Efterlevnad av lagstadgad rapportering avser ett företags juridiska skyldigheter kring att dela information med regeringar och tillsynsmyndigheter. Även om många företag vet att de behöver följa reglerna, och 30 % påskyndar sina planer på att centralisera den lagstadgade rapporteringen, kanske vissa inte har en tydlig bild av exakt vad det innebär för varje område, hur skyldigheterna samverkar och vad som står på spel vid bristande efterlevnad.

Nedan förklarar vi hur efterlevnad av lagstadgad rapportering fungerar i praktiken, hur några av huvudkraven ser ut och hur det förändras när du är verksam i flera jurisdiktioner.

Viktiga punkter

• Lagstadgad efterlevnad omfattar flera typer av skyldigheter, inklusive deklarationer för företag, skatt, finansiell rapportering, anställning och dataskydd.

• Ett mönster av misslyckanden eller en väsentlig felaktighet över flera perioder kan leda till betydande risker för påföljder och problem med avhjälpande åtgärder.

• Redovisningsstandarder, revisionsgränser, frekvens för skattedeklarationer och rapporteringskrav för löner varierar alla mellan jurisdiktioner.

Vad är lagstadgad rapportering?

Lagstadgad rapportering är utlämnandet av företagsuppgifter för att uppfylla de juridiska skyldigheter som åläggs ett företag av lagarna i de jurisdiktioner där det är verksamt. Även om det ofta avser finansiell information kan det också avse rapporter om anställda eller lön och sektorspecifika krav.

Vilka är de centrala lagstadgade rapporteringskraven för alla företag?

De specifika kraven beror på var ett företag är registrerat, var det är verksamt och hur det är strukturerat. Men de flesta företag står inför en gemensam uppsättning ansvarsområden.

Företagsregistrering och deklarationer

Många jurisdiktioner kräver att företag registrerar sig hos en statlig myndighet innan de bedriver verksamhet. Löpande inlämningar såsom årsredovisningar, intyganden och ändringar av tjänstemän eller aktieägare håller de offentliga registren korrekta.

Skattedeklarationer och betalningar

Bolagsdeklarationer, deklarationer för löneskatt och deklaration av indirekt skatt (t.ex. mervärdesskatt [moms], omsättningsskatt) kommer var och en med egna tidsfrister och påföljder för sena inlämningar. I USA lämnar företag i allmänhet in federala inkomstdeklarationer på formulär 1120, vilken förfaller den 15:e dagen i den fjärde månaden efter räkenskapsårets utgång.

Krav på finansiella rapporter

Lagstadgad finansiell rapportering kräver att företag förbereder, lämnar in och ibland offentliggör finansiella rapporter i enlighet med regler som fastställts av tillsynsmyndigheter, skattemyndigheter och bolagsregister. Många jurisdiktioner kräver en viss kombination av följande centrala dokument:

• Resultaträkning (t.ex. vinst- och förlustkonto): Register över intäkter, utgifter och nettovinst eller -förlust under en definierad period. Skattemyndigheter kan använda detta för att bedöma bolagsskatteskyldigheten.

• Balansräkning: En ögonblicksbild av tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt. Företagsregister som Companies House i Storbritannien kräver detta som en del av de årliga inlämningarna.

• Kassaflödesanalys: Ett dokument som visar hur pengar rörde sig in och ut ur företaget över drift-, investerings- och finansieringsaktiviteter. Det krävs under både International Financial Reporting Standards (IFRS) och US Generally Accepted Accounting Principles (US GAAP) för de flesta rapporterande enheter.

• Anmärkningar om de finansiella rapporterna: Upplysningar som förklarar redovisningsprinciper, betydande uppskattningar och allt väsentligt som inte framgår direkt av siffrorna.

De standarder som styr hur du utarbetar dessa rapporter beror på din jurisdiktion och huruvida ditt företag är börsnoterat. IFRS gäller i över 140 länder. US GAAP styr rapporteringen för företag som är verksamma under tillsyn av Securities and Exchange Commission (SEC). Vissa mindre företag deklarerar enligt förenklade eller lokala standarder som Storbritanniens FRS 102, vilken gäller för företag som inte kvalificerar sig som mikroenheter men som inte behöver rapportera enligt fullständig IFRS.

