El cumplimiento de las obligaciones fiscales es un requisito esencial para las empresas que operan en los mercados internacionales. Si diriges una empresa establecida en el extranjero y deseas operar en el mercado italiano, el concepto de «representación fiscal» es especialmente importante. Tanto si vendes productos o servicios, participas en ferias comerciales o simplemente gestionas operaciones sujetas al impuesto sobre el valor añadido (IVA) en Italia, comprender cómo funciona la representación fiscal es esencial para garantizar el pleno cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables italianas.

En este artículo, hablaremos de qué es la representación fiscal y cuándo es obligatoria en Italia. También repasaremos cómo nombrar a un representante fiscal en Italia y cuáles son sus obligaciones.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es la representación fiscal?
  
• Marco reglamentario
  
• ¿Cuándo es obligatoria la representación fiscal en Italia?
  
• Diferencias entre identificación directa y representación fiscal
  
• ¿Cómo se nombra a un representante fiscal en Italia?
  
• Deberes de un representante fiscal
  
• Régimen de IVA de ventanilla única (OSS) y representación fiscal
  
• Cómo simplifica Stripe la gestión del IVA en Italia
  

¿Qué es la representación fiscal?

La representación fiscal es una herramienta disponible en la legislación italiana. Permite a un no residente en la UE cumplir con sus obligaciones de IVA utilizando a un residente en Italia como su representante. El representante fiscal actúa en nombre de la entidad extranjera, asumiendo una serie de responsabilidades y colaborando con las autoridades administrativas financieras italianas.

¿Quién es representante fiscal en Italia?

Un representante fiscal es una persona física o jurídica que, mediante un poder notarial (POA), representa a una entidad no residente a efectos del IVA. El representante fiscal es especialmente importante en el caso de transacciones gravables en Italia, como la venta de bienes o la prestación de servicios. El representante fiscal en Italia es responsable del registro del IVA, la emisión de facturas electrónicas, el mantenimiento de los registros del IVA, la presentación de las declaraciones de impuestos y otras obligaciones relacionadas. La representación fiscal es, por tanto, una herramienta indispensable para muchas empresas extracomunitarias.

Marco reglamentario

Las normas que rigen la representación fiscal en Italia figuran en el Decreto Presidencial 633/1972, Texto Refundido de la Ley del IVA. El artículo 17, en concreto, define los casos en los que los residentes en Italia deben pagar el IVA en nombre de personas no residentes.

Otra normativa clave es el Decreto Presidencial nº 441 del 10 de noviembre de 1997. El apartado 4 del artículo 1 define los procedimientos formales para designar a un representante fiscal que incluyen la obtención de una escritura pública, un documento privado registrado o una carta presentada en un registro especial en la oficina del IVA correspondiente. El representante fiscal, que debe ser residente en Italia y tener un número de IVA, asume la responsabilidad conjunta con la empresa extracomunitaria de todas las obligaciones en materia de IVA.

Recientemente, se introdujo el Decreto Legislativo nº 13/2024, de especial importancia para las empresas no situadas en la UE o en el Espacio Económico Europeo (EEE). Establecía nuevos requisitos de elegibilidad para los representantes fiscales, incluida la obligación de proporcionar garantías de capital adecuadas. Esta obligación, definida en detalle por disposiciones posteriores emitidas por la Agencia Tributaria italiana, pretende reforzar la protección de la oficina fiscal.

Estos reglamentos se han complementado a lo largo del tiempo con una serie de resoluciones y circulares emitidas por la Agencia Tributaria italiana que han aportado aclaraciones y directrices operativas sobre aspectos concretos de la representación fiscal. En su conjunto, estos documentos forman un marco normativo dinámico y completo.

¿Cuándo es obligatoria la representación fiscal en Italia?

El nombramiento de un representante fiscal es obligatorio para las empresas que tienen sede social en países no pertenecientes a la UE o al EEE, realizan transacciones sujetas al IVA en Italia y no disponen de un establecimiento permanente en Italia. En estos casos, la identificación directa, una alternativa a la representación fiscal que se trata con más detalle a continuación, no puede utilizarse. Por lo tanto, la designación de un representante fiscal se convierte en la única forma de cumplir con las obligaciones fiscales y hacer valer los derechos de la empresa en relación con el IVA en Italia (es decir, el derecho a deducir el IVA de las compras o a obtener reembolsos del IVA).

Transacciones que requieren representación fiscal

Algunos ejemplos de transacciones que requieren el nombramiento de un representante fiscal para empresas no pertenecientes a la UE y, en general, cuando no se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo o no es posible la identificación directa, son los siguientes:

• Transferencia de activos en Italia: en concreto, cuando una entidad no comunitaria transfiere activos sin un establecimiento permanente en Italia.

• Prestación de los denominados "servicios genéricos" en Italia: cuando una entidad B2C no establecida en la UE presta servicios genéricos, según la definición del Decreto Presidencial 633/72, como consultoría, formación en línea o servicios digitales, a clientes particulares en Italia.

• Gestión de un almacén o instalación de almacenamiento en Italia: cuando una empresa extracomunitaria envía mercancías desde un almacén en Italia a clientes italianos.

