La facturación electrónica es un método digital para generar, entregar y gestionar facturas. En lugar de utilizar los procesos tradicionales basados en papel, la facturación electrónica se basa en software y sistemas electrónicos para manejar las tareas de facturación.

Para las empresas, la facturación electrónica simplifica lo que solía ser un método tedioso y propenso a errores. Su proceso automatizado genera facturas, gestiona los cobros y concilia las cuentas. Estas funcionalidades pueden ayudar a acelerar el ciclo de pago, reducir los errores y las disputas, y proporcionar información procesable para mejorar las operaciones financieras.

A continuación, exploraremos más a fondo cómo funciona la facturación electrónica.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo facilita Stripe la facturación electrónica?
  

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un proceso automatizado que se integra con los sistemas existentes de una empresa para gestionar la facturación, los pagos y el mantenimiento de registros. Así es como funciona cada paso del proceso.

Generación de facturas

Para crear facturas, los sistemas de facturación electrónica extraen información de herramientas existentes como:

• Software de planificación de recursos empresariales (ERP) para datos de contabilidad e inventario

• Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para perfiles de clientes y detalles de pedidos

• Sistemas de punto de venta (POS) para registros de transacciones

Una vez que el sistema recopila los datos, crea la factura en el formato solicitado, dependiendo del sector o los requisitos del cliente, por ejemplo, estándares de intercambio electrónico de datos (EDI) para transacciones B2B o formatos legibles automáticamente, como XML. Las empresas pueden personalizar estas facturas con imagen de marca; términos y condiciones; y ajustes por divisa o localización de impuestos en función de la región del cliente. El sistema de facturación electrónica calcula los impuestos, descuentos o recargos para mostrar el importe total.

El sistema vuelve a verificar los detalles de la factura, desde la descripción del producto hasta las condiciones de pago, en busca de errores. También garantiza que todos los datos cumplan con las normas fiscales regionales y las leyes de facturación, como el impuesto sobre el valor añadido (IVA) en Europa y el impuesto sobre bienes y servicios en la India.

Envío de facturas

Una vez validada la factura, el sistema la envía al cliente. Una empresa puede enviar la factura como un PDF adjunto por correo electrónico, a un portal de clientes donde los clientes puedan verla y descargarla o directamente a los sistemas de cuentas por pagar (AP) de los clientes B2B a través de EDI u otros canales digitales.

Si las facturas pueden integrarse directamente en el sistema de cuentas por pagar del cliente, dicho sistema puede emparejar automáticamente la factura con órdenes de compra o notas de recepción de mercancías para verificar la transacción. Si hay una discrepancia (p. ej., importes incorrectos, elementos faltantes), el sistema alerta a los equipos correspondientes para que lo revisen.

Procesamiento de pagos

Una vez que el sistema de facturación electrónica entrega la factura, facilita el pago. Ofrece a los clientes opciones de pago personalizadas según sus preferencias, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias y monederos digitales. El sistema también calcula y aplica los descuentos acordados por pagos anticipados. Después de procesar el pago, el sistema actualiza el estado de la factura y envía automáticamente un recibo tanto a la empresa como al cliente.

Seguimiento y control

Después de enviar la factura, las empresas pueden supervisar su progreso a través de dashboards que muestran si la factura ha sido entregada, vista, aprobada o pagada. Si los clientes plantean disputas, las empresas también pueden hacer un seguimiento del proceso de resolución dentro de la plataforma de facturación electrónica. Si los pagos vencen, el sistema de facturación electrónica puede enviar correos electrónicos de seguimiento.

Una vez pagada la factura, se guarda de forma segura para su uso futuro. El etiquetado de metadatos permite a los usuarios buscar facturas fácilmente por cliente, fecha o ID de transacción. Las plataformas de facturación electrónica también garantizan que los documentos se almacenen de acuerdo con la normativa. Las empresas pueden usar estos registros para analizar patrones, como los tiempos medios de pago y las tasas de retraso y mejorar la gestión del flujo de caja o perfeccionar las condiciones de pago.

¿Cómo facilita Stripe la facturación electrónica?

