La facturation électronique est une méthode numérique de génération, d’envoi et de gestion des factures. Au lieu d’utiliser des processus papier traditionnels, la facturation électronique repose sur des logiciels et des systèmes électroniques pour gérer les tâches de facturation.

Pour les entreprises, la facturation électronique simplifie un processus auparavant fastidieux et sujet aux erreurs. Grâce à l'automatisation, la facturation électronique permet d'émettre des factures, de suivre les paiements et de rapprocher les comptes. Ces fonctionnalités peuvent contribuer à accélérer le cycle de paiement, à réduire les erreurs et les litiges, et à fournir des informations exploitables pour améliorer les opérations financières.

Nous décrivons ci-dessous plus en détail le fonctionnement de la facturation électronique.

Sommaire de cet article

• Comment fonctionne la facturation électronique ?
  
• Comment Stripe prend-il en charge la facturation électronique ?
  

Comment fonctionne la facturation électronique ?

La facturation électronique est un processus automatisé qui s’intègre aux systèmes existants d’une entreprise pour gérer la facturation, les paiements et la tenue des registres. Les différentes étapes du processus sont présentées ci-dessous.

Génération de factures

Pour créer des factures, les systèmes de facturation électronique extraient des informations provenant d'outils existants, tels que :

• Les progiciels de gestion intégrée (ERP) pour les données de comptabilité et d’inventaire

• Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour les profils clients et les détails des commandes

• Les systèmes de point de vente (PDV) pour l’enregistrement des transactions

Une fois que le système a collecté les données, il crée la facture dans le format demandé, en fonction des exigences du secteur ou du client, par exemple, les normes d’échange de données informatisé (EDI) pour les transactions B2B ou les formats lisibles par machine tels que XML. Les entreprises peuvent personnaliser ces factures en y ajoutant leur image de marque, en incluant des conditions particulières ou en localisant la devise ou les taxes en fonction de la région du client. Le système de facturation électronique calcule les taxes, les remises ou les frais supplémentaires pour afficher le montant total.

Le système vérifie les informations de la facture (de la description des produits aux modalités de paiement) afin de détecter d'éventuelles erreurs. Il s'assure également que toutes les informations sont conformes aux règles fiscales régionales et aux lois sur la facturation, telles que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en Europe et la taxe sur les produits et services (TPS) en Inde.

Envoi des factures

Une fois la facture validée, le système l’envoie au client. Une entreprise peut envoyer la facture sous forme de pièce jointe au format PDF, sur un portail client où les clients peuvent la consulter et la télécharger, ou directement aux systèmes de comptes fournisseurs (AP) des clients B2B via des canaux numériques comme l'EDI.

Si la facture peut être intégrée directement dans le système AP du client, celui-ci peut automatiquement faire correspondre la facture aux bons de commande ou aux notes de réception des marchandises pour vérifier la transaction. En cas d'incohérence (par exemple, des montants incorrects, des postes manquants), le système alerte les équipes concernées pour qu’elles examinent le problème.

Traitement des paiements

Une fois la facture envoyée, le système de facturation électronique facilite le paiement. Il propose aux clients des options de paiement personnalisées en fonction de leurs préférences : cartes de crédit, virements bancaires, wallets, etc. Le système calcule et applique également les remises convenues en cas de paiement anticipé. Une fois le paiement traité, le système met à jour l’état de la facture et envoie automatiquement un reçu à l’entreprise et au client.

Suivi et communication avec le client

Après l’envoi de la facture, les entreprises peuvent suivre son avancement grâce à des tableaux de bord qui indiquent si la facture a été remise, consultée, approuvée ou payée. Si le client initie un litige, l'entreprise peut également suivre le processus de résolution sur la plateforme de facturation électronique. En cas de retard de paiement, le système de facturation électronique peut envoyer des e-mails de suivi.

Une fois la facture payée, elle est stockée de manière sécurisée pour une utilisation future. L’utilisation de métadonnées permet de rechercher facilement les factures par client, date ou ID de transaction. Les plateformes de facturation électronique garantissent également que les documents sont stockés conformément à la réglementation. Les entreprises peuvent utiliser ces informations pour analyser les tendances, telles que les délais de paiement moyens et les taux de paiements en retard, et améliorer la gestion des flux de trésorerie ou affiner les modalités de paiement.

Comment Stripe prend-il en charge la facturation électronique ?

