Als je bedrijf goederen of diensten op afstand verkoopt aan particuliere klanten in andere landen van de Europese Unie, moet je mogelijk belasting toegevoegde waarde (btw) betalen. Het verwerken van btw kan ingewikkeld zijn, vooral als je in meerdere EU-landen actief bent. Om deze transacties te vereenvoudigen, heeft de EU het éénloketbtwsysteem (OSS) ingevoerd voor de verkoop van goederen en diensten aan eindgebruikers. Hiermee kun je goederen en diensten in één lidstaat registreren, melden en betalen in plaats van afzonderlijk in elke regio waar je klanten hebt. In dit artikel wordt ingegaan op het OSS-systeem, hoe het werkt, wie er baat bij heeft en de stappen om je te registreren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het OSS-syseem?
  
• Wat zijn de voordelen van het OSS-syseem?
  
• Wie komt in aanmerking voor het OSS-syseem?
  
• Hoe werkt het OSS-syseem?
  
• Wat zijn de uitsluitingen van het OSS-syseem?
  
• Registreren voor het OSS-syseem
  

Wat is het OSS-syseem?

Het OSS-systeem is een optionele btw-regeling voor bedrijven die diensten verkopen aan eindgebruikers (B2C) in andere EU-lidstaten. Het heeft betrekking op intracommunautaire verkopen en goederen afstand die via elektronische platformen worden geleverd op. Dit bijzondere systeem vereenvoudigt de btw-administratie door organisaties in staat te stellen de btw in één lidstaat te registreren, aan te geven en te betalen (de zogenaamde lidstaat van identificatie) in plaats van zich afzonderlijk te registreren in elk EU-land waar de verkoop plaatsvindt. Vervolgens worden de geïnde bedragen verdeeld over de juiste EU-landen.

Het OSS-systeem breidt het toepassingsgebied van het vorige mini-éénloketsysteem (MOSS), dat beperkt is tot elektronische, telecommunicatie- en omroepdiensten, uit tot de volgende transacties:

Het bijzondere systeem éénloket-btw-systeem voor import (IOSS) is ook beschikbaar voor B2C-verkoop op afstand van producten die uit derde landen of gebieden worden ingevoerd, met inbegrip van verkoop via interfaces, waarvan de waarde niet hoger is dan € 150. Als de betaler kiest voor het IOSS-plan, wordt de btw-procedure bij import vereenvoudigd. Ook kan de btw die in verschillende rechtsgebieden van de EU verschuldigd is, worden verantwoord via één registratie en één IOSS-aangifte.

Wat zijn de voordelen van het OSS?

Door deel te nemen aan het OSS-programma kun je profiteren van de volgende voordelen:

• Minder administratieve lasten. Je hoeft je maar in één lidstaat te registreren voor btw, in plaats van dat je in elk EU-land waar je transacties uitvoert een aparte btw-registratie moet doorlopen. Hierdoor kun je ook in één taal handelen met de belastingautoriteiten van de lidstaat waar jr bedrijf is geregistreerd voor OSS, ongeacht waar je verkopen plaatsvinden in de EU.

• Vereenvoudigde fiscale compliance: de mogelijkheid om één OSS-btw-aangifte in te dienen en één btw-betaling te doen voor alle goederen en diensten, maakt het eenvoudiger om compliance te garanderen en het risico op fouten en boetes tot een minimum te beperken.

• Verbeterde operationele efficiëntie: doordat je minder tijd kwijt bent aan papierwerk, kun je je concentreren op de groei van je bedrijf.

• Internationale groei: door fiscale barrières weg te nemen, kun je met het OSS gemakkelijker concurreren in heel Europa en je klantenbestand uitbreiden naar nieuwe regio's.

Wie komt in aanmerking voor het OSS-syseem?

In deze context is het belangrijk om onderscheid te maken tussen twee typen OSS-programma's: het OSS-plan voor de EU en het OSS-plan voor buiten de EU.

OSS-systeem voor de EU

Voor het systeem voor de EU komen in aanmerking:

• Belastingplichtigen die op Italiaans grondgebied wonen of gevestigd zijn en hun woonplaats niet in het buitenland hebben gevestigd, zijn verantwoordelijk voor alle aanbiedingen die in andere EU-lidstaten worden aangeboden aan niet-belastbare klanten (eindgebruikers), voor alle intracommunautaire zendingen van goederen en voor alle leveringen van goederen via elektronische interfaces op afstand.
  
