La conformité aux obligations fiscales est une exigence essentielle pour les entreprises qui opèrent sur les marchés internationaux. Si vous dirigez une entreprise établie à l’étranger et que vous souhaitez opérer sur le marché italien, le concept de « représentation fiscale » est particulièrement important. Que vous vendiez des produits ou des services, que vous participiez à des salons professionnels ou que vous gériez simplement des opérations soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en Italie, il est essentiel de comprendre le fonctionnement de la représentation fiscale pour garantir le respect total des obligations fiscales et comptables italiennes.

Dans cet article, nous allons voir ce qu’est la représentation fiscale et quand elle est obligatoire en Italie. Nous verrons également comment nommer un représentant fiscal en Italie et quelles sont les tâches de ce représentant.

Sommaire

• Qu’est-ce que la représentation fiscale ?
  
• Cadre réglementaire
  
• Quand la représentation fiscale est-elle obligatoire en Italie ?
  
• Différences entre l’identification directe et la représentation fiscale
  
• Comment nomme-t-on un représentant fiscal en Italie ?
  
• Fonctions d’un représentant fiscal
  
• Régime de TVA du guichet unique (OSS) et représentation fiscale
  
• Comment Stripe simplifie la gestion de la TVA en Italie
  

Qu’est-ce que la représentation fiscale ?

La représentation fiscale est un dispositif prévu par la législation italienne. Elle permet à un non-résident de l’UE de s’acquitter de ses obligations en matière de TVA en se faisant représenter par un résident italien. Le représentant fiscal agit au nom de l’entité étrangère, assume une série de responsabilités et travaille avec les autorités administratives et financières italiennes.

Qui est un représentant fiscal en Italie ?

Un représentant fiscal est une personne physique ou morale qui, au moyen d'une procuration (POA), représente une entité non résidente à des fins de TVA. Le représentant fiscal est particulièrement important dans le cas de transactions imposables en Italie, telles que la vente de biens ou la prestation de services. Le représentant fiscal en Italie est chargé de l'enregistrement à la TVA, de l'émission des factures électroniques, de la tenue des registres de TVA, du dépôt des déclarations fiscales et d'autres obligations connexes. La représentation fiscale est donc un outil indispensable pour de nombreuses entreprises non européennes.

Cadre réglementaire

Les règles régissant la représentation fiscale en Italie sont consignées dans le décret présidentiel no 633/1972, la loi consolidée sur la TVA. L’article 17 définit notamment les cas dans lesquels la TVA est due par les résidents italiens pour le compte de personnes non résidentes.

Le décret présidentiel n° 441 du 10 novembre 1997 est une autre réglementation clé. L’article 1, alinéa 4, définit les procédures formelles de désignation d'un représentant fiscal, qui comprennent l'obtention d’un acte public (un document privé enregistré ou une lettre déposée dans un registre spécial au bureau de la TVA compétent). Le représentant fiscal, qui doit être un résident italien disposant d’un numéro de TVA, est conjointement responsable avec l’entreprise extracommunautaire de toutes les obligations en matière de TVA.

Le décret législatif n° 13/2024 récemment introduit est particulièrement important pour les entreprises qui ne sont pas établies dans l’UE ou l’EEE. Il définit de nouvelles conditions d’admissibilité pour les représentants fiscaux, notamment l’obligation de fournir des garanties de capital adéquates. Cette obligation, définie en détail par des dispositions ultérieures de l’Agence italienne du revenu, vise à renforcer la protection du bureau des services fiscaux.

Au fil du temps, ces règlements ont été complétés par une série de résolutions et de circulaires émises par l’Agence italienne du revenu, qui ont fourni des clarifications et des directives opérationnelles sur des aspects spécifiques de la représentation fiscale. Pris dans leur ensemble, ces documents forment un cadre réglementaire dynamique et complet.

Quand la représentation fiscale est-elle obligatoire en Italie ?

