Contas a pagar integradas são um serviço ou tecnologia que permite que uma organização gerencie todos os pagamentos em um só lugar. Em vez de fazer malabarismos com transações de cheques, transferências bancárias e Automated Clearing House (ACH) em portais ou planilhas diferentes, você pode usar uma única plataforma que gerencia cada etapa.

Muitas organizações de médio e grande porte adotaram contas a pagar integradas para simplificar o que pode ser um conjunto caótico de obrigações de pagamento. Em 2024, 81% das pequenas e médias empresas estavam abertas a adotar uma solução de pagamento integrada.

Abaixo, explicaremos o que as empresas precisam saber sobre contas a pagar integradas, incluindo como elas funcionam, quais setores podem se beneficiar mais desse serviço e como a Stripe pode ajudar.

Neste artigo:

• O que são contas a pagar integradas?
  
• Por que contas a pagar integradas são importantes para as empresas?
  
• Como funcionam as contas a pagar integradas?
  
• Como a Stripe pode ajudar com contas a pagar integradas?
  
• Quais setores mais se beneficiam das contas a pagar integradas?
  
• Quais são os desafios comuns com as contas a pagar integradas?
  

O que são contas a pagar integradas?

Contas a pagar integradas reúnem todos os pagamentos efetuados em um único sistema. Quando você insere um lote de pagamentos para vendedores, fornecedores e prestadores de serviços, o sistema os despacha no formato correto (por exemplo, uma transferência ACH para um fornecedor, um cartão virtual para outro). Em vez de precisar lidar com cada pagamento manualmente, as equipes financeiras usam uma única interface para processar e registrar tudo.

Você pode usar contas a pagar integradas para faturas de fornecedores, folha de pagamento de prestadores de serviços, tarifas de associação ou assinatura e reembolsos de despesas comerciais. A tecnologia também coordena aprovações e agendamentos, além de manter registros financeiros.

Por que contas a pagar integradas são importantes para as empresas?

Um sistema de contas a pagar bem estruturado pode aliviar o estresse, minimizar erros e melhorar as práticas financeiras gerais. Veja a seguir alguns motivos para as empresas quererem implementar contas a pagar integradas.

Economia de tempo

Inserir dados de pagamento manualmente é tedioso, assim como alternar entre diferentes portais de pagamento para cheques, transferências ACH ou pagamentos com cartão virtual. Uma solução integrada elimina essas etapas extras. Ao inserir um lote de pagamentos e deixar que a plataforma decida como enviá-los, a equipe financeira pode se concentrar em um trabalho mais significativo.

Dados previsíveis

Quando seus registros de pagamento existem em diversas planilhas, e-mails ou várias plataformas de software, é fácil perder o controle dos dados. Um sistema unificado agrega cada transação à medida que ela ocorre, armazenando-a em um único livro-razão ou painel. Isso cria um registro consistente de quais fornecedores você pagou, quanto pagou e quando os pagamentos foram enviados, para melhor previsão e acompanhamento.

Redução do risco de erros

Contas a pagar integradas podem reduzir a chance de erros e equívocos pela implementação de processos padronizados e etapas de validação. Com todos os seus valores a pagar em um sistema, é menos provável que você digite novamente um valor incorretamente ou confie em dados desatualizados do fornecedor. Algumas soluções adicionam níveis de aprovação para que pagamentos confidenciais possam receber mais atenção se necessário.

Relacionamentos mais fortes com fornecedores

Os fornecedores esperam pagamentos rápidos e precisos. Transações lentas ou incorretas podem afetar os relacionamentos que você criou. Unificando seus pagamentos, fica mais fácil pagar com precisão e dentro do prazo, o que pode ajudar você a manter laços fortes com seus parceiros.

Capacidade de expansão

Conforme a empresa se expande, o número de faturas e beneficiários pode aumentar rapidamente. As contas a pagar integradas reduzem a sobrecarga associada ao aumento do volume de transações. Em vez de contratar várias pessoas para gerenciar processos separados, você pode usar um hub central de pagamentos criado para acomodar o crescimento.

Como funcionam as contas a pagar integradas?

O sistema de contas a pagar integradas funciona sincronizando vários canais de pagamento em um fluxo orquestrado. Embora as especificidades possam variar conforme o provedor, aqui está uma visão geral de como você trabalha com um sistema de contas a pagar integradas.

Dados do beneficiário

Uma empresa tem uma lista de parceiros, fornecedores e freelancers, todos com suas próprias preferências de pagamento e bancos. O software de contas a pagar integradas armazena todos esses dados em um único banco de dados para que você não precise correr atrás de detalhes sempre que uma nova fatura chega.

Pagamentos em lote

Em vez de iniciar cada pagamento individualmente, um administrador coleta todas as faturas ou desembolsos relevantes e os agenda para pagamento conjunto. Isso pode ser feito diariamente, semanalmente ou de acordo com um cronograma específico que se adeque ao negócio. Algumas organizações optam por pagar determinados fornecedores em intervalos fixos para estabilizar seus cronogramas de fundos enviados.

