E-Commerce und digitale Zahlungen ermöglichen alles, vom täglichen Lebensmitteleinkauf bis hin zur groß angelegten Beschaffung. Es wird erwartet, dass der Gesamttransaktionswert des weltweiten digitalen Zahlungsverkehrs im Jahr 2025 20,09 Billionen US-Dollar erreichen und bis 2030 auf 38,07 Billionen US-Dollar anwachsen wird. Vor diesem Hintergrund suchen Unternehmen und Privatpersonen nach sichereren Zahlungsmöglichkeiten, ohne sensible Bankdaten preisgeben zu müssen. Eine immer beliebter werdende Lösung sind Zahlungen mit virtuellen Karten.

Virtuelle Karten können die Buchhaltung vereinfachen und das Betrugsrisiko für Unternehmen reduzieren, die ständig Zahlungsbelegen nachjagen, Firmenkartenabrechnungen sortieren oder Firmenkarteninformationen für Geschäftsausgaben an Remote-Mitarbeiter/innen ausgeben. Unternehmen können virtuelle Karten verwenden, um Ausgaben zu überwachen, Zahlungsprivilegien freier zu teilen und Karten beim ersten Anzeichen von Problemen einfach zu deaktivieren, ohne andere Konten zu beeinträchtigen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, was virtuelle Kartennummern sind, wie sie funktionieren und wie Sie eine für Ihr Unternehmen erhalten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine virtuelle Kartennummer?
  
• Warum sind virtuelle Kartennummern nützlich?
  
• Wie erhalten Sie eine virtuelle Kartennummer?
  
• Welche Plattformen bieten virtuelle Kartennummern an?
  
• Wie funktionieren virtuelle Kartennummern im Geschäftsverkehr?
  
• Was sind die Einschränkungen von virtuellen Karten?
  
• Wie kann Stripe Issuing Unternehmen bei der Nutzung virtueller Karten unterstützen?
  

Was ist eine virtuelle Kartennummer?

Eine virtuelle Kartennummer ist ein Zahlungsmittel, das nicht als physisches Stück Plastik in Ihrer Brieftasche existiert. Sie besteht aus einer Ziffernfolge, einem Ablaufdatum und einem Sicherheitscode, die alle online generiert werden. Diese Nummern dienen dem gleichen Zweck wie die auf einer physischen Debit- oder Kreditkarte: Sie können sie für Online-Einkäufe, In-App-Transaktionen und sogar persönliche Zahlungen verwenden (wenn die Plattform des Unternehmens Mobile Wallets unterstützt).

Virtuelle Kartennummern werden in der Regel von Finanzinstituten ausgegeben und sind mit Schutzmaßnahmen ausgestattet, die denen herkömmlicher Karten entsprechen, wie z. B. Betrugsüberwachung. In vielen Fällen können Sie bestimmte Limits und Nutzungseinschränkungen für virtuelle Karten festlegen und genau überwachen, wie und wann jede Kartennummer verwendet wird.

Warum sind virtuelle Kartennummern nützlich?

Während physische Karten nach wie vor eine wertvolle Option für persönliche Transaktionen und alltägliche Kundeneinkäufe sind, können Unternehmen durch den Einsatz virtueller Karten in bestimmten Situationen einen echten Vorteil erzielen. Wenn Sie häufig mit Softwareabonnements oder Lieferantenrechnungen arbeiten oder keinen Bedarf für das physische Durchziehen der Karte haben, können Sie sich aus den folgenden Gründen für die Verwendung virtueller Karten entscheiden:

• Virtuelle Kartennummern lassen sich einfach erstellen und deaktivieren. Sie können bei Bedarf neue Kartennummern anlegen und diese ebenso schnell wieder deaktivieren. In der Regel können virtuelle Karten deaktiviert werden, ohne dass sich dies auf Ihr Hauptkonto auswirkt.
  
• Virtuelle Kartennummern können unnötigen Aufwand reduzieren. Mit virtuellen Karten ist es nicht erforderlich, Plastikkarten zu drucken, zu versenden oder physisch zu lagern.
  
• Virtuelle Karten bieten oft ein höheres Maß an Kontrolle als physische Karten. Bei vielen Anbietern können Sie Ausgabenkategorien oder Ausgabenschwellenwerte festlegen.
  
• Eine virtuelle Kartennummer kann ein geringeres Betrugsrisiko darstellen als eine physische Karte. Sie kann für eine einzelne Transaktion oder einen einzigen Anbieter erstellt werden, was einen möglichen Missbrauch einschränkt, falls die Kartendaten jemals kompromittiert werden.
  
• Virtuelle Karten können Ihre Buchhaltung erleichtern. Einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Abteilung kann eine dedizierte virtuelle Nummer zugewiesen werden, um interne Genehmigungen zu vereinfachen, zeitaufwändige Abstimmungsarbeiten zu minimieren und Ihnen einen organisierten Überblick über die Ausgabendetails zu geben.
  

