Elektronisk fakturering, ofta kallad e-faktura, är en digital metod för att generera, leverera och hantera fakturor. Istället för att använda traditionella pappersbaserade processer förlitar sig e-fakturering på programvara och elektroniska system för att hantera faktureringsuppgifter.

E-fakturering gör det enklare för företag jämför med det som brukade vara en arbetsam och felbenägen metod. Dess automatiserade process genererar fakturor, håller koll på betalningar och stämmer av konton. Dessa funktioner kan hjälpa till att påskynda betalningscykeln, minska antalet misstag och tvister och ge användbara insikter för att förbättra den finansiella verksamheten.

Nedan kommer vi att utforska mer hur elektronisk fakturering fungerar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar elektronisk fakturering?
  
• Hur stödjer Stripe e-fakturering?
  

Hur fungerar elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering är en automatiserad process som integreras med ett företags befintliga system för att hantera fakturering, betalningar och registerföring. Så här fungerar varje steg i processen.

Fakturagenerering

För att skapa fakturor hämtar e-faktureringssystem information från befintliga verktyg som:

• ERP-programvara (Enterprise Resource Planning) för redovisnings- och lagerdata

• CRM-system (Customer Relationship Management) för kundprofiler och orderuppgifter

• POS-system (Point-of-Sale) för transaktionsregister

När systemet har samlat in data skapas fakturan i det begärda formatet, beroende på bransch- eller kundkrav – till exempel EDI-standarder (Electronic Data Interchange) för B2B-transaktioner eller maskinläsbara format som XML. Företag kan anpassa dessa fakturor med varumärkesprofilering, villkor, och justeringar för valuta- eller skattelokalisering baserat på kundens region. E-faktureringssystemet beräknar skatter, rabatter eller tilläggsavgifter för att visa det totala beloppet.

Systemet dubbelkollar om det finns några fel i fakturans uppgifter, från produktbeskrivningar till betalningsvillkor. Det säkerställer också att alla uppgifter följer regionala skatteregler och faktureringslagar, till exempel mervärdesskatt (moms) i Europa och skatt på varor och tjänster (GST) i Indien.

Fakturaleverans

När fakturan är validerad skickar systemet den till kunden. Ett företag kan skicka fakturan som en PDF-e-postbilaga, till en kundportal där kunderna kan se och ladda ner den, eller direkt till B2B-kunders leverantörsreskontrasystem via EDI eller andra digitala kanaler.

Om fakturor kan integreras direkt i kundens fakturahanteringssystem kan systemet automatiskt matcha fakturan mot inköpsorder eller godsmottagna anteckningar för att verifiera transaktionen. Om det finns en felmatchning (t.ex. felaktiga belopp, saknade artiklar) meddelar systemet lämpliga team att granska den.

Betalningsbehandling

När e-faktureringssystemet levererar fakturan underlättar det betalningen. Det ger kunderna betalningsalternativ anpassade efter deras preferenser, såsom kreditkort, banköverföringar och digitala plånböcker. Systemet beräknar och tillämpar även eventuella avtalade rabatter för tidiga betalningar. Efter att betalningen har behandlats uppdaterar systemet fakturans status och skickar automatiskt ett kvitto till både företaget och kunden.

Spårning och uppföljning

Efter att ha skickat fakturan kan företag övervaka fakturans status via dashboards som visar om fakturan har levererats, visats, godkänts eller betalats. Om kunder inleder tvister kan företag också spåra lösningsprocessen på e-faktureringsplattformen. Om betalningar förfaller kan e-faktureringssystemet skicka uppföljningsmejl.

När fakturan är betald lagras den på ett säkert sätt för framtida bruk. Metadata gör det möjligt för användare att enkelt söka efter fakturor efter kund, datum eller transaktions-ID. E-faktureringsplattformar säkerställer också att dokument lagras i enlighet med reglerna. Företag kan använda dessa register för att analysera mönster, till exempel genomsnittliga betalningstider och förfallna avgifter, och förbättra kassaflödeshanteringen eller förfina betalningsvillkoren.

