Las cuentas por pagar integradas son un servicio o tecnología que permite a una organización gestionar todos los pagos salientes desde un solo lugar. En lugar de hacer malabarismos con los cheques, las transferencias electrónicas y las transacciones de la cámara de compensación automatizada (ACH) en diferentes portales u hojas de cálculo, puedes usar una sola plataforma que se encargue de cada paso.

Muchas organizaciones medianas y grandes han adoptado cuentas por pagar integradas para simplificar lo que puede ser una variedad caótica de obligaciones de pago. En 2024, el 81 % de las pequeñas y medianas empresas estaba dispuesto a adoptar una solución de pagos integrada.

A continuación, explicamos lo que las empresas deben saber sobre las cuentas por pagar integradas, incluido cómo funcionan, qué industrias pueden beneficiarse más de este servicio y cómo puede ayudar Stripe.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por pagar integradas?
  
• ¿Por qué son importantes las cuentas por pagar integradas para las empresas?
  
• ¿Cómo funcionan las cuentas por pagar integradas?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe con las cuentas por pagar integradas?
  
• ¿Qué sectores se benefician más de las cuentas por pagar integradas?
  
• ¿Cuáles son los desafíos comunes con las cuentas por pagar integradas?
  

¿Qué son las cuentas por pagar integradas?

Las cuentas por pagar integradas reúnen todos los pagos salientes en un único sistema. Si introduces un lote de pagos para proveedores, suministradores y prestadores de servicios, el sistema los envía en el formato correcto (por ejemplo, una transferencia ACH para un proveedor y una tarjeta virtual para otro). En lugar de tener que gestionar cada pago de forma manual, los equipos de finanzas utilizan una única interfaz para procesar y registrar todo.

Puedes utilizar las cuentas por pagar integradas para facturas de proveedores, nóminas de contratistas, cuotas de membresía o suscripción y reembolsos de gastos empresariales. La tecnología también coordina las aprobaciones y la programación, además de mantener los registros financieros.

¿Por qué son importantes las cuentas por pagar integradas para las empresas?

Un sistema de cuentas por pagar bien estructurado puede aliviar el estrés, minimizar los errores y mejorar las prácticas financieras generales. Estos son algunos de los motivos por los que las empresas podrían querer implementar cuentas por pagar integradas.

Ahorro de tiempo

Introducir la información de pago manualmente es tedioso, al igual que alternar entre diferentes portales de pago para pagos con cheques, transferencias ACH o pagos con tarjeta virtual. Una solución integrada elimina estos pasos adicionales. Al introducir un lote de pagos y dejar que la plataforma decida cómo enviarlos, el personal de finanzas puede centrarse en un trabajo más significativo.

Datos predecibles

Cuando tus registros de pagos existen en una variedad de hojas de cálculo, correos electrónicos o múltiples plataformas de software, es fácil perder el rastro de los datos. Un sistema unificado agrupa cada transacción a medida que ocurre, almacenándola en un único dashboard. Esto genera un registro coherente de los proveedores a los que has pagado, cuánto les has pagado y cuándo se enviaron los pagos, lo que mejora la previsión y el seguimiento.

Menor riesgo de errores

Las cuentas por pagar integradas pueden reducir la posibilidad de errores mediante la implementación de procesos estandarizados y pasos de validación. Con todas tus cuentas por pagar en un solo sistema, es menos probable que introduzcas incorrectamente un importe o que utilices información desactualizada de proveedores. Algunas soluciones añaden niveles de aprobación para que los pagos importantes o confidenciales reciban mayor atención si es necesario.

Relaciones más sólidas con los proveedores

Los proveedores esperan pagos rápidos y precisos. Las transacciones lentas o incorrectas pueden afectar las relaciones que has construido. Al unificar tus pagos salientes, es más fácil pagar de manera precisa y a tiempo, lo que puede ayudarte a mantener fuertes lazos con tus socios.

Capacidad de escalar

A medida que una empresa se expande, el número de facturas y beneficiarios puede aumentar rápidamente. Las cuentas por pagar integradas reducen los gastos generales asociados con el aumento del volumen de transacciones. En lugar de contratar a varias personas para gestionar procesos separados, puedes utilizar un centro de pagos centralizado diseñado para adaptarse al crecimiento.

¿Cómo funcionan las cuentas por pagar integradas?

Las cuentas por pagar integradas funcionan sincronizando varios canales de pago en un solo flujo orquestado. Aunque los detalles pueden variar según el proveedor, aquí tienes una visión general de cómo funciona un sistema de cuentas por pagar integradas.

Información del beneficiario

Una empresa tiene una lista de socios, proveedores y autónomos, todos con sus propias preferencias de pago y bancos. El software integrado de cuentas por pagar almacena toda esta información en una única base de datos para que no tengas que buscar detalles cada vez que llega una nueva factura.

Pagos por lotes

En lugar de realizar cada pago de forma individual, un administrador recopila todas las facturas o desembolsos relevantes y los programa para ser pagados de forma conjunta. Esto puede hacerse diariamente, semanalmente o de acuerdo con un horario específico que se adapte al negocio. Algunas organizaciones optan por pagar a ciertos proveedores a intervalos fijos para estabilizar sus cronogramas de fondos salientes.

