Les comptes fournisseurs intégrés correspondent à un service ou une technologie qui permet à une organisation de gérer tous les paiements sortants au même endroit. Au lieu de jongler entre les chèques, les virements bancaires et les transactions de la chambre de compensation automatisée (ACH) sur différents portails ou feuilles de calcul, vous pouvez utiliser une seule plateforme qui gère chaque étape.

De nombreuses organisations de taille moyenne ou grande ont adopté le système des comptes fournisseurs intégrés pour simplifier ce qui peut apparaître comme un ensemble chaotique d’obligations de paiement. En 2024, 81 % des petites et moyennes entreprises étaient ouvertes à l’adoption d’une solution de paiement intégrée.

Découvrez ce que les entreprises doivent savoir au sujet des comptes fournisseurs intégrés, notamment comment ils fonctionnent, quels secteurs d’activité sont le plus susceptibles de bénéficier de ce service et ce que Stripe peut apporter.

Que contient cet article?

• Description des comptes fournisseurs intégrés
  
• Importance des comptes fournisseurs intégrés pour les entreprises
  
• Fonctionnement des comptes fournisseurs intégrés
  
• Ce que Stripe peut apporter aux comptes fournisseurs intégrés
  
• Secteurs qui bénéficient le plus des comptes fournisseurs intégrés
  
• Enjeux courants liés aux comptes fournisseurs intégrés
  

Description des comptes fournisseurs intégrés

Les comptes fournisseurs intégrés regroupent tous les paiements sortants au sein d’un système unique. Si vous saisissez un lot de paiements destinés à des vendeurs, des fournisseurs et des prestataires de services, le système les distribue dans le bon format (par exemple, un virement ACH pour un fournisseur, une carte virtuelle pour un autre). Au lieu d’avoir à gérer chaque paiement manuellement, les équipes financières passent par une interface unique pour tout traiter et enregistrer.

Vous pouvez utiliser les comptes fournisseurs intégrés pour les factures des fournisseurs, la paie des sous-traitants, les frais d’adhésion ou d’abonnement et les remboursements de dépenses professionnelles. La technologie permet également de coordonner les approbations et la planification, et de mettre à jour les registres financiers.

Importance des comptes fournisseurs intégrés pour les entreprises

Un système de gestion des comptes fournisseurs bien structuré peut réduire le stress, éviter de faire des erreurs et améliorer les pratiques financières globales. Découvrez quelques raisons pour lesquelles les entreprises peuvent vouloir mettre en œuvre des comptes fournisseurs intégrés.

Gain de temps

La saisie manuelle des renseignements de paiement est fastidieuse, tout comme le fait de jongler entre les différents portails de paiement pour les chèques, les virements ACH ou les paiements par carte virtuelle. Une solution intégrée élimine ces étapes superflues. En saisissant un lot de paiements et en laissant la plateforme décider de leur répartition, le personnel financier peut se consacrer à des tâches plus importantes.

Données prévisibles

Lorsque vos journaux de paiement sont répartis entre des feuilles de calcul, des courriels ou plusieurs plateformes logicielles, il est facile de perdre la trace des données. Un système unifié récupère chaque transaction dès qu’elle est créée pour la conserver dans un seul grand livre ou tableau de bord. Cela permet d’enregistrer de manière cohérente les fournisseurs que vous avez payés, le montant que vous leur avez versé et la date à laquelle les paiements ont été envoyés, ce qui permet d’améliorer les prévisions et le suivi.

Réduction du risque d’erreurs

Les comptes fournisseurs intégrés peuvent réduire les risques d’erreurs en mettant en œuvre des processus et des étapes de validation standardisés. Avec tous vos comptes fournisseurs réunis au sein d’un seul système, il y a moins de risque que vous saisissiez un montant de manière inexacte ou que vous utilisiez des renseignements obsolètes sur un fournisseur. Certaines solutions ajoutent des niveaux d’approbation afin que les paiements délicats puissent faire l’objet d’une attention accrue si nécessaire.

Des relations plus solides avec les fournisseurs

Les fournisseurs s’attendent à des paiements rapides et précis. Des transactions lentes ou erronées peuvent nuire aux relations que vous avez tissées. En unifiant vos paiements sortants, il est plus facile de payer avec exactitude et en temps voulu, ce qui peut contribuer à maintenir des liens solides avec vos partenaires.

