Geïntegreerde crediteuren is een dienst of technologie waarmee een organisatie alle uitgaande betalingen op één plek kan beheren. In plaats van te jongleren met cheques, bankoverschrijvingen en geautomatiseerde ACH-transacties (Automated Clearing House) via verschillende portals of spreadsheets, kun je één platform gebruiken dat elke stap verwerkt.

Veel middelgrote tot grote organisaties hebben geïntegreerde crediteuren ingevoerd om een soms chaotische reeks betalingsverplichtingen te vereenvoudigen. In 2024 stond 81% van de kleine en middelgrote bedrijven open voor een geïntegreerde betaaloplossing.

Hieronder leggen we uit wat bedrijven moeten weten over geïntegreerde crediteuren, waaronder hoe ze werken, welke branches het meest van deze dienst kunnen profiteren en hoe Stripe kan helpen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is geïntegreerde crediteuren?
  
• Waarom is geïntegreerde crediteuren belangrijk voor bedrijven?
  
• Hoe werkt geïntegreerde crediteuren?
  
• Hoe kan Stripe helpen met geïntegreerde crediteuren?
  
• Welke branches profiteren het meest van geïntegreerde crediteuren?
  
• Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij geïntegreerde crediteuren?
  

Wat is geïntegreerde crediteuren?

Met geïntegreerde crediteuren worden alle uitgaande betalingen in één systeem verzameld. Als je een batch betalingen voor verkopers en dienstverleners invoert, stuurt het systeem deze in het juiste indeling (bijvoorbeeld een ACH-overschrijving voor de ene leverancier, een virtuele betaalkaart voor een andere). In plaats van elke betaling handmatig te verwerken, gebruiken financiële teams één interface om alles te verwerken en te registreren.

Je kunt geïntegreerde crediteuren gebruiken voor leveranciersfacturen, salarisadministratie van contractanten, lidmaatschaps- of abonnementskosten en vergoedingen voor zakelijke uitgaven. De technologie coördineert ook goedkeuringen en planningen en houdt financiële gegevens bij.

Waarom is geïntegreerde crediteuren belangrijk voor bedrijven?

Een goed gestructureerd crediteurensysteem kan de stress verlichten, fouten minimaliseren en de algehele financiële praktijken verbeteren. Hieronder vind je enkele paar redenen waarom bedrijven geïntegreerde crediteuren zouden moeten implementeren.

Tijdsbesparing

Het handmatig invoeren van betaalinformatie is omslachtig, net als het schakelen tussen verschillende betaalportalen voor cheques, ACH-overschrijvingen of virtuele betaalkaartbetalingen. Een geïntegreerde oplossing elimineert deze extra stappen. Door een batch betalingen in te voeren en het platform te laten beslissen hoe deze worden verstuurd, kunnen financiële medewerkers zich richten op zinvoller werk.

Voorspelbare gegevens

Wanneer je betalingslogboeken bestaan in verschillende spreadsheets, e-mails of meerdere softwareplatforms, is het gemakkelijk om gegevens uit het oog te verliezen. Een uniform systeem voegt elke transactie samen terwijl deze zich voordoet en slaat deze op in één grootboek of dashboard. Dat zorgt voor een consistent overzicht van welke leveranciers je hebt betaald, hoeveel je ze hebt betaald en wanneer betalingen zijn verzonden, voor betere prognoses en beter bijhouden.

Minder kans op fouten

Geïntegreerde crediteuren kan de kans op fouten en vergissingen verkleinen door gestandaardiseerde processen en validatiestappen te implementeren. Met al je crediteuren in één systeem is de kans kleiner dat je een bedrag verkeerd overtypt of vertrouwt op verouderde leveranciersgegevens. Sommige oplossingen voegen goedkeuringsniveaus toe, zodat gevoelige betalingen indien nodig meer aandacht kunnen krijgen.

Sterkere relaties met leveranciers

Leveranciers verwachten snelle, kloppende betalingen. Trage of onjuiste transacties kunnen van invloed zijn op de relaties die je hebt opgebouwd. Door je uitgaande betalingen te bundelen, is het eenvoudiger om correct en op tijd te betalen. Dit helpt met het onderhouden van je de band met je partners.

