Si tu empresa vende bienes o servicios a distancia a clientes particulares de otros países de la Unión Europea, es posible que debas pagar el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Gestionar el IVA puede ser complicado, sobre todo si operas en varios países de la UE. Para simplificar estas transacciones, la UE introdujo el régimen de ventanilla única (OSS) del IVA para la venta de bienes y servicios a consumidores finales, lo que te permite registrarte, declararlo y pagarlo en un solo país miembro en lugar de hacerlo por separado en cada región donde tengas clientes. En este artículo se examina el régimen de ventanilla única, cómo funciona, quién puede beneficiarse de él y los pasos para registrarse.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el régimen de ventanilla única?
  
• ¿Cuáles son las ventajas del régimen de ventanilla única?
  
• ¿Quién puede acogerse al régimen de ventanilla única?
  
• ¿Cómo funciona el régimen de ventanilla única?
  
• ¿Cuáles son las exclusiones del régimen de ventanilla única?
  
• Cómo registrarse en el régimen de ventanilla única
  

¿Qué es el régimen de ventanilla única?

El régimen de ventanilla única es un régimen opcional de IVA para las empresas que venden servicios a consumidores finales (B2C) en otros países miembros de la UE. Abarca las ventas intracomunitarias a distancia y los bienes suministrados a través de plataformas electrónicas. Este régimen especial simplifica la administración del IVA al permitir que las organizaciones registren, declaren y paguen el IVA en un Estado miembro (llamado Estado miembro de identificación) en lugar de registrarse por separado en cada país de la UE donde se realizan las ventas. A continuación, distribuye los importes recaudados a los países de la UE correspondientes.

El régimen de ventanilla única amplía el alcance de la anterior Mini ventanilla única (MOSS), limitada a los servicios electrónicos, de telecomunicaciones y de radiodifusión, para incluir las siguientes transacciones:

El régimen especial de ventanilla única de importación (IOSS) también está disponible para las ventas a distancia B2C de productos importados de terceros países o territorios, incluidas las ventas a través de interfaces, cuando el valor no supere los 150 euros. Si el pagador opta por el plan IOSS, se simplifica el procedimiento de importación del IVA. También permite contabilizar el IVA adeudado en varias jurisdicciones de IVA de la UE a través de un único registro y declaración de ventanilla única.

¿Cuáles son las ventajas del régimen de ventanilla única?

Al unirte al programa de ventanilla única, puedes aprovechar los siguientes beneficios:

• Reducción de la carga administrativa: Solo tienes que registrarte a efectos del IVA en un Estado miembro en lugar de ocuparte de registros de IVA separados en cada país de la UE en el que realizas transacciones. Esto también te permite operar en un solo idioma con las autoridades fiscales del estado miembro en el que tu empresa está registrada para la ventanilla única, independientemente de dónde se produzcan tus ventas en la UE.

• Cumplimiento de la normativa fiscal simplificado: La capacidad de presentar una sola declaración de ventanilla única del IVA y realizar un único pago de IVA para todos los bienes y servicios facilita garantizar el cumplimiento de la normativa, minimizando el riesgo de errores y sanciones.

• Mejora de la eficiencia operativa: Al dedicar menos tiempo al papeleo, puedes centrarte en hacer crecer tu empresa.

• Crecimiento internacional: Al eliminar las barreras fiscales, la ventanilla única te permite competir más fácilmente en toda Europa, lo que te ayuda a ampliar tu base de clientes a nuevas regiones.

¿Quién puede acogerse al régimen de ventanilla única?

En este contexto, es importante distinguir entre dos tipos de programas de ventanilla única: el plan de ventanilla única de la UE y el plan de ventanilla única fuera de la UE.

Régimen de ventanilla única de la UE

Pueden acogerse al régimen de la UE:

• Los contribuyentes residentes o desarrollados en territorio italiano que no hayan establecido su domicilio en el extranjero son responsables de todas las ofertas proporcionadas en otros estados miembros de la UE a clientes no sujetos a impuestos (consumidores finales), de todos los envíos intracomunitarios a distancia de bienes y de todas las entregas de bienes realizadas a través de interfaces electrónicas.
  