Capacité d’évolution

Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, le nombre de factures et de bénéficiaires peut rapidement augmenter. Les comptes fournisseurs intégrés permettent de réduire les frais généraux associés à l’augmentation des volumes de transactions. Au lieu d’embaucher plusieurs personnes pour gérer des processus distincts, vous pouvez recourir à une plateforme de paiement centralisée conçue pour s’adapter à la croissance.

Fonctionnement des comptes fournisseurs intégrés

Les comptes fournisseurs intégrés fonctionnent en synchronisant plusieurs canaux de paiement en un seul flux organisé. Bien que les détails puissent varier d’un fournisseur à l’autre, découvrez un aperçu général de la façon dont un système de comptes fournisseurs intégrés fonctionne.

Renseignements sur le bénéficiaire

Une entreprise dispose d’une liste de partenaires, de fournisseurs et de pigistes, qui ont tous leurs propres préférences de paiement et leurs propres institutions financières. Le logiciel de gestion des comptes fournisseurs intégrés conserve tous ces renseignements dans une base de données centrale, de sorte que vous n’avez pas besoin d’aller les rechercher chaque fois qu’une nouvelle facture arrive.

Paiements groupés

Au lieu d’effectuer chaque paiement individuellement, un administrateur collecte toutes les factures ou dépenses pertinentes et les planifie pour les payer en même temps. Cela peut être fait quotidiennement, hebdomadairement ou selon un calendrier précis qui convient à l’entreprise. Certaines organisations choisissent de payer des fournisseurs à intervalles fixes afin de stabiliser leurs calendriers de décaissement des fonds.

Acheminement automatique

Le logiciel décide du moyen de paiement à utiliser pour chaque transaction. Cela permet d’affiner le flux sortant en fonction du coût, de la rapidité ou des préférences du fournisseur sans alourdir votre charge de travail.

Approbations

De nombreux services prévoient des niveaux d’approbation pour éviter les erreurs. Les petites transactions sont traitées automatiquement, mais tout ce qui dépasse un seuil choisi nécessite l’approbation d’un responsable financier. Cela permet à l’entreprise de surveiller de plus près les dépenses plus importantes.

Enregistrements de transactions

Chaque événement de paiement est récupéré et conservé. Les données peuvent être exportées ou synchronisées avec un logiciel de comptabilité. Le résultat est un grand livre consolidé qui permet de suivre les montants payés, les noms des bénéficiaires, les types de paiement et les détails de confirmation. Le fait de regrouper ces documents en un seul endroit peut simplifier considérablement les vérifications fiscales ou externes.

Notifications et mises à jour

De plus, les intégrations permettent souvent de recevoir des notifications de paiement en temps réel. En cas d’échec d’un paiement (par exemple, si le compte bancaire a été clôturé), le système vous alerte. Ainsi, ni le payeur ni le bénéficiaire n’ont à attendre des jours pour apprendre que le paiement n’est jamais arrivé.

Ce que Stripe peut apporter aux comptes fournisseurs intégrés

Avec Stripe, les entreprises peuvent regrouper un grand nombre de leurs tâches financières sur une seule plateforme pour gérer les fonds entrants et sortants. Découvrez ce que Stripe peut vous apporter en matière de comptes fournisseurs intégrés.

Plateforme tout-en-un

Stripe prend en charge tous les types de paiements, de la facturation d’abonnements aux paiements ponctuels, en passant par la création de factures pour les transactions interentreprises. Si votre entreprise doit payer des fournisseurs ou des sous-traitants, l’interface de programmation d’applications (API) et le Dashboard de Stripe vous permettent de gérer ces transactions en même temps que vos revenus entrants.

Automatisation et API

Stripe propose des fonctionnalités programmables qui permettent aux équipes d’ingénieurs de concevoir des flux de travail personnalisés pour les comptes fournisseurs. Si vous souhaitez que votre système planifie automatiquement les décaissements lorsqu’une facture est approuvée, l’API de Stripe peut vous aider. En reliant Stripe à votre logiciel de comptabilité ou financier existant, vous pouvez également réduire votre charge de travail manuelle.