Enrutamiento automático

El software decide qué método de pago usar para cada transacción. Esto refina el flujo de salida en función del coste, la velocidad o la preferencia del proveedor sin aumentar la carga de trabajo.

Aprobaciones

Muchos servicios incluyen capas de aprobaciones para evitar errores. Las transacciones de menor importe se realizan de forma automática, pero todo lo que supere el umbral elegido requiere la aprobación del director financiero. Esto ayuda a la empresa a controlar más de cerca los gastos más importantes.

Registros de transacciones

Se captura y almacena cada evento de pago. Los datos se pueden exportar o sincronizar con un software de contabilidad. El resultado es un libro mayor consolidado que realiza un seguimiento de los importes pagados, los nombres de los beneficiarios, los tipos de pago y los detalles de confirmación. Tener esos registros en un solo lugar puede hacer que los impuestos, o las auditorías externas, sean mucho más simples.

Notificaciones y actualizaciones

Las integraciones también suelen ofrecer notificaciones de pago en tiempo real. Si un pago no se realiza (p. ej., si se cerró la cuenta bancaria), el sistema te avisa. De esta manera, ni el pagador ni el beneficiario tienen que esperar días para saber que el pago nunca llegó.

¿Cómo puede ayudar Stripe con las cuentas por pagar integradas?

Con Stripe, las empresas pueden consolidar muchas de sus tareas financieras en una única plataforma para gestionar los fondos entrantes y salientes. Así es como Stripe puede ayudarte con las cuentas por pagar integradas.

Plataforma todo en uno

Stripe admite todo tipo de pagos, desde la facturación de suscripciones hasta los pagos puntuales y la creación de facturas para transacciones B2B. Si tu empresa necesita pagar a proveedores o contratistas, la interfaz de programación de aplicaciones (API) y el Dashboard de Stripe te permiten gestionar estas transacciones junto con tus ingresos entrantes.

Automatización y API

Stripe ofrece funciones programables para que los equipos de ingeniería puedan diseñar flujos de trabajo personalizados de cuentas por pagar. Si quieres que tu sistema programe automáticamente los desembolsos cuando se apruebe una factura, la API de Stripe puede ayudarte. Conectar Stripe con tu software actual de contabilidad o finanzas también puede reducir la carga de trabajo de tus tareas manuales.

Conciliación sencilla

Stripe organiza cada transacción con metadatos exhaustivos para etiquetar y rastrear todos los pagos entrantes y salientes. Como tus transacciones están en un único registro, la conciliación de tus extractos en el sistema interno es sencilla.

Seguridad robusta

Las empresas que utilizan Stripe se benefician de su profundo compromiso con la seguridad y la gestión segura de la información financiera confidencial. No es necesario que almacenes credenciales de pago confidenciales en tus servidores, lo que puede disminuir tu riesgo.

Funcionalidades de pagos internacionales

Stripe es una solución poderosa para empresas que operan a nivel internacional, ya sea que estén pagando a proveedores en diferentes países o manejando conversiones de moneda.

Compatibilidad con distintos métodos de pago

Stripe admite transferencias ACH, transferencias electrónicas y métodos locales de transferencia bancaria. Esto significa que su configuración integrada de cuentas por pagar se puede utilizar con el método que mejor se adapte a cada proveedor o socio.

¿Qué sectores se benefician más de las cuentas por pagar integradas?

Algunos sectores son especialmente adecuados para las cuentas por pagar integradas porque gestionan pagos complicados que exigen velocidad, precisión y flexibilidad. Así es como se utiliza el sistema en todos los sectores.

Logística y transporte

Si te dedicas a la logística, los pagos pueden ser una preocupación constante, ya sea por combustible, peajes, mantenimiento, conductores subcontratados u otros gastos. Como las facturas proceden de diferentes proveedores, cada factura puede ser ligeramente diferente.

Un sistema integrado de cuentas por pagar te ayuda a realizar un seguimiento de todos estos gastos. Puedes agrupar pagos, automatizar las aprobaciones y usar tarjetas virtuales para realizar pagos puntualmente, capacidades importantes en un sector en el que los plazos lo son todo.

Medios de comunicación y agencias de publicidad

Las agencias de publicidad necesitan gestionar numerosos flujos de pago. Es posible que necesites emitir un cheque para una empresa de producción, transferir dinero a una plataforma de compra de medios o pagar a un autónomo que trabajó en el texto de una campaña. Los retrasos en los pagos pueden causar retrasos en cascada y perjudicar el calendario de un proyecto.

Estas agencias utilizan pagos integrados para alinear los pagos con sus cronogramas. ¿Necesitas pagar a autónomos semanalmente y a las plataformas de medios mensualmente? No hay problema. El sistema gestiona las variaciones para mantener a tus proveedores satisfechos y ayudarte a cumplir con tu presupuesto, registrando todo de forma ordenada para una fácil consulta posterior.

