El cumplimiento de la normativa de los informes reglamentarios se refiere a las obligaciones legales de una empresa en torno al intercambio de información con Gobiernos y reguladores. Si bien muchas empresas saben que deben cumplir, y el 30 % está acelerando sus planes para centralizar los informes reglamentarios, es posible que algunas no tengan una idea clara de qué significa exactamente eso en cada área, cómo interactúan las obligaciones y qué está en juego en caso de incumplimiento.

A continuación, explicamos cómo funciona en la práctica el cumplimiento de la normativa de los informes reglamentarios, cómo son algunos requisitos básicos y cómo cambian las situaciones cuando operas en varias jurisdicciones.

Destacados

• El cumplimiento de la normativa abarca varios tipos de obligaciones, lo que incluye las declaraciones fiscales de la empresa, los impuestos, los informes financieros, el empleo y la protección de datos.

• Un patrón de errores o una declaración inexacta importante en varios períodos puede crear una exposición sustancial a sanciones y problemas de rectificación.

• Las normas contables, los umbrales de auditoría, la frecuencia de las declaraciones fiscales y los requisitos de los informes de nómina varían según las jurisdicciones.

¿Qué son los informes reglamentarios?

Los informes reglamentarios son la divulgación de datos de la empresa para cumplir con las obligaciones legales impuestas a una empresa por las leyes de las jurisdicciones donde opera. Aunque a menudo se refieren a información financiera, también pueden referirse a informes de empleados o nóminas y requisitos específicos del sector.

¿Cuáles son los requisitos básicos de informes reglamentarios para todas las empresas?

Los requisitos específicos dependen de dónde esté constituida una empresa, dónde opere y cómo esté estructurada. Sin embargo, la mayoría de las empresas se enfrentan a un conjunto común de responsabilidades.

Registro y declaraciones fiscales de la empresa

Muchas jurisdicciones requieren que las empresas se registren ante una autoridad gubernamental antes de operar. Las declaraciones fiscales continuas, como las declaraciones anuales, las declaraciones de confirmación y los cambios en los directivos o accionistas, mantienen el registro público exacto.

Declaraciones fiscales de impuestos y pagos

Las declaraciones fiscales corporativas, los envíos de impuestos de nómina y las declaraciones fiscales de impuestos indirectos (p. ej., impuesto al valor agregado [IVA], impuesto sobre las ventas) vienen cada uno con sus propios plazos y sanciones por envío tardío. En EE. UU., las corporaciones generalmente presentan las declaraciones del impuesto a las ganancias federales en el formulario 1120, que vence el 15.° día del cuarto mes después del final del año fiscal.

Requisitos de estados financieros

Los informes financieros reglamentarios requieren que las empresas preparen, presenten y, a veces, publiquen estados financieros de acuerdo con las reglas establecidas por los reguladores, las autoridades de impuestos y los registros de empresas. Muchas jurisdicciones requieren una combinación de los siguientes documentos básicos:

• Estado de los ingresos (p. ej., cuenta de pérdidas y ganancias): registros de ingresos, gastos y ganancias o pérdidas netas durante un período definido. Las autoridades fiscales pueden usar esto para evaluar la obligación del impuesto a las ganancias corporativo.

• Balance general: un panorama de los activos, los pasivos y el capital en un momento determinado. Los registros de empresas como Companies House en El Reino Unido requieren esto como parte de las declaraciones fiscales anuales.

• Estado de flujo de caja: un documento que muestra cómo entró y salió el efectivo de la empresa a través de las actividades operativas, de inversión y de financiación. Se requiere en virtud de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de EE. UU. (US GAAP, por sus siglas en inglés) para la mayoría de las entidades informantes.

• Notas de los estados financieros: divulgaciones que explican las políticas contables, las estimaciones sustanciales y todo lo importante que no aparece directamente en las cifras principales.

Las normas que rigen la forma en que preparas estos estados dependen de tu jurisdicción y de si tu empresa cotiza en bolsa. Las NIIF se aplican en más de 140 países. Los US GAAP rigen la presentación de informes para las empresas que operan bajo la supervisión de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC, por sus siglas en inglés). Algunas empresas más pequeñas presentan informes bajo normas locales o simplificadas como el FRS 102 del Reino Unido, que se aplica a empresas que no califican como microentidades, pero que no están obligadas a informar bajo las NIIF completas.

Obligaciones laborales y de nómina

Si operas un sistema de nómina que retiene el impuesto a las ganancias y las contribuciones sociales y emites recibos de sueldo, entonces es probable que debas informar los datos de la nómina a la autoridad pertinente. En El Reino Unido, por ejemplo, los empleadores envían los datos de la nómina a Su Majestad de Ingresos y Aduanas (HMRC), la autoridad de impuestos del Reino Unido, cada vez que pagan a los empleados en lugar de a fin de año.

Requisitos específicos del sector

Las empresas en servicios financieros, atención médica, producción de alimentos y otras industrias reguladas pueden enfrentarse a obligaciones como la concesión de licencias, la presentación de informes y el mantenimiento de registros, además de los requisitos básicos que se aplican a todas las empresas.

¿Cuáles son los riesgos de equivocarse en los informes reglamentarios y el cumplimiento de la normativa?

Las consecuencias del incumplimiento pueden aumentar con la gravedad y la duración de la falta. Aquí te mostramos algunos ejemplos específicos de sanciones.

Sanciones por declaraciones fiscales atrasadas

Incumplir con los plazos de la declaración fiscal significa multas que generalmente aumentan a medida que pasa el tiempo. Las empresas públicas suelen enfrentarse a sanciones más altas.