Wie können Sie eine virtuelle Kartennummer erhalten?

Um eine virtuelle Kartennummer zu erhalten, benötigen Sie ein Geschäftskonto bei einer ausstellenden Bank oder FinTech-Plattform. Verschiedene Institutionen haben unterschiedliche Anforderungen: einige verlangen möglicherweise Unterlagen über Ihr Unternehmen oder das geschätzte Transaktionsvolumen.

Sobald Ihr Geschäftskonto eingerichtet ist, müssen Sie virtuelle Kartendienste anfordern. Viele Banken haben auf ihren Websites oder mobilen Apps einen Bereich, in dem Sie eine virtuelle Kartennummer anfordern können. Einige bitten Sie, eine/n Mitarbeiter/in anzurufen, während andere alles über ein Online-Dashboard abwickeln.

Sobald die Genehmigung erfolgt ist, generiert der Anbieter Ihre virtuelle Kartennummer in der Regel sofort. Sie sehen eine 16-stellige Nummer, ein Ablaufdatum und den Kartenprüfwert (CVV) oder Sicherheitscode. Beim Einrichten Ihrer virtuellen Karten können Sie Nutzungsparameter wie Ausgabenkategorien, Limits und Ablauffenster festlegen. Um diese Karten zu verwenden, kopieren Sie einfach die Angaben und fügen Sie sie in Checkout-Formulare, Zahlungsportale oder an einem anderen Ort ein, an dem Sie normalerweise eine Kredit- oder Debitkarte verwenden würden.

Welche Plattformen bieten virtuelle Kartennummern an?

Traditionelle Banken, reine Online-Banken und bestimmte FinTech-Unternehmen bieten virtuelle Kartenoptionen an. Hier sind verschiedene Arten von Anbietern virtueller Karten und was sie bieten:

• Großbanken: Viele große Banken haben damit begonnen, ihren Websites oder Apps Funktionen für "virtuelle Karten" hinzuzufügen. Diese Funktionen können unter den erweiterten Karteneinstellungen versteckt sein.
  
• Online-only-Banken: Digital-First-Banken haben tendenziell mehr virtuelle Kartenoptionen, da sie bereits auf App-basiertes Banking ausgerichtet sind.
  
• Stripe: Stripe Issuing ermöglicht es Ihnen, eine große Anzahl virtueller Karten mit granularen Steuerelementen zu erstellen und zu verwalten. Wenn Ihr Team global aufgestellt ist oder Sie mit zahlreichen Freiberuflerinnen und Freiberuflern zusammenarbeiten, ist dies eine gute Möglichkeit, die Ausgaben zu zentralisieren.
  
• FinTech-Apps: Einige FinTech-Apps arbeiten mit Banken zusammen, um virtuelle Karten anzubieten, die auf ihre Nutzerbasis zugeschnitten sind.
  

Wenn Sie nach einem Anbieter suchen, denken Sie darüber nach, wie Sie diese Karten verwenden werden. Müssen Sie für jedes monatliche Serviceabonnement eine erstellen? Geben Sie Ihrem Personal die Möglichkeit, täglich Geld auszugeben? Mit welchen Summen rechnen Sie? Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen bei der Suche.

Wie funktionieren virtuelle Kartennummern im Geschäftsverkehr?

Aus Nutzersicht unterscheidet sich die Verwendung einer virtuellen Kartennummer kaum von der Eingabe einer regulären Kartennummer. Bei einem Online-Kauf geben Sie die Ziffern der virtuellen Karte ein und der Bezahlvorgang läuft wie gewohnt ab.

Aus der Sicht des Kartenmanagers ermöglichen virtuelle Kartennummern mehr Kontrolle darüber, wie, wo und wie oft die Karte verwendet werden kann. Stellen Sie sich vor, eine Agentur möchte für ihre Designer/innen und Entwickler/innen Firmenkarten ausgeben, um Softwarelizenzen zu kaufen, für Stockbilder zu bezahlen oder um Geld für Marketing-Kampagnen auszugeben. Anstatt jedem Teammitglied Zugriff auf die Hauptkarte des Unternehmens zu gewähren (was zu mehr Risiken und Problemen führt, wenn die Karte verloren geht oder kompromittiert wird), könnte die Agentur stattdessen eine dedizierte virtuelle Karte für jede Person oder jedes Projekt erstellen. Zum Beispiel:

• Karte 1 kann vom leitenden Entwickler für monatliche Software-Abonnements verwendet werden.
  
• Karte 2 könnte der Designerin zugewiesen werden, um Stockfotos zu kaufen
  
• Karte 3 könnte vom Marketing-Team für Online-Anzeigen genutzt werden
  

In diesem Szenario kann jede virtuelle Karte ein eigenes tägliches oder monatliches Ausgabenlimit haben. Die Agentur kann genau sehen, was belastet wird, und jede Karte pausieren oder deaktivieren, ohne den Rest ihres Kontos zu beeinträchtigen. Transaktionsverläufe sind einfacher zu verfolgen, da jede Karte mit einem bestimmten Zweck verknüpft ist: Die gesamten Ausgaben für Stockfotos entsprechen dem Saldo von Karte 2.

