Die Einhaltung der steuerlichen Pflichten ist eine wesentliche Voraussetzung für Unternehmen, die auf internationalen Märkten tätig sind. Wenn Sie ein im Ausland niedergelassenes Unternehmen führen und auf dem italienischen Markt tätig werden möchten, ist das Konzept der „Fiskalvertretung“ besonders wichtig. Ganz gleich, ob Sie Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, an Messen teilnehmen oder einfach nur Geschäfte verwalten, die in Italien der Umsatzsteuer (USt.) unterliegen, das Verständnis der Funktionsweise der Fiskalvertretung ist unerlässlich, um die vollständige Compliance mit den steuerlichen und buchhalterischen Verpflichtungen Italiens sicherzustellen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Fiskalvertretung ist und wann sie in Italien obligatorisch ist. Wir gehen auch darauf ein, wie Sie eine Fiskalvertretung in Italien ernennen und welche Aufgaben diese hat.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Fiskalvertretung?
  
• Regulatorischer Rahmen
  
• Wann ist die Fiskalvertretung in Italien obligatorisch?
  
• Unterschiede zwischen direkter Identifizierung und Fiskalvertretung
  
• Wie wird in Italien eine Fiskalvertretung ernannt?
  
• Aufgaben einer Fiskalvertretung
  
• One Stop Shop (OSS) USt.-Regelung und Fiskalvertretung
  
• Wie Stripe die Verwaltung der USt. in Italien vereinfacht
  

Was ist eine Fiskalvertretung?

Die Fiskalvertretung ist ein nach italienischem Recht verfügbares Instrument. Sie ermöglicht es einer in einem Nicht-EU-Land ansässigen Person, ihre USt-Verpflichtungen zu erfüllen, indem sie eine in Italien ansässige Person als ihren Vertreter einsetzt. Die Fiskalvertretung handelt im Namen des ausländischen Unternehmens, übernimmt eine Reihe von Aufgaben und arbeitet mit den italienischen Finanzverwaltungsbehörden zusammen.

Was ist eine Fiskalvertretung in Italien?

Eine Fiskalvertretung ist eine natürliche oder juristische Person, die mittels einer Vollmacht (POA) ein nicht ansässiges Unternehmen für Zwecke der USt. vertritt. Die Fiskalvertretung ist besonders wichtig bei Transaktionen, die in Italien steuerpflichtig sind, wie der Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen. Die Fiskalvertretung in Italien ist für die Registrierung der USt, das Ausstellen elektronischer Rechnungen, die Aufbewahrung der USt.-Aufzeichnungen, die Einreichung der Steuererklärungen und andere damit verbundene Pflichten verantwortlich. Die Fiskalvertretung ist daher ein unverzichtbares Instrument für viele Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern.

Regulatorischer Rahmen

Die Regeln für die Fiskalvertretung in Italien sind im Präsidialdekret 633/1972, Konsolidiertes USt.-Gesetz, enthalten. Artikel 17 definiert insbesondere die Fälle, in denen die USt. von in Italien ansässigen Personen für nicht ansässige Personen geschuldet wird.

Eine weitere wichtige Vorschrift ist das Präsidialdekret Nr. 441 vom 10. November 1997. Artikel 1, Absatz 4 definiert die formalen Verfahren für die Ernennung einer Fiskalvertretung. Dazu gehört die Einreichung einer öffentlichen Urkunde – ein eingetragenes privates Dokument oder ein Brief, der in einem speziellen Register beim zuständigen USt.-Büro hinterlegt wird. Die Fiskalvertretung, die in Italien ansässig und im Besitz einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) sein muss, haftet gemeinsam mit dem Unternehmen aus dem Nicht-EU-Raum für alle Umsatzsteuerverpflichtungen.

Kürzlich wurde das Gesetzesdekret Nr. 13/2024 eingeführt, das für Unternehmen, die nicht in der EU oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) ansässig sind, von besonderer Bedeutung ist. Es wurden neue Zulassungsvoraussetzungen für Fiskalvertretungen festgelegt, darunter die Verpflichtung, angemessene Kapitalgarantien zu stellen. Diese Verpflichtung, die durch nachfolgende, vom italienischen Finanzamt ausgestellte Bestimmungen näher definiert wird, zielt darauf ab, den Schutz des Finanzamtes zu stärken.

