Att uppfylla skattemässiga skyldigheter är ett viktigt krav för företag som är verksamma på internationella marknader. Om du driver ett företag som är baserat utomlands och vill verka på den italienska marknaden är begreppet ”skatterepresentation” särskilt viktigt. Oavsett om du säljer produkter eller tjänster, deltar i mässor eller helt enkelt bedriver verksamhet som omfattas av mervärdesskatt (moms) i Italien, är det viktigt att förstå hur skatterepresentation fungerar för att säkerställa full efterlevnad av skatte- och redovisningsskyldigheterna i Italien.

I den här artikeln diskuterar vi vad skatterepresentation är och när det är obligatoriskt i Italien. Vi går också igenom hur man utser en skatterepresentant i Italien och vad representantens uppgifter är.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är skatterepresentation?
  
• Rättslig ram
  
• När är skatterepresentation obligatorisk i Italien?
  
• Skillnader mellan direkt identifiering och skatterepresentation
  
• Hur utses ett skatteombud i Italien?
  
• Ett skatteombuds arbetsuppgifter
  
• Momssystem med en enda kontaktpunkt (OSS) och skatterepresentation
  
• Hur Stripe förenklar momshanteringen i Italien
  

Vad är skatterepresentation?

Skatterepresentation är ett verktyg som finns tillgängligt enligt italiensk lag. Det gör det möjligt för en person som är bosatt utanför EU att fullgöra sina momsskyldigheter genom att använda en person bosatt i Italien som sitt ombud. Det skattemässiga ombudet agerar för den utländska enhetens räkning, tar på sig en rad ansvarsområden och samarbetar med de italienska finansadministrativa myndigheterna.

Vem är ett skatteombud i Italien?

Ett skatteombud är en fysisk eller juridisk person som med hjälp av en fullmakt företräder en utländsk enhet för momsändamål. Skatteombudet är särskilt viktigt när det gäller transaktioner som är skattepliktiga i Italien, t.ex. försäljning av varor eller tillhandahållande av tjänster. Det skatterättsliga ombudet i Italien ansvarar för momsregistrering, utfärdande av elektroniska fakturor, momsregistrering, inlämning av skattedeklarationer och andra relaterade skyldigheter. Skatterepresentation är därför ett oumbärligt verktyg för många företag utanför EU.

Rättslig ram

Reglerna för skatterepresentation i Italien finns i presidentdekret 633/1972, konsoliderad mervärdesskattelag. I artikel 17 definieras särskilt de fall då mervärdesskatt ska betalas av personer med hemvist i Italien för utländska personers räkning.

En annan viktig bestämmelse är presidentdekret nr 441 av den 10 november 1997. I artikel 1.4 definieras de formella förfarandena för att utse ett skatteombud, vilket inkluderar att erhålla en offentlig handling – en registrerad privat handling eller ett brev som registreras i ett särskilt register hos det behöriga momskontoret. Skatteombudet, som måste vara bosatt i Italien och ha ett momsregistreringsnummer, tar på sig ett gemensamt ansvar med företaget utanför EU för alla momsskyldigheter.

Nyligen infördes lagdekret nr 13/2024, som är av särskild betydelse för företag som inte är etablerade i EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). I dekretet fastställs nya behörighetskrav för skatteombud, inklusive en skyldighet att tillhandahålla tillräckliga kapitalgarantier. Denna skyldighet, som definieras i detalj i senare bestämmelser som utfärdats av den italienska skattemyndigheten, syftar till att stärka skyddet för skattekontoret.

Dessa föreskrifter har med tiden kompletterats med en rad resolutioner och cirkulär som utfärdats av den italienska skattemyndigheten och som har gett förtydliganden och operativa riktlinjer om specifika aspekter av skatterepresentationen. Sammantaget utgör dessa dokument ett dynamiskt och omfattande regelverk.

När är skatterepresentation obligatorisk i Italien?

