La fatturazione elettronica è un metodo digitale per generare, inviare e gestire le fatture. Invece di utilizzare i tradizionali processi cartacei, la fatturazione elettronica si basa su software e sistemi elettronici per gestire le attività di fatturazione.

Per le attività, la fatturazione elettronica semplifica quello che prima era un metodo noioso e soggetto a errori. La procedura automatizzata genera fatture, invia solleciti per i pagamenti e riconcilia i conti. Queste funzionalità possono aiutare ad accelerare il ciclo dei pagamenti, ridurre errori e contestazioni e fornire informazioni utili per migliorare le operazioni finanziarie.

Di seguito, esploreremo ulteriormente come funziona la fatturazione elettronica.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona la fatturazione elettronica?
  
• In che modo Stripe supporta la fatturazione elettronica?
  

Come funziona la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è una procedura automatizzata che si integra con i sistemi esistenti di un'attività per gestire la fatturazione, i pagamenti e la tenuta dei registri. Ecco come funziona ogni fase della procedura.

Generazione delle fatture

Per creare ricevute, i sistemi di fatturazione elettronica estraggono le informazioni da strumenti esistenti come:

• Software ERP per la contabilità e i dati di inventario

• Sistemi CRM per i profili dei clienti e i dettagli degli ordini

• Sistemi POS per la registrazione delle transazioni

Dopo aver acquisito i dati, il sistema crea la fattura nel formato richiesto, a seconda delle esigenze del settore o del cliente, ad esempio gli standard EDI (Electronic Data Interchange) per le transazioni B2B o i formati leggibili da dispositivo automatico come XML. Le attività possono personalizzare queste fatture con il proprio logo, i termini e le condizioni, oltre che rettifiche per la localizzazione di valuta o imposte in base all'area geografica del cliente. Il sistema di fatturazione elettronica calcola le imposte, gli sconti o i supplementi per mostrare l'importo totale.

Il sistema ricontrolla i dati della fattura, dalle descrizioni dei prodotti ai termini di pagamento, per individuare eventuali errori. Garantisce inoltre che tutti i dettagli siano conformi alle normative fiscali locali e alle leggi in materia di fatturazione, come l'imposta sul valore aggiunto (IVA) in Europa e l'imposta su beni e servizi (GST) in India.

Invio della fattura

Una volta convalidata la fattura, il sistema la invia al cliente. Un'attività può inviare la fattura come allegato email in formato PDF, a un portale cliente, dove i clienti possono visualizzarla e scaricarla, oppure direttamente ai sistemi di contabilità fornitori dei clienti B2B tramite EDI o altri canali digitali.

Se le fatture possono integrarsi direttamente nel sistema di contabilità fornitori del cliente, il sistema può abbinare automaticamente la fattura agli ordini di acquisto o alle note di ricezione delle merci per verificare la transazione. In caso di mancata corrispondenza (ad esempio, importi errati, articoli mancanti), il sistema avvisa i team appropriati affinché la esaminino.

Elaborazione dei pagamenti

Una volta che il sistema di fatturazione elettronica consegna la fattura, facilita il pagamento. Offre ai clienti opzioni di pagamento personalizzate in base alle loro preferenze, come carte di credito, bonifici bancari e wallet. Il sistema calcola e applica anche eventuali sconti concordati per i pagamenti anticipati. Una volta elaborato il pagamento, il sistema aggiorna lo stato della fattura e invia automaticamente una ricevuta all'attività e al cliente.

Monitoraggio e solleciti

Dopo aver inviato la fattura, le aziende possono monitorarne lo stato di avanzamento tramite dashboard per vedere se la fattura è stata consegnata, visualizzata, approvata o pagata. Se i clienti sollevano contestazioni, le attività possono anche monitorare la procedura di risoluzione all'interno della piattaforma di fatturazione elettronica. Se i pagamenti scadono, il sistema di fatturazione elettronica può inviare email di sollecito.

Una volta pagata, la fattura viene conservata in modo sicuro per un uso futuro. L'inserimento di metadati consente agli utenti di cercare facilmente le fatture per cliente, data o ID transazione. Le piattaforme di fatturazione elettronica garantiscono inoltre che i documenti siano conservati in linea con le normative. Le attività possono utilizzare questi record per analizzare schemi, come i tempi medi di pagamento e i tassi di ritardo e migliorare la gestione del flusso di cassa o perfezionare i termini di pagamento.