Diese Vorschriften wurden im Laufe der Zeit durch eine Reihe von Entschließungen und Rundschreiben ergänzt, die von der italienischen Steuerbehörde ausgestellt wurden und die Klarstellungen und operative Leitlinien zu bestimmten Aspekten der Steuervertretung enthalten. In ihrer Gesamtheit bilden diese Dokumente einen dynamischen und umfassenden Rechtsrahmen.

Wann ist die Fiskalvertretung in Italien obligatorisch?

Die Bestellung einer Fiskalvertretung ist obligatorisch für Unternehmen, die ihren Sitz in Nicht-EU- oder Nicht-EWR-Ländern haben, die in Italien mehrwertsteuerpflichtige Transaktionen durchführen und die keine Betriebsstätte in Italien haben. In diesen Fällen kann die direkte Identifizierung – eine Alternative zur Fiskalvertretung, auf die weiter unten näher eingegangen wird – nicht verwendet werden. Die Ernennung einer Fiskalvertretung ist daher die einzige Möglichkeit, die steuerlichen Pflichten zu erfüllen und die Rechte des Unternehmens in Bezug auf die USt. in Italien geltend zu machen (d. h. das Recht auf Vorsteuerabzug bei Käufen oder auf Rückerstatten der USt).

Transaktionen, die eine Fiskalvertretung erfordern

Einige Beispiele für Transaktionen, die die Bestellung einer Fiskalvertretung für Unternehmen außerhalb der EU erfordern – und im Allgemeinen, wenn die Umkehrung der Steuerschuld nicht greift oder eine direkte Identifizierung nicht möglich ist – sind die folgenden:

• Übertragung von Vermögenswerten in Italien: Insbesondere, wenn ein Nicht-EU-Unternehmen Vermögenswerte überträgt, ohne eine Betriebsstätte in Italien zu haben.

• Erbringung sogenannter „allgemeiner Dienstleistungen“ in Italien:Wenn ein B2C-Unternehmen, das nicht in der EU niedergelassen ist, allgemeine Dienstleistungen – wie im Präsidialerlass 633/72 definiert – wie Beratung, Online-Schulungen oder digitale Dienstleistungen für private Kundinnen und Kunden in Italien erbringt.

• Verwaltung eines Lagers bzw. einer Lagerstätte in Italien Wenn ein Unternehmen aus einem Nicht-EU-Staat Waren aus einem Lager in Italien an italienische Kundinnen und Kunden versendet, ist die Verwaltung eines Lagerhauses oder einer Lagereinrichtung in Italien erforderlich.

• Teilnahme an Messen oder Veranstaltungen in Italien: Insbesondere, wenn das Nicht-EU-Unternehmen Waren direkt auf diesen Veranstaltungen verkauft.

• Online-Verkäufe über einen Marktplatz mit Lagerung in Italien: Wenn ein Unternehmen aus einem Nicht-EU-Land über Plattformen wie Amazon oder eBay verkauft und italienische Logistikzentren (z. B. Amazon FBA) nutzt, um seine Produkte zu speichern.

• Käufe oder Verkäufe mit innergemeinschaftlicher Beförderung: Wenn ein Unternehmen aus einem Nicht-EU-Land Verkäufe oder Käufe tätigt, die eine Beförderung in oder aus anderen EU-Ländern erfordern.

• In Italien getätigte Käufe: Wenn ein Unternehmen aus einem Nicht-EU-Land Waren in Italien kauft – entweder direkt oder über einen Steuervertreter – und die Transaktion der USt. unterliegt.