Det är obligatoriskt att utse ett skatteombud för företag som har sitt säte i länder utanför EU eller EES, som utför momspliktiga transaktioner i Italien och som inte har ett fast driftställe i Italien. I dessa fall kan direkt identifiering – ett alternativ till skatterepresentant som behandlas mer ingående nedan – inte användas. Utnämningen av ett skatteombud blir därför det enda sättet att fullgöra skattemässiga skyldigheter och hävda företagets rättigheter avseende moms i Italien (dvs. rätten att dra av moms på inköp eller att få momsåterbetalning).

Transaktioner som kräver skatterepresentation

Några exempel på transaktioner som kräver att ett skatteombud utses för företag utanför EU – och i allmänhet när omvänd betalningsskyldighet inte gäller eller direkt identifiering inte är möjlig – är följande:

• Överföring av tillgångar i Italien: Närmare bestämt när en enhet utanför EU överför tillgångar utan att ha ett fast driftställe i Italien.

• Tillhandahållande av så kallade ”generiska tjänster” i Italien: När en B2C-enhet som inte är baserad i EU tillhandahåller generiska tjänster – enligt definitionen i presidentdekret 633/72 – till exempel rådgivning, onlineutbildning eller digitala tjänster, till privatkunder i Italien.

• Hantering av ett lager eller en lagringsanläggning i Italien: När ett företag utanför EU skickar varor från ett lager i Italien till italienska kunder.

• Deltagande i mässor eller evenemang i Italien: Särskilt när enheten utanför EU säljer varor direkt vid dessa evenemang.

• Onlineförsäljning via en marknadsplats med lagring i Italien: När ett företag utanför EU säljer via plattformar som Amazon eller eBay och använder italienska logistikcenter (t.ex. Amazon FBA) för att lagra sina produkter.

• Köp eller försäljning med transport inom gemenskapen: När ett företag utanför EU genomför försäljning eller köp som kräver transport till eller från andra EU-länder.

• Inköp i Italien: När ett företag utanför EU köper varor i Italien – antingen direkt eller via en skatterepresentant – och transaktionen är momspliktig.

• Utställande av elektroniska fakturor till kunder i Italien: Eftersom en enhet utanför EU som säljer varor eller tjänster till kunder i Italien inte kan utfärda e-fakturor direkt via utbytessystemet (SdI) behövs ett skatteombud. Ombudet ansvarar för att upprätta och skicka e-fakturan via SdI och följer därmed de tekniska regler som har införts av den italienska skattemyndigheten.

• Försäljning som kräver inlämning av Intrastat-formulär: När en enhet utanför EU – via sitt skatteombud i Italien – genomför inköp eller försäljning med andra EU-länder är det ombudet som måste lämna in Intrastat-formulär till de behöriga myndigheterna och rapportera informationen om transaktioner inom EU.

• Import från tredje land med ett skatteombud i Italien: När ett företag utanför EU exporterar varor till Italien och använder ett skatteombud för att sköta tullklareringen, är ombudet ansvarigt för att betala den importmoms som ska betalas när varorna kommer in i det italienska tullområdet.

• Lagring av varor i momslager i Italien: När ett företag utanför EU för in varor till Italien och lagrar dem i ett momslager för eget bruk (dvs. lager) måste det utse ett skatteombud. Ett momslager är en särskild typ av auktoriserat lager där varor kan lagras utan att man omedelbart behöver betala moms. Skatten betalas först när varorna tas ut, när de säljs eller när de är avsedda för internt bruk inom det italienska territoriet. Vid den tidpunkten betalar den italienska köparen momsen, men det är skatteombudet som tar hand om fakturan, betalningen av skatten och dokumenthanteringen. Denna mekanism kan underlätta logistiken och den internationella handeln, särskilt för utländska företag.