• Participación en ferias o eventos en Italia: específicamente, cuando la entidad no comunitaria vende mercancías directamente en estos eventos.

• Ventas online a través de un marketplace con almacenamiento en Italia: cuando una empresa extracomunitaria vende a través de plataformas como Amazon o eBay y utiliza centros logísticos italianos (por ejemplo, Amazon FBA) para almacenar sus productos.

• Compras o ventas con transporte intracomunitario: cuando una empresa no comunitaria realiza ventas o compras que requieren transporte hacia o desde otros países de la UE.

• Compras realizadas en Italia: cuando una empresa no comunitaria adquiere bienes en Italia, ya sea directamente o a través de un representante fiscal, y la transacción está sujeta al IVA.

• Emisión de facturas electrónicas a clientes en Italia: dado que una entidad no comunitaria que vende bienes o servicios a clientes en Italia no puede emitir facturas electrónicas directamente a través del Sistema de Intercambio (SdI), se necesita un representante fiscal. El representante se encarga de elaborar y enviar la factura electrónica a través del SdI, siguiendo así las normas técnicas establecidas por la Agencia Tributaria italiana.

• Ventas que requieren la presentación de formularios Intrastat: cuando una entidad extracomunitaria, a través de su representante fiscal en Italia, realiza compras o ventas con otros países de la UE, es el representante quien debe presentar a las autoridades competentes los formularios Intrastat, comunicando la información sobre transacciones intracomunitarias.

• Importaciones de terceros países con un representante fiscal en Italia: cuando una empresa no comunitaria exporta mercancías a Italia y recurre a un representante fiscal para gestionar el despacho de aduanas, el representante es responsable del pago del IVA a la importación adeudado cuando las mercancías entran en el territorio aduanero italiano.

• Colocación de mercancías en depósitos de IVA en Italia: cuando una empresa no comunitaria introduce mercancías en Italia y las coloca en un depósito de IVA para su propio uso (es decir, existencias), debe designar a un representante fiscal. Un depósito de IVA es un tipo especial de almacén autorizado en el que se pueden almacenar mercancías sin necesidad de pagar inmediatamente el IVA. El impuesto solo se paga cuando se extraen las mercancías, cuando se venden o cuando se destinan a uso interno en el territorio italiano. En ese momento, el comprador italiano paga el IVA, pero es el representante fiscal quien se encarga de la factura, del pago del impuesto y de la gestión documental. Este mecanismo puede facilitar las operaciones logísticas y de comercio internacional, especialmente para los no residentes.

Casos en los que se requiere un representante fiscal

En resumen, la representación fiscal es necesaria cuando:

• La empresa no está establecida en un país de la UE o del EEE con el que Italia tenga acuerdos específicos.
  
• La empresa extranjera no tiene un establecimiento permanente en Italia.
  
• La empresa extranjera realiza transacciones sujetas al IVA en Italia (es decir, suministro de bienes o servicios).
  
• El mecanismo de inversión del sujeto pasivo no se aplica a las transacciones realizadas.
  

Diferencias entre identificación directa y representación fiscal

La identificación directa es un método que permite a un determinado tipo de entidad extranjera, residente de un país de la UE o de un país con el que Italia tenga un acuerdo específico, obtener un número de IVA italiano sin tener que nombrar a un representante fiscal. La empresa extranjera se registra directamente en la Agencia Tributaria italiana, convirtiéndose en sujeto pasivo del IVA en Italia y asumiendo todas las obligaciones fiscales y contables en su propio nombre. Esta solución es ideal para las empresas que desean mantener un control directo sobre su posición de IVA en Italia.

La identificación directa es una alternativa a la representación fiscal. El método se rige por el artículo 35 del Decreto Presidencial 633/1972. Para obtener la identificación directa, debes presentar el formulario ANR/3 a la Agencia Tributaria italiana y recibir un número de IVA italiano.

Las diferencias entre representante fiscal e identificación directa

Comprender las diferencias entre un representante fiscal y la identificación directa es esencial para elegir la opción que mejor se adapte a tu empresa. Si tienes una empresa establecida en la UE, considera detenidamente las ventajas de la identificación directa frente al nombramiento de un representante fiscal en Italia.

¿Cómo se nombra a un representante fiscal en Italia?

El representante fiscal se designa mediante un documento formal, generalmente un poder especial. El documento debe redactarse por escrito y presentarse ante la Agencia Tributaria italiana.

Nombrar un representante fiscal en Italia, paso a paso

Para nombrar correctamente a un representante fiscal en Italia, deberás seguir los siguientes pasos:

• Elabora un poder: este documento autoriza al representante fiscal a actuar en tu nombre para todas las obligaciones derivadas de la legislación italiana en materia de IVA. El poder debe identificar claramente a la entidad no comunitaria, enumerar las obligaciones fiscales delegadas y especificar la duración del nombramiento.

• Elige un representante fiscal fiable: es necesario que la persona tenga experiencia específica en IVA internacional y un sólido conocimiento de la legislación italiana.

