El cumplimiento de las obligaciones fiscales es un requisito esencial para las empresas que operan en mercados internacionales. Si tu empresa tiene su sede en el extranjero y quieres operar en el mercado italiano, necesitas conocer bien el concepto de «representación fiscal». Ya sea que se trate de bienes o servicios, la participación en ferias comerciales o, simplemente, la gestión de operaciones sujetas al impuesto al valor agregado (IVA) en Italia, comprender el funcionamiento de la representación fiscal resulta fundamental para el pleno cumplimiento la normativa italiana en materia de contabilidad e impuestos.

En este artículo, te contamos qué es la representación fiscal y en qué casos es obligatoria en Italia. Además, repasaremos cómo se nombra a un representante fiscal en Italia y cuáles son las obligaciones que debe cumplir.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la representación fiscal?
  
• Marco normativo
  
• ¿Cuándo es obligatoria la representación fiscal en Italia?
  
• Diferencias entre identificación directa y representación fiscal
  
• ¿Cómo se nombra a un representante fiscal en Italia?
  
• Obligaciones del representante fiscal
  
• Régimen de IVA de ventanilla única (OSS) y representación fiscal
  
• Cómo simplifica Stripe la gestión del IVA en Italia
  

¿Qué es la representación fiscal?

La representación fiscal es un mecanismo previsto por la legislación italiana que permite a un residente que no pertenece a la UE cumplir con sus obligaciones en materia de IVA a través de un representante que sí reside en Italia. El representante fiscal actúa en nombre de la entidad extranjera, asume una serie de responsabilidades y colabora con las autoridades administrativas y financieras italianas.

¿Quién es un representante fiscal en Italia?

Un representante fiscal es una persona física o jurídica que, mediante un poder notarial (POA), representa a una entidad no residente a efectos del IVA. Esta figura adquiere especial importancia en el caso de transacciones que están sujetas a impuestos en Italia, como la venta de bienes o la prestación de servicios. El representante fiscal en Italia es responsable de registrar el IVA, emitir facturas electrónicas, llevar registros del IVA, presentar las declaraciones de impuestos y otras obligaciones relacionadas. La representación fiscal constituye, por lo tanto, una herramienta indispensable para muchas empresas no pertenecientes a la UE.

Marco normativo

Las reglas sobre la representación fiscal en Italia se establecen en el Decreto Presidencial n.^o 633/1972, Ley Consolidada del IVA. En el artículo 17, en particular, se definen las situaciones en las que los residentes italianos deben pagar el IVA en nombre de quienes no residen en el país.

Otra norma clave es el Decreto Presidencial n.^o 441 de fecha 10 de noviembre de 1997. En el inciso 4 del artículo 1 se definen los procedimientos formales para el nombramiento de un representante fiscal, que incluyen la obtención de una escritura pública, es decir, un documento privado registrado o una carta presentada en un registro especial ante la oficina de IVA correspondiente. El representante fiscal, que debe ser residente en Italia y contar con un número de IVA, asume responsabilidad solidaria con la empresa no perteneciente a la UE por el cumplimiento de todas las obligaciones relacionadas con el IVA.

El Decreto Legislativo n.^o 13/2024, aprobado recientemente, reviste especial importancia para las empresas no radicadas en la UE ni en el Espacio Económico Europeo (EEE). Este decreto introdujo nuevos requisitos de elegibilidad para los representantes fiscales, entre ellos la obligación de ofrecer garantías patrimoniales adecuadas. Esta obligación, detallada posteriormente en las disposiciones complementarias emitidas por la Agencia Tributaria Italiana, tiene como finalidad reforzar la protección de la administración fiscal.

Con el tiempo, estas disposiciones se han ampliado mediante distintas resoluciones y circulares de la Agencia Tributaria Italiana, que ofrecen orientaciones prácticas y aclaraciones sobre puntos concretos de la representación fiscal. En conjunto, constituyen un marco normativo amplio y en constante evolución.

¿Cuándo es obligatoria la representación fiscal en Italia?