• Ausstellung elektronischer Rechnungen an Kundinnen und Kunden in Italien: Da ein Nicht-EU-Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden in Italien verkauft, elektronische Rechnungen nicht direkt über das Umtauschsystem (SdI) ausstellen kann, wird ein Fiskalvertreter benötigt. Der Vertreter ist für die Erstellung und den Versand der elektronischen Rechnung über das SdI verantwortlich und befolgt dabei die technischen Vorschriften der italienischen Steuerbehörde.

• Verkäufe, die die Einreichung von Intrastat-Formularen erfordern: Wenn ein Nicht-EU-Unternehmen – über seinen steuerlichen Vertreter in Italien – Käufe oder Verkäufe mit anderen EU-Ländern tätigt, muss der Vertreter die Intrastat-Formulare an die zuständigen Behörden übermitteln und die Informationen über Intra-EU-Transaktionen melden.

• Importe aus Drittländern mit einer Fiskalvertretung in Italien: Wenn ein Unternehmen aus einem Nicht-EU-Land Waren nach Italien exportiert und eine Fiskalvertretung mit der Zollabfertigung beauftragt, ist die Vertretung für die Zahlung der fälligen USt. verantwortlich, wenn die Waren in das italienische Zollgebiet gelangen.

• Einlagerung von Waren in USt.-Lagern in Italien: Wenn ein Unternehmen aus einem Nicht-EU-Land Waren nach Italien bringt und diese für den Eigenbedarf in einem USt.-Lager (d. h. auf Vorrat) aufbewahrt, muss es eine Fiskalvertretung bestellen. Ein Ust.-Lager ist eine besondere Art von autorisiertem Lager, in dem Waren aufbewahrt werden können, ohne dass die USt. sofort entrichtet werden muss. Die Steuer wird erst dann erhoben, wenn die Waren entnommen oder verkauft werden oder für die interne Verwendung im italienischen Hoheitsgebiet bestimmt sind. Zu diesem Zeitpunkt zahlt die italienische Käuferin bzw. der Käufer die USt., jedoch ist es die Fiskalvertretung, die sich um die Rechnung, die Zahlung der Steuer und die Dokumentenverwaltung kümmert. Dieser Mechanismus kann vor allem für Nichtansässige die Logistik und den internationalen Handel erleichtern.

Fälle, in denen eine Fiskalvertretung erforderlich ist

Kurz gesagt, die Fiskalvertretung ist in folgenden Fällen notwendig:

• Das Unternehmen ist nicht in einem EU- oder EWR-Land ansässig, mit dem Italien besondere Abkommen geschlossen hat
  
• Das ausländische Unternehmen hat keine Betriebsstätte in Italien
  
• Das ausländische Unternehmen führt Transaktionen durch, die in Italien der USt. unterliegen (d. h. Lieferung von Waren oder Dienstleistungen)
  
• Die Umkehrung der Steuerschuld gilt nicht für die durchgeführten Transaktionen
  

Unterschiede zwischen direkter Identifizierung und Fiskalvertretung

Die direkte Identifizierung ist eine Methode, die es einer bestimmten Art von ausländischem Unternehmen – das entweder in einem EU-Land oder in einem Land ansässig ist, mit dem Italien ein spezielles Abkommen geschlossen hat – ermöglicht, eine italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zu erhalten, ohne eine Fiskalvertretung bestellen zu müssen. Das ausländische Unternehmen meldet sich direkt bei der italienischen Steuerbehörde an, wird zu einer steuerpflichtigen Person in Italien und übernimmt alle steuerlichen und buchhalterischen Pflichten in seinem eigenen Namen. Diese Lösung ist ideal für Unternehmen, die die direkte Kontrolle über ihre italienische USt.-Position behalten möchten.

Die direkte Identifizierung ist eine Alternative zur Fiskalvertretung. Die Methode ist in Artikel 35 des Präsidialdekrets 633/1972 geregelt. Um eine direkte Identifizierung zu erhalten, müssen Sie das Formular ANR/3 bei der italienischen Steuerbehörde einreichen und eine italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhalten.

