Il rispetto degli obblighi fiscali è una condizione fondamentale per le imprese che operano su più mercati nazionali. Se gestisci un'impresa con sede all'estero e vuoi operare sul mercato italiano, è particolarmente importante il concetto di "rappresentanza fiscale". Che tu stia vendendo prodotti o servizi, partecipando a fiere, o semplicemente gestendo operazioni soggette a IVA nel territorio italiano, capire come funziona la rappresentanza fiscale in Italia è fondamentale per essere pienamente conforme agli obblighi fiscali e contabili.

In questo articolo ti spiegheremo cos'è la rappresentanza fiscale, quando è obbligatoria in Italia, come puoi nominare un rappresentante fiscale in Italia e quali sono i suoi adempimenti.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la rappresentanza fiscale
  
• Quadro normativo
  
• Quando è obbligatoria la rappresentanza fiscale in Italia
  
• Identificazione diretta e rappresentanza fiscale: le differenze
  
• Come nominare un rappresentante fiscale
  
• Adempimenti del rappresentante fiscale
  
• Regime IVA OSS e rappresentanza fiscale
  
• Stripe semplifica la gestione IVA in Italia e in Europa
  

Che cos'è la rappresentanza fiscale

La rappresentanza fiscale è uno strumento previsto dall'ordinamento italiano che consente a un soggetto non residente nell'Unione europea di adempiere agli obblighi fiscali relativi all'IVA tramite un rappresentante residente in Italia. Il rappresentante fiscale agisce per conto del soggetto estero, assumendosi una serie di responsabilità nei confronti dell'Amministrazione finanziaria italiana.

Chi è un rappresentante fiscale in Italia?

Un rappresentante fiscale è una persona fisica o giuridica che, mediante procura, rappresenta un soggetto non residente ai fini IVA. Questa figura è particolarmente importante in caso di operazioni imponibili sul territorio italiano, come la vendita di beni o la prestazione di servizi.
Il rappresentante fiscale in Italia è responsabile della registrazione ai fini IVA, dell'emissione della fattura elettronica, della tenuta dei registri IVA, della presentazione delle dichiarazioni e degli adempimenti correlati. La rappresentanza fiscale è quindi una soluzione indispensabile per molte aziende estere.

Quadro normativo

La disciplina della rappresentanza fiscale in Italia è contenuta nel DPR 633/1972 (Testo Unico IVA), in particolare all'articolo 17 che definisce i casi in cui l’IVA è dovuta da soggetti residenti in Italia per conto di soggetti non residenti.

Un'altra norma chiave è il Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 441, Articolo 1, comma 4, che definisce le modalità formali di nomina del rappresentante fiscale, richiedendo un atto pubblico, una scrittura privata registrata o una lettera annotata in apposito registro presso l'ufficio IVA competente. Il rappresentante fiscale, che deve essere un soggetto residente in Italia e titolare di partita IVA, assume la responsabilità solidale con la società estera per tutti gli adempimenti IVA.

Recentemente, il Decreto Legislativo n. 13/2024 ha introdotto significative modifiche, specie per i soggetti extra-UE ed extra-SEE, stabilendo nuovi requisiti di idoneità e, soprattutto, l'obbligo di prestare adeguate garanzie patrimoniali. Queste ultime, definite in dettaglio da successivi Provvedimenti dell'Agenzia delle Entrate, mirano a rafforzare la tutela dell'Erario.

La disciplina si completa con numerose Risoluzioni e Circolari dell'Agenzia delle Entrate che, nel corso del tempo, hanno fornito chiarimenti e indicazioni operative su specifici aspetti della rappresentanza fiscale, rendendo il quadro normativo dinamico e articolato.

Quando è obbligatoria la rappresentanza fiscale in Italia

La nomina del rappresentante fiscale è obbligatoria per le società con sede legale in Paesi extra UE e non facenti parte dello Spazio economico europeo (SEE) che effettuano operazioni rilevanti ai fini IVA nel territorio italiano e che non hanno una stabile organizzazione in Italia. In questi casi, non potendo avvalersi dell'identificazione diretta, di cui parleremo in seguito, la nomina di un rappresentante fiscale diventa l'unica via per adempiere agli obblighi fiscali e far valere i propri diritti in materia di IVA in Italia (il diritto alla detrazione dell’IVA sugli acquisti o quello a ottenere eventuali rimborsi IVA).

Transazioni che richiedono una rappresentanza fiscale

Alcuni esempi di operazioni che rendono obbligatoria la nomina del rappresentante fiscale per le società extra-UE (e in generale quando non si applica il meccanismo del reverse charge o non è possibile l'identificazione diretta) sono i seguenti:

• Cessione di beni in Italia: specificamente da parte di soggetto extra-UE senza stabile organizzazione in Italia.

• Prestazione di servizi generici verso privati consumatori italiani (B2C): quando soggetti extra-UE forniscono, ad esempio, servizi digitali, consulenze, formazione online o altri servizi generici a clienti privati in Italia.

