Met e-commerce en digitale betalingen wordt van alles en nog wat ondersteund, van dagelijkse boodschappen tot grootschalige aankopen. De totale transactiewaarde van wereldwijde digitale betalingen bedraagt naar verwachting USD 20,09 biljoen in 2025 en stijgt tot USD 38,07 biljoen in 2030. Tegen deze achtergrond hebben bedrijven en particulieren gezocht naar veiligere manieren om te betalen zonder gevoelige bankgegevens prijs te geven. Een steeds populairdere oplossing is betaling met virtuele betaalkaarten.

Met virtuele betaalkaarten wordt de boekhouding eenvoudiger en daalt het risico op fraude. Handig voor bedrijven die voortdurend op zoek zijn naar ontvangstbewijzen, orde op zaken proberen te brengen in afschriften van zakelijke creditcards of creditcardgegevens verstrekken aan externe werknemers voor zakelijke uitgaven. Met behulp van virtuele betaalkaarten kunnen ondernemingen uitgaven controleren, bevoegdheden voor betalingen vrijer delen en betaalkaarten eenvoudig deactiveren bij de eerste tekenen van problemen, zonder dat dit gevolgen heeft voor andere accounts.

Hieronder wordt uitgelegd wat virtuele betaalkaarten zijn, hoe het werk en hoe je er een kunt krijgen voor je onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een virtuele betaalkaart?
  
• Waarom zijn virtuele betaalkaarten handig?
  
• Hoe kom je aan een virtuele betaalkaart?
  
• Welke platforms bieden virtuele betaalkaarten aan?
  
• Hoe werken virtuele betaalkaarten bij zakelijke transacties?
  
• Wat zijn de beperkingen van virtuele betaalkaarten?
  
• Hoe kan Stripe Issuing ondernemingen helpen met het gebruik van virtuele betaalkaarten?
  

Wat is een virtuele betaalkaart?

Een virtuele betaalkaart is een betaalmiddel dat niet bestaat als een stuk plastic in je portemonnee. Een dergelijke betaalkaart bestaat uit een reeks cijfers, een vervaldatum en een beveiligingscode, allemaal online gegenereerd. Deze betaalkaarten hebben hetzelfde doel als die op een fysieke debet- of creditcard: je kunt ze gebruiken voor online aankopen, in-app-transacties en zelfs persoonlijke betalingen (als het bedrijfsplatform mobiele wallets ondersteunt).

Virtuele betaalkaarten worden meestal uitgegeven door financiële instellingen en zijn voorzien van beveiligingen die vergelijkbaar zijn met die van traditionele betaalkaarten, zoals fraudebewaking. In veel gevallen kun je specifieke limieten en gebruiksbeperkingen instellen voor virtuele betaalkaarten en precies controleren hoe en wanneer elke betaalkaart wordt gebruikt.

Waarom zijn virtuele betaalkaarten handig?

Hoewel fysieke betaalkaarten een waardevolle optie blijven voor persoonlijke transacties en dagelijkse aankopen van klanten, zijn virtuele betaalkaarten in sommige situaties een uitkomst voor ondernemingen. Als je vaak met softwareabonnementen of facturen van leveranciers te maken hebt of je in omstandigheden bent waarin je niet fysiek hoeft te swipen, kun je kiezen voor een virtuele betaalkaart om de de volgende redenen:

• Virtuele betaalkaarten kun je eenvoudig maken en deactiveren. Je kunt op aanvraag nieuwe betaalkaarten maken en die net zo snel deactiveren. Meestal kunnen virtuele betaalkaarten worden gedeactiveerd zonder dat dit gevolgen heeft voor je hoofdaccount.
  
• Met virtuele betaalkaarten kun je overbodige overhead verminderen. Afdrukken, verzenden of fysiek opslaan van plastic betaalkaarten is niet nodig.
  
• Virtuele betaalkaarten bieden vaak veel meer controle dan fysieke kaarten. Bij veel aanbieders kun je uitgavencategorieën of uitgavendrempels instellen.
  
• Een virtuele betaalkaart brengt minder frauderisico met zich mee dan een fysieke betaalkaart. Een dergelijke betaalkaart kan worden gemaakt voor een enkele transactie of leverancier, waardoor mogelijk misbruik wordt beperkt als de kaartgegevens ooit gecompromitteerd raken.
  
• Virtuele betaalkaarten kunnen je boekhouding vereenvoudigen. Er kan een speciaal virtueel nummer worden toegewezen aan een bepaald project of afdeling om interne goedkeuringen te vereenvoudigen, tijdrovende afstemmingstaken tot een minimum te beperken en de uitgavengegevens overzichtelijk in kaart te brengen.
  