Fall då ett skatteombud krävs

Kort sagt är skatterepresentation nödvändigt när:

• Företaget inte är etablerat i ett EU- eller EES-land med vilket Italien har särskilda avtal
  
• Det utländska företaget inte har ett fast driftställe i Italien
  
• Det utländska företaget utför transaktioner som är momspliktiga i Italien (dvs. levererar varor eller tjänster)
  
• Omvänd betalningsskyldighet tillämpas inte på transaktioner som genomförs
  

Skillnader mellan direkt identifiering och skatterepresentation

Direkt identifiering är en metod som gör det möjligt för en viss typ av utländsk enhet – en person som är bosatt i antingen ett EU-land eller ett land som Italien har ett särskilt avtal med – att få ett italienskt momsregistreringsnummer utan att behöva utse ett skatteombud. Det utländska företaget registrerar sig direkt hos den italienska skattemyndigheten, blir en momsbeskattningsbar person i Italien och tar på sig alla skatte- och redovisningsskyldigheter i eget namn. Den här lösningen är idealisk för företag som vill ha direkt kontroll över sin italienska momsposition.

Direkt identifiering är ett alternativ till skatterepresentation. Metoden regleras av artikel 35 i presidentdekret 633/1972. För att få direkt identifiering måste du skicka in formulär ANR/3 till den italienska skattemyndigheten och få ett italienskt momsregistreringsnummer.

Skillnaderna mellan skatteombud och direkt identifiering

Det är viktigt att förstå skillnaderna mellan ett skatteombud och direkt identifiering för att kunna välja det alternativ som passar ditt företag bäst. Om du har ett EU-baserat företag bör du noga överväga fördelarna med direkt identifiering jämfört med att utse ett skatteombud i Italien.

Hur utses ett skatteombud i Italien?

Skatteombudet utses genom ett formellt dokument, vanligtvis en särskild fullmakt (POA). Dokumentet måste upprättas skriftligen och lämnas in till den italienska skattemyndigheten.

Utnämning av skatteombud i Italien, steg för steg

För att korrekt utse ett skatteombud i Italien måste du följa dessa steg:

• Upprätta ett POA: Detta dokument bemyndigar skatteombudet att agera för din räkning när det gäller alla skyldigheter enligt italiensk momslagstiftning. POA måste tydligt identifiera enheten utanför EU, lista de delegerade skattemässiga skyldigheterna och ange uppdragets varaktighet.

• Välja ett pålitligt skatteombud: Personen måste ha särskild erfarenhet av internationell moms och en gedigen förståelse för italiensk lagstiftning.

• Förbereda nödvändig dokumentation: Ditt företag behöver en registrering hos handelskammaren (eller motsvarande dokument) för det utländska företaget, en identitetshandling för det juridiska ombudet och bolagsordning eller stiftelseurkund – översatt och bestyrkt om den inte är på italienska.

• Registrera utnämningen hos den italienska skattemyndigheten: Använd formulär AA7/10 (för juridiska personer) eller AA9/12 (för privatpersoner) och bifoga både POA och de nödvändiga dokumenten.

• Begära ett italienskt momsnummer: Detta måste registreras i namnet på företaget utanför EU men hanteras via skattereombudet. Det momsnummer du får måste användas för alla momstransaktioner som utförs i Italien.

• Konfigurera elektroniska faktureringssystem: Du måste ange mottagarkod för ombudet eller SdI-kanalen, för att e-fakturor ska kunna utfärdas och tas emot i digitalt format i enlighet med italienska bestämmelser.

• Åtkomst till den italienska skattemyndighetens onlinetjänster: Aktivera de behörigheter som behövs för att få tillgång till tjänster som Entratel och Fisconline samt Intrastat-portalen.

• Ange utnämningen av eventuella partner och skatte-, tull- eller logistikoperatörer: Dessa är enheter som du samarbetar med i Italien för att standardisera den skattemässiga och administrativa hanteringen.

