Het naleven van fiscale verplichtingen is super belangrijk voor ondernemingen die op internationale markten actief zijn. Als je een onderneming hebt die in het buitenland is gevestigd en je wilt actief zijn op de Italiaanse markt, dan is het concept van “fiscale vertegenwoordiging” extra belangrijk. Of je nu producten of diensten verkoopt, deelneemt aan beurzen of gewoon activiteiten beheert die onderworpen zijn aan de belasting over de toegevoegde waarde (btw) in Italië, het is essentieel om te begrijpen hoe fiscale vertegenwoordiging werkt om volledig te voldoen aan de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen in Italië.

In dit artikel bespreken we wat fiscale vertegenwoordiging is en wanneer deze verplicht is in Italië. We gaan ook in op hoe je een fiscaal vertegenwoordiger in Italië aanwijst en wat de taken van de vertegenwoordiger zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is fiscale vertegenwoordiging?
  
• Regelgevend kader
  
• Wanneer is fiscale vertegenwoordiging verplicht in Italië?
  
• Verschillen tussen directe identificatie en fiscale vertegenwoordiging
  
• Hoe wordt een fiscaal vertegenwoordiger aangesteld in Italië?
  
• Taken van een fiscaal vertegenwoordiger
  
• One Stop Shop (OSS) btw-regeling en fiscale vertegenwoordiging
  
• Hoe Stripe het btw-beheer in Italië makkelijker maakt
  

Wat is fiscale vertegenwoordiging?

Fiscale vertegenwoordiging is een instrument dat beschikbaar is onder de Italiaanse wetgeving. Het stelt een niet-EU-ingezetene in staat om aan zijn btw-verplichtingen te voldoen door een ingezetene van Italië als zijn vertegenwoordiger aan te wijzen. De fiscale vertegenwoordiger treedt namens de buitenlandse entiteit op, neemt een reeks verantwoordelijkheden op zich en werkt samen met de Italiaanse financiële administratieve autoriteiten.

Wie is een fiscale vertegenwoordiger in Italië?

Een fiscaal vertegenwoordiger is een natuurlijke of rechtspersoon die door middel van een volmacht (POA) een niet-ingezeten entiteit vertegenwoordigt voor btw-doeleinden. De fiscale vertegenwoordiger is vooral belangrijk in het geval van transacties die in Italië belastbaar zijn, zoals de verkoop van goederen of het verlenen van diensten. De fiscale vertegenwoordiger in Italië is verantwoordelijk voor de btw-registratie, het uitgeven van elektronische facturen, het bijhouden van btw-administratie, het indienen van belastingaangiften en andere daarmee verband houdende verplichtingen. Fiscale vertegenwoordiging is daarom een onmisbaar hulpmiddel voor veel niet-EU-ondernemingen.

Regelgevend kader

De regels voor fiscale vertegenwoordiging in Italië zijn vastgelegd in presidentieel decreet 633/1972, de geconsolideerde btw-wet. Artikel 17 definieert specifiek de gevallen waarin btw verschuldigd is door inwoners van Italië namens niet-ingezetenen.

Een andere belangrijke regel is presidentieel decreet nr. 441 van 10 november 1997. Artikel 1, lid 4, zegt wat je moet doen om een fiscale vertegenwoordiger aan te wijzen, zoals een openbare akte regelen – een geregistreerd privé-document of brief dat in een speciaal register bij het juiste btw-kantoor wordt bewaard. De fiscale vertegenwoordiger, die in Italië moet wonen en een btw-nummer moet hebben, is samen met de onderneming buiten de EU verantwoordelijk voor alle btw-verplichtingen.

Onlangs is wetsbesluit nr. 13/2024 ingevoerd, dat vooral belangrijk is voor ondernemingen die niet in de EU of de Europese Economische Ruimte (EER) zitten. Hierin zijn nieuwe toelatingseisen voor fiscale vertegenwoordigers vastgelegd, waaronder de verplichting om voldoende kapitaalgaranties te verstrekken. Deze verplichting, die in detail is omschreven in latere bepalingen van de Italiaanse belastingdienst, is bedoeld om de bescherming van het belastingkantoor te versterken.

Deze regels zijn in de loop der tijd aangevuld met een reeks resoluties en circulaires van de Italiaanse belastingdienst, die verduidelijkingen en operationele richtlijnen geven over specifieke aspecten van fiscale vertegenwoordiging. Samen vormen deze documenten een dynamisch en uitgebreid regelgevingskader.

Wanneer is fiscale vertegenwoordiging verplicht in Italië?

