O faturamento eletrônico, também conhecido como cobrança eletrônico, é um método digital de geração, entrega e gerenciamento de faturas. Em vez de usar processos tradicionais baseados em papel, o faturamento eletrônico depende de software e sistemas eletrônicos para lidar com a emissão de faturas.

Para as empresas, o faturamento eletrônico simplifica o que costumava ser um método tedioso e sujeito a erros. Seu processo automatizado gera faturas, persegue pagamentos e reconcilia contas. Esses recursos podem ajudar a acelerar o ciclo de pagamento, reduzir erros e contestações, além de fornecer insights acionáveis para melhorar as operações financeiras.

A seguir, exploramos melhor o funcionamento do faturamento eletrônico.

O que há neste artigo?

• Como funciona o faturamento eletrônico?
  
• Como a Stripe trabalha com faturamento eletrônico?
  

Como funciona o faturamento eletrônico?

O faturamento eletrônico é um processo automatizado que se integra aos sistemas existentes de uma empresa para gerenciar a emissão de faturas, pagamentos e manutenção de registros. Veja como funciona cada etapa do processo.

Geração de faturas

Para criar faturas, os sistemas de faturamento eletrônico extraem informações de ferramentas existentes como:

• Software de planejamento de recursos empresariais (ERP) para dados contábeis e de estoque

• Sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) para perfis de clientes e detalhes de pedidos

• Sistemas de ponto de venda (POS) para registros de transações

Depois de coletar os dados, o sistema cria a fatura no formato solicitado, dependendo dos requisitos do setor ou do cliente, como padrões EDI (Electronic Data Interchange) para transações B2B ou formatos legíveis por máquina, como XML. As empresas podem personalizar essas faturas com as cores da marca; termos e condições; e ajustes de moeda ou localização de impostos de acordo com a região do cliente. O sistema de faturamento eletrônico calcula impostos, descontos ou sobretaxas para exibir o valor total.

O sistema verifica cuidadosamente a existência de erros nos detalhes da fatura, desde a descrição do produto até os termos de pagamento. Ele também garante que todos os detalhes estejam em conformidade com as regras fiscais regionais e leis de faturamento, como o imposto sobre valor agregado (IVA) na Europa e o imposto sobre bens e serviços (GST) na Índia.

Entrega de faturas

Depois que a fatura é validada, o sistema a envia ao cliente. Uma empresa pode enviar a fatura como um anexo a e-mail em PDF, para um portal do cliente onde os clientes podem visualizá-la e baixá-la, ou diretamente para os sistemas de contas a pagar de clientes B2B via EDI ou outros canais digitais.

Se for possível integrar as faturas diretamente ao sistema de contas a pagar do cliente, esse sistema poderá corresponder automaticamente a fatura com ordens de compra ou notas de mercadorias recebidas para verificar a transação. Se houver uma divergência (por exemplo, valores incorretos, itens ausentes), o sistema alerta as equipes apropriadas para revisá-la.

Processamento de pagamentos

Depois de entregar a fatura, o sistema de faturamento eletrônico viabiliza o pagamento. Ele oferece aos clientes opções de pagamento personalizadas de acordo com suas preferências, como cartões de crédito, transferências bancárias e carteiras digitais. O sistema também calcula e aplica os descontos acordados para pagamentos antecipados. Depois de processar o pagamento, o sistema atualiza o status da fatura e envia automaticamente um recibo para a empresa e o cliente.

Rastreamento e acompanhamento

Depois de enviar a fatura, as empresas podem monitorar o progresso por meio de painéis que mostram se a fatura foi entregue, visualizada, aprovada ou paga. Se os clientes geram contestações, as empresas também podem acompanhar o processo de resolução dentro da plataforma de faturamento eletrônico. Em caso de vencimento dos pagamentos, o sistema de faturamento eletrônico pode enviar e-mails de acompanhamento.

Depois de paga, a fatura é armazenada com segurança para uso futuro. A marcação de metadados permite que os usuários pesquisem faturas facilmente por cliente, data ou ID de transação. As plataformas de faturamento eletrônico também garantem que os documentos sejam armazenados em alinhamento com os regulamentos. As empresas podem usar esses registros para analisar padrões, como tempos médios de pagamento e taxas por atraso, além de melhorar a gestão do fluxo de caixa ou refinar os termos de pagamento.