Hur stödjer Stripe e-fakturering?

Stripe använder kraftfull automatisering, flexibla betalningsalternativ och globala efterlevnadsfunktioner för att stödja elektronisk fakturering. Stripe Billing passar perfekt för företag som vill ha en tillförlitlig, flexibel och anpassningsbar faktureringslösning. Till exempel använder många SaaS-företag (software-as-a-service) Stripe Billing för återkommande fakturering och abonnemangshantering. Stripe kan hjälpa till att hantera fakturering för komplexa marknadsplatser med flera parter.

Så funkar det.

Skapa faktura

Med Billing kan du skapa anpassade fakturor i flera valutor. Stripe Billing fungerar friktionsfritt med Stripe Tax för att automatiskt beräkna skatt baserat på kundens plats.

Fakturaleverans

Stripe ser till att fakturor skickas snabbt och säkert via e-post, kundportalen eller API) med B2B-klienternas system.

Betalningsalternativ

Stripe stödjer en rad olika betalningsmetoder, inklusive:

• Kredit- och bankkort: Dessa betalningar kan behandlas via kortbetalningsnätverk.

• Banköverföringar: Stripe stöder Automated Clearing House (ACH), SEPA-autogiro (Single Euro Payments Area) och andra regionala banköverföringsalternativ.

• Digitala plånböcker: Kunder kan betala med Apple Pay, Google Pay eller andra plånböcker.

• Köp nu, betala senare: För behöriga företag erbjuder Stripe avbetalningsalternativ som Affirm och Afterpay.

Återkommande fakturering och abonnemang

Stripe Billing kan automatiskt debitera kunder på återkommande basis beroende på abonnemangsplaner eller användning. Den stöder nivåbaserad prissättning, fasta priser, användningsbaserade modeller eller en kombination av dessa. Om en betalning misslyckas (t.ex. om det inte finns tillräckligt med medel) kan verktyget Stripes Smart Retries försöka betala igen baserat på bästa praxis. Stripes återställningsverktyg hjälpte användare att återvinna cirka 3,4 miljarder USD i intäkter under 2023.

Automatisering och arbetsflöden

Med Billing kan du generera och skicka fakturor automatiskt baserat på ett återkommande schema. Stripe kan också skicka automatiska påminnelser och uppföljningar till kunder för förfallna fakturor för att minska kundbortfall. Den matchar automatiskt betalningar mot fakturor för att minska den tid som läggs på manuell avstämning av konton.

Bevakning och rapportering

Stripe tillhandahåller verktyg för övervakning av faktureringsaktivitet och ekonomiskt resultat, till exempel:

• Uppdateringar av fakturastatus: Du kan spåra om en faktura har levererats eller betalats.

• Analys och rapportering: Stripe Dashboard ger insikt i intäkter, betalningstrender och kundbortfall.

• Dataexport: Företag kan exportera faktura- och betalningsdata till redovisningsverktyg eller använda Stripes integrationer med plattformar som QuickBooks och Xero.

Säkerhet och efterlevnad

Stripe använder säkerhetsåtgärder som är PCI-kompatibla. Funktioner som Stripe Tax och stöd för flera regioner hjälper företag att uppfylla globala skatteregler. Kunder och företag kan också aktivera tvåfaktorsautentisering för ytterligare ett säkerhetslager när de får åtkomst till faktureringsportaler.

Integration och anpassning

Företag kan använda Stripes API för att integrera e-fakturering fullt ut i sina egna plattformar eller arbetsflöden. Stripe tillhandahåller utförlig dokumentation och SDK:er (Software Development Kit) för olika programmeringsspråk som gör det enklare att bygga anpassade faktureringssystem. Stripe kan också arbeta med Salesforce, Shopify och andra SaaS-plattformar för bättre funktionalitet.

Skalbarhet

Stripe passar perfekt för internationella företag. Det stödjer över 135 valutor och lokaliserar fakturor för olika regioner utifrån språk, valuta och skatteinställningar. Stripe kan också arbeta med företag av alla storlekar, oavsett om de är nystartade eller stora företag.