Mogelijkheid om te schalen

Naarmate een bedrijf groeit, kan het aantal facturen en begunstigden snel toenemen. Geïntegreerde crediteuren vermindert de overhead die gepaard gaat met hogere transactievolumes. In plaats van meerdere mensen in te huren om afzonderlijke processen te verwerken, kun je een centrale betaalhub gebruiken die gebouwd is op groei.

Hoe werkt geïntegreerde crediteuren?

Geïntegreerde crediteuren synchroniseert meerdere betaalkanalen in één georganiseerde flow. Hoewel de details per aanbieder kunnen verschillen, volgt hier een algemene kijk op hoe je werkt met een systeem voor geïntegreerd crediteuren.

Informatie over de begunstigde

Een bedrijf heeft een lijst met partners, leveranciers en freelancers, allemaal met hun eigen betaalvoorkeuren en banken. Software voor geïntegreerde crediteuren slaat al deze informatie op in één database, zodat je niet elke keer dat er een nieuwe factuur binnenkomt hoeft te zoeken naar gegevens.

Batchbetalingen

In plaats van elke betaling afzonderlijk te starten, verzamelt een beheerder alle relevante facturen of uitbetalingen en plant deze samen in voor betaling. Dit kan dagelijks, wekelijks of volgens een specifiek tijdschema dat bij het bedrijf past. Sommige organisaties kiezen ervoor om bepaalde leveranciers met vaste tussenpozen te betalen om hun schema's met uitgaande gelden te stabiliseren.

Automatische routing

De software bepaalt welke betaalmethode voor elke transactie wordt gebruikt. Dit verfijnt de uitstroom op basis van kosten, snelheid of leveranciersvoorkeur zonder je werklast te verhogen.

Goedkeuringen

Veel diensten bevatten goedkeuringslagen om fouten te voorkomen. Kleinere transacties gaan automatisch, maar voor alles boven de gekozen drempel is een goedkeuring van een financieel manager vereist. Dit helpt het bedrijf om meer substantiële uitgaven nauwlettender te monitoren.

Transactiegegevens

Elke betaalgebeurtenis wordt vastgelegd en opgeslagen. De gegevens kunnen worden geëxporteerd of gesynchroniseerd met boekhoudsoftware. Het resultaat is een geconsolideerd grootboek waarin betaalde bedragen, namen van begunstigden, betaaltypen en bevestigingsgegevens worden bijgehouden. Als je die gegevens op één plek hebt, kun je belastingen of externe audits veel gemakkelijker maken.

Meldingen en updates

Integraties bieden vaak ook realtime betalingsmeldingen. Als een betaling niet doorgaat (bijvoorbeeld als de bankrekening is gesloten), waarschuwt het systeem je. Op die manier hoeft noch de betaler noch de begunstigde dagen te wachten om erachter te komen dat de betaling nooit is aangekomen.

Hoe kan Stripe helpen met geïntegreerde crediteuren?

Met Stripe kunnen bedrijven veel van hun financiële taken consolideren op één platform om inkomende en uitgaande gelden te beheren. Hieronder lees je hoe Stripe je kan helpen met geïntegreerde crediteuren.

Alles-in-één platform

Stripe ondersteunt alle typen betalingen, van facturatie van abonnementen tot eenmalige betalingen en het maken van facturen voor B2B-transacties. Als je bedrijf leveranciers of contractanten moet betalen, kun je met de Application Programming Interface (API) en het dashboard van Stripe deze transacties beheren naast je inkomende inkomsten.

Automatisering en API's

Stripe biedt programmeerbare functies waarmee technische teams aanpasbare crediteurworkflows kunnen ontwerpen. Als je wilt dat je systeem automatisch uitbetalingen plant wanneer een factuur wordt goedgekeurd, kan de APIvan Stripe uitkomst bieden. Door Stripe te koppelen met je bestaande boekhoud- of financiële software, kun je ook je werklast voor handmatige taken verminderen.

Eenvoudige reconciliatie

Stripe organiseert elke transactie met grondige metadata om alle inkomende en uitgaande betalingen te labelen bij te hoiuden. Omdat je transacties in één record staan, is het reconciliëren van je afschriften aan de back-end een eitje.