La désignation d’un représentant fiscal est obligatoire pour les entreprises dont le siège social est situé dans un pays non membre de l’UE ou de l’EEE, qui effectuent des transactions soumises à la TVA en Italie et qui n’ont pas d’établissement permanent dans ce pays. Dans ces cas, l’identification directe, une solution de rechange à la représentation fiscale qui sera abordée plus en détail ci-dessous, ne peut pas être utilisée. La désignation d’un représentant fiscal devient donc le seul moyen de remplir les obligations fiscales et d’exercer les droits de l’entreprise en matière de TVA en Italie (c’est-à-dire le droit de déduire la TVA sur les achats ou d’obtenir des remboursements de TVA).

Transactions nécessitant une représentation fiscale

Voici quelques exemples de transactions qui nécessitent la désignation d'un représentant fiscal pour les entreprises non européennes, et plus généralement lorsque le mécanisme d'autoliquidation ne s'applique pas ou qu'une identification directe n'est pas possible :

• Transfert d’actifs en Italie : plus précisément, lorsqu’une entité non européenne transfère des actifs sans disposer d’un établissement permanent en Italie.

• Prestation de services dits « génériques » en Italie : lorsqu'une entité B2C non établie dans l'UE fournit des services génériques, tels que définis par le décret présidentiel 633/72, tels que des services de conseil, de formation en ligne ou des services numériques, à des clients privés en Italie.

• Gestion d’un entrepôt ou d’une installation de stockage en Italie : lorsqu’une entreprise non européenne expédie des marchandises à des clients italiens à partir d’un entrepôt situé en Italie.

• Participation à des foires commerciales ou à des événements en Italie : plus précisément, lorsque l’entité non européenne vend des marchandises directement lors de ces événements.

• Ventes en ligne via une marketplace avec stockage en Italie : lorsqu’une entreprise non européenne vend ses produits par l’intermédiaire de plateformes telles qu’Amazon ou eBay et utilise des centres logistiques italiens (par exemple, Amazon FBA) pour les stocker.

• Achats ou ventes avec transport intracommunautaire : lorsqu’une entreprise non européenne effectue des ventes ou des achats nécessitant un transport vers ou depuis d’autres pays de l’UE.

• Achats effectués en Italie : lorsqu’une entreprise non européenne achète des biens en Italie, directement ou par l’intermédiaire d’un représentant fiscal, et que la transaction est soumise à la TVA.

• Émission de factures électroniques pour des clients italiens : étant donné qu’une entité non européenne qui vend des biens ou des services à des clients en Italie ne peut pas émettre de factures électroniques directement par l’intermédiaire du système d’échange (SdI), elle doit faire appel à un représentant fiscal. Ce dernier est chargé d’établir et d’envoyer la facture électronique par l’intermédiaire du SdI, conformément aux règles techniques établies par l’Agence italienne du revenu.

• Ventes qui requièrent la soumission de formulaires Intrastat : lorsque, par l’intermédiaire de son représentant fiscal en Italie, une entité non européenne effectue des achats ou des ventes avec d’autres pays de l’UE, c’est ce représentant qui doit soumettre les formulaires Intrastat aux autorités compétentes en communiquant les informations relatives aux transactions intracommunautaires.

• Importations en provenance de pays tiers avec un représentant fiscal en Italie : lorsqu’une entreprise non européenne exporte des marchandises vers l’Italie et fait appel à un représentant fiscal pour le dédouanement, ce dernier est responsable du paiement de la TVA à l’importation due lors de l’entrée des marchandises sur le territoire douanier italien.

• Placement de marchandises dans des entrepôts TVA en Italie : lorsqu'une entreprise non européenne importe des marchandises en Italie et les place dans un entrepôt TVA pour son propre usage (c'est-à-dire pour les stocker), elle doit désigner un représentant fiscal. Un entrepôt TVA est un type particulier d'entrepôt agréé où les marchandises peuvent être stockées sans avoir à payer immédiatement la TVA. La taxe n'est payée que lorsque les marchandises sont retirées, vendues ou destinées à un usage interne sur le territoire italien. À ce moment-là, l'acheteur italien paie la TVA, mais c'est le représentant fiscal qui se charge de la facturation, du paiement de la taxe et de la gestion des documents. Ce mécanisme peut faciliter les opérations logistiques et commerciales internationales, en particulier pour les non-résidents.

