La facturation électronique est une méthode numérique de génération, d’envoi et de gestion des factures. Au lieu d’utiliser des processus papier traditionnels, la facturation électronique repose sur des logiciels et des systèmes électroniques pour gérer les tâches de facturation.

Pour les entreprises, la facturation électronique simplifie ce qui était auparavant une méthode fastidieuse et sujette aux erreurs. Son processus automatisé permet de générer des factures, de suivre les paiements et de rapprocher les comptes. Ces fonctionnalités peuvent contribuer à accélérer le cycle de paiement, à réduire les erreurs et les litiges, et à fournir des informations exploitables pour améliorer les opérations financières.

Dans cet article, nous allons explorer plus en détail le fonctionnement de la facturation électronique.

Sommaire

• Comment fonctionne la facturation électronique?
  
• Comment Stripe prend-elle en charge la facturation électronique?
  

Comment fonctionne la facturation électronique?

La facturation électronique est un processus automatisé qui s’intègre aux systèmes existants d’une entreprise pour gérer la facturation, les paiements et la tenue des dossiers. Voici comment fonctionne chaque étape du processus.

Génération de factures

Pour créer des factures, les systèmes de facturation électronique extraient des informations d’outils existants tels que :

• les progiciels de gestion intégrée pour les données de comptabilité et d’inventaire

• les systèmes de gestion de la relation client (GRC) pour les profils clients et les détails des commandes

• les systèmes de point de vente (PDV) pour l’enregistrement des transactions

Une fois que le système a collecté les données, il crée la facture dans le format demandé, en fonction des exigences du secteur ou du client : par exemple, les normes d’échange de données informatisées (EDI) pour les transactions interentreprises ou les formats lisibles par machine tels que XML. Les entreprises peuvent personnaliser ces factures en y ajoutant une marque, des conditions générales et des ajustements pour la localisation des devises ou des taxes en fonction de la région du client. Le système de facturation électronique calcule les taxes, les remises ou les suppléments pour afficher le montant total.

Le système vérifie deux fois les détails de la facture, de la description des produits aux conditions de paiement, afin de détecter les erreurs. Il garantit également que tous les détails sont conformes aux règles fiscales régionales et aux lois sur la facturation, telles que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en Europe et la taxe sur les produits et services (TPS) en Inde.

Envoi des factures

Une fois la facture validée, le système l’envoie au client. Une entreprise peut envoyer la facture sous la forme d’un fichier PDF joint à un courriel, sur un portail client où les clients peuvent la consulter et la télécharger, ou directement vers les systèmes de comptabilité fournisseurs des entreprises clientes au moyen de l’EDI ou d’autres canaux numériques.

Si les factures peuvent s’intégrer directement dans le système de comptabilité fournisseur du client, ce système peut automatiquement faire correspondre la facture avec les bons de commande ou les notes de réception des marchandises pour vérifier la transaction. En cas d’incohérence (montants incorrects, éléments manquants, etc.), le système alerte les équipes concernées pour qu’elles examinent le problème.

Traitement des paiements

Une fois que le système de facturation électronique envoie la facture, il facilite le paiement. Il propose aux clients des options de paiement personnalisées en fonction de leurs préférences, telles que les cartes de crédit, les virements bancaires et les portefeuilles numériques. Le système calcule et applique également les escomptes convenus en cas de paiement anticipé. Une fois le paiement traité, le système met à jour l’état de la facture et envoie automatiquement un reçu à l’entreprise et au client.

Suivi

Après l’envoi de la facture, les entreprises peuvent suivre son avancement grâce à des tableaux de bord qui indiquent si la facture a été livrée, consultée, approuvée ou payée. Si des clients soulèvent des litiges, les entreprises peuvent également suivre le processus de résolution au sein de la plateforme de facturation électronique. En cas de retard de paiement, le système de facturation électronique peut envoyer des courriels de relance.

Une fois la facture payée, elle est stockée en toute sécurité pour une utilisation ultérieure. Le balisage des métadonnées permet aux utilisateurs de rechercher facilement des factures par client, date ou ID de transaction. Les plateformes de facturation électronique garantissent également que les documents sont stockés conformément à la réglementation. Les entreprises peuvent utiliser ces enregistrements pour analyser des tendances, telles que les délais de paiement moyens et les taux de retard, et améliorer la gestion des flux de trésorerie ou affiner les conditions de paiement.

Comment Stripe prend-elle en charge la facturation électronique?

