet werden sollen, können sich die Mitarbeiter/innen des Finanzteams auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren.

Vorhersehbare Daten

Wenn Ihre Zahlungsprotokolle in einer Vielzahl von Tabellen oder E-Mails oder auf mehreren Softwareplattformen vorhanden sind, kann es leicht passieren, dass der Überblick über die Daten verloren geht. Ein einheitliches System fasst alle Transaktionen zusammen, sobald sie stattfinden, und speichert sie in einem einzigen Hauptbuch oder Dashboard. So erhalten Sie konsistente Aufzeichnungen darüber, welche Anbieter Sie bezahlt haben, wie viel Sie ihnen bezahlt haben und wann Zahlungen gesendet wurden, um eine bessere Prognose und Nachverfolgung zu ermöglichen.

Geringeres Fehlerrisiko

Integrated Payables kann durch Implementierung von standardisierten Prozessen und Validierungsschritten das Risiko von Irrtümern und Fehlern verringern. Da alle Ihre Verbindlichkeiten in einem System zusammengefasst sind, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie einen Betrag falsch eingeben oder sich auf veraltete Anbieterdaten verlassen. Bei einigen Lösungen werden Genehmigungsstufen hinzugefügt, damit sensible Zahlungen bei Bedarf mehr Aufmerksamkeit erhalten.

Stärkere Beziehungen zu Lieferanten

Anbieter erwarten schnelle und korrekte Zahlungen. Langsame oder falsche Transaktionen können sich auf die von Ihnen aufgebauten Beziehungen auswirken. Durch die Vereinheitlichung Ihrer ausgehenden Zahlungen wird es einfacher, präzise und termingerecht zu zahlen. Dies kann Ihnen dabei helfen, eine starke Bindung zu Ihren Partnern aufrechtzuerhalten.

Skalierbarkeit

Wenn ein Unternehmen expandiert, kann die Anzahl der Rechnungen und Zahlungsempfänger/innen schnell ansteigen. Integrated Payables reduziert den mit erhöhten Transaktionsvolumina verbundenen Aufwand. Anstatt mehrere Mitarbeiter/innen einzustellen, die separate Prozesse abwickeln, können Sie einen zentralen Zahlungs-Hub nutzen, der auf Wachstum ausgelegt ist.

Wie funktioniert Integrated Payables?

Bei Integrated Payables werden mehrere Zahlungskanäle in einem koordinierten Ablauf synchronisiert. Die Einzelheiten können je nach Anbieter variieren. Im Folgenden finden Sie einen allgemeinen Überblick darüber, wie Sie mit einem Integrated Payables-System arbeiten.

Informationen zum/zur Zahlungsempfänger/in

Ein Unternehmen verfügt über eine Liste von Partnern, Anbietern und Freiberuflern, die alle ihre eigenen Zahlungspräferenzen und Banken haben. Die Integrated Payables-Software speichert all diese Informationen in einer einzigen Datenbank, sodass Sie nicht jedes Mal nach Details suchen müssen, wenn eine neue Rechnung eintrifft.

Sammelzahlungen

Statt jede Zahlung einzeln zu starten, sammelt ein/e Administrator/in alle relevanten Rechnungen oder Auszahlungen und plant sie gemeinsam zur Zahlung ein. Dies kann täglich, wöchentlich oder nach einem bestimmten Zeitplan erfolgen, der für das Unternehmen geeignet ist. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, bestimmte Anbieter in festen Intervallen zu bezahlen, um ihre Zeitpläne für ausgehende Gelder zu stabilisieren.

Automatisches Routing

Die Software entscheidet, welche Zahlungsmethode für jede Transaktion verwendet wird. Dadurch wird der Kapitalabfluss auf der Grundlage von Kosten, Geschwindigkeit oder Anbieterpräferenzen optimiert, ohne dass sich Ihr Arbeitsaufwand erhöht.