• Gestione di un deposito o magazzino in Italia: quando soggetti extra-UE spediscono beni da un deposito o magazzino in Italia a clienti italiani.

• Partecipazione a fiere o eventi: quando soggetti non UE vendono direttamente beni durante questi eventi.

• Vendite online tramite marketplace: quando un'azienda non UE vende attraverso piattaforme come Amazon o eBay e utilizza centri logistici italiani (ad esempio, Amazon FBA) per immagazzinare i propri prodotti

• Acquisto o vendita con trasporto intracomunitario: quando un'azienda non UE utilizza un rappresentante fiscale in Italia per effettuare transazioni intracomunitarie, come vendite o acquisti con trasporto da o verso altri paesi UE, il rappresentante è responsabile dell'adempimento degli obblighi IVA.

• Acquisti effettuati in Italia da parte di soggetti extra-UE: quando una società extra-UE acquista beni in Italia, direttamente o tramite un rappresentante fiscale, l’operazione può comportare obblighi IVA.

• Emissione di fattura elettronica a clienti italiani: un soggetto extra-UE che vende beni o servizi a clienti in Italia non può emettere direttamente la fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SDI). In caso di fattura estera con rappresentante fiscale in Italia, sarà quindi quest'ultimo a redigere e trasmettere la fattura elettronica tramite SDI, seguendo le regole tecniche previste dall'Agenzia delle Entrate.

• Obbligo di presentazione di modelli Intrastat: quando il soggetto extra-UE, tramite il proprio rappresentante fiscale in Italia, effettua operazioni di acquisto o vendita con altri Paesi dell'Unione europea, è il rappresentante a dover presentare i modelli Intrastat alle autorità competenti, riportando le informazioni sulle transazioni intracomunitarie.

• Importazioni da Paesi terzi con rappresentante fiscale in Italia: quando una società extra-UE esporta merci in Italia e si affida a un rappresentante fiscale per gestire lo sdoganamento e versare l'IVA all'importazione, in questo caso il rappresentante fiscale è responsabile del pagamento dell'IVA dovuta al momento in cui i beni entrano nel territorio doganale italiano.

• Introduzione di beni in depositi IVA in Italia: se la tua società estera introduce beni in Italia in un deposito IVA per esigenze proprie (ad es. stock), è necessaria la nomina di un rappresentante fiscale. Un deposito IVA è un particolare tipo di magazzino autorizzato in cui è possibile immagazzinare beni senza versare immediatamente l'IVA. Il versamento dell’imposta avviene solo al momento dell’estrazione dei beni, quando sono venduti o destinati a un uso interno nel territorio italiano. In quel momento, l’acquirente italiano versa l’IVA, ma è il rappresentante fiscale a occuparsi dell’emissione della fattura, del versamento dell’imposta e della gestione documentale. Questo meccanismo può facilitare le operazioni di logistica e commercio internazionale, in particolare per i soggetti non residenti.

Quando c'è l'obbligo del rappresentante fiscale?

In sintesi, l'obbligo sussiste quando:

• la società estera non è stabilita in un Paese UE o SEE (con cui l'Italia ha accordi specifici);
  
• la società estera non ha una stabile organizzazione in Italia;
  
• la società estera effettua operazioni imponibili IVA in Italia (cessioni di beni o prestazioni di servizi);
  
• il regime dell'inversione contabile (reverse charge) non è applicabile alle operazioni svolte.
  

Identificazione diretta e rappresentanza fiscale: le differenze

L’identificazione diretta è una modalità che consente a un soggetto estero, residente in un Paese dell’Unione Europea o in uno Stato che ha stipulato specifici accordi con l’Italia, di ottenere una partita IVA italiana senza dover nominare un rappresentante fiscale. In sostanza, la società estera si registra direttamente presso l’Agenzia delle Entrate, diventando soggetto passivo IVA in Italia e assumendo tutti gli obblighi fiscali e contabili in proprio nome. Questa soluzione è ideale se la tua impresa desidera mantenere il controllo diretto sulla propria posizione IVA italiana.

Si tratta di un'alternativa alla rappresentanza fiscale. Questa modalità è disciplinata dall'art. 35-ter del DPR 633/1972. Per ottenere l'identificazione diretta, devi presentare il modello ANR/3 all'Agenzia delle Entrate e ricevere un numero di partita IVA italiano.

Qual è la differenza tra rappresentante fiscale e identificazione diretta?

Conoscere le differenze tra rappresentante fiscale e identificazione diretta è fondamentale per scegliere la modalità più adatta alla tua attività. Se hai un'impresa comunitaria, valuta attentamente i vantaggi dell'identificazione diretta rispetto alla nomina di un rappresentante fiscale in Italia.

Nominare un rappresentante fiscale

La nomina del rappresentante fiscale avviene mediante un atto formale, generalmente una procura speciale. Il documento deve essere redatto in forma scritta e registrato presso l'Agenzia delle Entrate.

Come si nomina un rappresentante fiscale in Italia?

