L’e-commerce électronique et les paiements numériques alimentent tout, des courses quotidiennes à l'approvisionnement à grande échelle. La valeur totale des transactions internationales effectuées par paiement numérique devrait atteindre 20 090 milliards $ en 2025, et 38 070 milliards $ d'ici 2030. Dans ce contexte, les entreprises et les particuliers recherchent des moyens plus sûrs de payer en préservant leur informations bancaires sensibles. Les paiements par carte virtuelle figurent parmi les solutions de plus en plus prisées.

Les cartes virtuelles peuvent simplifier la comptabilité et réduire le risque de fraude des entreprises qui attachent beaucoup d’importance aux reçus, trient les relevés de cartes d'entreprise ou émettent des informations de carte d'entreprise à des employés à distance pour des dépenses professionnelles. Les entreprises peuvent utiliser des cartes virtuelles pour surveiller les dépenses, partager les privilèges de paiement plus librement et désactiver facilement les cartes au premier signal d’alerte sans affecter d'autres comptes.

Nous allons vous définir les numéros de carte virtuelle, vous en expliquer le fonctionnement et vous indiquer comment en obtenir pour votre entreprise.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un numéro de carte virtuelle ?
  
• Quelle est l’utilité des numéros de carte virtuelle ?
  
• Comment obtenir un numéro de carte virtuelle ?
  
• Quelles plateformes proposent des numéros de carte virtuelle ?
  
• Fonctionnement des numéros de carte virtuelle dans les transactions commerciales
  
• Quels sont les inconvénients des cartes virtuelles ?
  
• Comment Stripe Issuing peut-elle aider les entreprises à utiliser des cartes virtuelles ?
  

Qu'est-ce qu'un numéro de carte virtuelle ?

Un numéro de carte virtuelle est un identifiant de paiement qui n'existe pas sous forme d’objet en plastique dans votre portefeuille. Il se compose d'une séquence de chiffres, d'une date d'expiration et d'un code de sécurité, tous générés en ligne. Ces numéros ont la même utilité que ceux d'une carte de débit ou de crédit physique : vous pouvez les utiliser pour des achats en ligne, des transactions dans des applications et même des paiements en personne (si la plateforme de l'entreprise prend en charge les wallets).

Les numéros de carte virtuelle sont généralement émis par des établissements financiers et sont accompagnés de protections semblables à celles des cartes traditionnelles, p. ex. la surveillance des fraudes. Dans de nombreux cas, vous pouvez définir des limites spécifiques et des restrictions d'utilisation sur les cartes virtuelles et surveiller avec précision les modalités et les dates d’utilisation de chaque numéro de carte.

Quelle est l’utilité des numéros de carte virtuelle ?

Bien que les cartes physiques restent une option précieuse pour les transactions par TPE et les achats quotidiens des clients, les entreprises ont tout à gagner en utilisant des cartes virtuelles dans certaines situations. Si vous travaillez fréquemment avec des abonnements logiciels ou des factures de fournisseurs ou si vous vous retrouvez dans une situation où vous n'avez pas besoin d'un contact physique, vous pouvez choisir d'utiliser des cartes virtuelles pour les raisons suivantes :

• Les numéros de carte virtuelle sont faciles à créer et à désactiver. Vous pouvez créer de nouveaux numéros de carte à la demande et les désactiver tout aussi rapidement. En général, la désactivation d’une carte virtuelle n’a aucune répercussion sur votre compte principal.
  
• Les numéros de carte virtuelle peuvent réduire les frais généraux inutiles. Avec les cartes virtuelles, il n'est nécessaire ni d'imprimer, ni d'expédier ou de conserver physiquement des cartes en plastique.
  
• Les cartes virtuelles offrent souvent une plus grande maîtrise que les cartes physiques. De nombreux fournisseurs vous permettent de définir des catégories de dépenses ou des limites de dépenses.
  
• Un numéro de carte virtuelle peut présenter moins de risque de fraude qu'une carte physique. Il peut être créé pour une seule transaction ou un seul fournisseur, ce qui limite les possibilités d’abus si les données de la carte venaient à être compromises.
  
• Les cartes virtuelles peuvent faciliter votre comptabilité et votre tenue de livres. Un numéro virtuel spécifique peut être attribué à un projet ou à un département particulier pour simplifier les approbations internes, limiter les tâches de rapprochement chronophages et vous donner une visibilité claire sur le détail de chaque dépense.
  