Situations dans lesquelles un représentant fiscal est requis

En bref, la représentation fiscale est nécessaire lorsque :

• L’entreprise n’est pas établie dans un pays de l’UE ou de l’EEE avec lequel l’Italie a conclu des accords spécifiques.
  
• L’entreprise étrangère n’a pas d’établissement permanent en Italie.
  
• L’entreprise étrangère effectue des transactions soumises à la TVA en Italie (c’est-à-dire des livraisons de biens ou des prestations de services).
  
• Le mécanisme d’autoliquidation de la TVA ne s’applique pas aux opérations effectuées
  

Différences entre l’identification directe et la représentation fiscale

L’identification directe permet à certaines entités étrangères résidant dans un pays de l’UE ou dans un pays avec lequel l’Italie a conclu un accord spécifique d’obtenir un numéro de TVA italien sans avoir à désigner de représentant fiscal. L’entreprise étrangère s’inscrit directement auprès de l’administration fiscale italienne, devenant ainsi un assujetti à la TVA en Italie et assumant toutes les obligations fiscales et comptables en son nom propre. Cette solution est idéale pour les entreprises qui souhaitent garder un contrôle direct de leur situation en matière de TVA en Italie.

L’identification directe constitue une alternative à la représentation fiscale. Cette méthode est régie par l’article 35 du décret présidentiel n° 633 de 1972. Pour l’obtenir, vous devez présenter le formulaire ANR/3 à l’Agence italienne du revenu et recevoir un numéro de TVA italien.

Les différences entre la représentation fiscale et l’identification directe

Il est essentiel de comprendre les différences entre un représentant fiscal et l’identification directe pour choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise. Si votre entreprise est établie dans l’UE, examinez attentivement les avantages de l’identification directe par rapport à la désignation d’un représentant fiscal en Italie.

Comment nomme-t-on un représentant fiscal en Italie ?

Le représentant fiscal est désigné par un document officiel, généralement une procuration spéciale. Ce document doit être établi par écrit et déclaré à l’Agence des revenus italienne.

Désignation d’un représentant fiscal en Italie, étape par étape

Pour désigner correctement un représentant fiscal en Italie, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Rédigez une procuration : ce document autorise votre représentant fiscal à agir en votre nom pour l’ensemble des obligations prévues par la législation italienne en matière de TVA. Le mandat doit clairement identifier l’entité non européenne, énumérer les obligations fiscales déléguées et indiquer la durée du mandat.

• Choisissez un représentant fiscal digne de confiance : cette personne doit avoir une expérience spécifique en matière de TVA internationale et une solide connaissance de la législation italienne.

• Préparez la documentation requise : votre entreprise a besoin d’une inscription à la chambre de commerce (ou d’un document équivalent) pour l’entreprise étrangère, d’un document d’identité pour le représentant légal et des statuts de l’entreprise ou de l’association, traduits et certifiés s’ils ne sont pas rédigés en italien.

• Planifier un rendez-vous avec l’Agence italienne du revenu : utilisez le formulaire AA7/10 (pour les personnes morales) ou AA9/12 (pour les particuliers), et joignez-y la procuration et les documents requis.

• Demandez un numéro de TVA italien : il doit être enregistré au nom de l’entreprise non européenne, mais géré par l’intermédiaire du représentant fiscal. Le numéro de TVA que vous recevrez devra être utilisé pour toutes les transactions soumises à la TVA en Italie.

• Configurez un système de facturation électronique : vous devez indiquer le code bénéficiaire du représentant ou du canal SdI, afin de permettre l’émission et la réception de factures électroniques au format numérique, conformément à la réglementation italienne.

• Accédez aux services en ligne de l’Agence italienne du revenu : activez les autorisations nécessaires pour accéder à des services tels qu’Entratel et Fisconline, ainsi qu’au portail Intrastat.

• Avisez de la désignation de tout partenaire ou d’opérateurs en matière de fiscalité, de douanes, ou de logistique : en Italie, vous collaborez avec des entités qui ont pour but de normaliser la gestion fiscale et administrative.