Educación y organizaciones sin ánimo de lucro

Las escuelas y las entidades sin ánimo de lucro suelen tener diversas necesidades de pago, incluyendo subvenciones, becas para estudiantes y catering para eventos comunitarios. También deben rendir cuentas de sus finanzas en auditorías e informes de donantes.

Las cuentas por pagar integradas centralizan los pagos y los clasifican automáticamente. Por ejemplo, puedes separar los costes operativos de los gastos del programa para simplificar la presentación de informes a los donantes o a los miembros de la junta directiva. Esto te permite mantener la transparencia mientras mantienes la carga de trabajo administrativo manejable.

Construcción y administración de propiedades

La construcción a menudo implica una combinación de pagos, con subcontratistas, proveedores, inspectores y pagos progresivos vinculados a los hitos del proyecto. También hay pagos de retención, que se retienen hasta que el proyecto esté completamente terminado. Los retrasos en los pagos en cualquiera de estas categorías pueden ralentizar el trabajo o crear tensión.

Un sistema integrado te permite agrupar los pagos a proveedores, programar transferencias basadas en hitos y seguir las exenciones de gravámenes. Los administradores de propiedades también pueden usar el sistema para administrar los pagos a los proveedores por reparaciones o paisajismo.

Atención médica y clínicas

Entre los proveedores que suministran material médico y los laboratorios que procesan las pruebas, por no mencionar los reembolsos de las empresas aseguradoras, los trámites relacionados con los pagos sanitarios pueden resultar abrumadores. La atención médica también está altamente regulada, por lo que todas las transacciones deben registrarse y ser seguras.

Las clínicas y los hospitales usan cuentas por pagar integradas para automatizar los pagos recurrentes, como los de los suministros médicos desechables, al tiempo que marcan los artículos más costosos (por ejemplo, una nueva máquina de resonancia magnética) para una revisión adicional. Esto combina la eficiencia de la automatización con la supervisión necesaria para las transacciones de alto valor, al tiempo que mantiene registros para auditorías o comprobaciones de cumplimiento.

Hostelería y gestión de eventos

Los hoteles, los servicios de catering y los organizadores de eventos trabajan con un elenco rotativo de proveedores, desde floristas y músicos hasta equipos de limpieza y gerentes de alquiler. Si a esto le añadimos las oscilaciones estacionales y los cambios de última hora, es fácil perder pagos.

Las cuentas por pagar integradas hacen que sea más fácil mantenerse organizado sin importar lo ocupado que estés. Por ejemplo, puedes programar pagos parciales por un local o un DJ de acuerdo con los términos de su contrato. O durante tu temporada alta, puedes agrupar y automatizar los pagos periódicos a los proveedores para que todo siga funcionando.

¿Cuáles son los desafíos más comunes con las cuentas por pagar integradas?

Aunque las cuentas por pagar integradas pueden tener un impacto sustancial, no siempre son fáciles de implementar y usar. Estos son algunos de los posibles problemas que puedes encontrar.

Compatibilidad del sistema

Es posible que una empresa ya dependa de un puñado de herramientas financieras. Una plataforma integrada de cuentas por pagar debe ser capaz de conectarse con estas herramientas para que los datos puedan fluir entre los sistemas. Si los procesos financieros de una empresa están obsoletos o altamente personalizados, la integración de las herramientas antiguas y nuevas puede requerir trabajo de desarrollo adicional.

Formación del personal

El cambio de procedimientos manuales a un sistema automatizado puede desorientar a los empleados. Las personas podrían preferir los métodos antiguos y resentirse con la curva de aprendizaje del nuevo sistema. Desarrolla un plan de formación minuciosamente para que tu personal aprenda a utilizar el nuevo proceso con confianza.

Onboarding de proveedores

Las preferencias de pago de los proveedores son diferentes, por lo que reunir a todo el mundo en una única plataforma puede implicar trabajo administrativo inicial, como recopilar información bancaria o suscribirlos a nuevos métodos de pago. Esto es solo un obstáculo que se presenta una sola vez, pero aún así es necesario gestionar las expectativas y proporcionar asistencia según sea necesario.

Datos inexactos

Si extraes datos de varias fuentes, pueden ocurrir errores. Un solo campo incorrecto puede dar lugar a un pago fallido o tardío. Es importante contar con datos de proveedores de alta calidad y una sólida rutina de comprobación de datos para evitar estos errores.

Inversión inicial

Mientras que las cuentas por pagar integradas suelen ahorrar dinero a las empresas a largo plazo, estos sistemas suelen implicar el pago por adelantado de la configuración, la concesión de licencias o la formación. Si bien actualizar tus sistemas antiguos es un gasto importante, especialmente para las pequeñas empresas, puede tener una gran recompensa más adelante. Planifica cuidadosamente antes de implementar un sistema como este.

Protección de datos

Cualquier sistema que gestione pagos presenta desafíos en materia de protección de datos. Una solución integrada debe seguir las mejores prácticas con respecto al cifrado, los controles de acceso de los usuarios y el cumplimiento. Algunas empresas necesitan comprobaciones de cumplimiento especializadas, que exigen un mayor nivel de diligencia debida a la hora de seleccionar y configurar un proveedor de cuentas por pagar.