Si votre entreprise vend des biens ou des services à distance à des clients privés situés dans d’autres pays de l’Union européenne, vous devrez peut-être payer une taxe sur la valeur ajoutée (TVA). La gestion de la TVA peut s’avérer compliquée, surtout si vous exercez des activités dans plusieurs pays de l’UE. Pour simplifier la gestion de la TVA, l’UE a mis en place un système de guichet unique (OSS) pour la vente de biens et de services aux consommateurs, qui vous permet de vous inscrire, de déclarer la TVA et de la payer dans un seul pays membre plutôt que séparément dans chaque région où vous avez des clients. Cet article présente le système OSS, son fonctionnement, les personnes qui peuvent en bénéficier et les étapes à suivre pour s’inscrire.

Que contient cet article?

• Présentation du système OSS
  
• Avantages du système OSS
  
• Conditions d’admission au système OSS
  
• Fonctionnement du système OSS
  
• Exclusions du système OSS
  
• Inscription au système OSS
  

Présentation du système OSS

Le système OSS est un régime facultatif de TVA destiné aux entreprises qui vendent des services aux consommateurs dans d’autres pays membres de l’UE. Il couvre les ventes à distance intracommunautaires et les biens fournis par l’intermédiaire de plateformes en ligne. Ce régime spécial simplifie l’administration de la TVA en permettant aux organisations de s’inscrire, de déclarer et de payer la TVA dans un État membre (appelé État membre d’identification) plutôt que de s’inscrire séparément dans chaque pays de l’UE où les ventes sont effectuées. Il permet de répartir ensuite les montants collectés entre les pays de l’UE concernés.

Le système OSS étend le champ d’application de l’ancien mini-guichet unique (MOSS), limité aux services électroniques, de télécommunications et de radiodiffusion, pour intégrer les transactions suivantes :

Le régime spécial IOSS (Import One Stop Shop) est également disponible pour le commerce grand public à distance de produits importés de pays ou territoires tiers, y compris les ventes au travers d’interfaces, dont la valeur ne dépasse pas 150 €. Si le payeur opte pour le régime IOSS, la procédure de TVA à l’importation est simplifiée. Il permet également de comptabiliser la TVA due dans plusieurs régions de l’UE au moyen d’une inscription unique et d’une déclaration sur le guichet IOSS.

Avantages du système OSS

En adhérant au système OSS, vous pouvez bénéficier des avantages suivants :

• Réduction de la charge administrative : Il vous suffit de vous inscrire à la TVA dans un seul État membre au lieu d’avoir à le faire séparément dans chaque pays de l’UE où vous effectuez des transactions. Cela vous permet également de dialoguer dans une seule langue avec les autorités fiscales de l’État membre où votre entreprise est enregistrée sur le guichet unique, quel que soit l’endroit de l’UE où vos ventes ont lieu.

• Respect des obligations fiscales : Le respect des obligations fiscales est facilité par la possibilité de remplir une seule déclaration de TVA sur le guichet OSS et d’effectuer un seul paiement de TVA pour tous les biens et services, ce qui réduit le risque d’erreurs et de pénalités.

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle  : En consacrant moins de temps aux formalités administratives, vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

• Croissance à l’international : En supprimant les obstacles fiscaux, le guichet unique vous permet d’être plus compétitif dans toute l’Europe, ce qui vous aide à élargir votre clientèle dans de nouvelles régions.

Conditions d’admission au système OSS

En l’occurrence, il est important de distinguer deux types de systèmes OSS : celui de l’UE et celui hors UE.

Système OSS de l’UE

Les groupes suivants sont admissibles au système OSS de l’UE :

• Les contribuables résidant ou établis sur le territoire italien qui ne sont pas domiciliés à l’étranger sont responsables de toutes les offres fournies dans d’autres États membres de l’UE à des clients non assujettis (consommateurs finaux), de toutes les expéditions intracommunautaires de marchandises à distance et de toutes les livraisons de biens effectuées au travers d’interfaces en ligne.
  