Roteamento automático

O software decide qual forma de pagamento usar em cada transação. Isso refina o fluxo de saída com base no custo, velocidade ou preferência do fornecedor sem aumentar sua carga de trabalho.

Aprovações

Muitos serviços incluem camadas de aprovações para evitar erros. Transações menores ocorrem automaticamente, mas qualquer coisa acima de um limite escolhido requer a aprovação de um gerente financeiro. Isso ajuda a empresa a monitorar despesas mais substanciais mais de perto.

Registros de transações

Cada evento de pagamento é capturado e armazenado. Os dados podem ser exportados ou sincronizados com um software de contabilidade. O resultado é um livro-razão consolidado que rastreia valores pagos, nomes de beneficiários, tipos de pagamento e detalhes de confirmação. Ter esses registros em um só lugar pode tornar os impostos (ou auditorias externas — muito mais simples.

Notificações e atualizações

Muitas vezes, as integrações também oferecem notificações de pagamento em tempo real. Se um pagamento não for concluído (por exemplo, se a conta bancária foi fechada), o sistema alertará você. Dessa forma, nem o pagador nem o beneficiário precisam esperar dias para saber que o pagamento nunca chegou.

Como a Stripe pode ajudar com contas a pagar integradas?

Com a Stripe, as empresas podem consolidar muitas de suas tarefas financeiras em uma única plataforma para gerenciar a entrada e a saída de fundos. Veja como a Stripe pode ajudar com contas a pagar integradas.

Plataforma completa

A Stripe aceita todos os tipos de pagamento, desde cobrança de assinatura até pagamentos isolados e criação de faturas para transações B2B. Se a sua empresa precisa pagar fornecedores ou prestadores de serviços, a interface de programação de aplicativos (API) e o Stripe Dashboard permitem que você gerencie essas transações junto com sua receita de entrada.

Automação e APIs

A Stripe oferece recursos programáveis para que as equipes de engenharia possam projetar fluxos de trabalho personalizados de contas a pagar. Se quiser que seu sistema agende automaticamente os desembolsos após a aprovação de uma fatura, a API da Stripe pode ajudar. Conectar a Stripe com seu software atual de contabilidade ou finanças também pode reduzir sua carga de trabalho de tarefas manuais.

Reconciliação fácil

A Stripe organiza cada transação com metadados completos para rotular e rastrear todos os pagamentos recebidos e enviados. Como suas transações estão em um único registro, é simples reconciliar seus extratos no back-end.

Segurança forte

As empresas que usam a Stripe se beneficiam de seu profundo compromisso com a segurança e o gerenciamento seguro de informações financeiras confidenciais. Você não precisa armazenar credenciais de pagamento confidenciais em seus servidores, o que pode reduzir o risco.

Funcionalidades globais de pagamento

A Stripe é uma solução poderosa para empresas que operam internacionalmente, seja pagando fornecedores em diferentes países ou processando conversões de moedas.

Suporte para diferentes formas de pagamento

A Stripe aceita transferências ACH, wire transfer e formas locais de transferência bancária. Isso significa que sua configuração de contas a pagar integradas pode ser usada com o método mais adequado para cada fornecedor ou parceiro.

Quais setores mais se beneficiam das contas a pagar integradas?

Alguns setores são especialmente adequados para contas a pagar integradas porque lidam com pagamentos complicados que exigem velocidade, precisão e flexibilidade. Veja como o sistema é usado em todos os setores.

Logística e transporte

Se você está no ramo da logística, os pagamentos podem ser uma preocupação constante, sejam eles combustível, pedágios, manutenção, motoristas subcontratados ou outras despesas. Como as faturas vêm de fornecedores diferentes, cada fatura pode ser um pouco diferente.

Um sistema de contas a pagar integradas ajuda a acompanhar todos esses gastos. É possível processar pagamentos em lote, automatizar aprovações e usar cartões virtuais para realizar pagamentos pontuais, funções importantes em um setor em que o prazo é essencial.

Mídia e agências de publicidade

As agências de publicidade precisam gerenciar vários fluxos de pagamento. Você pode precisar emitir um cheque a uma produtora, transferir dinheiro para uma plataforma de compra de mídia ou pagar um freelancer que trabalhou em um texto de campanha. Pagamentos atrasados podem causar atrasos em cascata e prejudicar o cronograma de um projeto.

Essas agências usam pagamentos integrados para alinhar os pagamentos com seus cronogramas. Precisa pagar freelancers semanalmente e plataformas de mídia mensalmente? Não há problema. O sistema lida com variações para manter seus fornecedores satisfeitos e ajudar você a manter seu orçamento, e tudo é registrado ordenadamente para fácil referência mais tarde.