Arbetsgivar- och löneskyldigheter

Om du driver ett lönesystem som håller inne inkomstskatt och sociala avgifter, och du utfärdar lönebesked, kommer du troligen att behöva rapportera lönedata till berörd myndighet. I Storbritannien skickar till exempel arbetsgivare löneuppgifter till His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), den brittiska skattemyndigheten, varje gång de betalar anställda istället för vid årets slut.

Sektorspecifika krav

Företag inom finansiella tjänster, sjukvård, livsmedelsproduktion och andra reglerade branscher kan stå inför skyldigheter såsom licensiering, rapportering och registerföring, utöver de grundkrav som gäller för alla företag.

Vilka är riskerna med att hantera lagstadgad rapportering och efterlevnad på fel sätt?

Konsekvenserna av bristande efterlevnad kan öka med felets allvarlighetsgrad och varaktighet. Här är några specifika exempel på påföljder.

Påföljder för sena deklarationer

Att missa tidsfrister för deklaration innebär böter som vanligtvis ökar i takt med att tiden går. Börsnoterade företag får ofta högre påföljder.

Tillsynsmyndigheters granskning vid ofullständiga deklarationer

Att lämna in finansiella rapporter som inte uppfyller den nödvändiga redovisningsstandarden kan utlösa granskning av tillsynsmyndigheter. Väsentliga felaktigheter kan leda till tvångsåtgärder, omarbetningar och aktieägartvister för börsnoterade företag. Privata företag kan få ett uttalande med reservation eller ett negativt uttalande, vilket kan ha nedströmseffekter på långivare och investerare.

Begränsad tillgång till kredit

Banker och långivare kräver normalt sett rena protokoll om efterlevnad innan de beviljar kredit. Luckor i lagstadgade deklarationer eller finansiella rapporter som inte kan avstämmas mot skattedeklarationer kan leda till ytterligare granskning under låneansökningar.

Exponering för investerares due diligence

Investerare kommer naturligtvis att titta på lagstadgade deklarationer. Luckor, felaktigheter eller finansiella rapporter som avviker från den redovisningsstandard ditt företag hävdar att det följer väcker frågor om ledningens kvalitet som är svåra att bemöta när de väl finns i en due diligence-rapport.

Licensrisk inom reglerade branscher

Inom finansiella tjänster, sjukvård och andra reglerade sektorer kan brister i efterlevnaden, inklusive underlåtenhet att lämna in lagstadgade räkenskaper i tid, leda till licensgranskningar eller avstängningar som kan påverka företagets möjlighet att göra affärer.

Ackumulerande risk över tid

En enstaka missad deklaration går ofta att åtgärda. Ett mönster av bristande efterlevnad eller en väsentlig felaktighet över flera perioder skulle kunna skapa ett mycket svårare problem med avhjälpande åtgärder och en mycket större exponering för påföljder.

Hur bedömer man sina specifika skyldigheter för lagstadgad rapportering och efterlevnad?

Att fastställa dina specifika skyldigheter för lagstadgad efterlevnad beror på var ditt företag registrerades och var det är verksamt. En strukturerad bedömning täcker dessa fyra områden.

Skyldigheter på enhetsnivå

Fastställ deklarationskraven för din juridiska struktur i din registreringsjurisdiktion, tillsammans med tidsfristerna och vem som ansvarar för att uppfylla dem. I USA varierar rapporteringsskyldigheterna beroende på enhetstyp: till exempel har C corporations, S corporations och limited liability companies (LLC) alla olika federala deklarationskrav, och börsnoterade företag måste lämna in årsredovisningar (formulär 10-K) och kvartalsrapporter (formulär 10-Q) till SEC. Företag med flera juridiska enheter, såsom dotterbolag, holdingbolag och joint ventures, måste kartlägga var och en av dessa separat, samt fastställa om koncernredovisning krävs.