Ett skatteombuds arbetsuppgifter

När ett skatteombud i Italien har utsetts åtar det sig en rad specifika skyldigheter gentemot skattemyndigheterna. Ombudets huvuduppgift är att agera på den icke-EU-baserade enhetens vägnar för alla momsskyldigheter som rör transaktioner som utförs i landet.

Ombudets huvudsakliga verksamhet omfattar:

• _Utfärdande av elektroniska fakturor: _ Utfärdande för enheter utanför EU, i enlighet med de tekniska specifikationerna för SdI

• _Föra momsregister: _ Föra ett register över alla utfärdade fakturor, inköp och betalningar, i enlighet med italiensk lag

• Inlämning av periodiska momsdeklarationer: Inlämning av deklarationer månadsvis eller kvartalsvis beroende på omsättning – utöver den årliga momsdeklarationen

• Betalning av förfallen moms: Betalning senast på tillämplig förfallodag (vanligtvis den 16:e dagen i den månad som följer på referensperioden)

• _Förberedelse och inlämning av Intrastat-formulär: _ I tillämpliga fall inlämning av formulären senast den 25:e dagen i den månad som följer på referensmånaden för gemenskapsinterna transaktioner

• Importrelaterade krav: Inkluderar betalning av importmoms i tullen

• Hantering av skyldigheter relaterade till momslager: Skyldigheterna omfattar korrekt fakturering när varor tas ut från ett lager (dvs. när de tas ut för att säljas eller användas).

Skatteombudet ansvarar också för den digitala lagringen av fakturor och register i enlighet med de villkor som fastställs i lag. De kan också bli föremål för kontroller och revisioner av den italienska skattemyndigheten.

Momssystem för One Stop Shop (OSS) och skatterepresentation

Systemet OSS, som ersatte det tidigare systemet Mini One Stop Shop (MOSS) den 1 juli 2021, är ett frivilligt system som gör det möjligt för B2C-företag utanför EU som säljer till kunder i EU att deklarera och betala moms i en enda medlemsstat. Detta i stället för att registrera sig för moms i varje enskilt destinationsland.

När det gäller skatterepresentation är OSS-ordningen särskilt relevant för företag utanför EU som säljer till privatkunder i Italien. Om dessa enheter följer OSS-ordningen (dvs. OSS-versionen för länder utanför EU) kan de undvika att utse en skatterepresentant i varje destinationsland i EU (inklusive Italien). Istället kan de hantera sina momsdeklarationer centralt genom en enda medlemsstat.

Deltagandet i OSS-systemet är dock begränsat till vissa typer av transaktioner:

• Fjärrförsäljning av varor inom EU
  
• Tillhandahållande av elektroniska tjänster, telekommunikationstjänster och sändningstjänster till privatpersoner
  

Däremot omfattas inte B2B-transaktioner, import och verksamhet som omfattar fysisk lagring i Italien (dvs. logistik eller lagerhållning) av OSS-ordningen. I dessa fall måste enheten utanför EU fortfarande utse ett skatteombud i Italien för att fullgöra lokala momsskyldigheter.

Hur Stripe förenklar momshanteringen i Italien

När du säljer produkter eller tjänster internationellt kan det bli komplicerat och riskfyllt att hantera moms i flera olika jurisdiktioner. Om du är verksam i länder som Italien som kräver att företag utanför EU ska utse skatteombud kan Stripe Tax förenkla processen. Det gör att du kan samordna ett lands krav med andra internationella skatteförpliktelser. Stripe Tax övervakar dina transaktioner, varnar dig när och var du behöver registrera dig för skattemässiga ändamål, beräknar och samlar automatiskt in moms (inklusive särskilda system som OSS) och genererar rapporter för varje inlämningsställe för att hjälpa dig att lämna in dina skattedeklarationer. Det här är den perfekta lösningen för dig som vill ha enkelhet och efterlevnad av skattereglerna utan att behöva hantera byråkratin på egen hand.