Educação e organizações sem fins lucrativos

Escolas e organizações sem fins lucrativos geralmente têm diversas necessidades de pagamento, incluindo subsídios, bolsas estudantis e serviços de bufê para eventos comunitários. Elas também precisam contabilizar suas finanças em auditorias e relatórios de doadores.

O sistema de contas a pagar integradas centraliza os pagamentos e os categoriza automaticamente. Por exemplo, você pode separar os custos operacionais das despesas do programa para simplificar os relatórios a doadores ou membros do conselho. Isso permite que você permaneça transparente enquanto mantém a carga de trabalho administrativa gerenciável.

Construção e gestão imobiliária

A construção geralmente envolve uma combinação de pagamentos, com subcontratados, fornecedores, inspetores e pagamentos de progresso vinculados aos marcos do projeto. Há também pagamentos de retenção, que são retidos até que o projeto seja totalmente concluído. Pagamentos atrasados em qualquer uma dessas categorias podem atrasar o trabalho ou criar tensão.

Um sistema integrado permite agrupar pagamentos de fornecedores, agendar repasses baseados em metas e rastrear isenções de gravame. Os gerentes de propriedades também podem usar o sistema para gerenciar pagamentos a fornecedores por reparos ou paisagismo.

Planos de saúde e clínicas

Entre vendedores que fornecem equipamentos médicos e laboratórios que processam testes, sem mencionar reembolsos de seguradoras, a papelada envolvida nos pagamentos de saúde pode ser esmagadora. A saúde também é altamente regulamentada, portanto, todas as transações devem ser registradas e seguras.

Clínicas e hospitais usam contas a pagar integradas para automatizar pagamentos recorrentes, como os de suprimentos médicos descartáveis, enquanto sinalizam itens de grande valor (por exemplo, um novo aparelho de ressonância magnética) para análise adicional. Isso combina a eficiência da automação com a supervisão necessária para transações de alto valor, mantendo registros para auditorias ou verificações de conformidade.

Hotelaria e gestão de eventos

Hotéis, serviços de bufê e organizadores de eventos trabalham com elencos rotativos de vendedores, desde floristas e músicos a equipes de limpeza e gerentes de aluguel. Quando se adicionam oscilações sazonais e alterações de última hora, é fácil perder pagamentos.

As contas a pagar integradas facilitam a organização, independentemente do volume de trabalho. Por exemplo, você pode agendar pagamentos parciais para um salão ou DJ de acordo com os termos do contrato. Ou, durante sua temporada movimentada, você pode criar lotes e automatizar pagamentos regulares de fornecedores para manter tudo funcionando.

Quais são os desafios comuns com as contas a pagar integradas?

Embora as contas a pagar integradas possam ter um impacto substancial, nem sempre são simples de implementar e usar. Aqui estão alguns dos possíveis problemas que você pode encontrar.

Compatibilidade do sistema

Uma empresa já pode contar com várias ferramentas financeiras. Uma plataforma de contas a pagar integradas deve ser capaz de se conectar a essas ferramentas para que os dados possam fluir entre os sistemas. Se os processos financeiros de uma empresa estão desatualizados ou são altamente personalizados, a integração das ferramentas antigas e novas pode exigir trabalho extra de desenvolvimento.

Treinamento de pessoal

Mudar de procedimentos manuais para um sistema automatizado pode ser desorientador para os funcionários. As pessoas podem preferir os métodos antigos e se ressentir da curva de aprendizado do novo sistema. Desenvolva um plano de treinamento completo para que sua equipe possa aprender a usar o novo processo com confiança.

Onboarding de fornecedores

Os fornecedores diferem em suas preferências de pagamento, e reunir todos em uma mesma plataforma pode envolver trabalho administrativo desde o início, como coletar dados bancários ou a inclusão em novas formas de pagamento. Esse é apenas um obstáculo pontual, mas ainda requer o gerenciamento de expectativas e a prestação de assistência quando necessário.

Dados imprecisos

Se você extrai dados de várias fontes, erros podem acontecer. Um único campo incorreto pode causar falha ou atraso no pagamento. Dados de fornecedores de alta qualidade e uma rotina sólida de verificação de dados são importantes para evitar esses erros.

Investimento inicial

Embora as contas a pagar integradas muitas vezes poupem dinheiro às empresas no longo prazo, esses sistemas geralmente envolvem pagamento antecipado por configuração, licenciamento ou treinamento. Embora atualizar a partir de seus sistemas antigos seja uma grande despesa, especialmente para pequenas empresas, pode haver um grande retorno futuro. Planeje cuidadosamente antes de lançar um sistema como este.

Proteção de dados

Qualquer sistema que lide com pagamentos apresenta desafios de proteção de dados. Uma solução integrada deve seguir as práticas recomendadas em relação à criptografia, controles de acesso do usuário e conformidade. Algumas empresas precisam de verificações de conformidade especializadas, que exigem um nível mais alto de due diligence na seleção e configuração de um provedor de contas a pagar.