Mit Anbietern wie Stripe Issuing können Sie diese Karten programmgesteuert generieren und verwalten. Sie könnten beispielsweise ein HR-System haben, das für jede Neueinstellung eine neue Karte erstellt, oder ein Buchhaltungstool, das eine Karte automatisch sperrt, wenn das monatliche Budget erschöpft ist.

Was sind die Einschränkungen von virtuellen Karten?

Virtuelle Karten sind nützlich, aber sie sind nicht die universelle Lösung für jedes Zahlungsszenario. Während viele Unternehmen jetzt kontaktlose Zahlungen für persönliche Einkäufe akzeptieren, verlassen sich andere immer noch auf das Durchziehen einer physischen Karte und können keine virtuellen Karten akzeptieren. Manche Leute bevorzugen einfach eine physische Karte, die manchmal mit virtuellen Karten kombiniert werden kann. Bestimmte Plattformen, einschließlich Stripe Issuing, können physische und virtuelle Versionen einer Karte gleichzeitig ausgeben.

Abgesehen von Nutzungseinschränkungen und persönlichen Vorlieben gibt es noch einige andere mögliche Einschränkungen von virtuellen Karten, die Sie im Auge behalten sollten.

Hoher Verwaltungsaufwand

Es ist einfach, eine große Anzahl virtueller Karten zu generieren, was eine praktische Funktion ist. Wenn Sie jedoch zu viele dieser Karten generieren, ohne ein System zur Benennung oder Kategorisierung zu implementieren, könnten Sie den Überblick verlieren. Sie benötigen ein gutes Dashboard oder einen guten Prozess, um sie zu überprüfen, zu aktualisieren oder zu deaktivieren.

Mögliche Gebühren

Einige Anbieter erheben Monats- oder Transaktionsgebühren für Premium-Funktionen, zu denen auch das Erstellen oder Verwenden virtueller Kartennummern gehören kann. Bevor Sie sich festlegen, lesen Sie das Kleingedruckte. Werden Sie für jede erstellte Karte extra bezahlen? Wird Ihnen eine Inaktivitätsgebühr berechnet?

Sicherheitsbedenken

Obwohl virtuelle Karten von vornherein sicherer sind als physische Karten, müssen Sie dennoch vorsichtig sein, wie Sie die Nummern weitergeben oder speichern. Wenn sie in ungeschützten Dokumenten erscheinen, sind sie immer noch anfällig für Kompromittierung oder Missbrauch. Schützen Sie Ihr Hauptkonto immer mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung oder anderen Schutzmaßnahmen.

Wie kann Stripe Issuing Unternehmen bei der Verwendung virtueller Karten unterstützen?

Während Stripe vor allem für die Online-Zahlungsabwicklung bekannt ist, bietet Stripe Issuing einen separaten Satz an Tools, mit denen Sie virtuelle und physische Karten erstellen, verwalten und überwachen können. Das gibt Ihrem Team oder Ihrer Kundschaft Kaufkraft unter Ihrer eigenen Marke, was viele Vorteile mit sich bringen kann. Zum Beispiel könnte eine Mitfahrplattform virtuelle Karten an ihre Fahrer/innen ausgeben, um für Kraftstoff oder Wartung zu bezahlen. Das Unternehmen kann wöchentliche Ausgabenlimits für jede Karte festlegen oder ihre Verwendung auf bestimmte Tankstellen beschränken, und da die Karten virtuell sind, können sie nicht verloren gehen oder gestohlen werden.

So funktioniert Stripe Issuing:

• On-Demand-Kartenerstellung: Generieren Sie Karten sofort, entweder über das Stripe-Dashboard oder über die Programmierschnittstelle (API) von Stripe. Stripe kann sowohl virtuelle als auch physische Karten erstellen, die an das Logo und die Farben Ihrer Marke angepasst werden können.
  
• Komplette Kartenanpassung: Legen Sie Ausgabenobergrenzen fest, definieren Sie zulässige Ausgabenkategorien und entscheiden Sie, ob diese Karten an einem bestimmten Datum ablaufen oder auf unbestimmte Zeit aktiv bleiben sollen.
  
• Detaillierte Finanzberichterstattung: Sehen Sie mit Transaktionsverfolgung in Echtzeit, wer Geld ausgibt, wo es ausgegeben wird und wie viel ausgegeben wird.
  
• Integration in bestehende Systemen: Vereinheitlichen Sie Ihre Auszahlungen und Ausgaben an einem Ort, indem Sie Stripe verwenden, um Kundenzahlungen zu akzeptieren und eigene Gebühren zu erheben. Oder integrieren Sie Issuing in Ihre eigene Software für einen integrierten Workflow.