การเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ มักเรียกว่า e-billing โดยเป็นวิธีการสร้าง จัดส่ง และจัดการใบแจ้งหนี้ทางดิจิทัล การเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้ซอฟต์แวร์และระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดการงานด้านการเรียกเก็บเงิน แทนที่จะใช้กระบวนการที่ใช้กระดาษแบบเดิม

สําหรับธุรกิจ การเรียกเก็บเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดความยุ่งยากในงานที่น่าเบื่อหน่ายและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย โดยจะสร้างใบแจ้งหนี้ ติดตามการชําระเงิน และกระทบยอดบัญชีโดยอัตโนมัติ ฟังก์ชันเหล่านี้จะช่วยเร่งกระบวนการชําระเงิน ลดข้อผิดพลาดและการโต้แย้งการชําระเงิน รวมทั้งมอบข้อมูลเชิงลึกที่นําไปใช้ได้จริงเพื่อปรับปรุงการดําเนินงานทางการเงิน

ด้านล่างนี้ เราจะสํารวจเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์

เนื้อหาในบทความนี้

• การเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ทํางานอย่างไร
  
• Stripe รองรับการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร
  

การเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ทํางานอย่างไร

การเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นกระบวนการอัตโนมัติที่เชื่อมต่อกับระบบที่ธุรกิจใช้อยู่เพื่อจัดการการออกใบแจ้งหนี้ การชําระเงิน และการเก็บบันทึก นี่คือวิธีการทํางานของแต่ละขั้นตอน

การสร้างใบแจ้งหนี้

เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ ระบบการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์จะดึงข้อมูลจากเครื่องมือที่ใช้งานอยู่ เช่น

• ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) สําหรับข้อมูลการทําบัญชีและสินค้าคงคลัง

• ระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) สําหรับโปรไฟล์ลูกค้าและรายละเอียดคําสั่งซื้อ

• ระบบบันทึกการขาย (POS) สําหรับบันทึกธุรกรรม

เมื่อระบบรวบรวมข้อมูลแล้ว ก็จะสร้างใบแจ้งหนี้ตามรูปแบบที่ขอโดยขึ้นอยู่กับข้อกําหนดของอุตสาหกรรมหรือลูกค้า เช่น มาตรฐานธุรกรรมผ่านบัตรระหว่างธนาคารอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) สําหรับธุรกรรมแบบ B2B หรือรูปแบบที่เครื่องอ่านได้ เช่น XML ธุรกิจต่างๆ สามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้เหล่านี้ด้วยการสร้างแบรนด์ ข้อกําหนดและเงื่อนไข และการปรับสกุลเงินหรือการแปลงภาษีตามท้องถิ่นโดยอิงตามภูมิภาคของลูกค้า จากนั้นระบบการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์จะคํานวณภาษี ส่วนลด หรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมเพื่อแสดงยอดรวม

และจะตรวจสอบรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ซ้ำ ตั้งแต่คําอธิบายผลิตภัณฑ์ไปจนถึงข้อกําหนดการชําระเงิน เพื่อหาข้อผิดพลาด นอกจากนี้ยังช่วยยืนยันว่ารายละเอียดทั้งหมดเป็นไปตามกฎด้านภาษีระดับภูมิภาคและกฎหมายการออกใบแจ้งหนี้ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ในยุโรป รวมถึงภาษีสินค้าและบริการ (GST) ในอินเดีย

การจัดส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อระบบตรวจสอบใบแจ้งหนี้แล้วก็จะส่งให้ลูกค้า ธุรกิจสามารถส่งใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์แนบอีเมลแบบ PDF ไปยังพอร์ทัลลูกค้าซึ่งลูกค้าจะดูและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ได้ หรือจะส่งไปยังระบบเจ้าหนี้การค้า (AP) ของลูกค้าแบบ B2B ได้โดยตรงผ่าน EDI หรือช่องทางดิจิทัลอื่นๆ ก็ได้

หากใบแจ้งหนี้สามารถผสานการทํางานกับระบบ AP ของลูกค้าได้โดยตรง ระบบนั้นจะสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อหรือใบรับสินค้าเพื่อยืนยันธุรกรรมได้โดยอัตโนมัติ หากพบว่ามีข้อมูลไม่ตรงกัน (เช่น จํานวนเงินไม่ถูกต้อง ไม่มีรายการสินค้า) ระบบจะแจ้งให้ทีมที่เหมาะสมตรวจสอบ