Como a Stripe trabalha com faturamento eletrônico?

A Stripe usa automação avançada, opções de pagamento flexíveis e recursos globais de conformidade para oferecer cobranças eletrônicas. O Stripe Billing é ideal para empresas que desejam uma solução de faturamento confiável, flexível e personalizável. Por exemplo, várias empresas de software como serviço (SaaS) usam o Stripe Billing para faturamento recorrente e gerenciamento de assinaturas. A Stripe pode ajudar a gerenciar o faturamento de marketplaces complexos com várias partes.

Veja como funciona.

Criação da fatura

Com o Billing, você pode criar faturas personalizadas com a sua marca em várias moedas. O Stripe Billing se integra perfeitamente ao Stripe Tax para calcular automaticamente os impostos de acordo com a localização do cliente.

Entrega de faturas

A Stripe garante o envio imediato e seguro das faturas por e-mail, portal do cliente ou integração da interface de programação de aplicativos (API) com os sistemas dos clientes B2B.

Opções de pagamento

A Stripe aceita uma grande variedade de formas de pagamento, incluindo:

• Cartões de crédito e débito: esses pagamentos podem ser processados por bandeiras de cartão.

• Transferências bancárias: a Stripe aceita ACH (Automated Clearing House), débito automático SEPA (Área Única de Pagamentos em Euros) e outras opções de transferência bancária regional.

• Carteiras digitais: os clientes podem pagar usando Apple Pay, Google Pay ou outras carteiras diferentes.

• Compre agora e pague depois (BNPL): para empresas qualificadas, a Stripe oferece opções de pagamento parcelado, como Affirm e Afterpay.

Cobrança recorrente e assinaturas

O Stripe Billing pode cobrar automaticamente os clientes de forma recorrente, de acordo com os planos de assinatura ou uso. Ele aceita preços escalonados, taxas fixas, modelos baseados em uso ou uma combinação destes. Se um pagamento falhar (por exemplo, se não houver fundos suficientes), a ferramenta Smart Retries da Stripe pode tentar refazer o pagamento com base nas práticas recomendadas. As ferramentas de recuperação da Stripe ajudaram os usuários a recuperar cerca de US$ 3,4 bilhões em receita em 2023.

Automação e fluxos de trabalho

Com o Billing, você pode gerar e enviar faturas automaticamente de acordo com um cronograma recorrente. A Stripe também pode enviar lembretes automáticos e acompanhamento de faturas vencidas para ajudar a reduzir o churn de clientes. Ela associa automaticamente pagamentos a faturas para reduzir o tempo gasto na reconciliação manual de contas.

Rastreamento e relatórios

A Stripe fornece ferramentas para monitorar a atividade de faturamento e o desempenho financeiro, como:

• Atualizações de status de faturas: é possível acompanhar se uma fatura foi entregue ou paga.

• Análises e relatórios: o Stripe Dashboard fornece informações sobre receita, tendências de pagamento e taxas de churn.

• Exportações de dados: as empresas podem exportar dados de faturas e pagamentos para ferramentas contábeis ou usar as integrações da Stripe com plataformas como QuickBooks e Xero.

Segurança e conformidade

A Stripe emprega medidas de segurança compatíveis com PCI. Recursos como o Stripe Tax e suporte a diversas regiões ajudam as empresas a cumprir regulamentos fiscais globais. Clientes e empresas também podem habilitar a autenticação de dois fatores para oferecer outra camada de segurança no acesso a portais de faturamento.

Integração e personalização

As empresas podem usar a API da Stripe para integrar totalmente o faturamento eletrônico às suas próprias plataformas ou fluxos de trabalho. A Stripe fornece documentação detalhada e kits de desenvolvimento de software (SDKs) para várias linguagens de programação que facilitam a criação de sistemas de faturamento personalizados. A Stripe também integra com Salesforce, Shopify e outras plataformas SaaS para oferecer melhores funcionalidades.

Escalabilidade

A Stripe é ideal para empresas internacionais. Ela aceita mais de 135 moedas e localiza faturas para diferentes regiões por idioma, moeda e configurações fiscais. A Stripe também trabalha com empresas de todos os tamanhos, sejam startups ou grandes corporações.