Genehmigungen

Viele Dienste beinhalten Genehmigungsebenen, um Fehler zu vermeiden. Kleinere Transaktionen werden automatisch durchgeführt, aber alles, was über einem bestimmten Schwellenwert liegt, erfordert die Zustimmung eines Finanzmanagers. Dies hilft dem Unternehmen, größere Ausgaben genauer zu überwachen.

Transaktionsaufzeichnungen

Jedes Zahlungsereignis wird erfasst und gespeichert. Die Daten können exportiert oder mit einer Buchhaltungssoftware synchronisiert werden. Das Ergebnis ist ein konsolidiertes Hauptbuch, in dem die gezahlten Beträge, die Namen der Zahlungsempfänger/innen, die Zahlungsarten und die Bestätigungsdetails nachverfolgt werden. Diese Aufzeichnungen an einem Ort zu haben, kann die Besteuerung – oder externe Prüfungen – viel einfacher machen.

Benachrichtigungen und Aktualisierungen

Integrationen bieten auch oft Zahlungsbenachrichtigungen in Echtzeit. Wenn eine Zahlung nicht durchgeführt wird (z. B. wenn das Bankkonto geschlossen wurde), werden Sie vom System benachrichtigt. So müssen weder Zahlende noch Zahlungsempfänger/innen tagelang warten, bis sie erfahren, dass die Zahlung nicht angekommen ist.

Wie kann Stripe mit Integrated Payables helfen?

Mit Stripe können Unternehmen viele ihrer Finanzaufgaben mit einer einzigen Plattform zur Verwaltung von ein- und ausgehenden Geldern konsolidieren. So kann Stripe Sie mit Integrated Payables unterstützen.

All-in-one-Plattform

Stripe unterstützt alle Arten von Zahlungen, von der Abonnementabrechnung über einmalige Zahlungen bis hin zur Rechnungserstellung für B2B-Transaktionen. Wenn Ihr Unternehmen Anbieter/innen oder Auftragnehmer/innen bezahlen muss, können Sie diese Transaktionen über die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) und das Dashboard von Stripe neben Ihrem eingehenden Umsatz verwalten.

Automatisierung und APIs

Stripe bietet programmierbare Funktionen, damit Engineering-Teams nutzerdefinierte Zahlungsabläufe entwerfen können. Wenn Sie möchten, dass Ihr System Auszahlungen automatisch plant, wenn eine Rechnung genehmigt wird, kann die API von Stripe helfen. Die Verbindung von Stripe mit Ihrer bestehenden Buchhaltungs- oder Finanzsoftware kann auch Ihren manuellen Arbeitsaufwand reduzieren.

Einfacher Abgleich

Stripe organisiert jede Transaktion mit ausführlichen Metadaten, um alle ein- und ausgehenden Zahlungen zu kennzeichnen und zu verfolgen. Da sich Ihre Transaktionen in einem einzigen Datensatz befinden, kann der Abgleich Ihrer Abrechnungen im Backend problemlos erfolgen.

Starke Sicherheit

Unternehmen, die Stripe nutzen, profitieren von unserem umfassenden Engagement für die Sicherheit und dem sicheren Umgang mit sensiblen Finanzdaten. Sie sind nicht verpflichtet, sensible Zahlungsdaten auf Ihren Servern zu speichern. Dadurch lässt sich Ihr Risiko senken.

Globale Zahlungsfunktionen

Stripe ist eine leistungsstarke Lösung für international tätige Unternehmen, unabhängig davon, ob sie Lieferanten in verschiedenen Ländern bezahlen oder Währungsumrechnungen abwickeln.

Unterstützung verschiedener Zahlungsmethoden

Stripe unterstützt ACH-Überweisungen, Banküberweisungen und lokale Banküberweisungen. Das bedeutet, dass Ihre Integrated Payables-Einrichtung mit jeder Methode verwendet werden kann, die für den jeweiligen Anbieter oder Partner am besten geeignet ist.

Welche Branchen profitieren am meisten von Integrated Payables?

Einige Branchen eignen sich besonders gut für Integrated Payables, da ein solches System komplexe Zahlungen abwickelt, die Schnelligkeit, Genauigkeit und Flexibilität erfordern. Hier erfahren Sie, wie das System branchenübergreifend eingesetzt wird.