Stripe propose une automatisation avancée, des options de paiement flexibles et des fonctionnalités de conformité à l'échelle mondiale pour prendre en charge la facturation électronique. Stripe Billing est une solution idéale pour les entreprises qui recherchent une plateforme de facturation fiable, flexible et personnalisable. Par exemple, de nombreuses entreprises de logiciel en tant que service (SaaS) utilisent Stripe Billing pour la facturation récurrente et la gestion des abonnements. Stripe peut vous aider à gérer la facturation des marketplaces complexes impliquant plusieurs parties.

En voici le fonctionnement.

Création de factures

Avec Billing, vous pouvez créer des factures personnalisées et à l'image de votre marque, dans plusieurs devises. Stripe Billing est entièrement compatible avec Stripe Tax pour calculer automatiquement les taxes en fonction de la localisation du client.

Envoi des factures

Stripe veille à ce que les factures soient envoyées rapidement et en toute sécurité par e-mail, via le portail client ou par l’interface de programmation d’applications (API) avec les systèmes des clients B2B.

Options de paiement

Stripe prend en charge une grande variété de moyens de paiement, notamment les suivants :

• Cartes de crédit et de débit : ces paiements peuvent être traités via les réseaux de cartes.

• Virements bancaires : Stripe prend en charge Automated Clearing House (ACH), le prélèvement automatique SEPA (Single Euro Payments Area) et d’autres options régionales de virement bancaire.

• Wallets : les clients peuvent payer à l’aide d’Apple Pay, de Google Pay ou d’autres wallets.

• Paiement différé : pour les entreprises éligibles, Stripe propose des options de paiement échelonné telles qu’Affirm et Afterpay.

Facturation récurrente et abonnements

Stripe Billing permet de facturer automatiquement les clients de façon récurrente en fonction de leurs formules d’abonnement ou de leur utilisation. Il prend en charge la tarification échelonnée, la tarification forfaitaire, la tarification à l'utilisation ou une combinaison de ces options. En cas d’échec de paiement (par exemple, si les fonds sont insuffisants), l’outil Smart Retries de Stripe effectue une nouvelle tentative de paiement en fonction des meilleures pratiques. En 2023, les outils de recouvrement de Stripe ont aidé les utilisateurs à récupérer environ 3,4 milliards de dollars de revenus.

Automatisation et flux de travail

Avec Billing, vous pouvez générer et envoyer automatiquement des factures selon un calendrier récurrent. Stripe permet également d'envoyer des rappels automatiques et des suivis aux clients pour les factures en retard afin de réduire l’attrition. Il associe automatiquement les paiements aux factures afin de réduire le temps consacré au rapprochement manuel des comptes.

Suivi et reporting

Stripe propose des outils de suivi de l’activité de facturation et des performances financières, tels que :

• Mises à jour de l’état des factures : vérifiez si une facture a été remise ou payée.

• Analyses et rapports : le Dashboard Stripe fournit des informations sur les revenus, les tendances de paiement et les taux d’attrition.

• Exportation des données : les entreprises ont la possibilité d'exporter les données de facturation et de paiement vers des outils comptables, ou elles peuvent utiliser les intégrations de Stripe avec des plateformes telles que QuickBooks et Xero.

Sécurité et conformité

Stripe utilise des mesures de sécurité conformes à la norme PCI. Certaines fonctionnalités telles que Stripe Tax et le support multirégional aident les entreprises à se conformer aux réglementations fiscales internationales. Les clients et les entreprises peuvent également activer l’authentification à deux facteurs pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire lorsqu’ils accèdent aux portails de facturation.

Intégration et personnalisation

Les entreprises peuvent utiliser l’API de Stripe pour intégrer pleinement la facturation électronique à leurs propres plateformes ou flux de travail. Stripe propose une documentation détaillée et des kits de développement logiciel (SDK) pour différents langages de programmation afin de faciliter la création de systèmes de facturation personnalisés. Stripe peut également être intégré à Salesforce, Shopify et d’autres plateformes SaaS pour des fonctionnalités plus complètes.

Évolutivité

Stripe est une solution parfaitement adaptée aux entreprises internationales. Elle prend en charge plus de 135 devises et localise les factures de différentes régions en fonction de la langue, de la devise et des paramètres fiscaux. Stripe convient également aux entreprises de toutes tailles, aux start-up comme aux grandes entreprises.