Sterke beveiliging

Bedrijven die Stripe gebruiken, profiteren van de diepgewortelde toewijding aan beveiliging en veilig beheer van gevoelige financiële informatie. Je bent niet verplicht om gevoelige betalingsgegevens op je servers op te slaan, wat je risico kan verlagen.

Wereldwijde betaalmogelijkheden

Stripe is een krachtige oplossing voor bedrijven die internationaal actief zijn, of ze nu leveranciers in verschillende landen betalen of valuta's omzetten.

Ondersteuning voor verschillende betaalmethoden

Stripe ondersteunt ACH-overschrijvingen, bankoverschrijvingen en lokale bankoverschrijvingen. Dat betekent dat je je configuratie voor geïntegreerde crediteuren kunt gebruiken met de methode die het beste bij elke leverancier of partner past.

Welke branches profiteren het meest van geïntegreerde crediteuren?

Sommige branches zijn uitermate geschikt voor geïntegreerde crediteuren omdat ze complexe betalingen verwerken die snelheid, nauwkeurigheid en flexibiliteit vereisen. Dit is hoe het systeem in verschillende branches wordt gebruikt.

Logistiek en transport

Als je in de logistiek werkt, kunnen betalingen een constante zorg zijn, of het nu gaat om brandstof, tol, onderhoud, chauffeurs in onderaanneming of andere uitgaven. Omdat facturen van verschillende leveranciers komen, kan elke factuur net er iets anders uitzien.

Een systeem voor geïntegreerd crediteuren helpt je al deze uitgaven bij te houden. Je kunt betalingen batchen, goedkeuringen automatiseren en virtuele betaalkaarten gebruiken om op tijd te betalen. Dit is een belangrijke functie in een branche waar timing cruciaal is.

Media- en reclamebureaus

Reclamebureaus moeten tal van betalingsstromen beheren. Mogelijk moet je een cheque uitschrijven aan een productiebedrijf, geld overschrijven naar een platform voor inkoop van media of een freelancer betalen die aan campagneteksten heeft gewerkt. Achterstallige betalingen kunnen vertragingen veroorzaken en de timing van een project schaden.

Deze bureaus gebruiken geïntegreerde betalingen om betalingen af te stemmen op hun planningen. Wil je freelancers wekelijks betalen en mediaplatformen maandelijks? Geen probleem. Het systeem verwerkt variaties om je leveranciers tevreden te houden en je te helpen zich aan je budget te houden. Alles wordt netjes gelogd zodat je het later eenvoudig kunt raadplegen.

Onderwijs en non-profitorganisaties

Scholen en non-profitorganisaties hebben vaak uiteenlopende betalingsbehoeften, waaronder beurzen, studiebeurzen en catering voor gemeenschapsevenementen. Ze moeten ook verantwoording afleggen over hun financiën in audits en donateursrapporten.

Geïntegreerde crediteuren centraliseert betalingen en categoriseert ze automatisch. Je kunt bijvoorbeeld de operationele kosten scheiden van de uitgaven van het programma om de rapportage aan donateurs of bestuursleden te vereenvoudigen. Zo blijf je transparant en houd je de administratieve werklast beheersbaar.

Bouw en vastgoedbeheer

De bouw omvat vaak een mix van betalingen, met onderaannemers, leveranciers, inspecteurs en voortgangsbetalingen die zijn gekoppeld aan projectmijlpalen. Er zijn ook inhoudingsbetalingen, die worden ingehouden totdat het project volledig is voltooid. Achterstallige betalingen in deze categorieën kunnen het werk vertragen of spanning veroorzaken.

Met een geïntegreerd systeem kun je betalingen aan leveranciers batchen, uitbetalingen op basis van mijlpalen plannen en kwijtscheldingen van pandrechten bijhouden. Vastgoedbeheerders kunnen het systeem ook gebruiken om betalingen aan leveranciers voor reparaties of landschapsarchitectuur te beheren.

Gezondheidszorg en klinieken

Tussen leveranciers die medische apparatuur leveren en laboratoria die tests verwerken, om nog maar te zwijgen van vergoedingen van verzekeringsmaatschappijen, kan het papierwerk dat gepaard gaat met betalingen in de gezondheidszorg overweldigend zijn. De gezondheidszorg is ook sterk gereguleerd, dus alle transacties moeten worden geregistreerd en beveiligd.