• Les contribuables domiciliés ou résidant en dehors de l’UE mais disposant d’un établissement stable en Italie, et ceux situés ou résidant en dehors de l’UE sans base opérationnelle dans l’UE qui expédient ou transportent des produits à partir de l’Italie. Les personnes en dehors de l’UE sans établissement stable qui expédient ou transportent des marchandises à partir de l’Italie doivent désigner un représentant fiscal pour s’inscrire sur le guichet unique.
  

Le système couvre les ventes intracommunautaires à distance de produits effectuées par des fournisseurs ou facilitées par une plateforme numérique, les ventes nationales de biens facilitées par une plate-forme numérique et la fourniture de services à des personnes non assujetties (consommateurs finaux) par des personnes assujetties non établies dans l’UE ou par des personnes établies dans l’UE mais pas dans l’État membre de consommation.

Système OSS hors UE

Ce système est spécialement conçu pour les activités économiques qui n’ont pas de lieu d’affaires ou d’établissement stable au sein de l’UE. Que ces activités fassent l’objet d’une inscription à la TVA, ou doivent faire l’objet d’une inscription à la TVA, dans un État membre pour des offres autres que des transactions de commerce avec les consommateurs, elles peuvent toujours utiliser l’option de commerce avec les consommateurs hors UE.

Le système englobe toutes les offres (y compris les services de télécommunications, de radiodiffusion et électroniques) fournies dans l’UE aux consommateurs par les assujettis susmentionnés. Si le fournisseur opte pour le régime hors UE, il doit l’utiliser pour déclarer et payer la TVA sur toutes ces transactions entreprise-consommateur au sein de l’UE.

Fonctionnement du système OSS

Le décret législatif n° 83 du 25 mai 2021, a introduit un seuil annuel de 10 000 € (hors TVA). En deçà de ce seuil, les transactions directes de commerce en ligne (telles que les services numériques et de télécommunication) et le commerce électronique de détail avec des acheteurs privés dans d’autres pays de l’UE sont assujettis à la TVA dans l’État membre où le fournisseur est établi (pays d’origine). En cas de dépassement de ce seuil, la TVA devient imposable dans le pays de résidence du consommateur final (un autre pays de l’UE). Dans ce cas, deux options s’offrent au payeur :

• S’inscrire dans chaque pays de l’UE où des ventes sont réalisées, et déclarer et payer la TVA séparément dans chaque pays.
  
• Opter pour le système OSS en s’inscrivant à la TVA dans son pays (par exemple, l’Italie) et en gérant toutes les déclarations et tous les paiements de TVA au travers du guichet unique. En l’occurrence, l’autorité fiscale du pays d’immatriculation sera responsable de la répartition de la TVA payée dans les pays de destination respectifs des clients.
  

Déclaration de TVA dans le cadre du système OSS

La déclaration de TVA doit être soumise tous les trimestres à l’Agenzia delle Entrate (administration fiscale italienne) par l’intermédiaire du portail OSS, qu’il y ait eu ou non des transactions au cours du trimestre. Les dates limites sont les suivantes :

• 30 avril pour le T1 (du 1er janvier au 31 mars)
  
• 31 juillet pour le T2 (du 1er avril au 30 juin)
  
• 31 octobre pour le T3 (du 1er juillet au 30 septembre)
  
• 31 janvier pour le T4 (du 1er octobre au 31 décembre)
  

Déclarations de TVA au moyen du système OSS de l’UE

Les opérations à inclure dans la déclaration dépendent de l’option OSS choisie par les entités assujetties à la TVA et de l’utilisation ou non d’une plateforme numérique pour faciliter la fourniture de biens :

• Les entités constituées en Italie qui passent par le guichet OSS de l’UE doivent inclure dans leur déclaration les services fournis aux consommateurs résidant dans un État membre autre que l’Italie et les ventes à distance intracommunautaires de biens.
  
• Les entités qui ne sont pas basées dans l’UE et qui sont enregistrées auprès du guichet unique de l’UE en Italie doivent déclarer uniquement les ventes intracommunautaires de biens.
  