Rapprochement facile

Stripe organise chaque transaction à l’aide de métadonnées détaillées afin d’étiqueter et de suivre tous les paiements entrants et sortants. Vos transactions étant regroupées dans un seul enregistrement, le rapprochement de vos relevés en aval est simple.

Sécurité renforcée

Les entreprises qui utilisent Stripe bénéficient de son engagement indéfectible en faveur de la sécurité et de la gestion sécurisée des renseignements financiers sensibles. Vous n’avez pas à conserver des identifiants de paiement sensibles sur vos serveurs, ce qui peut réduire vos risques.

Capacités de paiement internationales

Stripe est une solution puissante pour les entreprises qui exercent leurs activités à l’international, qu’il s’agisse de payer des fournisseurs dans différents pays ou de gérer des conversions de devises.

Prise en charge de différents moyens de paiement

Stripe prend en charge les virements ACH et les virements bancaires internationaux et locaux. Cela signifie que votre configuration des comptes fournisseurs intégrés peut être utilisée avec la méthode qui convient le mieux à chaque fournisseur ou partenaire.

Secteurs qui bénéficient le plus des comptes fournisseurs intégrés

Certains secteurs se prêtent particulièrement aux comptes fournisseurs intégrés, car ils traitent des paiements complexes qui exigent rapidité, précision et flexibilité. Découvrez comment le système est utilisé dans plusieurs secteurs.

Logistique et transport

Si vous travaillez dans le domaine de la logistique, les paiements peuvent être une préoccupation constante, qu’il s’agisse de carburant, de péages, d’entretien, de sous-traitance des chauffeurs ou d’autres dépenses. Étant donné que les factures proviennent de fournisseurs différents, chaque facture peut être légèrement différente.

Un système intégré de gestion des comptes fournisseurs vous aide à faire le suivi de toutes ces dépenses. Vous pouvez regrouper les paiements, automatiser les approbations et utiliser des cartes virtuelles pour effectuer les paiements au moment opportun. Ces fonctionnalités sont importantes dans un secteur où les délais sont primordiaux.

Médias et agences de publicité

Les agences de publicité doivent gérer de nombreuses séries de paiement. Vous devrez peut-être faire un chèque à une société de production, virer de l’argent à une plateforme d’achat de médias ou payer un pigiste qui a travaillé sur le texte d’une campagne. Les retards de paiement peuvent entraîner des retards en cascade et nuire au calendrier d’un projet.

Ces agences utilisent des paiements intégrés pour aligner les paiements sur leurs calendriers. Vous avez besoin de payer les pigistes chaque semaine et les plateformes de médias tous les mois? Pas de problème. Le système gère les variantes pour satisfaire vos fournisseurs et vous aider à respecter votre budget, sachant que le tout est soigneusement consigné pour y revenir facilement plus tard.

Éducation et organisations à but non lucratif

Les écoles et les organisations à but non lucratif ont souvent des besoins de paiement divers, notamment des subventions, des bourses aux étudiants et des services de traiteur pour des événements communautaires. Elles doivent également rendre compte de leurs finances lors de vérifications et dans les rapports à l’intention des donateurs.

Les comptes fournisseurs intégrés centralisent les paiements et les classent automatiquement. Par exemple, vous pouvez séparer les coûts de fonctionnement des dépenses de programmes afin de simplifier les rapports à l’intention des donateurs ou des membres du conseil d’administration. Cela permet de privilégier la transparence tout en gardant la charge de travail administratif gérable.

Construction et gestion immobilière

La construction mêle souvent différents types de paiements, avec des entrepreneurs, des fournisseurs, des inspecteurs et des paiements échelonnés en fonction de jalons définis pour le projet. Il existe également des retenues de garantie, qui sont maintenues jusqu’à ce que le projet soit entièrement terminé. Des retards de paiement dans l’une ou l’autre de ces catégories peuvent ralentir le travail ou créer des tensions.

Un système intégré vous permet de traiter par lots les paiements des fournisseurs, de planifier les paiements en fonction de jalons et de suivre les renonciations aux droits de rétention. Les gestionnaires immobiliers peuvent également utiliser le système pour gérer les paiements des fournisseurs pour des réparations ou des aménagements paysagers.