Comment obtenir un numéro de carte virtuelle ?

Pour obtenir un numéro de carte virtuelle, vous aurez besoin d'un compte professionnel ouvert auprès d'une banque émettrice ou d'une plateforme fintech. Les exigences varient d’un établissement à l’autre, et certains peuvent demander des documents concernant votre entité commerciale ou une estimation de votre volume de transactions.

Une fois votre compte professionnel configuré, vous devrez demander des services de carte virtuelle. De nombreuses banques ont ajouté une section prévue à cet effet à leurs sites Web ou applications mobiles. Certaines vous demandent d'appeler un représentant, tandis que d'autres gèrent tout via un tableau de bord en ligne.

Une fois votre demande approuvée, le fournisseur génère habituellement votre numéro de carte virtuelle dans les plus brefs délais. Il comporte généralement un numéro à 16 chiffres, une date d'expiration et un code de vérification (CVV) ou de sécurité. Lorsque vous configurez vos cartes virtuelles, vous pouvez définir certains paramètres d'utilisation, par exemple les catégories de dépenses autorisées, les limites de dépenses et les délais d'expiration. Pour utiliser ces cartes, il vous suffit de copier et coller ces informations dans les formulaires de paiement, les portails de paiement des fournisseurs ou tout autre endroit où vous avez l’habitude d’utiliser une carte de crédit ou de débit.

Quelles plateformes proposent des numéros de carte virtuelle ?

Les banques traditionnelles, les banques exclusivement en ligne et certaines entreprises de fintech proposent toutes des options de cartes virtuelles. Voici divers types de fournisseurs de cartes virtuelles et les options qu'ils proposent :

• Grandes banques : de nombreuses grandes banques ont commencé à ajouter des fonctionnalités de « carte virtuelle » à leurs sites Web ou applications. Ces fonctionnalités peuvent être nichées sous des paramètres de carte avancés.
  
• Banques exclusivement en ligne : les banques numériques proposent généralement plus d'options de cartes virtuelles, car elles s’appuient naturellement sur les applications.
  
• Stripe : Stripe Issuing vous permet de créer et de gérer un grand nombre de cartes virtuelles avec des contrôles granulaires. Si votre équipe est internationale ou si vous travaillez avec de nombreux travailleurs indépendants, ces cartes sont un bon moyen de centraliser les dépenses.
  
• Applications fintech : certaines applications fintech s'associent à des banques pour proposer des cartes virtuelles personnalisées à leurs utilisateurs.
  

Lorsque vous recherchez un fournisseur, pensez à la façon dont vous allez utiliser ces cartes. Avez-vous besoin d'en créer une pour chaque abonnement mensuel à un service ? Donnez-vous aux employés un montant autorisé pour les dépenses quotidiennes ? Quel volume prévoyez-vous ? Les réponses à ces questions vous aideront à aiguiller votre recherche.

Fonctionnement des numéros de carte virtuelle dans les transactions commerciales

Du point de vue de l'utilisateur, l’utilisation d’un numéro de carte virtuelle n'est pas très différente de la saisie d’un numéro de carte classique. Vous saisissez les chiffres de la carte virtuelle lors d'un achat en ligne, et le processus de paiement fonctionne comme d'habitude.

Du point de vue du gestionnaire de cartes, les numéros de carte virtuelle permettent de mieux contrôler les modalités, le lieu et la fréquence d'utilisation de la carte. Imaginez qu'une agence souhaite donner à ses designers et développeurs des cartes d'entreprise pour acheter des licences de logiciels, payer des banques d’images ou investir dans des campagnes de marketing. Au lieu de permettre à chaque membre de l'équipe d’utiliser la carte principale de l'entreprise (ce qui présente plus de risques et d’inconvénients si la carte est perdue ou piratée), l'agence pourrait créer une carte virtuelle par membre d’équipe ou projet. Par exemple :

• La carte 1 pourrait être utilisée par le développeur principal pour des abonnements mensuels à des logiciels
  
• La carte 2 pourrait être attribuée au designer pour acheter des photos de banques d’images
  
• La carte 3 pourrait être partagée par l'équipe marketing pour l’achat de publicités en ligne
  

Dans ce scénario, chaque carte virtuelle peut avoir sa propre limite de dépenses quotidienne ou mensuelle. L'agence peut voir exactement ce qui est facturé et peut suspendre ou clôturer n'importe quelle carte sans répercussion sur le reste de son compte. Les historiques de transactions sont plus faciles à suivre, car chaque carte est liée à un objectif précis : le solde de la carte 2 sera intégralement constitué de dépenses liées aux banques d’images.

