Elektronische facturatie, ook wel e-facturatie genoemd, is een digitale methode om facturen te genereren, af te leveren en te beheren. Hierbij wordt niet gebruikgemaakt van traditionele papieren processen, maar van software en elektronische systemen om facturatietaken af te handelen.

Voor ondernemingen zorgt e-facturatie voor vereenvoudiging van wat vroeger een vervelende, foutgevoelige taak was. Het genereren van facturen, het bijhouden van betalingen en de reconciliatie van rekeningen: het verloopt allemaal automatisch. Deze functies dragen bij aan versnelling van de betalingscyclus en afname van fouten en chargebacks, en bieden bovendien bruikbare inzichten om financiële activiteiten te verbeteren.

Hieronder lees je hoe elektronische facturatie werkt.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt elektronische facturatie?
  
• Hoe ondersteunt Stripe elektronische facturatie?
  

Hoe werkt elektronische facturatie?

Elektronische facturatie is een geautomatiseerd proces dat kan worden geïntegreerd met de bestaande systemen van een onderneming voor de afhandeling van facturen, betalingen en de administratie. Hieronder zetten we de stappen van het proces op een rijtje.

Facturen genereren

Om facturen te maken, halen systemen voor e-facturatie informatie op uit bestaande tools zoals:

• ERP-software (Enterprise Resource Planning) voor boekhoud- en voorraadgegevens

• CRM-systemen (Customer Relationship Management) voor klantprofielen en bestelgegevens

• POS-systemen (Point-of-Sale) voor transactierecords

Nadat de gegevens zijn verzameld, wordt de factuur gemaakt in de vereiste indeling, afhankelijk van de eisen van de branche of de klant, zoals EDI-standaarden (Electronic Data Interchange) voor B2B-transacties of door een machine leesbare indelingen zoals XML. Ondernemingen kunnen deze facturen aanpassen met hun eigen branding, algemene voorwaarden en valuta- of belastingaanpassingen op basis van de regio van de klant. Het systeem voor e-facturatie berekent belastingen, kortingen of toeslagen om het totaalbedrag weer te geven.

Vervolgens worden de factuurgegevens, van productbeschrijvingen tot betalingsvoorwaarden, nogmaals op fouten gecontroleerd. Ook wordt gewaarborgd dat alle gegevens voldoen aan de regionale belastingregels en facturatiewetgeving, zoals de belasting toegevoegde waarde (btw) in Europa en de Goods and Services Tax (GST) in India.

Facturen afleveren

Na validatie wordt de factuur naar de klant verzonden. Een onderneming kan de factuur verzenden als PDF-bijlage van een e-mail, naar een klantenportaal waar klanten de factuur kunnen bekijken en downloaden, of rechtstreeks naar het crediteurensysteem van B2B-klanten via EDI of andere digitale kanalen.

Als facturen rechtstreeks in het crediteurensysteem van de klant kunnen worden geïntegreerd, kan dat systeem de factuur automatisch koppelen aan inkooporders of goederenontvangstbewijzen om de transactie te verifiëren. Als er iets niet overeenkomt (bijv. onjuiste bedragen, ontbrekende items), waarschuwt het systeem de juiste teams om een controle uit te voeren.

Betalingsverwerking

Zodra het systeem voor e-facturatie de factuur aflevert, is betaling mogelijk. Klanten krijgen de betaalopties van hun voorkeur aangeboden, zoals creditcards, bankoverschrijvingen en digitale wallets. Ook eventuele overeengekomen kortingen voor vroege betalingen worden berekend en toegepast. Nadat de betaling is verwerkt, wordt de status van de factuur bijgewerkt en wordt automatisch een ontvangstbewijs naar zowel de onderneming als de klant verzonden.

Traceren en follow-up

Na verzending van de factuur kunnen ondernemingen de voortgang volgen: op een dashboard is te zien of de factuur is afgeleverd, bekeken, goedgekeurd of betaald. Ook als klanten chargebacks indienen, kunnen ondernemingen het oplossingsproces volgen op het platform voor e-facturatie. Als betalingen achterstallig worden, kan het systeem voor e-facturatie opvolgingsmails sturen.

Zodra de factuur is betaald, wordt deze veilig opgeslagen voor toekomstig gebruik. Door tagging van metadata kunnen gebruikers eenvoudig naar facturen zoeken op klant, datum of transactie-ID. Platforms voor e-facturatie zorgen er ook voor dat documenten worden opgeslagen conform de wet- en regelgeving. Ondernemingen kunnen aan de hand van deze gegevens patronen analyseren, zoals gemiddelde betaaltijden en achterstallige betalingen, en hun cashflowbeheer verbeteren of hun betaaltermijnen optimaliseren.

