Wenn Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen aus der Ferne an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkauft, müssen Sie möglicherweise Umsatzsteuer (USt.) zahlen. Das kann kompliziert sein, vor allem wenn Sie in mehreren EU-Ländern tätig sind. Um es etwas zu vereinfachen, hat die EU den One-Stop-Shop (OSS, zentrales System) für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Endverbraucher eingeführt. So müssen Sie die Umsatzsteuer immer nur in einem Mitgliedstaat anmelden und abführen. In diesem Artikel wird das OSS-Programm einschließlich Funktionsweise, Vorteilen und Anmeldeverfahren erläutert.

Inhalt

• Das OSS-System
  
• Vorteile des OSS
  
• Zulassungskriterien
  
• Funktionsweise
  
• Ausschlüsse
  
• Anmeldung
  

Das OSS-System

Das OSS-System ist eine optionale USt.-Regelung für Unternehmen, die Dienstleistungen im Direktkundengeschäft in andere EU-Mitgliedstaaten verkaufen. Sie gilt für innergemeinschaftliche Fernverkäufe und Waren, die über elektronische Plattformen bereitgestellt werden. Die Sonderregelung vereinfacht die USt., da sie es Unternehmen ermöglicht, die USt. in einem Mitgliedstaat („Mitgliedstaat der Identifizierung“) anzumelden und zu entrichten, anstatt sich in jedem EU-Land, in dem Verkäufe getätigt werden, gesondert zu registrieren. Anschließend werden die Steuereinnahmen dann an die entsprechenden EU-Länder verteilt.

Mit der OSS-Regelung wird der Anwendungsbereich des bisherigen Mini-One-Stop-Shop (MOSS), der auf Elektronik-, Telekommunikations- und Rundfunkdienste beschränkt war, auf die folgenden Transaktionen ausgeweitet:

Die Sonderregelung „Import One-Stop Shop“ (IOSS) gilt auch für B2C-Fernverkäufe von Produkten, die aus Drittländern oder Gebieten insbesondere über Schnittstellen eingeführt werden und deren Wert 150 EUR nicht übersteigt. Entscheidet sich der Käufer für den IOSS, wird das Einfuhrumsatzsteuerverfahren vereinfacht. Außerdem können Umsatzsteuerschulden in mehreren EU-Ländern mit nur einer Registrierung und IOSS-Erklärung abgerechnet werden.

Vorteile des OSS

Beim OSS profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Weniger Verwaltungsaufwand: Sie müssen sich nur in einem Mitgliedstaat für die Umsatzsteuer registrieren. So können Sie einsprachig mit den Steuerbehörden desjenigen Mitgliedstaates kommunizieren, in dem Ihr Unternehmen für das OSS registriert ist – unabhängig davon, wo genau die Verkäufe in der EU stattfinden.

• Einfache Einhaltung von Steuervorschriften: Die Möglichkeit, nur eine OSS-Umsatzsteuererklärung einzureichen und die USt. für alle Waren und Dienstleistungen auf einmal zu zahlen, erleichtert die Einhaltung geltender Vorschriften und minimiert das Risiko von Fehlern und Bußgeldern.

• Höhere Betriebseffizienz: Da Sie weniger Zeit mit Papierkram verbringen, können Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

• Internationales Wachstum: Durch den Wegfall steuerlicher Barrieren erhöht das OSS die Wettbewerbsfähigkeit innerhalb der EU und hilft Ihnen dabei, in neue Regionen zu expandieren.

Zulassungskriterien

Man muss zwischen zwei OSS-Programmen unterscheiden: dem für EU- und dem für Nicht-EU-Länder.

OSS in der EU

Zugelassen im Rahmen der EU-Regelung sind:

• Steuerzahler, die auf italienischem Hoheitsgebiet ansässig sind oder sich dort niedergelassen haben und ihren Sitz nicht im Ausland haben, sind für alle Angebote in anderen EU-Mitgliedstaaten an nicht steuerpflichtige Kunden (Endverbraucher), für alle innergemeinschaftlichen Fernlieferungen von Waren und alle Warenlieferungen über elektronische Schnittstellen verantwortlich.
  
• Steuerpflichtige, die außerhalb der EU ansässig sind und eine Betriebsstätte in Italien unterhalten sowie Steuerpflichtige, die außerhalb der EU ansässig sind oder wohnhaft sind und Produkte von Italien aus versenden oder befördern. Nicht-EU-Bürger ohne Betriebsstätte, die Waren aus Italien versenden oder befördern, müssen einen Steuervertreter ernennen, der sich für sie im OSS anmeldet.
  