Las empresas con sede en países no pertenecientes a la UE o al EEE que realicen operaciones sujetas al IVA en Italia y no cuenten con un establecimiento permanente en este país deben nombrar obligatoriamente a un representante fiscal. En estos casos, no es posible optar por la identificación directa (una alternativa a la representación fiscal que se explica más adelante), por lo tanto, el nombramiento de un representante fiscal es la única vía para cumplir con las obligaciones fiscales y hacer valer los derechos de la empresa en materia de IVA en Italia, como deducir el impuesto de las compras o solicitar reembolsos de este.

Transacciones que exigen representación fiscal

Estos son algunos ejemplos de transacciones que exigen el nombramiento de un representante fiscal para empresas no pertenecientes a la UE, por ejemplo, cuando no puede aplicarse el mecanismo de inversión del sujeto pasivo o no se permite la identificación directa:

• Transferencia de activos en Italia: en particular, cuando una entidad no perteneciente a la UE transfiere activos en territorio italiano sin contar con un establecimiento permanente en el país.

• Prestación de los llamados «servicios genéricos» en Italia: cuando una entidad B2C no perteneciente a la UE presta servicios genéricos, conforme a la definición del Decreto Presidencial n.^o 633/72, tales como consultoría, capacitación en línea o servicios digitales, a clientes particulares en Italia.

• Manejo de un depósito o almacén en Italia: cuando una empresa no perteneciente a la UE envía productos desde un depósito en Italia a clientes italianos.

• Participación en ferias o eventos en Italia: en particular, cuando la entidad no perteneciente a la UE realiza ventas directas de productos en el marco de estos eventos.

• Ventas en línea a través de un marketplace con depósito en Italia: cuando una empresa no perteneciente a la UE vende a través de plataformas como Amazon o eBay, y utiliza centros logísticos ubicados en Italia (por ejemplo, Amazon FBA) para almacenar sus productos.

• Operaciones de compra o venta con transporte dentro de la UE: cuando una empresa no perteneciente a la UE realiza operaciones de venta o compra que implican el transporte hacia otros países de la UE o desde ellos.

• Compras realizadas en Italia: cuando una empresa no perteneciente a la UE compra bienes en territorio italiano, ya sea directamente o a través de un representante fiscal, y la transacción está sujeta a IVA.

• Emisión de facturas electrónicas a clientes en Italia: dado que una entidad no perteneciente a la UE que vende bienes o presta servicios a clientes en Italia no puede emitir facturas electrónicas directamente a través del Sistema de Intercambio (SdI), se debe nombrar a un representante fiscal que se encargue de elaborar y enviar la factura electrónica a través del SdI, de conformidad con las normas técnicas establecidas por la Agencia Tributaria Italiana.

• Ventas que exigen la presentación de formularios Intrastat: cuando una entidad no perteneciente a la UE realiza compras o ventas con otros países de la UE a través de su representante fiscal en Italia, es este representante quien debe presentar los formularios Intrastat ante las autoridades pertinentes y comunicar los datos de las transacciones intracomunitarias.

• Importaciones desde países no pertenecientes a la UE con representante fiscal en Italia: cuando una empresa no perteneciente a la UE exporta bienes a Italia y utiliza un representante fiscal para gestionar el despacho aduanero, dicho representante es responsable de pagar el IVA a la importación que corresponda en el momento en que las mercancías ingresan al territorio aduanero italiano.

• Almacenamiento de productos en depósitos de IVA en Italia: cuando una empresa no perteneciente a la UE envía productos a Italia y los almacena en un depósito de IVA para su propio uso o stock, está obligada a nombrar a un representante fiscal. El depósito de IVA es un almacén autorizado donde se pueden guardar productos sin pagar el impuesto de inmediato. El IVA recién se paga cuando los productos se retiran del depósito, ya sea para venderse o destinarse al mercado italiano interno. En ese momento, el comprador italiano paga el IVA, pero el representante fiscal se encarga de emitir la factura, realizar el pago del impuesto y gestionar la documentación. Este mecanismo facilita las operaciones logísticas y de comercio internacional, especialmente para los no residentes.

Casos en los que se exige un representante fiscal

En resumen, la representación fiscal es obligatoria en los siguientes casos:

• Cuando la empresa no tiene sede en un país de la UE o del EEE con el que Italia haya suscrito acuerdos específicos.
  
