A conformidade com as obrigações fiscais é um requisito essencial para as empresas que operam em mercados internacionais. Se você tem uma empresa estabelecida no exterior e deseja operar no mercado italiano, o conceito de “representação fiscal” é particularmente importante. Se você vende produtos ou serviços, participa de feiras ou simplesmente gerencia operações sujeitas ao imposto sobre valor agregado (IVA) na Itália, entender como funciona a representação fiscal é essencial para garantir a total conformidade com as obrigações fiscais e contábeis da Itália.

Neste artigo, discutiremos o que é a representação fiscal e quando ela é obrigatória na Itália. Também explicamos como nomear um representante fiscal na Itália e quais são as funções do representante.

O que você encontrará neste artigo?

• O que é representação fiscal?
  
• Estrutura regulatória:
  
• Quando a representação fiscal é obrigatória na Itália?
  
• Diferenças entre identificação direta e representação fiscal
  
• Como é nomeado um representante fiscal na Itália?
  
• Funções de um representante fiscal
  
• Sistema de IVA e representação fiscal de balcão único (OSS)
  
• Como a Stripe simplifica a gestão do IVA na Itália
  

O que é representação fiscal?

A representação fiscal é uma ferramenta disponível na legislação italiana. Ela permite que um residente de fora da UE cumpra as suas obrigações de IVA usando um residente da Itália como seu representante. O representante fiscal atua em nome da entidade estrangeira, assumindo uma série de responsabilidades e trabalhando com as autoridades administrativas financeiras italianas.

Quem é um representante fiscal na Itália?

Um representante fiscal é uma pessoa física ou jurídica que, por meio de uma procuração (POA), representa uma entidade não residente para efeitos do IVA. O representante fiscal é especialmente importante no caso de transações tributáveis na Itália, como a venda de bens ou a prestação de serviços. O representante fiscal na Itália é responsável pelo cadastro IVA, emissão de faturas eletrônicas, manutenção de registros IVA, declaração de impostos e outras obrigações conexas. A representação fiscal é, portanto, uma ferramenta indispensável para muitas empresas de fora da UE.

Estrutura regulatória

As regras que regem a representação fiscal na Itália estão contidas no Decreto Presidencial 633/1972, Lei Consolidada do IVA, que define especificamente os casos em que o IVA é pago pelos residentes da Itália em nome de pessoas não residentes.

Outro regulamento importante é o Decreto Presidencial no 441 de 10 de Novembro de 1997. O artigo 1.o, n.o 4, define os procedimentos formais para a nomeação de um representante fiscal, que inclui a obtenção de um documento público, um documento registrado de IVA ou uma carta registrada num registo especial no órgão de IVA competente. O representante fiscal, que deve ser residente da Itália e possuir um número de IVA, assume a responsabilidade conjunta com a empresa de fora da UE por todas as obrigações de IVA.

Recentemente, foi introduzido o Decreto Legislativo n.o 13/2024, que é de particular importância para as empresas não localizadas na UE ou no Espaço Económico Europeu (EEE). Estabeleceu novos requisitos de elegibilidade para os representantes fiscais, incluindo a obrigação de fornecer garantias adequadas de Capital. Esta obrigação, definida em pormenor em disposições posteriores emitidas pela Agência Italiana de Receitas, visa reforçar a proteção do órgão tributário.

Esses regulamentos foram complementados ao longo do tempo por uma série de resoluções e circulares emitidas pela Agência Italiana de Receitas que forneceram esclarecimentos e orientações operacionais sobre aspectos específicos da representação fiscal.

Quando a representação fiscal é obrigatória na Itália?

A nomeação de um representante fiscal é obrigatória para empresas que tenham escritórios registados em países fora da UE ou do EEE, realizem operações sujeitas ao IVA na Itália e não tenham um estabelecimento permanente na Itália. Nesses casos, não pode ser utilizada a identificação direta, alternativa à representação fiscal abrangida em mais detalhes a seguir. Por conseguinte, a nomeação de um representante fiscal torna-se o único meio de cumprir as obrigações fiscais e de reivindicar os direitos da empresa em relação ao IVA na Itália (ou seja, o direito de deduzir IVA em compras ou de obter reembolsos IVA).

Transações que exigem representação fiscal

Alguns exemplos de operações que exigem a nomeação de um representante fiscal para empresas de fora da UE – e, em geral, quando o mecanismo de cobrança reversa não se aplica ou a identificação direta não é possível – incluem o seguinte:

• Transferência de ativos na Itália: Especificamente, quando uma entidade de fora da UE transferências ativos sem estabelecimento permanente na Itália.

• Fornecimento dos chamados “serviços genéricos” na Itália: Quando uma entidade B2C não estabelecida na UE presta serviços genéricos, conforme definido pelo Decreto Presidencial 633/72, como consultoria, formação online ou serviços digitais, a clientes privados na Itália.