Die Unterschiede zwischen Fiskalvertretung und direkter Identifizierung

Das Verständnis der Unterschiede zwischen einer Fiskalvertretung und einer direkten Identifizierung ist entscheidend für die Wahl der Option, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Wenn Sie ein in der EU niedergelassenes Unternehmen haben, sollten Sie die Vorteile der direkten Identifizierung gegenüber der Ernennung einer Fiskalvertretung in Italien sorgfältig abwägen.

Wie wird in Italien eine Fiskalvertretung ernannt?

Die Fiskalvertretung wird durch ein förmliches Dokument, in der Regel eine spezielle Vollmacht, ernannt. Das Dokument muss schriftlich abgefasst und bei der italienischen Steuerbehörde eingereicht werden.

Ernennung einer Fiskalvertretung in Italien, Schritt für Schritt

Um eine Fiskalvertretung in Italien zu ernennen, müssen Sie die folgenden Schritte befolgen:

• Erstellen einer Vollmacht (POA): Dieses Dokument autorisiert den Fiskalvertreter, in Ihrem Namen für alle Verpflichtungen im Rahmen der italienischen USt. zu handeln. Die Vollmacht muss das Nicht-EU-Unternehmen eindeutig identifizieren, die übertragenen steuerlichen Verpflichtungen auflisten und die Dauer der Beauftragung angeben.

• Wählen eines zuverlässigen Fiskalvertreters: Die Einzelperson muss über besondere Erfahrungen im Bereich der internationalen USt. und über solide Kenntnisse der italienischen Gesetzgebung verfügen.

• Bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen vor: Ihr Unternehmen benötigt eine Registrierung bei der Handelskammer (oder ein gleichwertiges Dokument) für den ausländischen Handel, einen Ausweis für den gesetzlichen Vertreter sowie eine Satzung oder einen Gesellschaftsvertrag - übersetzt und beglaubigt, falls nicht auf Italienisch.

• Registrierung der Beauftragung bei der italienischen Steuerbehörde:Benutzen Sie das Formular AA7/10 (für juristische Personen) oder AA9/12 (für Einzelpersonen) und fügen Sie sowohl die Vollmacht als auch die erforderlichen Dokumente bei.

• __ Beantragung einer italienischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.):__ Diese muss auf den Namen des nicht in der EU ansässigen Unternehmens registriert werden, wird aber über den steuerlichen Vertreter verwaltet. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die Sie erhalten, muss für alle in Italien durchgeführten Transaktionen verwendet werden.

• Einrichten elektronischer Rechnungssysteme: Sie müssen den Empfängercode der Vertreterin/des Vertreters oder des SdI-Kanals angeben, damit E-Rechnungen in digitalem Format gemäß den italienischen Vorschriften ausgestellt und empfangen werden können.

• Zugriff auf die Online-Dienste der italienischen Steuerbehörde: Aktivieren Sie die Autorisierungen, die für den Zugriff auf Dienste wie Entratel und Fisconline sowie das Intrastat-Portal erforderlich sind.

• Benachrichtigung über die Ernennung von Partnern und Steuer-, Zoll- oder Logistikunternehmen: Dies sind Einrichtungen, mit denen Sie in Italien zusammenarbeiten, um die steuerliche und administrative Verwaltung zu vereinheitlichen.

Aufgaben einer Fiskalvertretung

Nach seiner Ernennung übernimmt eine Fiskalvertretung in Italien eine Reihe von spezifischen Verpflichtungen gegenüber den Steuerbehörden. Die Hauptaufgabe des Vertreters besteht darin, im Namen des Nicht-EU-Unternehmens für alle USt-Verpflichtungen im Zusammenhang mit den im Land getätigten Transaktionen zu handeln.