Klinieken en ziekenhuizen gebruiken geïntegreerde crediteuren om terugkerende betalingen, zoals die voor medische gebruiksartikelen, te automatiseren. Terwijl grote items, zoals een nieuw MRI-apparaat, worden gemarkeerd voor extra beoordeling. Dit combineert de efficiëntie van automatisering met het toezicht dat nodig is voor transacties met een hoge waarde, terwijl er gegevens worden bijgehouden voor audits of nalevingscontroles.

Horeca en evenementenbeheer

Hotels, cateraars en evenementenplanners werken met wisselende samenstellingen van leveranciers, van bloemisten en muzikanten tot schoonmaakploegen en verhuurmanagers. Als je daar seizoensschommelingen en last-minute wijzigingen bij optelt, kun je gemakkelijk betalingen uit het oog raken.

Geïntegreerde crediteuren maakt het gemakkelijker om georganiseerd te blijven, hoe druk je het ook hebt. Je kunt bijvoorbeeld gedeeltelijke betalingen plannen voor een locatie of DJ in overeenstemming met de contractvoorwaarden. Of tijdens je drukke seizoen kun je reguliere leveranciersbetalingen batchen en automatiseren om de boel draaiende te houden.

Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij geïntegreerde crediteuren?

Hoewel geïntegreerde crediteuren een aanzienlijke impact kan hebben, is het niet altijd eenvoudig te implementeren en te gebruiken. Hieronder vind je enkele van de mogelijke problemen die je kunt tegenkomen.

Systeemcompatibiliteit

Een bedrijf vertrouwt misschien al op een handvol financiële tools. Een platform voor geïntegreerd crediteuren moet in staat zijn om verbinding te maken met deze tools, zodat gegevens tussen systemen verstuurd kunnen worden. Als de financiële processen van een bedrijf verouderd zijn of sterk zijn aangepast, kan de integratie van de oude en nieuwe tools extra ontwikkelingswerk vereisen.

Training van het personeel

De overstap van handmatige procedures naar een geautomatiseerd systeem kan desoriënterend zijn voor werknemers. Mensen geven misschien de voorkeur aan de oude methoden en hebben een hekel aan de leercurve van het nieuwe systeem. Ontwikkel een grondig trainingsplan, zodat je personeel kan leren het nieuwe proces met vertrouwen te gebruiken.

Onboarding van leveranciers

Verkopers verschillen in hun betalingsvoorkeuren. Het samenvoegen van iedereen op één platform kan administratief werk met zich meebrengen, zoals het verzamelen van bankgegevens of het aanmelden voor nieuwe betaalmethoden. Dit is slechts een eenmalige hindernis, maar het vereist nog steeds het beheren van verwachtingen en het bieden van hulp waar nodig.

Onnauwkeurige gegevens

Als je gegevens uit meerdere bronnen haalt, kunnen er fouten ontstaan. Eén verkeerd veld kan leiden tot een mislukte of te late betaling. Hoogwaardige leveranciersgegevens en een solide routine voor het controleren van gegevens zijn belangrijk om deze fouten te voorkomen.

Investering vooraf

Hoewel geïntegreerde crediteuren bedrijven op de lange termijn vaak geld bespaart, brengen deze systemen meestal met zich mee dat er vooraf betaald moet worden voor installatie, licenties of training. Een upgrade van je oude systemen is een grote kostenpost, vooral voor kleine bedrijven. Het kan je echter veel opleveren. Plan zorgvuldig voordat je een systeem als dit uitrolt.

Gegevensbescherming

Elk systeem dat betalingen verwerkt, brengt uitdagingen met zich mee op het gebied van gegevensbescherming. Een geïntegreerde oplossing moet voldoen aan best practices op het gebied van versleuteling, toegangsbeheer voor gebruikers en compliance. Sommige bedrijven hebben behoefte aan gespecialiseerde compliancecontroles, die een hoger niveau van due diligence vereisen bij het selecteren en configureren van een crediteurenaanbieder.