• Gestão de um armazém ou instalação de armazenamento na Itália: Quando uma empresa de fora da UE envia mercadorias de um armazém na Itália para clientes italianos.

• Participação em feiras ou eventos comerciais na Itália: Especificamente, quando a entidade de fora da UE vende produtos diretamente nesses eventos.

• Vendas online através de um marketplace com armazenamento na Itália: Quando uma empresa de fora da UE vende através de plataformas como Amazon ou eBay e usa centros logísticos italianos (por exemplo, Amazon FBA) para armazenar seus produtos.

• Compras ou vendas com transporte intracomunitário: Quando uma empresa de fora da UE realiza vendas ou compras que exigem transporte de ou para outros países da UE.

• Compras feitas na Itália: Quando uma empresa de fora da UE compra mercadorias na Itália, seja diretamente ou por meio de um representante fiscal, e a transação está sujeita ao IVA.

• Emissão de faturas eletrônicas a clientes na Itália: Uma entidade de fora da UE que vende bens ou serviços a clientes na Itália não pode emitir faturas eletrônicas diretamente através do Sistema de Troca (SdI), é necessário um representante fiscal, responsável pela elaboração e envio da fatura eletrônica através do SdI, seguindo as regras técnicas impostas pela Agência Italiana de Receita.

• Vendas que exigem o envio de formulários Intrastat: Quando uma entidade de fora da UE, através de seu representante fiscal na Itália, realiza compras ou vendas com outros países da UE, é o representante que deve apresentar os formulários Intrastat às autoridades competentes, comunicando as informações sobre as transações intra-UE.

• Importações de países terceiros com um representante fiscal na Itália: Quando uma empresa de fora da UE exporta mercadorias para a Itália e usa um representante fiscal para lidar com o desembaraço aduaneiro, o representante é responsável pelo pagamento do IVA de importação devido quando as mercadorias entram no território aduaneiro italiano.

• Colocação de mercadorias em armazéns IVA na Itália: Quando uma empresa de fora da UE leva mercadorias para a Itália e as coloca em um armazém IVA para seu próprio uso (ou seja, estoque), deve designar um representante fiscal. Um armazém IVA é um tipo especial de armazém autorizada onde as mercadorias podem ser armazenadas sem ter que pagar imediatamente o IVA. O imposto é pago apenas quando as mercadorias são extraídas, quando são vendidas, ou quando são destinadas a uso interno no território italiano. Nesse momento, a administração italiana do comprador paga o IVA, mas é o representante fiscal que assume o pagamento da fatura, a operação internacional do imposto, especialmente para o pagamento dos documentos fiscais.

Casos em que um representante fiscal é necessário

Em suma, a representação fiscal é necessária quando:

• A empresa não está estabelecida em um país da UE ou do EEE com o qual a Itália tem acordos específicos
  
• A empresa estrangeira não tem um estabelecimento permanente na Itália
  
• A empresa estrangeira realiza operações sujeitas a IVA na Itália (ou seja, fornecimento de bens ou serviços)
  
• O mecanismo de cobrança reversa não se aplica às operações realizadas
  

Diferenças entre identificação direta e representação fiscal

A identificação direta é um método que permite que um determinado tipo de entidade estrangeira – residente de um país da UE ou de um país com o qual a Itália tem um acordo específico – obtenha um número de IVA italiano sem ter que nomear um representante fiscal. A empresa estrangeira se cadastra diretamente na Agência Italiana de Receita, tornando-se uma pessoa tributável de IVA na Itália e assumindo todas as obrigações impostos e contábeis em seu próprio nome. Esta solução é ideal para empresas que desejam manter o controle direto sobre sua posição italiana de IVA.

A identificação direta é uma alternativa à representação fiscal. O método é regido pelo artigo 35.o do Decreto Presidencial 633/1972. Para obter a identificação direta, você deve apresentar o formulário ANR/3 à Agência Italiana de Receita e receber um número de IVA italiano.

As diferenças entre representante fiscal e identificação direta

Entender as diferenças entre um representante fiscal e identificação direta é essencial para escolher a opção mais adequada à sua empresa.Se você tem uma empresa estabelecida na UE, considere cuidadosamente as vantagens da identificação direta em relação à nomeação de um representante fiscal na Itália.

Como é nomeado um representante fiscal na Itália?

O representante fiscal é nomeado por meio de um documento formal, geralmente um POA especial, que deve ser elaborado por escrito e apresentado à Agência de Receita Italiana.

Passo a passo para a nomeação de um representante fiscal na Itália

Para nomear corretamente um representante fiscal na Itália, você precisará seguir estas etapas:

• Elabore uma POA: Este documento autoriza o representante fiscal a agir em seu nome para todas as obrigações sob a legislação italiana IVA. A POA deve identificar claramente a entidade não-UE, listar as obrigações fiscais delegadas e especificar a duração da nomeação.

• Escolha um representante fiscal confiável: A pessoa física precisa ter experiência específica em IVA internacional e um sólido conhecimento da legislação italiana.

