E-handel och digitala betalningar driver allt från dagliga matinköp till storskaliga upphandlingar. Det totala transaktionsvärdet av globala digitala betalningar förväntas nå 20,09 triljoner USD år 2025 och stiga till 38,07 triljoner USD år 2030. Mot denna bakgrund har företag och individer sökt efter säkrare sätt att betala online utan att avslöja känsliga bankuppgifter. En alltmer populär lösning är virtuella kortbetalningar.

Virtuella kort kan förenkla bokföringen och minska bedrägeririsken för företag som ständigt jagar kvitton, bläddrar i företagskortutdrag eller utfärdar företagskortinformation till distansanställda för affärsutgifter. Företag kan använda virtuella kort för att övervaka utgifter, lättare dela betalningsprivilegier och enkelt inaktivera kort vid första tecken på problem utan att påverka andra konton.

Nedan förklarar vi vad virtuella kortnummer är, hur de fungerar och hur du kan skaffa ett för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett virtuellt kortnummer?
  
• Varför är virtuella kortnummer användbara?
  
• Hur skaffar man ett virtuellt kortnummer?
  
• Vilka plattformar erbjuder virtuella kortnummer?
  
• Hur fungerar virtuella kortnummer i affärstransaktioner?
  
• Vilka begränsningar har virtuella kort?
  
• Hur kan Stripe Issuing hjälpa företag att använda virtuella kort?
  

Vad är ett virtuellt kortnummer?

Ett virtuellt kortnummer är en betalningsuppgift som inte existerar som en fysisk plastbit i din plånbok. Det består av en siffersekvens, ett utgångsdatum och en säkerhetskod, allt genererat online. Dessa nummer tjänar samma syfte som de på ett fysiskt bank- eller kreditkort: du kan använda dem för onlineköp, app-transaktioner och till och med betalningar i fysisk miljö (om företagets plattform stöder mobila plånböcker).

Virtuella kortnummer utfärdas vanligtvis av finansiella institutioner och kommer med skydd som speglar de traditionella kortens, såsom bedrägeribevakning. I många fall kan du ställa in specifika gränser och användningsbegränsningar på virtuella kort och övervaka exakt hur och när varje kortnummer används.

Varför är virtuella kortnummer användbara?

Även om fysiska kort förblir ett värdefullt alternativ för personliga transaktioner och dagliga kundköp kan företag få en verklig fördel genom att använda virtuella kort i vissa situationer. Om du ofta arbetar med programvaruabonnemang och leverantörsfakturor eller stöter på ett scenario där du inte behöver dra kortet fysiskt,, kan du välja att använda virtuella kort av följande skäl:

• Virtuella kortnummer är lätta att skapa och inaktivera. Du kan skapa nya kortnummer på begäran och inaktivera dem lika snabbt. Vanligtvis kan virtuella kort inaktiveras utan att det påverkar ditt huvudkonto.
  
• Virtuella kortnummer kan minska onödiga kostnader. Med virtuella kort finns det inget behov av att skriva ut, skicka eller fysiskt lagra kortplast.
  
• Virtuella kort har ofta högre kontrollnivåer än fysiska kort. Många leverantörer låter dig ställa in egna utgiftskategorier eller utgiftsgränser.
  
• Ett virtuellt kortnummer kan innebära mindre bedrägeririsk än ett fysiskt kort. Det kan skapas för en enstaka transaktion eller leverantör, vilket begränsar möjligt missbruk om kortdata skulle bli komprometterad.
  
• Virtuella kort kan underlätta din bokföring och redovisning. Ett dedikerat virtuellt nummer kan tilldelas ett särskilt projekt eller avdelning för att förenkla interna godkännanden, minimera tidskrävande avstämningsuppgifter och ge dig en organiserad bevakning av utgiftsdetaljer.
  

Hur skaffar man ett virtuellt kortnummer?