• Los contribuyentes domiciliados o residentes fuera de la UE pero con un establecimiento permanente en Italia, y los situados o residentes fuera de la UE sin una base operativa en la UE que expidan o transporten productos desde Italia. Las personas extracomunitarias sin establecimiento permanente que expidan o transporten mercancías desde Italia deben designar a un representante fiscal para registrarse en el programa.
  

El enfoque incluye las ventas a distancia intracomunitarias de productos realizadas por proveedores o facilitadas por una plataforma digital, las ventas nacionales de bienes facilitadas por una plataforma digital y las prestaciones de servicios a personas que no tengan la condición de sujetos pasivos (consumidores finales) por sujetos pasivos no establecidos en la UE o por aquellos estructurados en la UE pero no en el Estado miembro de consumo.

Régimen de ventanilla única no perteneciente a la UE

Este programa está diseñado específicamente para actividades económicas que no tienen un lugar de negocios o establecimiento fijo dentro de la UE. Independientemente de si estas operaciones están registradas o deben registrarse a efectos del IVA en un Estado miembro para ofertas que no sean transacciones B2C, pueden usar la opción B2C fuera de la UE.

El sistema abarca todas las ofertas (incluidas las telecomunicaciones, la radiodifusión y los servicios electrónicos [TTE]) suministradas en la UE por los sujetos pasivos mencionados a los consumidores finales. Si el proveedor opta por el régimen extracomunitario, deberá utilizarlo para declarar y pagar el IVA de todas estas transacciones B2C dentro de la UE.

¿Cómo funciona el régimen de ventanilla única?

El Decreto Legislativo n.° 83 de 25 de mayo de 2021 introdujo un umbral anual de 10.000 euros (IVA excluido). Por debajo de este umbral, las transacciones directas de e-commerce (como los servicios digitales y de telecomunicaciones) y las ventas a distancia B2C a compradores privados de otros países de la UE están sujetas al IVA en el Estado miembro en el que esté establecido el proveedor (país de origen). Si se supera este umbral, el IVA pasa a tributar en el país de residencia del consumidor final (otro país de la UE). En este caso, como pagador tienes dos opciones:

• Registrarte en cada país de la UE en el que se realicen ventas y declarar y pagar el IVA por separado en cada país.
  
• Optar por el régimen de IVA OSS registrándote en tu país (por ejemplo, Italia) y gestionando todas las declaraciones y pagos del IVA a través de un único proceso. En este caso, la autoridad fiscal del país de registro será responsable de distribuir el IVA pagado a los respectivos países de destino del cliente.
  

Declaración del IVA en el régimen de ventanilla única

La declaración del IVA de ventanilla única debe presentarse trimestralmente a la Agenzia delle Entrate (Agencia Tributaria italiana) a través del portal de ventanilla única, independientemente de que se hayan producido transacciones durante el trimestre. Los plazos son:

• 30 de abril para el primer trimestre (del 1 de enero al 31 de marzo)
  
• 31 de julio para el segundo trimestre (del 1 de abril al 30 de junio)
  
• 31 de octubre para el tercer trimestre (del 1 de julio al 30 de septiembre)
  
• 31 de enero para el cuarto trimestre (del 1 de octubre al 31 de diciembre)
  

Declaraciones de IVA de ventanilla única de la UE

Las operaciones que deben incluirse en la declaración dependen de la opción de ventanilla única elegida por el titular del IVA y de si se trata de una plataforma digital para facilitar la entrega de bienes:

• Las entidades de ventanilla única de la UE constituidas en Italia deben incluir en su declaración las prestaciones de servicios a consumidores finales residentes en un Estado miembro distinto de Italia y las ventas intracomunitarias a distancia de bienes.
  
• Las actividades no establecidas en la UE y registradas en la ventanilla única de la UE en Italia deben declarar únicamente las ventas intracomunitarias de bienes.
  
• Las plataformas digitales (tanto con sede en la UE como fuera de la UE) que faciliten el suministro de productos y estén registradas en la ventanilla única de la UE en Italia deben incluir en su declaración las ventas intracomunitarias a distancia de bienes y determinadas entregas nacionales de bienes (cuando los productos estén ubicados en Italia y el comprador resida allí).
  

