La facturación electrónica, a menudo denominada e-billing, es un método digital de generación, entrega y administración de facturas. En lugar de utilizar los procesos tradicionales basados en papel, la facturación electrónica se basa en software y sistemas electrónicos para gestionar las tareas de facturación.

Para las empresas, la facturación electrónica simplifica lo que solía ser un método tedioso y propenso a errores. Su proceso automatizado genera facturas, realiza un seguimiento de los pagos y concilia cuentas. Estas funcionalidades pueden ayudar a acelerar el ciclo de pagos, reducir los errores y las disputas, y proporcionar información práctica para mejorar las operaciones financieras.

A continuación, profundizaremos en cómo funciona la facturación electrónica.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo admite Stripe la facturación electrónica?
  

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un proceso automatizado que se integra con los sistemas existentes de una empresa para gestionar la facturación, los pagos y el mantenimiento de registros. Así es como funciona cada paso del proceso.

Generación de facturas

Para crear facturas, los sistemas de facturación electrónica extraen información de herramientas existentes como:

• Software de planificación de recursos empresariales (ERP) para datos de contabilidad e inventario

• Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para perfiles de clientes y detalles de pedidos

• Sistemas de punto de venta (POS) para registros de transacciones

Una vez que el sistema recopila los datos, crea la factura en el formato solicitado, según el sector o los requisitos del cliente, por ejemplo, estándares de intercambio electrónico de datos (EDI) para transacciones B2B o formatos legibles por máquina como XML. Las empresas pueden personalizar estas facturas con la imagen de marca, los términos y condiciones y los ajustes por localización de monedas o impuestos en función de la región del cliente. El sistema de facturación electrónica calcula impuestos, descuentos o recargos para mostrar el importe total.

El sistema vuelve a verificar los detalles de la factura, desde las descripciones de los productos hasta las condiciones de pago, en busca de errores. También garantiza que todos los datos cumplan con las normas fiscales regionales y las leyes de facturación, como el impuesto al valor agregado (IVA) en Europa y el impuesto sobre bienes y servicios (GST) en India.

Envío de facturas

Una vez validada la factura, el sistema la envía al cliente. Una empresa puede enviar la factura como archivo adjunto de correo electrónico en formato PDF, a un portal de clientes donde los clientes puedan verla y descargarla, o directamente a los sistemas de cuentas por pagar (AP) de los clientes B2B a través de EDI u otros canales digitales.

Si las facturas pueden integrarse directamente en el sistema de cuentas por pagar del cliente, ese sistema puede hacer coincidir automáticamente la factura con las órdenes de compra o las notas de recepción de mercancías para verificar la transacción. Si hay una discrepancia (por ejemplo, cantidades incorrectas, artículos faltantes), el sistema alerta a los equipos correspondientes para que lo revisen.

Procesamiento de pagos

Una vez que el sistema de facturación electrónica entrega la factura, facilita el pago. Ofrece a los clientes opciones de pago adaptadas a sus preferencias, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias y carteras digitales. El sistema también calcula y aplica los descuentos acordados por pagos anticipados. Una vez procesado el pago, el sistema actualiza el estado de la factura y envía automáticamente un recibo tanto a la empresa como al cliente.

Monitoreo y seguimiento

Después de enviar la factura, las empresas pueden monitorear su progreso a través de dashboards que muestran si la factura se entregó, se visualizó, se aprobó o se pagó. Si los clientes plantean disputas, las empresas también pueden seguir el proceso de resolución dentro de la plataforma de facturación electrónica. Si los pagos se retrasan, el sistema de facturación electrónica puede enviar correos electrónicos de seguimiento.

Una vez que se paga la factura, se almacena de forma segura para uso futuro. El etiquetado de metadatos les permite a los usuarios buscar facturas fácilmente por cliente, fecha o ID de transacción. Las plataformas de facturación electrónica también garantizan que los documentos se almacenen de acuerdo con la normativa. Las empresas pueden utilizar estos registros para analizar patrones, como los tiempos medios de pago y las tasas de morosidad, y mejorar la gestión del flujo de caja o perfeccionar las condiciones de pago.

¿Cómo admite Stripe la facturación electrónica?