Skatteskyldigheter per jurisdiktion

Ha koll på var du genererar skattepliktiga intäkter och var du har anställda eller en fysisk närvaro, eftersom båda kan skapa skatteskyldigheter. I USA avgör ekonomiska förbindelseregler på delstatsnivå var du är skyldig att betala omsättningsskatt och bolagsskatt. Dessa regler varierar kraftigt mellan delstater och har utökats sedan Högsta domstolens beslut i målet South Dakota v. Wayfair från 2018. I Storbritannien måste momsregistrerade företag lämna in momsdeklarationer via HMRC:s Making Tax Digital-system. Reglerna för att fastställa skattemässig förbindelse varierar beroende på land och, i USA, beroende på delstat. Detta är en vanlig brist i efterlevnaden för växande företag som går in på nya marknader.

Efterlevnad av anställningsvillkor

Förstå hur dina anställda klassificeras och se till att dina löneprocesser beräknar och betalar in skatt korrekt. I USA måste arbetsgivare lämna in kvartalsvisa deklarationer för löneskatt (formulär 941) till Internal Revenue Service (IRS) och utfärda W-2:or årligen. I Storbritannien måste löneuppgifter skickas till HMRC på eller före varje utbetalningsdatum (med vissa undantag). Arbetslagstiftningen ändras, och det som utgjorde efterlevnad för två år sedan kanske inte gör det längre.

Data- och sektorspecifika krav

Om ditt företag behandlar personuppgifter ska du se till att dina policyer och tekniska kontroller följer tillämpliga dataskyddslagar, såsom Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) i Europa och California Consumer Privacy Act (CCPA) i Kalifornien. Bekräfta om du befinner dig i en reglerad sektor och, om du gör det, se till att dina licenser är aktuella och att din rapportering är uppdaterad.

Hur skiljer sig efterlevnad av lagstadgade krav åt mellan jurisdiktioner?

Det är här som företag som expanderar internationellt kan råka i svårigheter. Här är några exempel på var skillnaderna spelar roll i praktiken.

Redovisningsstandarder

Även om stora delar av världen har antagit IFRS för lagstadgad rapportering kräver USA GAAP för inhemska företag. De två ramverken delar många likheter men skiljer sig åt i hur de behandlar leasingavtal, intäktsredovisning och finansiella instrument. Ett företag som verkar i två länder kan inte använda en enda uppsättning räkenskaper för båda.

Skattedeklarationsfrekvens

Momsdeklarationer i Storbritannien lämnas vanligtvis in kvartalsvis. I Frankrike lämnar många företag in dem månadsvis. I Tyskland kan små företag lämna in dem årsvis. Även om den underliggande skatten är densamma, varierar rapporteringstidslinjerna beroende på var du är skyldig att deklarera.

Revisionströsklar

Storlekströsklarna för obligatorisk revision varierar från land till land, och vissa sektorer kräver revisioner oavsett storlek.

Lönehanteringsrapportering

Realtidsrapportering av löner, som t.ex. den modell som används i Storbritannien, är fortfarande inte universell. Många jurisdiktioner tillämpar istället årsbaserade eller kvartalsvisa avstämningsmodeller.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax gör skatteefterlevnad mindre komplicerat så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Stripe Tax hjälper dig att ha koll på dina skyldigheter och varnar dig när du går över en tröskel för registrering av moms baserat på dina Stripe-transaktioner. Dessutom beräknar den och samlar automatiskt in omsättningsskatt, moms och GST på både fysiska och digitala varor och tjänster – i alla amerikanska delstater och i mer än 100 länder.

Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, klicka på en knapp på Dashboard eller använda vårt kraftfulla API.

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatter med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera dig för att betala skatt: Låt Stripe hantera dina globala skatteregistreringar och du kan dra nytta av en förenklad process som fyller i ansökningsuppgifter på förhand. Det sparar tid och förenklar efterlevnaden av lokala bestämmelser.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatserna.

• Enklare deklaration: Stripe Tax integreras sömlöst med deklarationspartner så att dina globala deklarationer är korrekta och aktuella. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag.

Läs mer om Stripe Tax eller börja idag.