Fonctions d’un représentant fiscal

Une fois désigné, le représentant fiscal est autorisé à accomplir une série d’actes spécifiques auprès de l’administration fiscale. Sa mission principale consiste à agir au nom de l’entité non européenne pour toutes les obligations relatives à la TVA liées aux transactions effectuées dans le pays.

Les principales activités du représentant sont les suivantes :

• Émission de factures électroniques : émission au nom des entités non-européennes en conformité avec les spécifications techniques de la Sdl.

• _Tenue des registres de TVA : _ tenue d’un registre de toutes les factures émises, de tous les achats et paiements, tel que requis par la loi italienne.

• Dépôt de déclarations périodiques de TVA : dépôt de déclarations mensuelles ou trimestrielles - en fonction des revenus - en plus des déclarations annuelles de TVA.

• Paiement de la TVA due : paiement à la date d’échéance appropriée (généralement le 16e jour du mois suivant la période de référence)

• Préparation et soumission des formulaires Intrastat : le cas échéant, soumission des formulaires au plus tard le 25e jour du mois suivant le mois de référence pour les transactions intracommunautaires.

• Exigences liées aux importations : inclut le paiement de la TVA à l’importation à la douane

• Gestion des obligations liées aux entrepôts TVA : les obligations comprennent la facturation correcte lorsque les marchandises sont retirées d’un entrepôt (c’est-à-dire lorsqu’elles sont sorties pour être vendues ou utilisées).

Le représentant fiscal est également responsable de la sauvegarde numérique des factures et des registres, conformément aux conditions établies par la loi. Il peut également faire l’objet de contrôles et d’audits de la part de l’Agence italienne du revenu.

Régime de TVA du guichet unique (OSS) et représentation fiscale

Le régime OSS, qui a remplacé le régime « Mini One Stop Shop (MOSS) » le 1er juillet 2021, est un système facultatif qui permet aux entreprises B2C non européennes vendant à des clients dans l'UE de déclarer et de payer la TVA dans un seul État membre. Cela remplace l'obligation de s'enregistrer à la TVA dans chaque pays de destination.

Dans le cadre de la représentation fiscale, le régime OSS est particulièrement pertinent pour les entreprises non européennes qui vendent à des clients particuliers en Italie. Si elles adhèrent à la version non communautaire du système OSS, elles peuvent éviter de désigner un représentant fiscal dans chacun des pays de destination de l’UE (y compris l’Italie). Elles peuvent ainsi gérer leurs déclarations de TVA de manière centralisée par l’intermédiaire d’un seul État membre.

Toutefois, la participation au système OSS est limitée à certains types de transactions :

• Vente à distance de biens au sein de l’UE
  
• Fourniture de services électroniques, de télécommunications et de services de radiodiffusion à des particuliers
  

En revanche, les transactions B2B, les importations et les activités impliquant un stockage physique en Italie (logistique ou entreposage) ne sont pas couvertes par ce régime. Dans ces cas, l’entité non européenne doit toujours désigner un représentant fiscal en Italie pour remplir ses obligations locales en matière de TVA.

Comment Stripe simplifie la gestion de la TVA en Italie

Lorsque vous vendez des produits ou des services à l’international, la gestion de la TVA dans plusieurs territoires peut devenir complexe et risquée. Si vous opérez dans des pays comme l’Italie, qui exigent que les entreprises non européennes désignent des représentants fiscaux, Stripe Tax peut simplifier le processus. Il vous permet de coordonner les exigences d’un pays avec d’autres obligations fiscales internationales. Stripe Tax surveille vos transactions, vous avertit lorsque et où vous devez vous enregistrer à des fins fiscales, calcule et collecte automatiquement la TVA (y compris les régimes spéciaux tels que le régime OSS) et génère des rapports pour chaque lieu d’encaissement afin de vous aider à remplir vos déclarations fiscales. C’est la solution idéale pour ceux qui recherchent la simplicité et la conformité fiscale, sans avoir à gérer eux-mêmes la bureaucratie.