Stripe utilise une automatisation puissante, des options de paiement flexibles et des fonctionnalités de conformité globale pour prendre en charge la facturation électronique. Stripe Billing est idéal pour les entreprises qui recherchent une solution de facturation fiable, flexible et personnalisable. Par exemple, de nombreuses entreprises de logiciel-service utilisent Stripe Billing pour la facturation récurrente et la gestion des abonnements. Stripe peut vous aider à gérer la facturation des places de marché complexes à acteurs multiples.

Voici comment cela fonctionne.

Création de factures

Avec Billing, vous pouvez concevoir des factures personnalisées, à votre marque, dans plusieurs devises. Stripe Billing fonctionne en toute transparence avec Stripe Tax pour calculer automatiquement les taxes en fonction de la localisation du client.

Envoi des factures

Stripe veille à ce que les factures soient envoyées rapidement et en toute sécurité par courriel, par le portail client ou par l’intégration de l’interface de programmation d’application (API) avec les systèmes des clients interentreprises.

Options de paiement

Stripe prend en charge une grande variété de moyens de paiement tels que ceux indiqués ci-dessous.

• Les cartes de crédit et de débit : ces paiements peuvent être traités par les réseaux de cartes.

• Virements bancaires : Stripe prend en charge la chambre de compensation automatisée (ACH), l’espace unique de paiement en euros (SEPA), les prélèvements automatiques et d’autres options régionales de virement bancaire.

• Portefeuilles numériques : les clients peuvent payer à l’aide d’Apple Pay, de Google Pay ou d’autres portefeuilles numériques.

• Achetez maintenant, payez plus tard : pour les entreprises admissibles, Stripe propose des options de paiement échelonné telles qu’Affirm et Afterpay.

Facturation récurrente et abonnements

Stripe Billing permet de facturer automatiquement aux clients des frais récurrents en fonction des plans d’abonnement ou de l’utilisation. Il prend en charge la tarification progressive, les tarifs forfaitaires, les modèles basés sur l’utilisation ou une combinaison de ceux-ci. En cas d’échec de paiement (par exemple, si les fonds sont insuffisants), l’outil Smart Retries de Stripe peut relancer le paiement en s’appuyant sur les bonnes pratiques. Les outils de récupération de Stripe ont aidé les utilisateurs à récupérer environ 3,4 milliards de dollars de revenus en 2023.

Automatisation et flux de travail

Avec Billing, vous pouvez générer et envoyer automatiquement des factures selon un calendrier récurrent. Stripe peut également envoyer des rappels automatiques et des suivis aux clients pour les factures en retard afin de réduire l’attrition. Il associe automatiquement les paiements aux factures afin de réduire le temps consacré au rapprochement manuel des comptes.

Suivi et création de rapports

Stripe fournit des outils de suivi de l’activité de facturation et des performances financières, tels que ceux indiqués ci-dessous.

• Mises à jour de l’état des factures : vous pouvez vérifier si une facture a été livrée ou payée.

• Analyses et rapports : le Dashboard Stripe fournit des informations sur les revenus, l’évolution des paiements et les taux d’attrition.

• Exports de données : les entreprises peuvent exporter les données de facturation et de paiement vers des outils comptables, ou elles peuvent utiliser les intégrations de Stripe avec des plateformes telles que QuickBooks et Xero.

Sécurité et conformité

Stripe applique des mesures de sécurité conformes aux normes PCI. Des fonctionnalités telles que Stripe Tax et la prise en charge multirégionale aident les entreprises à se conformer aux réglementations fiscales internationales. Les clients et les entreprises peuvent également activer l’authentification à deux facteurs pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire lorsqu’ils accèdent aux portails de facturation.

Intégration et personnalisation

Les entreprises peuvent utiliser l’API de Stripe pour intégrer entièrement la facturation électronique à leurs propres plateformes ou flux de travail. Stripe fournit une documentation détaillée et des trousses de développement logiciel (SDK) pour différents langages de programmation qui facilitent la création de systèmes de facturation personnalisés. Stripe peut également travailler avec Salesforce, Shopify et d’autres plateformes de logiciel-service pour offrir de meilleures fonctionnalités.

Évolutivité

Les solutions de Stripe sont les plus indiquées pour les entreprises internationales. Elles prennent en charge plus de 135 devises et localisent les factures de différentes régions en fonction de la langue, de la devise et des paramètres fiscaux. Les solutions de Stripe peuvent également s’adapter aux entreprises de toutes tailles, qu’il s’agisse de jeunes entreprises ou de grandes entreprises.