Avec des prestataires comme Stripe Issuing, vous pouvez générer ou gérer ces cartes de manière programmatique. Par exemple, vous pourriez avoir un système RH qui crée une nouvelle carte pour chaque embauche ou un outil comptable qui verrouille automatiquement une carte si le budget mensuel est épuisé.

Quels sont les inconvénients des cartes virtuelles ?

Les cartes virtuelles sont certes utiles, mais ne conviennent pas à tous les scénarios de paiement. Bien que de nombreuses entreprises acceptent désormais les paiements sans contact pour les achats en personne, d'autres s'appuient encore sur les cartes physiques et ne peuvent pas accepter les cartes virtuelles. Certaines personnes préfèrent simplement utiliser une carte physique, un type de carte qu’il est possible de combiner avec des cartes virtuelles. Certaines plateformes, y compris Stripe Issuing, peuvent émettre des versions physiques et virtuelles d'une même carte.

Au-delà des restrictions d'utilisation et des préférences personnelles, voici d'autres inconvénients potentiels des cartes virtuelles à garder à l'esprit.

Gestion trop lourde

Il est facile de générer un grand nombre de cartes virtuelles, ce qui est une fonctionnalité pratique. Mais si vous en générez trop sans mettre en place un système de dénomination ou de catégorisation, vous risquez de perdre le fil. Vous avez besoin d'un tableau de bord ou d'un processus efficace pour les examiner, les mettre à jour ou les annuler.

Frais potentiels

Certains fournisseurs facturent des frais mensuels ou des frais de transaction pour des fonctionnalités premium, qui peuvent inclure la création ou l'utilisation de numéros de carte virtuelle. Avant de vous engager, lisez bien toutes les conditions, y compris les mentions écrites en petits caractères. Allez-vous payer un supplément pour chaque carte créée ? Y a-t-il des frais d'inactivité ?

Inquiétudes liées à la sécurité

Bien que les cartes virtuelles soient par nature plus fiables que les cartes physiques, vous devez faire attention à la manière dont vous partagez ou stockez les numéros. Si ces numéros apparaissent dans des documents non protégés, ils restent vulnérables à divers piratages ou abus. Gardez toujours votre compte principal en lieu sûr en mettant en place une authentification à deux facteurs ou d'autres mesures de protection.

Comment Stripe Issuing peut-elle aider les entreprises à utiliser des cartes virtuelles ?

Bien que Stripe soit surtout connue pour le traitement des paiements en ligne, Stripe Issuing est un ensemble d'outils distincts qui vous permet de créer, gérer et suivre plusieurs cartes, à la fois virtuelles et physiques. Cela permet à votre équipe ou à vos clients d’effectuer des achats sous votre propre marque, ce qui peut présenter de nombreux avantages. Par exemple, une plateforme de covoiturage pourrait émettre des cartes virtuelles à ses conducteurs pour payer le carburant ou l'entretien. L'entreprise peut définir des limites de dépenses hebdomadaires sur chaque carte ou limiter leur utilisation à des stations-service spécifiques, et, comme les cartes sont virtuelles, elles ne risquent pas d'être perdues ou volées.

Voici comment fonctionne Stripe Issuing :

• Création de cartes à la demande : générez des cartes instantanément, soit via le Dashboard Stripe, soit via l'interface de programmation d'application (API) de Stripe. Stripe peut créer des cartes aussi bien virtuelles que physiques, que vous pouvez personnaliser au logo et aux couleurs de votre marque.
  
• Personnalisation complète des cartes : fixez des plafonds de dépenses et définissez les catégories de dépenses autorisées, et ajoutez ou non une date d’expiration.
  
• Rapports financiers détaillés : consultez qui dépense quel montant et dans quels lieux grâce à l’outil de suivi des transactions en temps réel.
  
• Intégration aux systèmes existants : unifiez vos paiements et vos dépenses au même endroit en utilisant Stripe pour accepter les paiements des clients et effectuer vos propres paiements. Ou intégrez Issuing à votre propre logiciel pour obtenir un flux de travail intégré.