Het aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger is verplicht voor ondernemingen die hun hoofdkantoor in een land buiten de EU of EER hebben, transacties uitvoeren waarover btw moet worden betaald in Italië en geen vaste inrichting in Italië hebben. In deze gevallen kan directe identificatie – een alternatief voor fiscale vertegenwoordiging dat hieronder nader wordt toegelicht – niet worden gebruikt. De aanstelling van een fiscaal vertegenwoordiger is dan ook de enige manier om aan de fiscale verplichtingen te voldoen en de rechten van de onderneming met betrekking tot btw in Italië te doen gelden (d.w.z. het recht om btw op aankopen af te trekken of btw-teruggaven te verkrijgen).

Transacties waarvoor fiscale vertegenwoordiging nodig is

Enkele voorbeelden van transacties waarvoor de aanstelling van een fiscaal vertegenwoordiger voor niet-EU-ondernemingen nodig is – en in het algemeen wanneer het verleggingsmechanisme niet van toepassing is of directe identificatie niet mogelijk is – zijn onder meer:

• Overdracht van activa in Italië: Meer bepaald wanneer een niet-EU-entiteit activa overdraagt zonder vaste inrichting in Italië.

• Levering van zogenaamde “generieke diensten” in Italië: Wanneer een B2C-entiteit die niet in de EU is gevestigd, generieke diensten levert – zoals gedefinieerd in presidentieel decreet 633/72 – zoals consulting, online training of digitale diensten, aan particuliere klanten in Italië.

• Beheer van een magazijn of opslagfaciliteit in Italië: Wanneer een niet-EU-onderneming goederen vanuit een magazijn in Italië naar Italiaanse klanten verzendt.

• Deelname aan beurzen of evenementen in Italië: Met name wanneer de niet-EU-entiteit rechtstreeks goederen verkoopt op deze evenementen.

• Onlineverkoop via een marktplaats met opslag in Italië: Wanneer een niet-EU-onderneming verkoopt via platforms zoals Amazon of eBay en gebruikmaakt van Italiaanse logistieke centra (bijv. Amazon FBA) om zijn producten op te slaan.

• Aankopen of verkopen met intracommunautair vervoer: Wanneer een niet-EU-onderneming verkopen of aankopen doet waarvoor vervoer van of naar andere EU-landen nodig is.

• Aankopen gedaan in Italië: Wanneer een niet-EU-onderneming goederen koopt in Italië – rechtstreeks of via een fiscaal vertegenwoordiger – en de transactie onderworpen is aan btw.

• Uitgifte van elektronische facturen aan klanten in Italië: Omdat een niet-EU-entiteit die goederen of diensten verkoopt aan klanten in Italië geen e-facturen rechtstreeks via het Exchange System (SdI) kan uitgeven, is een fiscaal vertegenwoordiger nodig. De vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het opstellen en verzenden van de e-factuur via het SdI, waarbij hij de technische regels volgt die zijn vastgesteld door de Italiaanse belastingdienst.

• Verkopen waarvoor Intrastat-formulieren moeten worden ingediend: Als een niet-EU-bedrijf via zijn fiscale vertegenwoordiger in Italië aankopen of verkopen doet met andere EU-landen, moet de vertegenwoordiger de Intrastat-formulieren indienen bij de relevante autoriteiten, met daarin de info over transacties binnen de EU.

• Import uit derde landen met een fiscaal vertegenwoordiger in Italië: Wanneer een niet-EU-onderneming goederen naar Italië exporteert en een fiscaal vertegenwoordiger inschakelt voor de douaneafhandeling, is de vertegenwoordiger verantwoordelijk voor het betalen van de invoer-btw die verschuldigd is wanneer de goederen het Italiaanse douanegebied binnenkomen.

• Plaatsing van goederen in btw-entrepots in Italië: Wanneer een niet-EU-onderneming goederen naar Italië brengt en deze in een btw-entrepot plaatst voor eigen gebruik (d.w.z. voorraad), moet het een fiscaal vertegenwoordiger aanstellen. Een btw-entrepot is een speciaal soort erkend entrepot waar goederen kunnen worden opgeslagen zonder dat onmiddellijk btw hoeft te worden betaald. De belasting wordt pas betaald wanneer de goederen worden uitgeslagen, wanneer ze worden verkocht of wanneer ze bestemd zijn voor intern gebruik op Italiaans grondgebied. Op dat moment betaalt de Italiaanse koper de btw, maar het is de fiscaal vertegenwoordiger die zorgt voor de factuur, de betaling van de belasting en het documentbeheer. Dit mechanisme kan de logistiek en internationale handelsactiviteiten vergemakkelijken, vooral voor niet-ingezetenen.

