电子账单（常被称为 e-billing）是一种以数字化方式生成、交付和管理发票的方法。电子账单并非采用传统的纸质流程，而是依托软件和电子系统来处理计费任务。

对于企业而言，电子账单简化了过去既繁琐又容易出错的计费方式。其自动化流程可生成发票、催缴款项并进行账目核对。这些功能有助于加快付款周期，减少错误和纠纷，并提供可行的见解以改善财务运营。

下面，我们将进一步探讨电子账单的运作方式。

目录

• 电子账单如何运作？
  
• Stripe 如何支持电子账单？
  

电子账单如何运作？

电子账单是一个自动化流程，它与企业现有系统集成，用于处理开具发票、支付及记录保存等事务。以下是该流程的每个步骤的运作方式。

发票生成

在生成发票时，电子账单系统会从现有工具中提取信息，例如：

• 用于会计和库存数据的企业资源规划 (ERP) 软件

• 用于客户资料和订单详细信息的客户关系管理 (CRM) 系统

• 用于交易记录词典销售点 (POS) 系统

系统收集完数据后，会根据行业或客户需求，以要求的格式生成发票。例如，B2B 交易采用电子数据交换 (EDI) 标准，或者采用 XML 等机器可读格式。企业可以对这些发票进行定制，添加品牌标识、条款与条件，并根据客户所在地区，对货币或本地化税收进行调整。电子账单系统会计算税费、折扣或附加费以显示总金额。

该系统会仔细检查发票的详细信息（从产品描述到付款条件）是否存在错误。它还确保所有细节都符合地区税收规则和发票法律，例如欧洲的增值税 (VAT) 和印度的商品和服务税 (GST)。

发票交付

发票一经验证，系统便会将其发送给客户。企业可以发送发票，方式包括作为 PDF 格式的电子邮件附件发送、发送至客户可查看和下载发票的客户门户，或者通过 EDI 或其他数字渠道，直接发送给 B2B 客户的应付账款 (AP) 系统。

如果发票可以直接集成到客户的应付账款系统中，那么该系统可以自动将发票与采购订单或收货单进行匹配，以验证交易。如果出现不匹配情况（例如，金额错误、项目缺失），系统会提醒相关团队进行审查。

支付处理

电子账单系统发送发票后，便会为支付提供便利。它为客户提供根据其偏好定制的支付选项，如信用卡、银行转账以及数字钱包。该系统还会计算并应用任何约定的提前付款折扣。处理付款后，系统会更新发票的状态，并自动向商家和客户发送收据。

跟踪和跟进

发送发票后，企业可以通过管理平台监控其进度，这些管理平台显示发票是否已交付、被查看、获得批准或已支付。如果客户提出争议，企业还可以在电子账单平台内跟踪解决过程。如果款项逾期未付，电子账单系统可以发送跟进邮件。

发票一旦支付，就会被安全存储以备日后使用。元数据标记允许用户按客户、日期或交易 ID 轻松搜索发票。电子计费平台还确保文档的存储符合法规要求。企业可以利用这些记录来分析相关模式，如平均付款时间和逾期率，进而改善现金流管理或优化付款条款。

Stripe 如何支持电子账单？

Stripe 利用强大的自动化功能、灵活的支付选项以及全球合规性功能来支持电子账单业务。Stripe Billing 统非常适合那些寻求可靠、灵活且可定制计费解决方案的企业。例如，许多软件即服务 (SaaS)公司使用 Stripe Billing 进行定期计费和订阅管理。Stripe 可以帮助管理复杂的多方市场的账单。

下面是它的运作方式。

创建发票

借助 Billing，您可以设计多种货币的定制品牌发票。Stripe Billing 与 Stripe Tax 无缝协作，根据客户的位置自动计算税费。

发票交付

Stripe 确保通过电子邮件、客户门户，或与 B2B 客户系统的应用程序编程接口 (API) 集成，及时、安全地发送发票。

支付方式

Stripe 支持多种支付方式，包括：

• 信用卡和借记卡：这些付款可以通过卡组织进行处理。

• 银行转账：Stripe 支持自动清算所 (ACH)、单一欧元支付区 (SEPA) 直接借记和其他区域性银行转账选项。

• 数字钱包：客户可以使用 Apple Pay、Google Pay 或其他各种数字钱包付款。

• 先买后付 (BNPL)：对于符合条件的商家，Stripe 提供分期付款选项，例如 Affirm 和 Afterpay。

经常性计费和订阅

Stripe Billing 可以根据订阅计划或使用情况，自动定期向客户收费。它支持分层定价、统一费率、基于使用情况的模型或这些模型的组合。如果付款失败（例如，如果资金不足），Stripe 的 Smart Retries 工具可以根据最佳实践重新尝试支付。2023 年，Stripe 的恢复工具帮助用户挽回了约 34 亿美元的收入。

自动化与工作流程

借助 Billing，您可以根据经常性计划自动生成和发送发票。Stripe 还可以针对逾期发票向客户发送自动提醒和跟进，以帮助减少客户流失。它会自动将付款与发票进行匹配，以减少手动对账所花费的时间。

跟踪和报告

Stripe 提供了用于监控账单活动和财务表现的工具，例如：

• 发票状态更新：您可以追踪发票是否已送达或已支付。

• 分析和报告：Stripe Dashboard 可让您深入了解收入、支付趋势以及客户流失率。

• 数据导出：企业可以将发票和支付数据导出到会计工具中，也可以使用 Stripe 与 QuickBooks、Xero 等平台的集成功能。

安全性与合规性

Stripe 采用符合 PCI 的安全措施。Stripe Tax 和多区域支持等功能可帮助企业遵守全球税务法规。客户和企业还可以在访问计费门户时启用双因素身份验证，以获得另一层安全保护。

集成与定制

企业可以使用 Stripe 的 API 将电子账单完全集成到自己的平台或工作流程中。Stripe 为各种编程语言提供详细的文档和软件开发工具包 (SDK)，使构建定制计费系统变得更加容易。Stripe 还可以与 Salesforce、Shopify 和其他 SaaS 平台合作，以获得更好的功能。

可扩展性

Stripe 是国际企业的理想选择。它支持超过 135 种货币，并可根据不同地区的语言、货币和税收设置，对发票进行本地化处理。Stripe 还可以与各种规模的企业合作，无论是初创公司还是大型企业。