• Cuando la empresa extranjera no cuenta con un establecimiento permanente en Italia.
  
• Cuando la empresa extranjera realiza transacciones (es decir, realiza ventas o presta servicios) sujetas al IVA en Italia.
  
• Cuando no resulta aplicable el mecanismo de inversión del sujeto pasivo a las operaciones realizadas.
  

Diferencias entre identificación directa y representación fiscal

La identificación directa es un método que permite a ciertos tipos de entidades extranjeras (residentes en un país de la UE o en otro con el que Italia haya suscrito un acuerdo específico) obtener un número de IVA italiano sin necesidad de nombrar a un representante fiscal. La empresa extranjera se registra directamente ante la Agencia Tributaria Italiana, pasa a ser responsable del IVA en Italia y se encarga personalmente de sus obligaciones fiscales y contables. Esta modalidad es ideal para las empresas que desean mantener el control directo respecto de su situación ante el IVA en Italia.

La identificación directa es una alternativa a la representación fiscal. Este procedimiento se rige por las disposiciones del artículo 35 del Decreto Presidencial n.^o 633/1972. Para acceder a ella, se debe presentar el formulario ANR/3 ante la Agencia Tributaria Italiana y recibir el número de IVA italiano correspondiente.

Diferencias entre representante fiscal e identificación directa

Es fundamental comprender las diferencias entre un representante fiscal y la identificación directa para poder elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Si tu negocio tiene sede en la Unión Europea, evalúa cuidadosamente las ventajas de la identificación directa frente al nombramiento de un representante fiscal en Italia.

¿Cómo se nombra a un representante fiscal en Italia?

El representante fiscal se designa a través de un documento formal, por lo general, un poder notarial (POA). El documento debe redactarse por escrito y presentarse ante la Agencia Tributaria Italiana.

Nombramiento de un representante fiscal en Italia, guía paso a paso

Estos son los pasos para nombrar correctamente a un representante fiscal en Italia:

• Redactar un poder notarial: este documento autoriza al representante fiscal a actuar en tu nombre respecto de todas las obligaciones previstas en la legislación italiana sobre el IVA. En el poder, se debe identificar claramente a la entidad no perteneciente a la UE, enumerar las obligaciones fiscales delegadas y especificar la duración del nombramiento.

• Elegir a un representante fiscal de confianza: la persona nombrada debe tener experiencia en materia de IVA internacional y un sólido conocimiento de la normativa italiana.

• Preparar la documentación necesaria: tu empresa debe contar con el registro en la Cámara de Comercio (o con un documento equivalente en el país de origen), un documento de identidad del representante legal y los estatutos o el acta de constitución, traducidos y con la legalización correspondiente si no están en italiano.

• Registrar el nombramiento ante la Agencia Tributaria Italiana: se debe utilizar el formulario AA7/10 (para personas jurídicas) o el formulario AA9/12 (para personas físicas), y adjuntar tanto el poder notarial como la documentación necesaria.

• Solicitar un número de IVA italiano: debe emitirse a nombre de la empresa no perteneciente a la UE, aunque su gestión la realice el representante fiscal. Ese número de IVA es el que deberás usar para todas las transacciones con IVA dentro de Italia.

• Implementar sistemas de facturación electrónica: debes especificar el código de destinatario del representante o el canal SdI, a fin de habilitar la emisión y recepción de facturas electrónicas en formato digital de conformidad con la normativa italiana.

• Acceder a los servicios en línea de la Agencia Tributaria Italiana: activa las autorizaciones necesarias para acceder a servicios como Entratel y Fisconline, y al portal Intrastat.

• Notificar el nombramiento a los socios y a los operadores fiscales, aduaneros o logísticos: se debe comunicar el nombramiento a las entidades con las que tu empresa trabaja en Italia, a fin de estandarizar la gestión administrativa y tributaria.