Logistik und Transport

Wenn Sie in der Logistik tätig sind, können Zahlungen ein ständiges Thema sein, gleich ob es sich um Kraftstoff, Maut, Wartung, Subunternehmer/innen oder andere Ausgaben handelt. Da Rechnungen von verschiedenen Anbietern stammen, können die einzelnen Rechnungen geringfügig voneinander abweichen.

Ein Integrated Payables-System hilft Ihnen, all diese Ausgaben nachzuverfolgen. Sie können Zahlungen zusammenfassen, Genehmigungen automatisieren und virtuelle Karten für pünktliche Zahlungen verwenden – wichtige Funktionen in einer Branche, in der Timing alles ist.

Medien- und Werbeagenturen

Werbeagenturen müssen zahlreiche Zahlungsströme verwalten. Möglicherweise müssen Sie einen Scheck an eine Produktionsfirma ausstellen, Geld an eine Medieneinkaufsplattform überweisen oder eine/n Freiberufler/in bezahlen, der/die an Kampagnentexten gearbeitet hat. Verspätete Zahlungen können zu Verzögerungen bei den Abfolgen führen und den Zeitplan eines Projekts beeinträchtigen.

Diese Agenturen verwenden integrierte Zahlungen, um ihre Zahlungen an ihre Zeitpläne anzupassen. Müssen Sie Freiberufler/innen wöchentlich und Medienplattformen monatlich bezahlen? Kein Problem. Das System kann mit Abweichungen umgehen, um Ihre Lieferanten zufrieden zu stellen und Ihnen zu helfen, Ihr Budget einzuhalten, und alles wird übersichtlich protokolliert, um später leicht darauf zurückgreifen zu können.

Bildung und gemeinnützige Organisationen

Schulen und gemeinnützige Organisationen haben oft unterschiedliche Zahlungsanforderungen, darunter Zuschüsse, Studentenstipendien und Catering für Gemeindeveranstaltungen. Außerdem müssen sie bei Audits und in Spenderberichten Rechenschaft über ihre Finanzen ablegen.

Integrated Payables zentralisiert Zahlungen und kategorisiert diese automatisch. So können Sie z. B. die Betriebskosten von den Programmausgaben trennen, um die Berichte für Spender/innen oder Vorstandsmitglieder zu vereinfachen. So können Sie Transparenz wahren und halten gleichzeitig den administrativen Aufwand überschaubar.

Bau- und Liegenschaftsmanagement

Im Baugewerbe werden häufig verschiedene Zahlungen geleistet, wobei Subunternehmer, Lieferanten, Inspektoren und Fortschrittszahlungen an Projektmeilensteine gebunden sind. Hinzu kommen Selbstbehaltzahlungen, die so lange einbehalten werden, bis das Projekt vollständig abgeschlossen ist. Verspätete Zahlungen in einer dieser Kategorien können die Arbeit verlangsamen oder zu Spannungen führen.

Mit einem integrierten System können Sie Lieferantenzahlungen zusammenfassen, meilensteinbasierte Auszahlungen planen und den Verzicht auf Pfandrechte verfolgen. Immobilienverwaltungen können das System auch verwenden, um Zahlungen an Lieferanten für Reparaturen oder Landschaftsgestaltung zu verwalten.

Gesundheitswesen und Kliniken

Zwischen Anbietern, die medizinische Geräte liefern, und Laboren, die Tests verarbeiten, ganz zu schweigen von den Erstattungen von Versicherungsgesellschaften, kann der Verwaltungsaufwand, der mit Zahlungen im Gesundheitswesen verbunden ist, überwältigend sein. Auch das Gesundheitswesen ist stark reguliert, so dass alle Transaktionen aufgezeichnet und sicher sein müssen.