För att få ett virtuellt kortnummer behöver du ett företagskonto hos en utfärdande bank eller fintech-plattform. Olika institutioner har olika krav, och vissa kan be om dokumentation om din företagsenhet eller uppskattade transaktionsvolymer.

När ditt företagskonto har konfigurerats måste du begära virtuella korttjänster. Många banker har en sektion på sina webbplatser eller mobilappar där du kan begära ett virtuellt kortnummer. Vissa ber dig att ringa en representant, medan andra hanterar allt genom en dashboard online.

När du har blivit godkänd genererar leverantören vanligtvis ditt virtuella kortnummer omedelbart. Du kommer att se ett 16-siffrigt nummer, ett utgångsdatum och kortets verifieringsvärde (CVV) eller säkerhetskod. I samband med konfigureringen av de virtuella korten kan du ställa in användningsparametrar som utgiftskategorier, gränser och utgångsfönster. För att använda korten är det bara att kopiera och klistra in detaljerna i kassaformulär, leverantörsbetalningsportaler eller någon annan plats där du normalt skulle använda ett kredit- eller bankkort.

Vilka plattformar erbjuder virtuella kortnummer?

Traditionella banker, onlinebanker och vissa fintech-företag erbjuder alternativ för virtuella kort. Här är olika typer av leverantörer av virtuella kort och vad de erbjuder:

• Stora banker: Många stora banker har börjat lägga till "virtuella kort"-funktioner på sina webbplatser eller appar. Dessa funktioner kan vara dolda under avancerade kortinställningar.
  
• Onlinebanker: Digitala banker har ofta fler alternativ för virtuella kort eftersom de redan är inriktade på appbaserad bankverksamhet.
  
• Stripe: Med Stripe Issuing kan du skapa och hantera stora mängder virtuella kort med detaljerade kontroller. Om ditt team är globalt eller om du arbetar med många frilansare, är detta ett bra sätt att centralisera utgifter.
  
• Fintech-appar: Vissa fintech-appar samarbetar med banker för att erbjuda virtuella kort anpassade till sina användarbaser.
  

Fundera på hur du kommer att använda dessa kort när du söker efter en leverantör. Behöver du skapa ett för varje månatligt tjänsteabonnemang? Ger du anställda daglig utgiftsbehörighet? Hur stora volymer förväntar du dig? Svaren på dessa frågor kommer att hjälpa dig i din sökning.

Hur fungerar virtuella kortnummer i affärstransaktioner?

Ur användarens perspektiv är det inte så annorlunda att använda ett virtuellt kortnummer jämfört med att skriva in ett vanligt kortnummer. Du anger det virtuella kortets siffror under ett onlineköp, och betalningsprocessen fungerar som vanligt.

Ur kortförvaltarens perspektiv möjliggör virtuella kortnummer mer kontroll över hur, var och hur ofta kortet kan användas. Tänk dig att en byrå vill ge sina designers och utvecklare företagskort för att köpa programvarulicenser, betala för lagerbilder eller spendera på marknadsföringskampanjer. Istället för att ge varje teammedlem tillgång till företagets huvudsakliga företagskort (vilket skapar mer risk och problem om kortet går förlorat eller komprometteras), kan byrån istället skapa ett dedikerat virtuellt kort för varje person eller projekt. Till exempel:

• Kort 1 kan användas av huvudutvecklaren för månatliga programvaruabonnemang
  
• Kort 2 kan tilldelas designern för att köpa lagerbilder
  
• Kort 3 kan delas av marknadsföringsteamet för onlineannonsering
  

I detta scenario kan varje virtuellt kort ha sin egen dagliga eller månatliga utgiftsgräns. Byrån kan se exakt vad som debiteras och kan pausa eller inaktivera ett kort utan att det påverkar resten av kontot. Transaktionshistorik är lättare att spåra eftersom varje kort är kopplat till ett specifikt syfte: den totala utgiften för lagerbilder kommer att vara hela saldot på Kort 2.