• Belastingplichtigen die buiten de EU wonen of woonachtig zijn, maar met een vaste inrichting in Italië, en belastingplichtigen die zich buiten de EU bevinden of wonen zonder een operationele basis in de EU en die producten verzenden of vervoeren vanuit Italië. Personen van buiten de EU zonder vaste inrichting die goederen verzenden of vervoeren vanuit Italië, moeten een fiscale vertegenwoordiger aanwijzen om zich voor het programma te registreren.
  

De aanpak omvat de intracommunautaire verkoop van producten op afstand door leveranciers of gefaciliteerd door een digitaal platform, de binnenlandse verkoop van goederen die door een digitaal platform wordt gefaciliteerd, en de levering van diensten aan niet-belastingplichtigen (eindgebruikers) door belastingplichtigen die niet in de EU zijn gevestigd of door belastingplichtigen die in de EU maar niet in de lidstaat van verbruik zijn gestructureerd.

OSS-systeem voor landen buiten de EU

Het systeem is specifiek bedoeld voor economische activiteiten die geen vestiging of vaste inrichting binnen de EU hebben. Ongeacht of deze bedrijven in een lidstaat zijn geregistreerd of verplicht zijn om zich te registreren voor btw voor andere aanbiedingen dan B2C-transacties, kunnen ze nog steeds gebruikmaken van de optie B2C voor landen buiten de EU.

Het systeem heeft betrekking op alle aanbiedingen (met inbegrip van telecommunicatie-, omroep- en elektronische diensten [TTE]) die in de EU door bovengenoemde belastingplichtigen aan eindgebruikers worden geleverd. Als de leverancier kiest voor het systeem voor buiten de EU, moet de leverancier deze gebruiken om btw aan te geven en te betalen over al deze B2C-transacties binnen de EU.

Hoe werkt het OSS-syseem?

Wetsbesluit nr. 83 van 25 mei 2021 voerde een jaarlijkse drempel van € 10.000 (exclusief btw) in. Onder deze drempel is btw verschuldigd voor directe e-commercetransacties (zoals digitale en telecommunicatiediensten) en B2C-verkoop op afstand aan particuliere kopers in andere EU-landen in de lidstaat waar de leverancier is gevestigd (land van herkomst). Bij overschrijding van deze drempel wordt de btw belastbaar in het woonland van de eindgebruiker (een ander EU-land). In dit geval heeft de betaler twee opties:

• Zich registreren in elk EU-land waar verkopen plaatsvinden in elk land afzonderlijk btw-aangifte doen en betalen.
  
• Kiezen voor het OSS-btw-systeem door u in jouw land (bijvoorbeeld Italië) te registreren en alle btw-aangiften en -betalingen via één proces te beheren. In dit geval is de belastingdienst van het land van registratie verantwoordelijk voor de verdeling van de betaalde btw over de betreffende landen van bestemming van de klant.
  

Btw-aangifte volgens het OSS-systeem

De OSS-btw-aangifte moet elk kwartaal via het OSS-portaal worden ingediend bij de Agenzia delle Entrate (Italiaanse belastingdienst), ongeacht of er tijdens het kwartaal transacties hebben plaatsgevonden. De deadlines zijn:

• 30 april voor het eerste kwartaal (van 1 januari tot 31 maart)
  
• 31 juli voor het tweede kwartaal (van 1 april tot 30 juni)
  
• 31 oktober voor het derde kwartaal (van 1 juli tot 30 september)
  
• 31 januari voor het vierde kwartaal (van 1 oktober tot 31 december)
  

EU OSS voor btw-aangiften

De transacties die in de aangifte moeten worden opgenomen, zijn afhankelijk van de OSS-optie die de btw-houder kiest en of een digitaal platform betrokken is bij het faciliteren van de levering van goederen:

• In Italië opgerichte OSS-entiteiten voor de EU moeten in hun aangifte ook dienstverrichting opnemen aan eindgebruikers die in een andere lidstaat dan Italië wonen en intracommunautaire verkopen van goederen op afstand.
  
• Activiteiten die niet in de EU zijn gevestigd en in Italië bij de OSS van de EU zijn geregistreerd, moeten alleen de intracommunautaire verkoop van goederen aangeven.
  
• Digitale platformen (zowel in de EU als daarbuiten) die de levering van producten faciliteren en die zijn geregistreerd bij de OSS voor de EU in Italië, moeten intracommunautaire verkopen van goederen op afstand en bepaalde binnenlandse leveringen van goederen (wanneer de producten zich in Italië bevinden en de koper daar woont) in hun aangifte opnemen.
  