Hoe kom je aan een virtuele betaalkaart?

Voor een virtuele betaalkaart heb je een zakelijke rekening nodig bij een uitgevende bank of een fintech-platform. Elke instelling hanteert weer andere vereisten. Sommige vragen misschien om documentatie over je zakelijke entiteit of geschatte transactievolumes.

Nadat je zakelijke rekening is gemaakt, moet je diensten voor virtuele betaalkaarten aanvragen. Veel banken hebben een sectie op hun website of in hun mobiele app waar je een virtuele betaalkaart kunt aanvragen. Sommige banken vragen je om telefonisch contact op te nemen met een medewerker, terwijl je bij andere banken alles zelf kunt afhandelen via een online dashboard.

Na goedkeuring genereert de provider meestal direct je virtuele betaalkaart. Je ziet een 16-cijferig nummer, een vervaldatum en de kaartverificatiewaarde (CVV) of beveiligingscode. Tijdens het configureren van je virtuele betaalkaarten kun je parameters instellen, zoals uitgavencategorieën, limieten en vervaltermijnen. Voor gebruik van deze kaarten hoef je alleen maar de gegevens te kopiëren en te plakken in betaalformulieren, betalingsportalen van leveranciers of op een andere plaats waar je anders een creditcard of betaalkaart zou gebruiken.

Welke platforms bieden virtuele betaalkaarten aan?

Traditionele banken, banken die alleen online werken en sommige fintech-bedrijven bieden allemaal virtuele betaalkaarten aan. Hieronder noemen we verschillende soorten aanbieders van virtuele betaalkaarten en wat ze bieden:

• Grote banken: Veel grote banken zijn begonnen met het toevoegen van 'virtuele kaart'-functies aan hun websites of apps. Deze functies zijn mogelijk opgenomen in geavanceerde kaartinstellingen.
  
• Banken die alleen online werken: Digitale banken bieden meestal meer opties voor virtuele betaalkaarten omdat ze al zijn gericht zijn op bankieren via apps.
  
• Stripe: Stripe Issuing biedt de mogelijkheid om grote aantallen virtuele betaalkaarten te maken en beheren met gedetailleerde controle. Als je werkt met een internationaal team of met veel freelancers, is dit een goede manier om je kosten te centraliseren.
  
• Fintech-apps: Sommige fintech-apps werken samen met banken om virtuele betaalkaarten aan te bieden die zijn afgestemd op hun gebruikersbestand.
  

Wanneer je naar een provider zoekt, bedenk dan hoe je deze betaalkaarten gaat gebruiken. Wil je een betaalkaart maken voor elk maandelijks serviceabonnement? Geef je jouw medewerkers de bevoegdheid voor dagelijkse onkosten? Hoeveel volume verwacht je? De antwoorden op deze vragen helpen je bij het zoeken.

Hoe werken virtuele betaalkaarten bij zakelijke transacties?

Vanuit het perspectief van de gebruiker verschilt het gebruik van een virtuele betaalkaart niet veel van een gewone betaalkaart. Je voert de cijfers van de virtuele kaart in tijdens een online aankoop en de betaling wordt zoals gebruikelijk afgehandeld.

Vanuit het perspectief van de kaartbeheerder is met virtuele betaalkaarten meer controle mogelijk over hoe, waar en hoe vaak de betaalkaart kan worden gebruikt. Neem bijvoorbeeld een bureau dat ontwerpers en ontwikkelaars bedrijfskaarten wil geven voor het kopen van softwarelicenties, het betalen van stockafbeeldingen of het bekostigen van marketingcampagnes. In plaats van elk medewerker toegang te geven tot de belangrijkste betaalkaart van het bedrijf (wat veel risico's en problemen met zich meebrengt als de betaalkaart kwijtraakt of wordt gecompromitteerd), kan het bureau in plaats daarvan een speciale virtuele betaalkaart maken per medewerker of per project. Bijvoorbeeld:

• Betaalkaart 1 kan door de hoofdontwikkelaar worden gebruikt voor maandelijkse softwareabonnementen
  
• Betaalkaart 2 kan aan de ontwerper worden toegewezen voor de aanschaf van stockfoto's
  
• Betaalkaart 3 kan door het marketingteam worden gedeeld voor het plaatsen van online advertenties
  

In dit scenario kan aan elke virtuele betaalkaart een eigen dagelijkse of maandelijkse uitgavenlimiet worden toegekend. Het bureau kan precies zien wat in rekening wordt gebracht en kan elke kaart tijdelijk stopzetten of afsluiten zonder dat dit gevolgen heeft voor de rest van het account. De transactiegeschiedenis is gemakkelijker bij te houden omdat elke betaalkaart is gekoppeld aan een specifiek doel: de totale uitgaven voor stockfoto's zijn het volledige saldo van betaalkaart 2.