Gevallen waarin een fiscaal vertegenwoordiger nodig is

Kort gezegd is fiscale vertegenwoordiging nodig wanneer:

• De onderneming niet gevestigd is in een EU- of EER-land waarmee Italië specifieke overeenkomsten heeft
  
• De buitenlandse onderneming geen vaste vestiging in Italië heeft
  
• De buitenlandse onderneming transacties uitvoert die onderworpen zijn aan btw in Italië (d.w.z. levering van goederen of diensten)
  
• Het verleggingsmechanisme niet van toepassing is op de uitgevoerde transacties
  

Verschillen tussen directe identificatie en fiscale vertegenwoordiging

Directe identificatie is een methode waarmee een bepaald soort buitenlandse entiteit – een ingezetene van een EU-land of een land waarmee Italië een specifieke overeenkomst heeft – een Italiaans btw-nummer kan krijgen zonder een fiscaal vertegenwoordiger te hoeven aanstellen. Het buitenlandse bedrijf registreert zich rechtstreeks bij de Italiaanse belastingdienst, wordt btw-plichtig in Italië en neemt alle fiscale en boekhoudkundige verplichtingen op zich. Deze oplossing is ideaal voor ondernemingen die directe controle willen houden over hun Italiaanse btw-positie.

Directe identificatie is een alternatief voor fiscale vertegenwoordiging. De methode wordt geregeld door artikel 35 van presidentieel decreet 633/1972. Om directe identificatie te krijgen, moet je formulier ANR/3 indienen bij de Italiaanse belastingdienst en een Italiaans btw-nummer krijgen.

De verschillen tussen fiscale vertegenwoordiging en directe identificatie

Het is belangrijk om het verschil tussen een fiscaal vertegenwoordiger en directe identificatie te snappen, zodat je de optie kunt kiezen die het beste bij je onderneming past. Als je een onderneming in de EU hebt, denk dan goed na over de voordelen van directe identificatie ten opzichte van het aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger in Italië.

Hoe wordt een fiscaal vertegenwoordiger in Italië aangesteld?

De fiscaal vertegenwoordiger wordt aangesteld door middel van een officieel document, meestal een speciale volmacht. Dit document moet schriftelijk worden opgesteld en worden ingediend bij de Italiaanse belastingdienst.

Een fiscaal vertegenwoordiger in Italië aanstellen, stap voor stap

Om een fiscaal vertegenwoordiger in Italië correct aan te stellen, moet je deze stappen volgen:

• Stel een volmacht op: Dit document machtigt de fiscaal vertegenwoordiger om namens jou op te treden voor alle verplichtingen onder de Italiaanse btw-wetgeving. De volmacht moet de niet-EU-entiteit duidelijk identificeren, de gedelegeerde fiscale verplichtingen vermelden en de duur van de aanstelling specificeren.

• Kies een betrouwbare fiscale vertegenwoordiger: De persoon moet specifieke ervaring hebben met internationale btw en een gedegen kennis van de Italiaanse wetgeving.

• Bereid de benodigde documentatie voor: Je onderneming heeft een registratie bij de Kamer van Koophandel (of een gelijkwaardig document) voor de buitenlandse onderneming nodig, een identiteitsbewijs voor de wettelijke vertegenwoordiger en statuten of oprichtingsakte – vertaald en gewaarmerkt indien deze niet in het Italiaans zijn opgesteld.

• Registreer de aanstelling bij de Italiaanse belastingdienst: Gebruik formulier AA7/10 (voor rechtspersonen) of AA9/12 (voor natuurlijke personen) en voeg zowel de volmacht als de vereiste documenten toe.

• Vraag een Italiaans btw-nummer aan: Dit moet worden geregistreerd op naam van de niet-EU-onderneming, maar wordt beheerd door de fiscale vertegenwoordiger. Het btw-nummer dat je krijgt, moet je gebruiken voor alle btw-transacties in Italië.

• Zet elektronische factureringssystemen op: Je moet de ontvangerscode van de vertegenwoordiger of het SdI-kanaal opgeven, zodat e-facturen in digitale vorm kunnen worden verstuurd en ontvangen volgens de Italiaanse regels.

• Toegang krijgen tot de online diensten van de Italiaanse belastingdienst: Activeer de benodigde autorisaties om toegang te krijgen tot diensten zoals Entratel en Fisconline, en het Intrastat-portaal.