การประมวลผลการชําระเงิน

เมื่อระบบการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ส่งใบแจ้งหนี้แล้ว ก็จะช่วยอํานวยความสะดวกในการชําระเงิน โดยมอบตัวเลือกการชําระเงินที่ปรับเปลี่ยนตามความต้องการของลูกค้า เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร และกระเป๋าเงินดิจิทัล นอกจากนี้ ระบบยังคํานวณและใช้ส่วนลดที่ตกลงกันไว้สําหรับการชําระเงินก่อนกำหนดด้วย หลังจากประมวลผลการชําระเงินแล้ว ระบบจะอัปเดตสถานะของใบแจ้งหนี้และส่งใบเสร็จไปให้ทั้งธุรกิจและลูกค้าโดยอัตโนมัติ

การติดตามข้อมูลและการติดตามผล

หลังจากส่งใบแจ้งหนี้ ธุรกิจสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของใบแจ้งหนี้ผ่านแดชบอร์ดที่แสดงว่ามีการจัดส่ง ดู อนุมัติ หรือชําระเงินตามใบแจ้งหนี้แล้วหรือไม่ หากลูกค้าเกิดการโต้แย้งการชําระเงิน ธุรกิจก็สามารถติดตามขั้นตอนการแก้ไขได้ภายในแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย หากการชําระเงินเลยกําหนดชําระ ระบบการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ก็สามารถส่งอีเมลติดตามผลได้

เมื่อชําระใบแจ้งหนี้แล้ว ระบบจะจัดเก็บใบแจ้งหนี้ไว้อย่างปลอดภัยเพื่อใช้ในอนาคต การติดแท็กข้อมูลเมตาช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาใบแจ้งหนี้ได้ง่ายๆ ตามชื่อลูกค้า วันที่ หรือ ID ธุรกรรม นอกจากนี้ แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารจะเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ ธุรกิจสามารถใช้บันทึกเหล่านี้วิเคราะห์รูปแบบต่างๆ เช่น ระยะเวลาชําระเงินเฉลี่ยและอัตราที่เลยกําหนดชําระ รวมทั้งปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสดหรือปรับระยะเวลาการชำระเงินได้

Stripe รองรับการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร

Stripe ใช้ระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ ตัวเลือกการชําระเงินที่ยืดหยุ่น และฟีเจอร์การปฏิบัติตามข้อกําหนดทั่วโลกเพื่อรองรับการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ Stripe Billing เหมาะสําหรับธุรกิจที่ต้องการโซลูชันการเรียกเก็บเงินที่เสถียร ยืดหยุ่น และปรับแต่งได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ให้บริการซอฟต์แวร์ (SaaS) จำนวนมากใช้ Stripe Billing ในการจัดการการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าและการชําระเงินตามรอบบิล Stripe ช่วยจัดการการเรียกเก็บเงินสําหรับมาร์เก็ตเพลสที่ซับซ้อนซึ่งมีผู้ใช้หลายฝ่าย

วิธีการทํางาน

การสร้างใบแจ้งหนี้

Billing ช่วยให้คุณออกแบบใบแจ้งหนี้ที่มีแบรนด์ได้เองในหลายสกุลเงิน Stripe Billing ทํางานร่วมกับ Stripe Tax เพื่อคํานวณภาษีโดยอัตโนมัติตามตําแหน่งที่ตั้งของลูกค้า

การจัดส่งใบแจ้งหนี้

Stripe ช่วยให้ระบบส่งใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วและปลอดภัยผ่านอีเมล พอร์ทัลลูกค้า หรืออินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) กับระบบของลูกค้าแบบ B2B

ตัวเลือกการชําระเงิน

Stripe รองรับวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย ซึ่งประกอบด้วย

• บัตรเครดิตและบัตรเดบิต: การชําระเงินเหล่านี้ประมวลผลได้ผ่านเครือข่ายบัตร

• การโอนเงินผ่านธนาคาร: Stripe รองรับสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH), การหักบัญชีอัตโนมัติในเขตพื้นที่เพื่อการชำระเงินในยุโรป (SEPA) และตัวเลือกการโอนเงินผ่านธนาคารในภูมิภาคอื่นๆ

• กระเป๋าเงินดิจิทัล: ลูกค้าสามารถชําระเงินได้โดยใช้ Apple Pay, Google Pay หรือกระเป๋าเงินอื่นๆ ได้