Declaraciones de IVA de ventanilla única fuera de la UE

Un sujeto pasivo establecido fuera de la UE y registrado en la ventanilla única de la UE debe devolver todos los servicios prestados a los consumidores finales que residan en los Estados miembros de la UE, incluidas las telecomunicaciones, la radiodifusión y las ofertas electrónicas, independientemente de si son residentes en Italia.

Los servicios prestados a clientes en un Estado miembro en el que esté estructurado el proveedor deben declararse en la declaración nacional del IVA de dicho Estado miembro, con independencia de que el establecimiento permanente participe en la prestación de las operaciones.

Todas las declaraciones deben incluir el número de identificación del IVA, el período de referencia, la divisa utilizada y el importe (sin incluir el IVA) de los servicios prestados durante el trimestre de referencia en el marco del programa de ventanilla única, desglosado por cada país miembro de consumo y las tasas aplicables.

Las empresas con establecimientos permanentes en otros Estados miembros deberán incluir en la declaración la siguiente información:

• El importe de los servicios digitales prestados a través de un establecimiento permanente en cada Estado miembro, distinto de aquel en el que está constituida la organización, en el que estén domiciliados o residan los compradores
  
• El número de identificación del IVA o de identificación fiscal del establecimiento permanente
  

Pago del IVA en el marco de la ventanilla única

Para pagar el IVA con la configuración de ventanilla única, inicia sesión en el área reservada del sitio web de la Agencia Tributaria italiana y accede a tu Dashboard siguiendo el procedimiento que se describe a continuación:

1. Ve a la sección Servicios y selecciona «Aplicaciones, comunicaciones y certificados»
   
2. Selecciona «MOSS, OSS, IOSS»
   
3. Haz clic en «OSS»
   
4. Selecciona «Pago con ventanilla única» y «Pagos de acceso».
   
5. Selecciona el año relacionado con el extracto en cuestión y confírmalo
   
6. A continuación, selecciona el extracto pendiente y elige la fecha de pago
   
7. Te informará sobre la fecha de vencimiento, después de lo cual puedes hacer clic en «Confirma» y continuar con el pago
   

Gestionar el cumplimiento del IVA puede suponer un reto para tu empresa, sobre todo a medida que te adentras en nuevos mercados. Las soluciones como Stripe Tax te permiten calcular y cobrar impuestos en todo el mundo a través de una única integración. Además, los informes resumidos detallados de Stripe Tax cumplen con los requisitos de formato para las declaraciones de impuestos en cada ubicación, lo que facilita la presentación y remisión de impuestos, ya sea de forma independiente o con la ayuda de tu contable o socio preferido.

¿Cuáles son las exclusiones del régimen de ventanilla única?

Las empresas podrían quedar excluidas del régimen especial si notifican que ya no prestan servicios digitales, si se presume que han dejado de prestar las ofertas, si ya no cumplen los requisitos o si incumplen de manera continuada las normas relacionadas con el régimen especial.

Cómo registrarse en el régimen de ventanilla única

Para registrarse en el régimen de ventanilla única, debes registrarse electrónicamente desde el panel de control del sitio web de la Agencia Tributaria italiana en la sección «Regímenes de IVA MOSS, OSS e IOSS». Aquí puedes seleccionar la configuración en la que deseas registrarte, introducir tu número de IVA, la fecha de inicio y si tienes establecimientos permanentes en otros Estados miembros (identificación directa) o cualquier «identificación fiscal extranjera» (identificación indirecta). Puedes ignorar estos campos si no tienes ningún otro número de IVA activo en el extranjero. Una vez que se complete el registro, el sistema mostrará una pantalla de confirmación y podrás descargar un archivo PDF que contendrá el recibo de registro.

El registro electrónico entra en vigor el primer día del trimestre siguiente, después de que notifiques al estado miembro tu identificación de registro. Por ejemplo, si quieres registrarte en el programa de ventanilla única en el tercer trimestre del año en curso (de julio a septiembre), debes registrarse antes del 30 de junio.