Das System erstreckt sich auf innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Produkten, die von Zulieferern hergestellt oder über digitale Plattformen vermittelt werden, Inlandsverkäufe von Gegenständen über digitale Plattformen und Dienstleistungen an Nichtsteuerpflichtige (Endverbraucher) durch Steuerpflichtige, die nicht in der EU ansässig sind oder die zwar in der EU, aber nicht im Mitgliedstaat des Verbrauchs organisiert sind.

OSS außerhalb der EU

Dieses System ist für Tätigkeiten gedacht, bei denen weder ein Geschäftssitz noch eine Betriebsstätte in der EU vorliegt. Unabhängig davon, ob sie in einem Mitgliedsstaat für andere Angebote als B2C-Transaktionen registriert oder umsatzsteuerpflichtig sind, können sie das OSS außerhalb der EU nutzen.

Das System deckt alle Angebote in der EU (einschließlich Telekommunikation, Rundfunk und elektronische Dienstleistungen [TTE]) der oben aufgeführten Steuerpflichtigen an Endverbraucher ab. Entscheidet sich der Lieferant für die Nicht-EU-Regelung, muss er diese für alle derartigen B2C-Transaktionen innerhalb der EU nutzen und die USt. entsprechend deklarieren und abführen.

Funktionsweise

Mit Gesetzeserlass Nr. 83 vom 25. Mai 2021 wurde ein jährlicher Freibetrag von 10.000 EUR (ohne USt.) eingeführt. Unterhalb des Freibetrags unterliegen direkte E-Commerce-Transaktionen (z. B. Digital- und Telekommunikationsdienstleistungen) und B2C-Fernverkäufe an private Abnehmer in anderen EU-Ländern der USt. im Mitgliedstaat des Anbieters (Ursprungsland). Wird der Freibetrag überschritten, fällt die USt. im Wohnsitzstaat des Endverbrauchers (anderes EU-Land) an. In diesem Fall hat der Zahlungspflichtige zwei Möglichkeiten:

• sich in jedem EU-Land, in dem Verkäufe getätigt werden, registrieren und die USt. in jedem Land separat deklarieren und abführen.
  
• Am OSS teilnehmen und sich im eigenen Land (z. B. Italien) registrieren und alle Umsatzsteuererklärungen und -zahlungen zentral koordinieren. In diesem Fall ist die Steuerbehörde des Registrierungslandes für die Weitergabe der gezahlten USt. an die jeweiligen Kundenländer verantwortlich.
  

USt.-Erklärung im OSS

Die OSS-Umsatzsteuererklärung muss über das OSS-Portal vierteljährlich an die Agenzia delle Entrate (italienische Steuerbehörde) übermittelt werden – unabhängig davon, ob im Laufe des Quartals Geschäfte stattgefunden haben. Die Fristen sind:

• 30. April für das 1. Quartal (1. Januar bis 31. März)
  
• 31. Juli für das 2. Quartal (1. April bis 30. Juni)
  
• 31. Oktober für das 3. Quartal (1. Juli bis 30. September)
  
• 31. Januar für das 4. Quartal (1. Oktober bis 31. Dezember)
  

USt.-Erklärung innerhalb der EU

Welche Transaktionen in die Erklärung aufzunehmen sind, hängt davon ab, welche OSS-Option gewählt wird und ob eine digitale Plattform an der Warenlieferung beteiligt ist:

• Italienische EU-OSS-Gesellschaften müssen in ihrer Erklärung Leistungen für Endverbraucher mit Wohnsitz in einem anderen Mitgliedstaat als Italien sowie innergemeinschaftliche Warenfernverkäufe angeben.
  
• Unternehmen außerhalb der EU, die beim italienischen EU-OSS registriert sind, müssen nur innergemeinschaftliche Warenverkäufe deklarieren.
  
• Digitale Plattformen (sowohl mit Sitz innerhalb als auch außerhalb der EU), die die Lieferung von Produkten erleichtern und beim italienischen EU-OSS registriert sind, müssen innergemeinschaftliche Warenfernverkäufe und bestimmte inländische Warenlieferungen (bei denen sich die Produkte in Italien befinden und der Käufer dort ansässig ist) angeben.
  