• Prepara la documentación necesaria: tu empresa necesita el registro de la Cámara de Comercio (o documento equivalente) para la empresa extranjera, un documento de identidad para el representante legal, y los estatutos de la sociedad o memorandos de asociación, traducidos y certificados si no están en italiano.

• Registra el nombramiento en la Agencia Tributaria Italiana: utiliza el formulario AA7/10 (para personas jurídicas) o AA9/12 (para particulares), y adjunta tanto el poder como los documentos requeridos.

• Solicita un número de IVA italiano: es necesario registrarlo a nombre de la empresa extracomunitaria pero gestionado a través del representante fiscal. El número de IVA que recibas deberá utilizarse para todas las transacciones de IVA que se realicen en Italia.

• Establece sistemas de facturación electrónica: debes especificar el código de destinatario del representante o del canal SdI para permitir la emisión y recepción de facturas electrónicas en formato digital de acuerdo con la normativa italiana.

• Accede a los servicios en línea de la Agencia Tributaria italiana: activa las autorizaciones necesarias para acceder a servicios como Entratel y Fisconline, y al portal Intrastat.

• Notifica el nombramiento de los posibles socios y operadores fiscales, aduaneros o logísticos: se trata de entidades con las que colaboras en Italia, con el fin de normalizar la gestión fiscal y administrativa.

Deberes de un representante fiscal

Una vez designado, un representante fiscal en Italia asume una serie de obligaciones específicas frente a las autoridades administrativas fiscales. La principal tarea del representante es actuar en nombre de la entidad no comunitaria para todas las obligaciones de IVA relacionadas con las transacciones realizadas en el país.

Las principales actividades del representante incluyen:

• Emitir facturas electrónicas: emitir por cuenta de entidades no comunitarias, de acuerdo con las especificaciones técnicas del SdI.

• Llevar un registro del IVA: llevar un registro de todas las facturas emitidas, compras y pagos, tal y como exige la legislación italiana.

• Presentar declaraciones periódicas del IVA: presentar declaraciones mensuales o trimestrales, en función del volumen de negocios, además de las declaraciones anuales del IVA.

• Pagar el IVA adeudado: pagar en la fecha de vencimiento correspondiente (generalmente el día 16 del mes siguiente al periodo de referencia).

• Elaborar y presentar los formularios Intrastat: si corresponde, presentar los formularios antes del día 25 del mes siguiente al mes de referencia para las transacciones intracomunitarias.

• Requisitos relacionados con las importaciones: incluye el pago del IVA de importación en la aduana.

• Gestionar las obligaciones relacionadas con los depósitos de IVA: las obligaciones incluyen facturar correctamente cuando las mercancías se retiran de un depósito (es decir, cuando se sacan para venderlas o utilizarlas).

El representante fiscal también es responsable del almacenamiento digital de facturas y registros de acuerdo con las condiciones establecidas por la ley. También pueden ser objeto de controles y auditorías por parte de la Agencia Tributaria italiana.

Régimen de IVA de Ventanilla Única (OSS) y representación fiscal

El régimen OSS, que sustituyó al anterior régimen de Mini Ventanilla Única (MOSS) el 1 de julio de 2021, es un sistema opcional que permite a las empresas B2C no comunitarias que venden a clientes de la UE declarar y pagar el IVA en un único Estado miembro, en lugar de registrarse para el IVA en cada país particular de destino.

En el contexto de la representación fiscal, el régimen OSS es especialmente relevante para las empresas no comunitarias que venden a clientes particulares en Italia. Si estas entidades se adhieren al régimen OSS (es decir, a la versión OSS no comunitaria), pueden evitar nombrar un representante fiscal en cada país de destino de la UE (incluida Italia). En su lugar, pueden gestionar de forma centralizada sus declaraciones de IVA a través de un único Estado miembro.

Sin embargo, la participación en el régimen OSS está limitada a determinados tipos de transacciones:

• Venta a distancia de mercancías dentro de la UE
  
• Prestación de servicios electrónicos, de telecomunicaciones y de radiodifusión a particulares
  

Por el contrario, las transacciones B2B, las importaciones y las actividades que implican el almacenamiento físico en Italia (es decir, la logística o el almacenamiento) no están cubiertas por el régimen OSS. En estos casos, la entidad extracomunitaria sigue estando obligada a designar un representante fiscal en Italia para localizar las obligaciones locales en materia de IVA.

Cómo simplifica Stripe la gestión del IVA en Italia

Cuando vendes productos o servicios a nivel internacional, la gestión del IVA en varias jurisdicciones puede resultar compleja y arriesgada. Si operas en países como Italia, que exigen a las empresas de fuera de la UE que designen representantes fiscales, Stripe Tax puede simplificar el proceso. Te permite coordinar los requisitos de un país con otras obligaciones fiscales internacionales. Stripe Tax supervisa tus transacciones, te avisa de cuándo y dónde tienes que registrarse a efectos fiscales, calcula y cobra automáticamente el IVA (incluidos los regímenes especiales como el OSS) y genera informes para cada sitio de presentación para ayudarte a presentar tus declaraciones de impuestos. Es la solución ideal para quienes buscan simplicidad y cumplimiento de la normativa fiscal sin tener que ocuparse de la burocracia por su cuenta.