Die elektronische Rechnungsstellung – oft auch als elektronische Abrechnung bezeichnet – ist eine digitale Methode zur Erstellung, Übermittlung und Verwaltung von Rechnungen. Anstatt traditionelle papierbasierte Prozesse zu verwenden, stützt sich die elektronische Rechnungsstellung auf Software und elektronische Systeme, um Abrechnungsaufgaben zu erledigen.

Für Unternehmen vereinfacht die elektronische Abrechnung eine mühsame und fehleranfällige Methode. Der automatisierte Prozess generiert Rechnungen, verfolgt Zahlungen und gleicht Konten ab. Diese Funktionen können dazu beitragen, den Zahlungszyklus zu beschleunigen, Fehler und Anfechtungen zu reduzieren und umsetzbare Erkenntnisse zur Verbesserung finanzieller Abläufe zu liefern.

Im Folgenden gehen wir näher darauf ein, wie die elektronische Rechnungsstellung funktioniert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
  
• Wie unterstützt Stripe die elektronische Rechnungsstellung?
  

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein automatisierter Prozess, der sich in die bestehenden Systeme eines Unternehmens integrieren lässt, um die Rechnungsstellung, Zahlungen und Aufzeichnungen abzuwickeln. Im Folgenden wird beschrieben, wie die einzelnen Schritte des Prozesses ablaufen.

Rechnungserstellung

Um Rechnungen zu erstellen, greifen elektronische Abrechnungssysteme auf Informationen aus vorhandenen Tools zu, wie z. B.:

• Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) für Buchhaltungs- und Bestandsdaten

• Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) für Kundenprofile und Bestelldetails

• Point-of-Sale-Systeme (POS) für Transaktionsaufzeichnungen

Sobald das System die Daten erfasst hat, erstellt es die Rechnung im gewünschten Format, je nach Branche oder Kundenanforderungen, z. B. EDI-Standards (Electronic Data Interchange) für B2B Transaktionen oder maschinenlesbare Formate wie XML. Unternehmen können diese Rechnungen mit Branding, allgemeinen Geschäftsbedingungen und Anpassungen für die Währungs- oder Steuerlokalisierung je nach Kundenregion individualisieren. Das elektronische Abrechnungssystem berechnet Steuern, Rabatte oder Zuschläge, um den Gesamtbetrag anzuzeigen.

Das System überprüft die Details der Rechnung – von der Produktbeschreibung bis zur Zahlungsfrist – auf Fehler. Außerdem wird sichergestellt, dass alle Details den regionalen Steuervorschriften und Rechnungsstellungsgesetzen entsprechen, wie z. B. für die Umsatzsteuer (USt.) in Europa und die Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) in Indien.

Rechnungsversand

Sobald die Rechnung validiert wurde, sendet das System sie an die Kundinnen und Kunden. Ein Unternehmen kann die Rechnung als PDF-E-Mail-Anhang senden, an ein Kundenportal übermitteln, wo Kundinnen und Kunden sie anzeigen und herunterladen können, oder direkt über EDI oder andere digitale Kanäle an die Kreditorenbuchhaltungssysteme von B2B-Kunden senden.

Wenn Rechnungen direkt in das Kreditorenbuchhaltungssystem des Kunden integriert werden können, kann dieses System die Rechnung automatisch mit Bestellungen oder Wareneingangsbelegen abgleichen, um die Transaktion zu überprüfen. Bei Unstimmigkeiten (z. B. falsche Beträge, fehlende Artikel) benachrichtigt das System die entsprechenden Teams, um dies zu überprüfen.

Zahlungsabwicklung

Sobald das elektronische Abrechnungssystem die Rechnung übermittelt hat, erleichtert es die Zahlung. Es bietet der Kundschaft an ihre Präferenzen angepasste Zahlungsoptionen wie Kreditkarten, Banküberweisungen und Digital Wallets. Das System berechnet zudem vereinbarte Rabatte für vorzeitige Zahlungen und wendet diese an. Nach der Abwicklung der Zahlung aktualisiert das System den Status der Rechnung und sendet automatisch einen Zahlungsbeleg sowohl an das Unternehmen als auch an die Kundinnen und Kunden.

Nachverfolgung und Mahnung

Nach dem Senden der Rechnung können Unternehmen ihren Fortschritt über Dashboards verfolgen, die anzeigen, ob die Rechnung zugestellt, angesehen, genehmigt oder bezahlt wurde. Wenn Kundinnen und Kunden Zahlungen anfechten, können Unternehmen den Beilegungsprozess auch innerhalb der elektronischen Abrechnungsplattform verfolgen. Wenn Zahlungen überfällig werden, kann das elektronische Abrechnungssystem Erinnerungs-E-Mails versenden.

Sobald die Rechnung bezahlt wurde, wird sie zur späteren Verwendung sicher gespeichert. Metadaten-Tagging ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, Rechnungen einfach nach Kundenkonto, Datum oder Transaktions-ID zu suchen. Elektronische Abrechnungsplattformen stellen auch sicher, dass Dokumente in Übereinstimmung mit Vorschriften gespeichert werden. Mithilfe dieser Aufzeichnungen können Unternehmen Muster analysieren, wie z. B. durchschnittliche Zahlungsfristen und Raten überfälliger Zahlungen, und so das Cashflow-Management verbessern oder Zahlungsbedingungen verfeinern.