USt.-Erklärung außerhalb der EU

Steuerpflichtige, die außerhalb der EU eingetragen und im Nicht-EU-OSS registriert sind, müssen alle Dienstleistungen für Endverbraucher mit Wohnsitz in den EU-Mitgliedstaaten angeben (auch in den Bereichen Telekommunikation, Rundfunk und elektronische Angebote) – unabhängig davon, ob sie in Italien ansässig sind.

Dienstleistungen für Kunden in dem Mitgliedstaat, in dem auch der Dienstleister selbst eingetragen ist, müssen in der Mehrwertsteuererklärung in diesem Mitgliedstaats deklariert werden – unabhängig davon, ob die dortige Betriebsstätte an der Transaktion beteiligt ist.

Erklärungen müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Berichtszeitraum, die verwendete Währung und den Betrag (ohne USt.) der im Berichtsquartal im Rahmen des OSS-Programms erbrachten Dienstleistungen enthalten, aufgeschlüsselt nach Zielland und Steuersatz.

Von Unternehmen mit Betriebsstätten in anderen Mitgliedstaaten müssen folgende Angaben in die Erklärung aufgenommen werden:

• Der Umfang der digitalen Dienstleistungen, die über eine Betriebsstätte in den einzelnen Mitgliedstaaten erbracht werden, mit Ausnahme des Mitgliedstaats, in dem die Organisation gegründet wurde und in dem der Käufer wohnhaft oder ansässig ist
  
• Die Umsatzsteuer-ID oder Steuerregisternummer der Betriebsstätte
  

USt.-Zahlung im OSS

Um die Umsatzsteuer im Rahmen des OSS zu zahlen, melden Sie sich in dem dafür vorgesehenen Bereich der Website der italienischen Steuerbehörde an und rufen Sie Ihr Dashboard auf, indem Sie das unten beschriebene Verfahren befolgen:

1. Gehen Sie auf „Dienste“ und dort auf „Anwendungen, Mitteilungen und Zertifikate“.
   
2. Gehen Sie auf „MOSS, OSS, IOSS“.
   
3. Klicken Sie auf „OSS“.
   
4. Gehen Sie auf „OSS-Zahlung“ und dort auf „Zahlungen“.
   
5. Wählen Sie das Jahr aus, auf das sich der Kontoauszug bezieht, und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
   
6. Wählen Sie nun den ausstehenden Kontoauszug und dann das Zahlungsdatum aus.
   
7. Sie werden über das Fälligkeitsdatum informiert, woraufhin Sie auf „Bestätigen“ klicken und die Zahlung leisten können.
   

Die Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften kann eine Herausforderung sein – insbesondere wenn Sie in neue Märkte expandieren. Lösungen wie Stripe Tax ermöglichen die weltweite Berechnung und Erhebung von Steuern mit nur einer Integration. Darüber hinaus erfüllen die detaillierten Übersichten von Stripe Tax die unterschiedlichen Formatvorgaben für Steuererklärungen, sodass Sie Steuern problemlos entweder eigenständig oder über einen Steuerberater anmelden und abführen können.

Ausschlüsse

Unternehmen können von der Sonderregelung ausgeschlossen werden, wenn sie angeben, keine digitalen Dienstleistungen mehr anzubieten oder davon auszugehen ist, wenn sie die Zulassungskriterien nicht mehr erfüllen oder gegen die OSS-Vorschriften verstoßen.

Anmeldung

Für den OSS registrieren können Sie sich über das Dashboard auf der Website der für Sie zuständigen italienischen Steuerbehörde unter „MOSS-, OSS- und IOSS-Mehrwertsteuerregelungen“. Nun können Sie ein Verfahren auswählen, Ihre USt.-IdNr. und das Anfangsdatum eingeben und auswählen, ob Sie Betriebsstätten in anderen Mitgliedstaaten (direkte Identifizierung) oder eine „ausländische Steueridentifikation“ (indirekte Identifizierung) unterhalten. Sie können diese Felder ignorieren, wenn Sie keine anderen aktiven Umsatzsteuernummern im Ausland besitzen. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, zeigt das System einen entsprechenden Hinweis an und Sie können eine PDF-Datei mit der Anmeldebestätigung herunterladen.

Die elektronische Registrierung wird am ersten Tag des nächsten Quartals wirksam, sofern Sie dem Mitgliedstaat Ihre Registrierungsidentifikation mitgeteilt haben. Wenn Sie sich beispielsweise im dritten Quartal (zwischen Juli und September) im OSS-Programm anmelden möchten, müssen Sie dies bis zum 30. Juni tun.