Zu den Hauptaktivitäten des Vertreters gehören:

• Ausstellen von elektronischen Rechnungen:Ausstellen im Namen von Nicht-EU-Unternehmen, gemäß den technischen SdI-Spezifikationen

• Führen von USt.-Aufzeichnungen: Führen von Aufzeichnungen über alle ausgestellten Rechnungen, Käufe und Zahlungen nach italienischem Gesetz

• Einreichung regelmäßiger USt.-Erklärungen: Monatliche oder vierteljährliche Einreichung der Erklärungen – je nach Umsatz – zusätzlich zu den jährlichen USt.-Erklärungen

• Zahlung der fälligen USt: Zahlung bis zum entsprechenden Fälligkeitsdatum (in der Regel der 16. Tag des Monats nach dem Bezugszeitraum)

• Vorbereitung und Einreichung der Intrastat-Formulare: Falls zutreffend, Einreichung der Formulare bis zum 25. des Monats, der auf den Bezugsmonat für innergemeinschaftliche Transaktionen folgt

• Anforderungen in Bezug auf Importe: Beinhaltet die Zahlung der USt. bei der Einfuhr am Zoll.

• Verwaltung der Pflichten im Zusammenhang mit USt.-Lagern: Zu den Pflichten gehört die korrekte Rechnungsstellung, wenn Waren aus einem Lager entnommen werden (d. h. wenn sie zum Verkauf oder zur Verwendung entnommen werden).

Die Fiskalvertretung ist auch für die digitale Aufbewahrung der Rechnungen und Belege gemäß den gesetzlich festgelegten Konditionen verantwortlich. Sie können auch Gegenstand von Kontrollen und Audits durch die italienische Steuerbehörde sein.

One Stop Shop (OSS)-USt.-Regelung und Fiskalvertretung

Die OSS-Regelung, die am 1. Juli 2021 die bisherige Mini One Stop Shop (MOSS)-Regelung ablöst, ist ein optionales System, das es B2C-Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern, die an Kundinnen und Kunden in der EU verkaufen, ermöglicht, die USt. in einem einzigen Mitgliedstaat zu erklären und abzuführen. Dies geschieht anstelle der Registrierung für die USt. in jedem einzelnen Bestimmungsland.

Im Zusammenhang mit der steuerlichen Vertretung ist die OSS-Regelung besonders für Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern relevant, die an private Kundinnen/Kunden in Italien verkaufen. Wenn sich diese Unternehmen an die OSS-Regelung (d. h. die Nicht-EU-OSS-Version) halten, können sie die Ernennung einer Fiskalvertretung in jedem EU-Bestimmungsland (einschließlich Italien) vermeiden. Stattdessen können sie ihre USt.-Erklärungen zentral über einen einzigen Mitgliedsstaat verwalten.

Die Teilnahme an der OSS-Regelung ist jedoch auf bestimmte Arten von Transaktionen beschränkt:

• Fernverkauf von Waren innerhalb der EU
  
• Bereitstellung von elektronischen Dienstleistungen, Telekommunikations- und Rundfunkdiensten für Einzelpersonen
  

Im Gegensatz dazu fallen B2B-Transaktionen, Importe und Aktivitäten, die eine physische Lagerung in Italien beinhalten (d. h. Logistik oder Lagerhaltung), nicht unter die OSS-Regelung. In diesen Fällen muss das Nicht-EU-Unternehmen dennoch eine Fiskalvertretung in Italien benennen, um die lokalen USt-Pflichten zu erfüllen.

Wie Stripe die Verwaltung der USt. in Italien vereinfacht

Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen international verkaufen, kann die Verwaltung der USt. in mehreren Zuständigkeitsbereichen komplex und riskant werden. Wenn Sie in Ländern wie Italien tätig sind, die von Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern verlangen, eine Fiskalvertretung zu beauftragen, kann Stripe Tax das Abwickeln vereinfachen. Es ermöglicht Ihnen, die Anforderungen eines Landes mit anderen internationalen steuerlichen Verpflichtungen zu koordinieren. Stripe Tax überwacht Ihre Transaktionen, weist Sie darauf hin, wann und wo Sie sich steuerlich registrieren müssen, berechnet und versteuert automatisch die USt. (einschließlich Sonderregelungen wie OSS) und erstellt Berichte für jeden Standort, um Sie bei der Einreichung Ihrer Steuererklärungen zu unterstützen. Dies ist die ideale Lösung für alle, die Einfachheit und steuerliche Compliance suchen, ohne sich selbst um die Bürokratie kümmern zu müssen.