• Prepare a documentação necessária: Sua empresa precisa do cadastro da Câmara de Comércio (ou documento equivalente) para a empresa estrangeira, um documento de identificação para o representante jurídico, e estatuto social ou memorando de associação - traduzido e certificado se não estiver em italiano.

• Registre a nomeação junto à Agência Italiana de Receitas: Use o formulário AA7/10 (para pessoas jurídicas) ou AA9/12 (para pessoas físicas) e anexe o POA e os documentos necessários.

• Solicitação de um número de IVA italiano: Este deve ser registrado no nome da empresa de fora da UE, mas administrado através do representante fiscal. O número de IVA que você recebe deve ser utilizado para todas as transações de IVA realizadas na Itália.

• Configure sistemas de invoicing eletrônico: Você deve especificar o código destinatário do representante ou do canal SdI, para permitir que faturas eletrônicas sejam emitidas e recebidas em formato digital de acordo com os regulamentos italianos.

• Acesso aos serviços online da Agência Italiana de Receitas: Ative as autorizações necessárias para acessar serviços como Entratel e Fisconline e o portal Intrastat.

• Notifique a nomeação de quaisquer parceiros e operadores fiscais, alfandegários ou logísticos: Essas são entidades com as quais você colabora na Itália, pedindo padronização da gestão fiscal e administrativa.

Funções de um representante fiscal

Uma vez nomeado, um representante fiscal na Itália assume uma série de obrigações específicas perante as autoridades administrativas fiscais, cuja principal função é atuar em nome da entidade não UE para todas as obrigações de IVA relacionadas com as operações realizadas no país.

As principais atividades do representante incluem:

• Emissão de faturas eletrônicas: Emissão em nome de entidades de fora da UE, de acordo com as especificações técnicas do SdI

• Manter registros de IVA: Registrar todas as faturas, compras e pagamentos emitidos, conforme exigido pela legislação italiana

• Entrega das declarações periódicas de IVA: Entregar declarações mensais ou trimestrais, dependendo do volume de negócios, além das declarações anuais de IVA

• Pagamento do IVA devido: pagamento até a data de vencimento apropriada (geralmente no 16o dia do mês seguinte ao período de referência)

• Preparação e envio de informes Intrastat: Se aplicável, envio dos informes até o 25o dia do mês seguinte ao mês de referência para transações intracomunitárias

• Requisitos relacionados com importações: Inclui o pagamento do IVA de importação na alfândega

• Gestão de obrigações relacionadas com IVA de armazéns: As obrigações incluem um faturamento correto quando as mercadorias são retiradas de um armazém (ou seja, quando são retiradas para venda ou uso).

O representante fiscal também é responsável pelo armazenamento digital de faturas e registros nos termos estabelecidos por lei, podendo também ser submetidos a verificações e auditorias pela Agência Italiana de Receitas.

Sistema de IVA e representação fiscal de balcão único (OSS)

O esquema OSS, que substituiu o antigo esquema Mini One Stop Shop (MOSS) em 1o de julho de 2021, é um sistema opcional que permite que empresas B2C de fora da UE que vendem a clientes na UE declarem e paguem IVA em um único Estado-Membro, em vez de se registrar para IVA em cada pessoa física país de destino.

No contexto da representação tributária, o regime OSS é particularmente relevante para empresas de fora da UE que vendem para clientes privados na Itália. Se essas entidades aderirem ao regime OSS (ou seja, a versão OSS de fora da UE), elas podem evitar a nomeação de um representante fiscal em cada país da UE de destino (incluindo a Itália). Em vez disso, podem gerenciar centralmente suas declarações de IVA através de um único Estado-Membro.

No entanto, a participação no esquema OSS está limitada a determinados tipos de transações:

• Vendas remotas de bens dentro da UE
  
• Prestação de serviços eletrônicos, de telecomunicações e de radiodifusão a pessoas físicas
  

Por outro lado, as operações B2B, as importações e as atividades envolvendo armazenamento físico na Itália (ou seja, logística ou armazenamento) não estão abrangidas pelo regime OSS, caso em que a entidade não pertencente à UE ainda é obrigada a designar um representante fiscal na Itália para cumprir as obrigações locais de IVA.

Como a Stripe simplifica a gestão do IVA na Itália

Quando você vende produtos ou serviços internacionalmente, a gestão do IVA em várias jurisdições pode se tornar complexa e arriscada. Se você opera em países como a Itália que exigem que empresas de fora da UE nomeiem representantes fiscais, o Stripe Tax pode simplificar o processo. Ele permite coordenar os requisitos de um país com outras obrigações fiscais internacionais. O Stripe Tax monitora suas transações, alerta quando e onde você precisa se registrar para fins fiscais, calcula e recolhe automaticamente o IVA (incluindo esquemas especiais como OSS) e gera relatórios para cada localização de declaração para ajudar você a apresentar suas declarações fiscais.