In che modo Stripe supporta la fatturazione elettronica?

Stripe si avvale di potenti opzioni di automazione, opzioni di pagamento flessibili e funzionalità di conformità globale per supportare la fatturazione elettronica. Stripe Billing è la scelta ideale per le attività che desiderano una soluzione di fatturazione affidabile, flessibile e personalizzabile. Ad esempio, molte aziende SaaS utilizzano Stripe Billing per la gestione degli addebiti ricorrenti e degli abbonamenti. Stripe può aiutarti a gestire gli addebiti per marketplace complessi e multilaterali.

Ecco come funziona.

Creazione delle fatture

Con Billing puoi creare fatture personalizzate con il tuo logo in diverse valute. Stripe Billing funziona perfettamente con Stripe Tax per il calcolo automatico delle imposte in base a dove si trova il cliente.

Invio della fattura

Stripe garantisce che le fatture vengano inviate in modo tempestivo e sicuro tramite email, il portale cliente o l'integrazione dell'interfaccia API con i sistemi dei clienti B2B.

Opzioni di pagamento

Stripe supporta una vasta gamma di metodi di pagamento, tra cui:

• Carte di credito e di debito: questi pagamenti possono essere elaborati tramite i circuiti delle carte di credito.

• Bonifici bancari: Stripe supporta l'ACH, l'addebito diretto nell'area SEPA e altre opzioni di bonifico bancario locale.

• Wallet: i clienti possono pagare tramite Apple Pay, Google Pay o altri wallet.

• Pagamento a rate: per le attività idonee, Stripe offre opzioni di pagamento rateale come Affirm e Afterpay.

Addebiti e abbonamenti ricorrenti

Stripe Billing può addebitare automaticamente i costi ai clienti su base ricorrente a seconda dei piani di abbonamento o all'utilizzo. Supporta tariffe differenziate, tariffe forfettarie, modelli basati sull'utilizzo o una combinazione di tali fattori. Se un pagamento non va a buon fine (ad esempio se i fondi sono insufficienti), lo strumento Smart Retries di Stripe può ritentare il pagamento in base alle buone prassi. Gli strumenti di recupero di Stripe hanno aiutato gli utenti a recuperare circa 3,4 miliardi di dollari di ricavi nel 2023.

Automazione e flussi di lavoro

Con Billing puoi generare e inviare automaticamente le fatture in base a una programmazione ricorrente. Per ridurre il tasso di abbandono, Stripe può anche inviare promemoria automatici e follow-up ai clienti per le fatture scadute. Associa automaticamente i pagamenti alle fatture per ridurre i tempi di riconciliazione manuale.

Monitoraggio e reportistica

Stripe offre strumenti per monitorare l'attività di fatturazione e le prestazioni finanziarie, tra cui:

• Aggiornamenti allo stato delle fatture: puoi verificare se una fattura è stata consegnata o pagata.

• Analisi e reportistica: la Dashboard Stripe fornisce informazioni sui ricavi, sulle tendenze dei pagamenti e sui tassi di abbandono.

• Esportazione dei dati: le attività possono esportare i dati di fatture e pagamenti in strumenti di contabilità oppure possono utilizzare le integrazioni di Stripe con piattaforme come QuickBooks e Xero.

Sicurezza e conformità

Stripe adotta misure di sicurezza conformi alle norme PCI. Funzionalità come Stripe Tax e il supporto di più aree geografiche aiutano le attività a rispettare le normative fiscali globali. I clienti e le attività possono anche abilitare l'autenticazione a due fattori per un ulteriore livello di sicurezza quando accedono ai portali di fatturazione.

Integrazione e personalizzazione

Le attività possono utilizzare l'API di Stripe per integrare la fatturazione elettronica nelle proprie piattaforme o nei propri flussi di lavoro. Stripe fornisce documentazione dettagliata e kit di sviluppo software (SDK) per vari linguaggi di programmazione che semplificano la creazione di sistemi di fatturazione personalizzati. Stripe può inoltre interagire con Salesforce, Shopify e altre piattaforme SaaS per ottimizzare le funzionalità.

Possibilità di crescita

Stripe è la soluzione ideale per le attività internazionali. Supporta oltre 135 valute e localizza le fatture per le diverse aree geografiche in base a lingua, valuta e impostazioni fiscali. Stripe può collaborare con attività di tutte le dimensioni, che si tratti di start-up o di grandi aziende.