• De aanstelling van eventuele partners en fiscale, douane- of logistieke operators melden: Dit zijn entiteiten waarmee je in Italië samenwerkt om het fiscale en administratieve beheer te standaardiseren.

Taken van een fiscaal vertegenwoordiger

Zodra een fiscaal vertegenwoordiger in Italië is aangesteld, heeft hij een aantal specifieke verplichtingen ten opzichte van de belastingdienst. De belangrijkste taak van de vertegenwoordiger is om namens de niet-EU-entiteit op te treden voor alle btw-verplichtingen met betrekking tot transacties die in het land worden uitgevoerd.

De belangrijkste activiteiten van de vertegenwoordiger zijn:

• Elektronische facturen versturen: namens niet-EU-entiteiten facturen versturen volgens de technische specificaties van het SdI

• Btw-administratie bijhouden: een administratie bijhouden van alle verstuurde facturen, aankopen en betalingen, zoals vereist door de Italiaanse wetgeving

• Periodieke btw-aangiften indienen: maandelijks of driemaandelijks aangiften indienen, afhankelijk van de omzet, naast de jaarlijkse btw-aangiften

• Betaling van verschuldigde btw: Betalen vóór de juiste vervaldatum (meestal de 16e dag van de maand na de referentieperiode)

• Opstellen en indienen van Intrastat-formulieren: Indien van toepassing, indienen van de formulieren vóór de 25e dag van de maand na de referentiemaand voor intracommunautaire transacties

• Vereisten met betrekking tot invoer: Omvat het betalen van invoer-btw bij de douane

• Beheer van verplichtingen met betrekking tot btw-entrepots: dit omvat onder meer het correct factureren wanneer goederen uit een entrepot worden gehaald (d.w.z. wanneer ze worden meegenomen om te worden verkocht of gebruikt).

De fiscaal vertegenwoordiger is ook verantwoordelijk voor de digitale opslag van facturen en documenten volgens de wettelijke bepalingen. Ze kunnen ook worden gecontroleerd en geauditeerd door de Italiaanse belastingdienst.

One Stop Shop (OSS)-btw-regeling en fiscale vertegenwoordiging

De OSS-regeling, die op 1 juli 2021 de vorige Mini One Stop Shop (MOSS)-regeling heeft vervangen, is een optioneel systeem waarmee niet-EU-B2C-ondernemingen die aan klanten in de EU verkopen, btw in één lidstaat kunnen aangeven en betalen. Dit in plaats van zich in elk afzonderlijk land van bestemming voor btw te registreren.

In de context van fiscale vertegenwoordiging is de OSS-regeling vooral relevant voor niet-EU-ondernemingen die aan particuliere klanten in Italië verkopen. Als deze entiteiten zich aan de OSS-regeling houden (d.w.z. de niet-EU-OSS-versie), hoeven ze niet in elk EU-land van bestemming (waaronder Italië) een fiscaal vertegenwoordiger aan te wijzen. In plaats daarvan kunnen ze hun btw-aangiften centraal beheren via één lidstaat.

Deelname aan de OSS-regeling is echter beperkt tot bepaalde soorten transacties:

• Verkoop op afstand van goederen binnen de EU
  
• Verlening van elektronische diensten, telecommunicatie en omroepdiensten aan particulieren
  

B2B-transacties, invoer en activiteiten waarbij fysieke opslag in Italië betrokken is (d.w.z. logistiek of opslag), vallen daarentegen niet onder de OSS-regeling. In deze gevallen moet de niet-EU-entiteit nog steeds een fiscaal vertegenwoordiger in Italië aanstellen om aan de lokale btw-verplichtingen te voldoen.

Hoe Stripe het btw-beheer in Italië vereenvoudigt

Wanneer je internationaal producten of diensten verkoopt, kan het beheer van btw in meerdere rechtsgebieden complex en riskant worden. Als je actief bent in landen zoals Italië, waar niet-EU-ondernemingen een fiscale vertegenwoordiger moeten aanstellen, kan Stripe Tax het proces vereenvoudigen. Hiermee kun je de vereisten van een land afstemmen op andere internationale fiscale verplichtingen. Stripe Tax houdt je transacties in de gaten, laat je weten wanneer en waar je je moet registreren voor fiscale doeleinden, berekent en int automatisch de btw (inclusief speciale regelingen zoals OSS) en maakt rapporten voor elke aangiftelocatie om je te helpen bij het indienen van je belastingaangiften. Dit is de perfecte oplossing voor wie op zoek is naar eenvoud en fiscale naleving zonder zelf met bureaucratie te maken te hebben.