Stripe usa una potente automatización, opciones de pago flexibles y funciones de cumplimiento de la normativa internacional para respaldar la facturación electrónica. Stripe Billing es ideal para las empresas que buscan una solución de facturación fiable, flexible y personalizable. Por ejemplo, muchas de las empresas de software como servicio (SaaS) utilizan Stripe Billing para la facturación recurrente y la gestión de suscripciones. Stripe puede ayudarte a gestionar la facturación para marketplaces complejos con múltiples usuarios.

Así es como funciona.

Creación de facturas

Con Billing, puedes diseñar facturas personalizadas con el logotipo de tu marca en varias monedas. Stripe Billing funciona a la perfección con Stripe Tax para calcular automáticamente los impuestos en función de la ubicación del cliente.

Envío de facturas

Stripe garantiza que las facturas se envíen rápidamente y de forma segura por correo electrónico, el portal del cliente o la integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API) con los sistemas de los clientes B2B.

Opciones de pago

Stripe admite una amplia variedad de métodos de pago, que incluyen los siguientes:

• Tarjetas de crédito y débito: estos pagos pueden procesarse a través de redes de tarjetas.

• Transferencias bancarias: stripe acepta la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), el adeudo directo de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA) y otras opciones de transferencias bancarias regionales.

• Monederos digitales: los clientes pueden pagar con Apple Pay, Google Pay u otros monederos.

• Compra ahora, paga después (BNPL): para las empresas que cumplen los requisitos, Stripe ofrece opciones de pago en cuotas como Affirm y Afterpay.

Facturación recurrente y suscripciones.

Stripe Billing puede cobrar automáticamente a los clientes de forma recurrente según los planes de suscripción o el uso. Acepta tarifas por niveles, tarifas planas, modelos basados en el uso o una combinación de ambos. Si un pago falla (p. ej., si no hay fondos suficientes), la herramienta Smart Retries de Stripe puede reintentar el pago según las mejores prácticas. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudaron a los usuarios a recuperar alrededor de 3.400 millones de dólares en ingresos en 2023.

Automatización y flujos de trabajo

Con Billing, puedes generar y enviar facturas automáticamente en función de un calendario recurrente. Stripe también puede enviar recordatorios automáticos y seguimientos a los clientes por facturas vencidas para ayudar a reducir la pérdida de clientes. Relaciona automáticamente los pagos con las facturas para reducir el tiempo empleado en la conciliación manual de las cuentas.

Seguimiento y generación de informes

Stripe proporciona herramientas para supervisar la actividad de facturación y el rendimiento financiero, tales como:

• Actualizaciones del estado de las facturas: puedes hacer un seguimiento de si una factura se ha entregado o pagado.

• Análisis e informes: el Dashboard de Stripe proporciona información sobre ingresos, tendencias de pagos y tasas de abandono.

• Exportación de datos: las empresas pueden exportar datos de facturas y pagos a herramientas de contabilidad o pueden usar integraciones de Stripe con plataformas como QuickBooks y Xero.

Seguridad y cumplimiento normativo

Stripe emplea medidas de seguridad que cumplen con la normativa PCI. Funciones como Stripe Tax y el soporte multirregional ayudan a las empresas a cumplir con las normativas fiscales internacionales. Los clientes y las empresas también pueden habilitar la autenticación en dos pasos para tener otra capa de seguridad cuando accedan a los portales de facturación.

Integración y personalización

Las empresas pueden usar la API de Stripe para integrar completamente la facturación electrónica en sus propias plataformas o flujos de trabajo. Stripe proporciona documentación detallada y kits de desarrollo de software (SDK) para varios lenguajes de programación que facilitan la creación de sistemas de facturación personalizados. Stripe también puede funcionar con Salesforce, Shopify y otras plataformas de SaaS para mejorar la funcionalidad.

Escalabilidad

Stripe es ideal para empresas internacionales. Acepta más de 135 divisas y localiza las facturas de las diferentes regiones por idioma, divisa y configuración de impuestos. Stripe también puede funcionar con empresas de todos los tamaños, ya sean startups o grandes empresas.