Stripe utiliza una potente automatización, opciones de pago flexibles y funciones de cumplimiento normativo global para admitir la facturación electrónica. Stripe Billing es ideal para las empresas que desean una solución de facturación confiable, flexible y personalizable. Por ejemplo, muchas empresas de software como servicio (SaaS) usan Stripe Billing para la facturación recurrente y la gestión de suscripciones. Stripe puede ayudarte a gestionar la facturación de marketplaces complejos y de varias partes.

Así es como funciona.

Creación de facturas

Con Billing, puedes diseñar facturas personalizadas con tu marca en varias monedas. Stripe Billing funciona a la perfección con Stripe Tax para calcular automáticamente los impuestos en función de la ubicación del cliente.

Envío de facturas

Stripe garantiza que las facturas se envíen de forma rápida y segura a través del correo electrónico, el portal de clientes o la integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API) con los sistemas de los clientes B2B.

Opciones de pago

Stripe admite una amplia variedad de métodos de pago, entre los que se incluyen:

• Tarjetas de crédito y débito: Estos pagos se pueden procesar a través de redes de tarjetas.

• Transferencias bancarias: Stripe admite la cámara de compensación automatizada (ACH), el débito directo para la Zona única de pagos en euros (SEPA) y otras opciones de transferencias bancarias regionales.

• Carteras digitales: Los clientes pueden pagar con Apple Pay, Google Pay u otras billeteras.

• Compra ahora, paga después (BNPL): Para las empresas elegibles, Stripe ofrece opciones de pago en cuotas como Affirm y Afterpay.

Facturación recurrente y suscripciones

Stripe Billing puede cobrar automáticamente a los clientes de forma recurrente según los planes de suscripción o el consumo. Admite precios escalonados, tarifas planas, modelos basados en el uso o una combinación de estos. Si un pago falla (por ejemplo, si no hay fondos suficientes), la herramienta Smart Retries de Stripe puede volver a intentar el pago basándose en las prácticas recomendadas. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudaron a los usuarios a recuperar unos $3,400 millones en ingresos en 2023.

Automatización y flujos de trabajo

Con Billing, puedes generar y enviar facturas automáticamente según un cronograma recurrente. Stripe también puede enviar a los clientes recordatorios automáticos y seguimientos en caso de facturas vencidas para ayudar a reducir la pérdida de clientes. Relaciona automáticamente los pagos con las facturas para reducir el tiempo dedicado a conciliar las cuentas manualmente.

Seguimiento e informes

Stripe proporciona herramientas para supervisar la actividad de facturación y el rendimiento financiero, tales como:

• Actualizaciones del estado de las facturas: Puedes realizar un seguimiento para saber si se entregó o se pagó una factura.

• Análisis e informes: El Dashboard de Stripe proporciona información sobre los ingresos, las tendencias de pago y las tasas de pérdida de clientes.

• Exportaciones de datos: Las empresas pueden exportar datos de facturas y pagos a herramientas de contabilidad o pueden utilizar las integraciones de Stripe con plataformas como QuickBooks y Xero.

Seguridad y cumplimiento

Stripe emplea medidas de seguridad que cumplen con la normativa PCI. Funciones como Stripe Tax y el soporte multirregional ayudan a las empresas a cumplir con las normativas fiscales internacionales. Los clientes y las empresas también pueden habilitar la autenticación de dos factores para tener otra capa de seguridad cuando acceden a los portales de facturación.

Integración y personalización

Las empresas pueden usar la API de Stripe para integrar completamente la facturación electrónica en sus propias plataformas o flujos de trabajo. Stripe proporciona documentación detallada y kits de desarrollo de software (SDK) para varios lenguajes de programación que facilitan la creación de sistemas de facturación personalizados. Stripe también puede trabajar con Salesforce, Shopify y otras plataformas SaaS para mejorar la funcionalidad.

Escalabilidad

Stripe es ideal para empresas internacionales. Admite más de 135 monedas y localiza las facturas de diferentes regiones por idioma, moneda y configuración de impuestos. Stripe también puede trabajar con empresas de todos los tamaños, ya sean startups o grandes empresas.