• ซื้อตอนนี้ จ่ายทีหลัง (BNPL): Stripe มีตัวเลือกในการชําระเงินแบบผ่อนชําระ เช่น Affirm และ Afterpay ให้สําหรับธุรกิจที่มีสิทธิ์

การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าและการชําระเงินตามรอบบิล

Stripe Billing เรียกเก็บเงินจากลูกค้าตามแบบแผนล่วงหน้าได้โดยอัตโนมัติตามแพ็กเกจการชําระเงินตามรอบบิลหรือการใช้งาน โดยรองรับการคิดค่าบริการตามระดับ อัตราคงที่ โมเดลตามการใช้งาน หรือผสมกัน หากชําระเงินไม่สําเร็จ (เช่น หากมีเงินทุนไม่เพียงพอ) เครื่องมือ Smart Retries ของ Stripe จะลองดําเนินการชําระเงินอีกครั้งตามแนวทางปฏิบัติแนะนำ เครื่องมือการกู้คืนของ Stripe ช่วยให้ผู้ใช้กู้คืนรายรับได้ประมาณ 3.4 พันล้านดอลลาร์ในปี 2023

ระบบอัตโนมัติและขั้นตอนการทํางาน

Billing ช่วยให้คุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติตามกําหนดการที่มีแบบแผนล่วงหน้า นอกจากนี้ Stripe ยังส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติและการติดตามผลให้ลูกค้าสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระเพื่อช่วยลดอัตราการเลิกใช้บริการได้อีกด้วย โดยระบบจะจับคู่การชําระเงินกับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเพื่อลดเวลาที่ใช้กระทบยอดบัญชีด้วยตัวเอง

การติดตามและการรายงาน

Stripe มีเครื่องมือสําหรับตรวจสอบกิจกรรมการเรียกเก็บเงินและประสิทธิภาพทางการเงิน เช่น

• การอัปเดตสถานะของใบแจ้งหนี้: คุณสามารถติดตามได้ว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการจัดส่งหรือชําระแล้วหรือยัง

• การวิเคราะห์และการรายงาน: แดชบอร์ด Stripe จะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับรายรับ แนวโน้มการชําระเงิน และอัตราการเลิกใช้บริการ/เลิกซื้อสินค้า

• การส่งออกข้อมูล: ธุรกิจต่างๆ สามารถส่งออกข้อมูลใบแจ้งหนี้และการชําระเงินไปยังเครื่องมือการทําบัญชีได้ หรือจะใช้การผสานการทํางานของ Stripe กับแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น QuickBooks และ Xero ก็ได้เช่นกัน

การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

Stripe ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่ปฏิบัติตามข้อกําหนด PCI ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น Stripe Tax และการสนับสนุนในหลายภูมิภาคช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อบังคับด้านภาษีทั่วโลก ลูกค้าและธุรกิจสามารถเปิดใช้การตรวจสอบสิทธิ์แบบ 2 ปัจจัยเพื่อการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งเมื่อเข้าถึงพอร์ทัลการเรียกเก็บเงินได้ด้วย

การผสานการทํางานและการปรับแต่ง

ธุรกิจต่างๆ ใช้ API ของ Stripe เพื่อผสานการทํางานการเรียกเก็บเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับแพลตฟอร์มหรือขั้นตอนการทํางานของตนเองได้อย่างสมบูรณ์ Stripe มีเอกสารประกอบแบบละเอียดและชุดเครื่องมือการพัฒนาซอฟต์แวร์ (SDK) สําหรับภาษาการเขียนโปรแกรมหลากหลายรูปแบบ ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างระบบการเรียกเก็บเงินที่ออกแบบเองได้ง่ายขึ้น Stripe ยังสามารถทํางานร่วมกับ Salesforce, Shopify และแพลตฟอร์ม SaaS อื่นๆ เพื่อการทํางานที่ดีขึ้นได้อีกด้วย

ความสามารถในการขยายขอบเขต

Stripe เหมาะสําหรับธุรกิจที่ดำเนินงานทั่วโลก โดยรองรับกว่า 135 สกุลเงินและแปลงใบแจ้งหนี้ในภูมิภาคต่างๆ ตามภาษา สกุลเงิน และการตั้งค่าภาษี นอกจากนี้ Stripe ยังทํางานร่วมกับธุรกิจทุกขนาดได้ด้วย ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจสตาร์ทอัพหรือองค์กรขนาดใหญ่ก็ตาม