Per nominare correttamente un rappresentante fiscale in Italia, segui questi passaggi:

• Redigi una procura: questo documento autorizza il rappresentante fiscale ad agire per tuo conto per tutti gli adempimenti previsti dalla normativa IVA italiana. La procura deve contenere l'identificazione chiara del soggetto estero, l'elenco degli obblighi fiscali delegati e la durata dell'incarico.

• Scegli un rappresentante fiscale affidabile: deve avere esperienza specifica nel settore IVA internazionale e una solida conoscenza della normativa italiana.

• Predisponi la documentazione necessaria: visura camerale o equivalente della società estera, documento d'identità del legale rappresentante, eventuali statuti o atti costitutivi (tradotti e asseverati se non in lingua italiana).

• Registra la nomina presso l'Agenzia delle Entrate: utilizza il modello AA7 (per persone giuridiche) o AA9 (per persone fisiche) e allega la procura e i documenti richiesti.

• Richiedi la partita IVA italiana: deve essere intestata alla società estera ma gestita tramite il rappresentante fiscale. Il numero di partita IVA che riceverai dovrà essere utilizzato per tutte le operazioni IVA effettuate in Italia.

• Preparati a emettere le fatture elettroniche: procurati un sistema di fatturazione elettronica, specificando il codice destinatario del rappresentante o il canale SDI, per permettere l'emissione e ricezione delle fatture in formato digitale secondo le regole italiane.

• Accedi ai servizi online dell'Agenzia delle Entrate italiana: attiva le deleghe per l'accesso ai servizi come Entratel/Fisconline e al portale INTRASTAT.

• Comunica la nomina a partner e operatori fiscali, doganali o logistici: sono le entità con cui collabori in Italia, in modo da uniformare la gestione fiscale e documentale.

Adempimenti del rappresentante fiscale

Una volta nominato, il rappresentante fiscale in Italia assume una serie di obblighi precisi nei confronti dell'Amministrazione finanziaria. Il suo compito principale è quello di agire in nome e per conto del soggetto estero per tutti gli adempimenti IVA relativi alle operazioni effettuate nel territorio italiano.

Tra le attività principali di cui si occupa vi sono:

• Emissione di fatture elettroniche: per conto del soggetto estero, secondo le specifiche tecniche del Sistema di Interscambio (SDI).

• Tenuta dei registri IVA: registro delle fatture emesse, degli acquisti e dei corrispettivi, come previsto dalla normativa italiana.

• Presentazione delle dichiarazioni IVA periodiche: presentazione delle dichiarazioni mensili o trimestrali, a seconda del volume d'affari, e della dichiarazione IVA annuale.

• Versamento dell'IVA dovuta: va effettuato entro le scadenze previste (generalmente il giorno 16 del mese successivo al periodo di riferimento).

• Predisposizione e invio dei modelli Intrastat: se applicabili, occorre effettuare queste operazioni entro il giorno 25 del mese successivo a quello di riferimento per le operazioni intracomunitarie.

• Adempimenti connessi alle importazioni: includono l'assolvimento dell'IVA all'importazione in dogana.

• Gestione degli obblighi legati all'eventuale utilizzo di depositi IVA: includono la corretta fatturazione all'estrazione, cioè quando i beni lasciano il magazzino per essere venduti o utilizzati.

Il rappresentante fiscale è anche responsabile della conservazione digitale delle fatture e dei registri secondo i termini previsti dalla legge e può essere soggetto a controlli e verifiche da parte dell'Agenzia delle Entrate.

Regime IVA OSS e rappresentanza fiscale

Il regime OSS (One Stop Shop), che ha sostituito il precedente MOSS (Mini One Stop Shop) dal 1° luglio 2021, è un sistema opzionale che permette alle imprese estere che effettuano vendite a distanza di beni e servizi verso consumatori finali (B2C) all'interno dell'UE, di dichiarare e versare l'IVA in un unico Stato membro anziché registrarsi ai fini IVA in ogni Paese di destinazione.

Nel contesto della rappresentanza fiscale, il regime OSS è particolarmente rilevante per le società extra-UE che vendono a clienti privati in Italia. Tali soggetti, se aderiscono al regime OSS (nella versione non-UE OSS), possono evitare la nomina di un rappresentante fiscale in ciascun Paese UE di destinazione (Italia compresa), poiché gestiscono centralmente la dichiarazione IVA attraverso uno Stato membro unico.

Tuttavia, l'adesione al regime OSS è limitata a determinate tipologie di operazioni:

• vendite a distanza di beni all'interno dell'UE;
  
• prestazioni di servizi elettronici, telecomunicazione e teleradiodiffusione rese a consumatori privati.
  

Al contrario, le transazioni B2B, le importazioni e le attività che comportano lo stoccaggio fisico in Italia (ad esempio, logistica o magazzinaggio) non sono coperte dal regime OSS. In questi casi, l'entità non UE è comunque tenuta a nominare un rappresentante fiscale in Italia per adempiere agli obblighi IVA locali.

Stripe semplifica la gestione IVA in Italia e in Europa

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