Wie unterstützt Stripe die elektronische Rechnungsstellung?

Stripe nutzt leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, flexible Zahlungsoptionen und globale Compliance-Funktionen zur Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung. Stripe Billing ist ideal für Unternehmen, die eine zuverlässige, flexible und anpassbare Abrechnungslösung suchen. Viele Software-as-a-Service(SaaS)-Unternehmen nutzen Stripe Billing beispielsweise für die Verwaltung wiederkehrender Abrechnungen und Abonnements. Stripe kann Sie bei der Verwaltung der Abrechnung für komplexe Marktplätze mit mehreren Parteien unterstützen.

So funktioniert's.

Rechnungserstellung

Mit Billing können Sie individuelle Rechnungen mit eigenem Branding in mehreren Währungen erstellen. Stripe Billing arbeitet nahtlos mit Stripe Tax zusammen, um Steuern automatisch basierend auf dem Kundenstandort zu berechnen.

Rechnungsversand

Stripe stellt sicher, dass Rechnungen schnell und sicher per E-Mail, über das Kundenportal oder die Integration der Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) mit den Systemen von B2B-Kunden gesendet werden.

Zahlungsmöglichkeiten

Stripe unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, einschließlich:

• Kredit- und Debitkarten: Diese Zahlungen können über Kartennetzwerke abgewickelt werden.

• Banküberweisungen: Stripe unterstützt Lastschriftverfahren über Automated Clearing House (ACH) und Single Euro Payments Area (SEPA) sowie weitere regionale Banküberweisungsoptionen.

• Digital Wallets: Kundinnen und Kunden können mit Apple Pay, Google Pay oder verschiedenen anderen Wallets bezahlen.

• Jetzt kaufen, später bezahlen (BNPL): Für berechtigte Unternehmen bietet Stripe Ratenzahlungsoptionen wie Affirm und Afterpay an.

Wiederkehrende Abrechnungen und Abonnements

Stripe Billing kann Kundenkonten automatisch auf wiederkehrender Basis je nach Abonnementplan oder Nutzung belasten. Es unterstützt gestaffelte Preisgestaltung, Pauschalgebühren, nutzungsbasierte Modelle oder eine Kombination daraus. Wenn eine Zahlung fehlschlägt (z. B. wenn das Konto nicht ausreichend gedeckt ist), kann das Smart Retries-Tool von Stripe basierend auf Best Practices einen erneuten Zahlungsversuch unternehmen. Dank der Wiederherstellungstools von Stripe konnten Nutzer/innen im Jahr 2023 etwa 3,4 Milliarden USD Umsatz wieder einholen.

Automatisierung und Workflows

Mit Billing können Sie Rechnungen automatisch nach einem wiederkehrenden Zeitplan erstellen und versenden. Stripe kann auch automatische Erinnerungen und Mahnungen bei überfälligen Rechnungen senden, um die Abwanderung zu reduzieren. Zahlungen werden automatisch mit Rechnungen abgeglichen, um den Zeitaufwand für den manuellen Abgleich von Konten zu reduzieren.

Nachverfolgung und Berichterstattung

Stripe bietet Tools zur Überwachung von Abrechnungsaktivitäten und finanzieller Leistung, wie z. B.:

• Aktualisierungen des Rechnungsstatus: Sie können verfolgen, ob eine Rechnung zugestellt oder bezahlt wurde.

• Analyse und Berichterstellung: Das Stripe-Dashboard bietet Einblicke in Umsatz, Zahlungstrends und Abwanderungsquoten.

• Datenexporte: Unternehmen können Rechnungs- und Zahlungsdaten in Buchhaltungstools exportieren oder die Integrationen von Stripe mit Plattformen wie QuickBooks und Xero nutzen.

Sicherheit und Compliance

Stripe setzt PCI-konforme Sicherheitsmaßnahmen ein. Funktionen wie Stripe Tax und Unterstützung mehrerer Regionen erleichtern Unternehmen die Einhaltung globaler Steuervorschriften. Kundschaft und Unternehmen können außerdem die Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Zugriff auf Abrechnungsportale aktivieren, um die Sicherheit noch zu verbessern.

Integration und Anpassung

Unternehmen können die API von Stripe verwenden, um die elektronische Rechnungsstellung vollständig in ihre eigenen Plattformen oder Workflows zu integrieren. Stripe bietet detaillierte Dokumentationen und Software Development Kits (SDKs) für verschiedene Programmiersprachen, die die Entwicklung benutzerdefinierter Abrechnungssysteme erleichtern. Für eine bessere Funktionalität kann Stripe auch mit Salesforce, Shopify und anderen SaaS-Plattformen eingesetzt werden.

Skalierbarkeit

Stripe ist ideal für internationale Unternehmen. Es unterstützt mehr als 135 Währungen und passt Rechnungen hinsichtlich Sprache, Währung und Steuereinstellungen an verschiedene Regionen lokal an. Stripe kann außerdem mit Unternehmen aller Größenordnungen zusammenarbeiten, egal ob Start-up oder Großkonzern.