• Les plateformes numériques (qu’elles soient basées dans l’UE ou non) qui facilitent la fourniture de produits et qui sont inscrites au guichet unique de l’UE en Italie doivent inclure dans leur déclaration les ventes à distance intracommunautaires de biens et certaines livraisons nationales de biens (lorsque les produits sont situés en Italie et que l’acheteur y réside).
  

Déclarations de TVA au moyen du système OSS hors de l’UE

Un contribuable établi en dehors de l’UE et inscrit au guichet unique hors de l’UE doit déclarer tous les services fournis aux consommateurs résidant dans les États membres de l’UE, y compris les services de télécommunications, de radiodiffusion et numériques, qu’ils soient résidents ou non en Italie.

Un fournisseur établi dans un État membre doit déclarer les prestations fournies à des clients dans cet État dans la déclaration nationale de TVA de cet État membre, que l’établissement stable participe ou non à la fourniture des prestations.

Toutes les déclarations doivent comprendre le numéro de TVA, la période de référence, la devise utilisée et le montant (hors taxes) des services fournis au cours du trimestre de référence dans le cadre du programme OSS, le tout par pays membre de consommation avec les taux applicables.

Les renseignements suivants doivent figurer dans la déclaration des entreprises ayant un établissement stable dans d’autres États membres :

• Le montant des services numériques fournis par l’intermédiaire d’un établissement stable dans chaque État membre – en dehors de celui dans lequel l’organisation est constituée – où les acheteurs sont domiciliés ou résident
  
• Le numéro de TVA ou d’inscription fiscale de l’établissement stable
  

Paiement de la TVA dans le cadre du système OSS

Pour payer la TVA dans le cadre du guichet unique, connectez-vous à la zone réservée du site Web de l’administration fiscale italienne et accédez à votre tableau de bord en suivant la procédure décrite ci-dessous :

1. Dans la section Services, sélectionnez « Applications, communications and certificates ».
   
2. Sélectionnez « MOSS, OSS, IOSS ».
   
3. Cliquez sur « OSS ».
   
4. Sélectionnez « OSS Payment » et « Access payments ».
   
5. Sélectionnez l’année associée à la déclaration en question et confirmez.
   
6. Ensuite, sélectionnez la déclaration en attente et choisissez la date de paiement.
   
7. La date d’échéance s’affichera et vous pourrez cliquer sur « Confirmer » pour procéder au paiement.
   

La gestion de la conformité à la TVA peut représenter un défi pour votre entreprise, en particulier lorsque vous visez de nouveaux marchés. Des solutions telles que Stripe Tax vous permettent de calculer et de collecter des taxes dans le monde entier grâce à une intégration unique. De plus, les synthèses détaillées de Stripe Tax répondent aux exigences de formatage des déclarations fiscales de chaque pays, ce qui facilite la déclaration et le versement des taxes, que vous le fassiez vous-même ou avec l’aide de votre comptable ou partenaire préféré.

Exclusions du système OSS

Les entreprises peuvent être exclues du régime spécial si elles déclarent ne plus fournir de services numériques, sont présumées avoir cessé de fournir les offres, n’y sont plus admissibles ou enfreignent régulièrement les règles relatives au régime spécial.

Inscription au système OSS

Pour vous inscrire au régime du guichet unique, vous devez vous enregistrer en ligne dans le tableau de bord du site Web de l’administration fiscale italienne, dans la section « MOSS, OSS and IOSS VAT schemes ». A partir de là, vous pouvez sélectionner la configuration pour laquelle vous souhaitez vous enregistrer, saisir votre numéro de TVA, la date de début et indiquer si vous disposez d’établissements stables dans d’autres États membres (identification directe) ou d’une « identification fiscale étrangère » (identification indirecte). Vous pouvez ignorer ces champs si vous n’avez pas d’autres numéros de TVA actifs à l’étranger. Une fois l’inscription terminée, le système affiche un écran de confirmation et vous pouvez télécharger un fichier PDF contenant le reçu d’inscription.

L’inscription en ligne prend effet le premier jour du trimestre suivant la notification à l’État membre de l’identification de l’inscription. Par exemple, si vous souhaitez vous inscrire au régime du guichet unique au cours du troisième trimestre de l’année en cours (de juillet à septembre), vous devez le faire avant le 30 juin.