Hoe ondersteunt Stripe elektronische facturatie?

Stripe biedt krachtige automatisering, flexibele betaalopties en wereldwijde compliancefuncties om elektronische facturatie te ondersteunen. Stripe Billing is ideaal voor ondernemingen die behoefte hebben aan een betrouwbare, flexibele facturatieoplossing op maat. Veel SaaS-bedrijven (Software-as-a-Service) gebruiken Stripe Billing bijvoorbeeld voor terugkerende facturatie en het beheer van abonnementen. Stripe kan complexe marktplaatsen met meerdere partijen helpen met het beheer van de facturatie.

Zo werkt het.

Facturen maken

Met Billing kun je aangepaste facturen met jouw branding en in meerdere valuta ontwerpen. Stripe Billing werkt naadloos samen met Stripe Tax om automatisch belastingen te berekenen op basis van de locatie van de klant.

Facturen afleveren

Stripe zorgt ervoor dat facturen snel en veilig worden verzonden via e-mail, het klantenportaal of de API-integratie (Application Programming Interface) met de systemen van B2B-klanten.

Betaalmogelijkheden

Stripe ondersteunt een groot aantal verschillende betaalmethoden, zoals:

• Creditcards en debitcards. Deze betalingen kunnen worden verwerkt via kaartnetwerken.

• Bankoverschrijvingen. Stripe ondersteunt ACH (Automated Clearing House), SEPA Direct Debit (Single Euro Payments Area) en andere regionale bankoverschrijvingen.

• Digitale wallets. Klanten kunnen betalen met Apple Pay, Google Pay of diverse andere wallets.

• Koop nu, betaal later (BNPL). Voor ondernemingen die hiervoor in aanmerking komen, biedt Stripe opties voor betaling in termijnen, zoals Affirm en Afterpay.

Terugkerende facturatie en abonnementen

Met Stripe Billing kun je klanten automatisch terugkerende kosten in rekening brengen op basis van abonnementen of naar gebruik. De oplossing ondersteunt gestaffelde tarieven, vaste tarieven, facturatie naar gebruik of een combinatie hiervan. Als een betaling mislukt (bijvoorbeeld bij een ontoereikend saldo), kan Smart Retries van Stripe een nieuwe betaalpoging doen op basis van best practices. Met behulp van de tools van Stripe voor herstel van betalingen zijn gebruikers erin geslaagd ongeveer $ 3,4 miljard aan omzet in 2023 alsnog te innen.

Automatisering en workflows

Met Billing kun je automatisch periodiek facturen genereren en verzenden. Stripe kan klanten ook automatisch herinneringen en follow-ups sturen voor achterstallige facturen om klantverloop te verminderen. Betalingen worden automatisch gekoppeld aan facturen, zodat er minder tijd hoeft te worden besteed aan het handmatig reconciliëren van rekeningen.

Traceren en rapporteren

Stripe biedt tools voor bewaking van facturatie en financiële prestaties, zoals:

• Updates van de factuurstatus. Je kunt nagaan of een factuur is afgeleverd of betaald.

• Analyse en rapportage. Het Stripe-dashboard geeft inzicht in omzet, betalingstrends en klantverloop.

• Gegevens exporten. Ondernemingen kunnen factuur- en betaalgegevens exporteren naar boekhoudprogramma's, of kunnen gebruikmaken van de integraties van Stripe met platforms zoals QuickBooks en Xero.

Beveiliging en compliance

Stripe maakt gebruik van beveiligingsmaatregelen die PCI-conform zijn. Met functies zoals Stripe Tax en multiregionale support kunnen ondernemingen voldoen aan wereldwijde belastingwet- en regelgeving. Klanten en ondernemingen kunnen ook tweefactorauthenticatie inschakelen voor een extra beveiligingslaag bij de toegang tot facturatieportals.

Integratie en maatwerk

Ondernemingen kunnen de API van Stripe gebruiken om e-facturatie volledig te integreren in hun eigen platforms of workflows. Stripe biedt uitgebreide documentatie en SDK's (Software Development Kits) voor verschillende programmeertalen waarmee je eenvoudiger facturatiesystemen op maat kunt ontwikkelen. Met Stripe kun je ook werken met Salesforce, Shopify en andere SaaS-platforms voor een betere functionaliteit.

Schaalbaarheid

Stripe is ideaal voor internationale ondernemingen. Stripe ondersteunt meer dan 135 valuta en lokaliseert facturen voor verschillende regio's voor wat betreft taal, valuta en belastinginstellingen. Stripe is perfect voor ondernemingen van elke willekeurige grootte, van start-ups tot grote ondernemingen.