Met providers zoals Stripe Issuing kun je deze betaalkaarten met softwarecode genereren of beheren. Je kunt bijvoorbeeld in een HR-systeem voor elke nieuwe medewerker een nieuwe betaalkaart laten maken of in een boekhoudprogramma automatisch een kaart laten blokkeren als het maandelijkse budget is verbruikt.

Wat zijn de beperkingen van virtuele betaalkaarten?

Virtuele betaalkaarten zijn handig, maar zijn niet de perfecte oplossing in elk betaalscenario. Hoewel veel ondernemingen nu contactloze betalingen accepteren voor persoonlijke aankopen, stellen andere nog steeds het swipen van een fysieke betaalkaart verplicht en kunnen ze geen virtuele betaalkaarten accepteren. Sommige mensen geven simpelweg de voorkeur aan een fysieke betaalkaart, die soms te combineren is met een virtuele betaalkaart. Sommige platforms, waaronder Stripe Issuing, kunnen tegelijkertijd fysieke en virtuele versies van een betaalkaart uitgeven.

Naast gebruiksbeperkingen en persoonlijke voorkeuren moet je rekening houden met nog een paar andere mogelijke beperkingen van virtuele betaalkaarten:

Lastig beheer

Het is eenvoudig om een groot aantal virtuele betaalkaarten te genereren, en dat is handig. Maar als je te veel van deze betaalkaarten genereert zonder een systeem op te zetten voor de naamgeving en indeling ervan, kun je het overzicht verliezen. Je hebt een goed dashboard of proces nodig voor controle, bijwerken en annuleren.

Mogelijke kosten

Sommige providers brengen maandelijkse kosten of transactiekosten in rekening voor premiumfuncties, waaronder het maken of gebruiken van virtuele betaalkaarten. Lees de kleine lettertjes voordat je je vastlegt. Betaal je extra voor elke betaalkaart die je maakt? Worden er inactiviteitskosten in rekening gebracht?

Beveiligingsrisico's

Hoewel virtuele betaalkaarten qua ontwerp veiliger zijn dan fysieke betaalkaarten, moet je toch voorzichtig zijn met de manier waarop je de nummers deelt of opslaat. Als deze nummers in onbeveiligde documenten terechtkomen, kunnen ze nog steeds worden gehackt of misbruikt. Houd je hoofdaccount altijd veilig met tweefactorauthenticatie of andere beveiligingsmaatregelen.

Hoe kan Stripe Issuing ondernemingen helpen met het gebruik van virtuele betaalkaarten?

Stripe staat vooral bekend om online verwerking van betalingen. Stripe Issuing is een aparte set tools waarmee je meerdere betaalkaarten kunt maken, beheren en volgen, zowel virtueel als fysiek. Dit geeft je team of je klanten koopkracht onder je eigen merk, en dat kan veel voordelen met zich meebrengen. Een platform voor carpooling kan bijvoorbeeld virtuele kaarten uitgeven aan chauffeurs om brandstof of onderhoud te betalen. Het bedrijf kan wekelijkse uitgavenlimieten instellen voor elke betaalkaart of het gebruik ervan beperken tot specifieke tankstations, en omdat de betaalkaarten virtueel zijn, kun je ze niet verliezen en worden ze niet gestolen.

Zo werkt Stripe Issuing:

• On-demand betaalkaarten maken: Genereer onmiddellijk betaalkaarten via het Stripe-dashboard of de API) van Stripe. Met Stripe kun je zowel virtuele als fysieke betaalkaarten maken en je kunt ze aanpassen met het logo en de kleuren van je merk.
  
• _Betaalkaarten volledig op maat maken: _ Stel uitgavenlimieten in, definieer toegestane uitgavencategorieën en stel in dat deze betaalkaarten op een bepaalde datum verlopen of voor onbepaalde tijd actief blijven.
  
• Gedetailleerde financiële rapportage: Bekijk met behulp van realtime tracering van transacties door wie, waaraan en hoeveel geld wordt uitgegeven.
  
• Integratie met bestaande systemen: Bundel je uitbetalingen en uitgaven op één plek door met Stripe betalingen van klanten te ontvangen en zelf kosten in rekening te brengen. Of integreer Issuing in je eigen software voor een geïntegreerde workflow.