Btw-aangiften OSS voor buiten de EU

Een belastingplichtige die buiten de EU is gevestigd en is geregistreerd in de OSS voor buiten de EU, moet alle diensten opgeven die zijn geleverd aan eindgebruikers die in de EU-lidstaten wonen, met inbegrip van telecommunicatie, omroep en elektronische aanbiedingen, ongeacht of zij ingezetenen van Italië zijn.

Diensten die worden verleend aan klanten in een lidstaat waar de leverancier is gestructureerd, moeten worden aangegeven in de nationale btw-aangifte van die lidstaat, ongeacht of de vaste inrichting betrokken is bij de levering van de transacties.

Alle aangiften moeten het btw-registratienummer, de referentieperiode, de gebruikte valuta en het bedrag (exclusief btw) van de diensten bevatten die tijdens het referentiekwartaal in het kader van het OSS-programma zijn geleverd, uitgesplitst naar elk lidstaat van gebruik en toepasselijke tarieven.

De volgende informatie moet in de aangifte worden opgenomen door bedrijven met vaste inrichtingen in andere lidstaten:

• Het aantal digitale diensten dat wordt geleverd via een vaste inrichting in elke lidstaat, met uitzondering van die waar de organisatie is opgericht, waar de kopers hun woonplaats hebben of wonen
  
• Het btw-nummer of fiscaal registratienummer van de vaste inrichting
  

Btw betalen volgens het OSS-systeem

Om btw te betalen volgens de OSS-opzet, meld je je aan bij het gereserveerde gedeelte van de website van de Italiaanse belastingdienst en open je je dashboard door de hieronder beschreven procedure te volgen:

1. Ga naar het onderdeel Services (Diensten) en selecteer 'Applications, communications and certificates' (Toepassingen, communicatie en certificaten).
   
2. Selecteer 'MOSS, OSS, IOSS'.
   
3. Klik op 'OSS'.
   
4. Selecteer 'OSS payment' (OSS-betaling) en 'Access payments' (Betalingen openen).
   
5. Selecteer het jaar dat betrekking heeft op de afschriften in kwestie en bevestig.
   
6. Selecteer vervolgens het huidige afschrift en kies de betaaldatum.
   
7. De vervaldatum wordt aangegeven, waarna je op 'Confirm' (Bevestigen) kunt klikken en verder kunt gaan met de betaling
   

Het beheren van btw-compliance kan een uitdaging zijn voor je bedrijf, vooral wanneer je groeit op nieuwe markten. Met oplossingen zoals Stripe Tax kun je via één integratie wereldwijd belastingen berekenen en innen. Bovendien voldoen de gedetailleerde overzichtsrapporten van Stripe Tax aan de opmaakvereisten voor belastingaangiften op elke locatie, waardoor het eenvoudig is om zelfstandig of met de hulp van de accountant of partner van je voorkeur aangifte te doen en belasting af te dragen.

Wat zijn de uitsluitingen van het OSS-syseem?

Bedrijven kunnen van het bijzondere systeem worden uitgesloten als ze aangeven dat zij ze niet langer digitale diensten aanbieden, worden verondersteld te zijn gestopt met het aanbieden van het aanbod, er niet langer voor in aanmerking komen of voortdurend niet voldoen aan de regels in verband met het bijzondere systeem.

Registreren voor het OSS-syseem

Als je je wilt registreren voor het OSS-systeem, moet je je elektronisch registreren via het dashboard op de website van de Italiaanse belastingdienst in het onderdeel 'MOSS, OSS and IOSS VAT schemes' (MOSS-, OSS- en IOSS-btw-systemen). Hier kun je de opzet selecteren waarvoor je je wilt registreren, je btw-nummer invoeren, de startdatum en of je vaste inrichtingen hebt in andere lidstaten (directe identificatie) of een 'buitenlandse belastingidentificatie' (indirecte identificatie). Je kunt deze velden negeren als je geen andere actieve btw-nummers in het buitenland hebt. Zodra de registratie is voltooid, geeft het systeem een bevestigingsscherm weer en kun je een PDF-bestand downloaden met het registratiebewijs.

De elektronische registratie wordt van kracht op de eerste dag van het volgende kwartaal nadat je de lidstaat in kennis hebt gesteld van uw je registratie-identificatie. Als je je bijvoorbeeld wilt registreren voor het OSS-programma in het derde kwartaal van het lopende jaar (juli tot september), moet je je vóór 30 juni registreren.