Med leverantörer som Stripe Issuing kan du programmatiskt generera och hantera dessa kort. Till exempel kan du ha ett HR-system som skapar ett nytt kort för varje nyanställd eller ett bokföringsverktyg som automatiskt låser ett kort om den månatliga budgeten är tömd.

Vilka begränsningar har virtuella kort?

Virtuella kort är användbara, men de är inte en universell lösning på alla betalningsscenarion. Även om många företag nu accepterar kontaktlösa betalningar för köp i fysisk miljö, förlitar sig andra fortfarande på fysiska kort och har ännu inte möjlighet att acceptera virtuella kort. Vissa föredrar helt enkelt att använda ett fysiskt kort, vilket ibland är möjligt att kombinera med virtuella kort. Vissa plattformar, däribland Stripe Issuing, kan utfärda fysiska och virtuella versioner av ett kort samtidigt.

Utöver användningsbegränsningar och personliga preferenser finns det andra potentiella begränsningar för virtuella kort att beakta.

Administrativ överbelastning

Det är enkelt att generera ett stort antal virtuella kort, vilket är en bekväm funktion. Men om du genererar för många av dessa kort utan att implementera ett system för namngivning eller kategorisering kan det lätt bli rörigt. Du behöver en bra dashboard eller process för att granska, uppdatera eller avbryta dem.

Potentiella avgifter

Vissa leverantörer debiterar månatliga avgifter eller transaktionsavgifter för premiumfunktioner, vilket kan inkludera att skapa eller använda virtuella kortnummer. Innan du slår till bör du alltid läsa det finstilta. Kommer du att betala extra för varje kort som skapas? Blir du debiterad en inaktivitetsavgift?

Säkerhetsproblem

Även om virtuella kort naturligt är mer säkra än fysiska kort måste du fortfarande vara försiktig med hur du delar eller lagrar numren. Om dessa nummer dyker upp i oskyddade dokument är de fortfarande sårbara för att bli komprometterade eller missbrukade. Håll alltid ditt huvudkonto säkert med tvåfaktorsautentisering eller andra skyddsåtgärder.

Hur kan Stripe Issuing hjälpa företag att använda virtuella kort?

Även om Stripe är mest känt för sin webbaserade betalningsbehandling erbjuder Stripe Issuing en separat uppsättning verktyg som låter dig skapa, hantera och spåra flera kort, både virtuella och fysiska. Detta ger ditt team eller dina kunder köpkraft under det egna varumärket, vilket innebär flera fördelar. Till exempel kan en plattform för samåkning utfärda virtuella kort till sina förare så att de kan betala för bränsle eller underhåll. Företaget kan sätta veckovisa utgiftsgränser på varje kort eller begränsa deras användning till specifika bensinstationer, och eftersom korten är virtuella kommer de inte att gå förlorade eller bli stulna.

Så här fungerar Stripe Issuing:

• Behovsbaserat kortskapande: Generera kort omedelbart, antingen genom Stripe Dashboard eller via Stripes programmeringsgränssnitt (API). Stripe kan skapa både virtuella och fysiska kort, och de kan anpassas för att matcha ditt varumärkes logotyp och färger.
  
• Fullständig kortanpassning: Sätt utgiftsgränser, definiera tillåtna utgiftskategorier och bestäm om du vill att dessa kort ska gå ut på ett visst datum eller hålla dem aktiva på obestämd tid.
  
• Detaljerad finansiell rapportering: Se vem som spenderar pengar, var de spenderar dem och hur mycket de spenderar med transaktionsbevakning i realtid.
  
• Integration med befintliga system: Förenkla och samla dina utbetalningar och utgifter på ett ställe genom att använda Stripe för att ta emot kundbetalningar och göra egna debiteringar. Eller integrera Issuing i din egen programvara för ett integrerat arbetsflöde.