Kliniken und Krankenhäuser nutzen Integrated Payables, um wiederkehrende Zahlungen zu automatisieren, z. B. für medizinische Einwegartikel, und gleichzeitig kostenintensive Posten wie ein neues MRT-Gerät zur zusätzlichen Überprüfung zu kennzeichnen. Dabei wird die Effizienz der Automatisierung mit der Aufsicht, die für Transaktionen mit hohem Wert erforderlich ist, kombiniert, während zugleich Aufzeichnungen für Audits oder Compliance-Prüfungen geführt werden.

Gastgewerbe und Eventmanagement

Hotels, Caterer und Veranstaltungsplaner arbeiten mit wechselnden Anbietern zusammen, von Floristen und Musikern bis hin zu Reinigungsteams und Vermietungsmanagern. Wenn Sie saisonale Schwankungen und Last-Minute-Änderungen berücksichtigen, kann es leicht geschehen, dass Zahlungen ausbleiben.

Integrated Payables erleichtert den Überblick, auch wenn Sie viel zu tun haben. Sie können zum Beispiel Teilzahlungen für einen Veranstaltungsort oder DJ gemäß deren Vertragsbedingungen planen. Oder in der Hochsaison können Sie regelmäßige Lieferantenzahlungen zusammenfassen und automatisieren, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Was sind häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit Integrated Payables?

Integrated Payables kann dabei einen erheblichen Einfluss haben, Implementierung und Nutzung sind jedoch nicht immer einfach. Hier sind einige der potenziellen Probleme, die auftreten können.

Systemkompatibilität

Ein Unternehmen stützt sich möglicherweise bereits auf eine Reihe von Finanztools. Eine Integrated Payables-Plattform sollte in der Lage sein, sich mit diesen Tools zu verbinden, sodass Daten zwischen Systemen übertragen werden können. Wenn die Finanzprozesse eines Unternehmens veraltet oder stark individualisiert sind, kann die Integration der alten und neuen Tools zusätzlichen Entwicklungsaufwand erfordern.

Schulung der Mitarbeiter/innen

Die Umstellung von manuellen Verfahren auf ein automatisiertes System kann für Mitarbeiter/innen verwirrend sein. Möglicherweise nutzen sie lieber die älteren Methoden und ärgern sich über die Lernkurve des neuen Systems. Entwickeln Sie einen ausführlichen Schulungsplan, damit Ihre Mitarbeiter/innen lernen können, den neuen Prozess mit Zuversicht zu nutzen.

Onboarding von Anbietern

Die Zahlungsvorlieben der Anbieter unterscheiden sich, und alle Anbieter auf einer einzigen Plattform zusammenzubringen, kann im Vorfeld administrativen Aufwand bedeuten, beispielsweise durch Erfassung von Bankdaten oder deren Registrierung für neue Zahlungsmethoden. Dies ist zwar nur eine einmalige Hürde, aber es ist dennoch erforderlich, die Erwartungen zu steuern und bei Bedarf Unterstützung zu leisten.

Ungenaue Daten

Wenn Sie Daten aus mehreren Quellen beziehen, können Fehler passieren. Ein einziges falsches Feld kann zu einer fehlgeschlagenen oder verspäteten Zahlung führen. Qualitativ hochwertige Lieferantendaten und eine solide Datenüberprüfungsroutine sind wichtig, um diese Fehler zu vermeiden.

Vorabinvestitionen

Während Integrated Payables Unternehmen auf lange Sicht oft Geld spart, sind diese Systeme in der Regel mit Vorauszahlungen für Einrichtung, Lizenzierung oder Schulung verbunden. Ein Upgrade von alten Systemen ist vor allem für kleine Unternehmen mit hohen Kosten verbunden, kann sich aber später auszahlen. Planen Sie sorgfältig, bevor Sie ein solches System einführen.

Datenschutz

Jedes System, das Zahlungen abwickelt, stellt eine Herausforderung für den Datenschutz dar. Eine integrierte Lösung sollte den Best Practices in Bezug auf Verschlüsselung, Benutzerzugriffskontrolle und Compliance entsprechen. Einige Unternehmen benötigen spezielle Konformitätsprüfungen, die ein höheres Maß an Sorgfaltspflicht bei der Auswahl und Konfiguration eines Integrated Payables-Anbieters erfordern.