Obligaciones del representante fiscal

Tras su nombramiento, el representante fiscal en Italia pasa a tener ciertas obligaciones ante las autoridades fiscales. Su tarea principal es representar a la empresa no perteneciente a la UE en todo lo relativo al cumplimiento de las obligaciones de IVA por las operaciones efectuadas en Italia

Entre las principales actividades del representante, podemos mencionar las siguientes:

• Emitir facturas electrónicas: el representante fiscal emite las facturas en nombre de entidades no pertenecientes a la UE, de conformidad con las especificaciones técnicas del SdI.

• Llevar los registros del IVA: el representante fiscal debe llevar el registro de todas las facturas emitidas, las compras y los pagos, de conformidad con la normativa italiana.

• Presentar las declaraciones periódicas del IVA: el representante fiscal debe presentar las declaraciones del IVA de forma mensual o trimestral, según el volumen de facturación, además de la declaración anual correspondiente de este impuesto.

• Pagar el IVA adeudado: el representante fiscal debe efectuar el pago dentro del plazo correspondiente, que generalmente vence el día 16 del mes siguiente al período de referencia.

• Completar y enviar los formularios Intrastat: cuando corresponda, el representante fiscal debe presentar los formularios antes del día 25 del mes siguiente al mes de referencia, para las operaciones intracomunitarias.

• Cumplir con los requisitos relacionados con las importaciones: el representante fiscal debe efectuar el pago del IVA correspondiente en la aduana en el momento de la importación.

• Gestionar las obligaciones relacionadas con los depósitos de IVA: estas obligaciones incluyen la emisión correcta de facturas cuando se retiran mercancías del depósito, es decir, cuando se sacan para su venta o utilización.

El representante fiscal también es responsable del almacenamiento digital de las facturas y de los registros conforme a los plazos y las condiciones establecidas por ley. Asimismo, puede estar sujeto a controles y auditorías por parte de la Agencia Tributaria Italiana.

Régimen de IVA de ventanilla única (OSS) y representación fiscal

El régimen OSS, que reemplazó al antiguo régimen de miniventanilla única (MOSS) el 1 de julio de 2021, es un sistema opcional que permite a las empresas no pertenecientes a la UE que realizan ventas B2C a clientes dentro de la UE declarar y pagar el IVA en un único Estado miembro. De este modo, se evita la necesidad de registrarse a efectos del IVA en cada país de destino por separado.

Dentro del marco de la representación fiscal, el régimen OSS tiene especial importancia para las empresas no pertenecientes a la UE que venden a clientes privados en Italia. Si estas entidades se acogen al régimen OSS (es decir, a la versión del OSS para no residentes), es posible que no tengan que nombrar a un representante fiscal en cada país de destino de la UE (incluso Italia), ya que pueden presentar sus declaraciones de IVA de forma centralizada a través de un único Estado miembro.

Sin embargo, la participación en el régimen OSS se limita a ciertos tipos de transacciones:

• ventas a distancia de bienes dentro de la UE;
  
• prestación de servicios electrónicos, de telecomunicaciones y de radiodifusión a particulares.
  

Por el contrario, las transacciones B2B, las importaciones y las actividades que implican almacenamiento físico en Italia (por ejemplo, logística o depósito) no están comprendidas en el régimen OSS. En estos casos, la entidad no perteneciente a la UE aún debe nombrar a un representante fiscal en Italia para cumplir con las obligaciones locales de IVA.

Cómo simplifica Stripe la gestión del IVA en Italia

Cuando una empresa vende productos o servicios a nivel internacional, la gestión del IVA en múltiples jurisdicciones puede volverse compleja y riesgosa. Si operas en países como Italia, donde las empresas no pertenecientes a la UE deben nombrar representantes fiscales, Stripe Tax puede simplificar el proceso. Esta herramienta permite coordinar los requisitos fiscales de cada país con otras obligaciones internacionales, ya que monitorea las transacciones, avisa cuándo y dónde es necesario registrarse, calcula y recauda automáticamente el IVA (incluso bajo regímenes especiales como OSS) y genera informes por cada jurisdicción para facilitar la presentación de las declaraciones de impuestos. En definitiva, es una solución ideal para quienes buscan simplicidad y cumplir con la normativa fiscal sin tener que lidiar directamente con la burocracia administrativa.