Soins de santé et cliniques

Entre les fournisseurs de matériel médical et les laboratoires qui traitent les analyses, sans parler des remboursements des compagnies d’assurance, la documentation liée aux paiements de soins de santé peut s’avérer accablante. Les soins de santé sont également très réglementés, de sorte que toutes les transactions doivent être enregistrées et sécurisées.

Les cliniques et les hôpitaux utilisent les comptes fournisseurs intégrés pour automatiser les paiements récurrents, tels que ceux des fournitures médicales jetables, tout en signalant les dépenses importantes – par exemple, un nouvel équipement d’IRM – pour un examen plus approfondi. Cela allie l’efficacité de l’automatisation à la surveillance nécessaire aux transactions de grande valeur, sachant que tous les enregistrements sont conservés à des fins de vérification ou pour les contrôles de conformité.

Gestion de l’hôtellerie et de l’événementiel

Les hôtels, les traiteurs et les organisateurs d’événements travaillent avec un éventail de fournisseurs, des fleuristes aux musiciens en passant par les équipes de nettoyage et les gestionnaires de location. Si l’on ajoute à cela les fluctuations saisonnières et les changements de dernière minute, il est facile d’oublier des paiements.

Les comptes fournisseurs intégrés facilitent l’organisation, même si vous êtes très occupé. Par exemple, vous pouvez programmer des paiements partiels pour une salle ou un DJ conformément aux modalités de leur contrat. Vous pouvez également choisir, pendant la haute saison, d’automatiser et de regrouper les paiements des fournisseurs réguliers pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Enjeux courants liés aux comptes fournisseurs intégrés

Bien que l’intégration des comptes fournisseurs puisse avoir une incidence favorable considérable, elle n’est pas toujours simple à mettre en œuvre et à utiliser. Découvrez quelques-uns des problèmes que vous pourriez rencontrer.

Compatibilité du système

Une entreprise peut déjà s’appuyer sur certains outils financiers. Une plateforme de gestion intégrée des comptes fournisseurs doit être en mesure de se connecter à ces outils afin que les données puissent circuler entre les systèmes. Si les processus financiers d’une entreprise sont obsolètes ou très personnalisés, l’intégration des anciens et des nouveaux outils peut nécessiter un travail de développement supplémentaire.

Formation du personnel

Le passage de procédures manuelles à un système automatisé peut désorienter les employés. Les gens peuvent préférer les anciennes méthodes et se montrer réticents face à la courbe d’apprentissage du nouveau système. Élaborez un plan de formation complet afin que votre personnel puisse apprendre à utiliser le nouveau processus en toute confiance.

Motivation des fournisseurs

Les préférences de paiement varient d’un fournisseur à l’autre, et réunir tout le monde sur une seule plateforme peut nécessiter des tâches administratives en amont, telles que la collecte de renseignements bancaires ou l’adhésion à de nouveaux moyens de paiement. Il ne s’agit que d’une difficulté ponctuelle, mais il faut tout de même gérer les attentes et fournir une assistance si nécessaire.

Données inexactes

Des erreurs peuvent se produire si les données proviennent de plusieurs sources. Un seul champ erroné peut entraîner un échec ou un retard de paiement. Pour éviter ces erreurs, il est important de disposer de données fiables sur les fournisseurs et d’une solide routine de vérification des données.

Investissement initial

Bien que les comptes fournisseurs intégrés permettent souvent aux entreprises d’économiser de l’argent à long terme, ces systèmes nécessitent généralement des dépenses en amont pour la configuration, l’octroi de licences ou la formation. Même si la mise à niveau de vos anciens systèmes représente une dépense importante, en particulier pour les petites entreprises, elle peut s’avérer très rentable par la suite. Procédez à une planification minutieuse avant de déployer un système comme celui-ci.

Protection des données

Les enjeux en matière de protection des données sont inhérents à tous les systèmes de gestion des paiements. Une solution intégrée doit adopter de bonnes pratiques en matière de chiffrement, de contrôles d’accès des utilisateurs et de conformité. Certaines entreprises ont besoin de contrôles de conformité spécialisés, qui exigent un niveau de vérification plus élevé lors de la sélection et de la configuration d’un système de comptes fournisseurs intégrés.