Revisión regulatoria por declaraciones fiscales incompletas

Presentar estados financieros que no cumplen con la norma contable requerida puede provocar una revisión regulatoria. Las declaraciones erróneas significativas pueden dar lugar a acciones de cumplimiento, reafirmaciones y litigios de los accionistas para las empresas que cotizan en bolsa. Las empresas privadas pueden recibir una opinión con salvedades o adversa, lo que puede tener efectos indirectos sobre los prestamistas e inversores.

Acceso restringido al crédito

Los bancos y los prestamistas normalmente requieren registros limpios de cumplimiento de la normativa antes de otorgar un crédito. Las brechas en las declaraciones fiscales reglamentarias o en los estados financieros que no se logran conciliar con las declaraciones de impuestos pueden generar un escrutinio adicional durante las solicitudes de préstamos.

Exposición a la diligencia debida de los inversores

Los inversores encontrarán las declaraciones fiscales reglamentarias por defecto. Las brechas, imprecisiones o estados financieros que difieren de la norma contable que tu empresa afirma seguir plantean dudas sobre la calidad de la gestión que son difíciles de revertir una vez que están en un informe de diligencia debida.

Riesgo de licencia en industrias reguladas

En los servicios financieros, la atención médica y otros sectores regulados, las fallas en el cumplimiento de la normativa, como no presentar las cuentas reglamentarias a tiempo, pueden provocar revisiones o suspensiones de licencias que podrían afectar la capacidad operativa de la empresa.

Riesgo compuesto a lo largo del tiempo

Una sola declaración fiscal omitida suele tener arreglo. Un patrón de incumplimiento o una declaración inexacta importante en varios períodos podría crear un problema de rectificación mucho más difícil y una exposición a sanciones mucho mayor.

¿Cómo evaluar tus obligaciones específicas de cumplimiento de la normativa y de informes reglamentarios?

La determinación de tus obligaciones específicas de cumplimiento de la normativa depende de dónde se constituyó tu empresa y dónde opera. Una evaluación estructurada abarca estas cuatro áreas.

Obligaciones a nivel de entidad

Determina los requisitos de la declaración fiscal de tu estructura legal en la jurisdicción de constitución, junto con los plazos y quién es responsable de cumplirlos. En EE. UU., las obligaciones de presentación de informes varían según el tipo de entidad: por ejemplo, las corporaciones C, las corporaciones S y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) tienen diferentes requisitos federales de declaraciones fiscales y las empresas que cotizan en bolsa deben presentar informes anuales (formulario 10-K) y trimestrales (formulario 10-Q) ante la SEC. Las empresas con varias entidades legales, como subsidiarias, sociedades de cartera y empresas conjuntas, deben asignar cada una de ellas por separado, e incluir si se requieren cuentas consolidadas.

Obligaciones fiscales por jurisdicción

Conoce dónde generas ingresos sujetos a impuestos y dónde tienes empleados o presencia física, ya que ambos pueden crear obligaciones de impuestos. En EE. UU., las reglas del nexo a nivel estatal determinan dónde debes pagar el impuesto sobre las ventas y el impuesto a las ganancias corporativas. Estas reglas varían ampliamente de un estado a otro y se han ampliado desde la decisión de South Dakota vs. Wayfair de la Corte Suprema en 2018. En El Reino Unido, las empresas registradas a efectos del IVA deben presentar las declaraciones del IVA a través del sistema Making Tax Digital (Hacer que los impuestos sean digitales) de la HMRC. Las reglas para determinar el nexo de impuestos varían según el país y, en EE. UU., según el estado. Esta es una brecha común en el cumplimiento de la normativa para las empresas en crecimiento que ingresan a nuevos mercados.

Cumplimiento de la normativa laboral

Comprende cómo se clasifican tus trabajadores y asegúrate de que tus procesos de nómina calculen y remitan los impuestos correctamente. En EE. UU., los empleadores deben presentar declaraciones trimestrales de impuestos de nómina (formulario 941) ante el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) y emitir los formularios W-2 de forma anual. En El Reino Unido, los datos de la nómina deben enviarse a la HMRC en o antes de cada fecha de pago (con algunas excepciones). La legislación laboral cambia, y lo que cumplía con la normativa hace dos años podría ya no hacerlo.

Requisitos de datos y específicos del sector

Si tu empresa procesa datos personales, asegúrate de que tus políticas y controles técnicos estén en línea con las leyes de protección de datos aplicables, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA, por sus siglas en inglés) en California. Confirma si te encuentras en un sector regulado y, de ser así, asegúrate de que tus licencias estén vigentes y tus informes estén actualizados.

¿Cómo difiere el cumplimiento de la normativa según la jurisdicción?

Aquí es donde las empresas en expansión internacional pueden encontrar problemas. A continuación, se presentan algunos ejemplos de dónde importan las diferencias en la práctica.

Normas contables

Si bien gran parte del mundo adoptó las NIIF destinadas a los informes reglamentarios, EE. UU. exige los GAAP para las empresas nacionales. Ambos marcos comparten muchas similitudes, pero difieren en el tratamiento de los arrendamientos, el reconocimiento de ingresos y los instrumentos financieros. Una empresa que opera en dos países no puede usar un único conjunto de cuentas para ambos.

Frecuencia de declaración fiscal

Las declaraciones de IVA en El Reino Unido se presentan, por lo general, de forma trimestral. En Francia, muchas empresas presentan declaraciones mensuales. En Alemania, las pequeñas empresas pueden presentarlas de forma anual. Aunque el impuesto subyacente es el mismo, los plazos de declaración varían según el lugar donde se esté obligado a presentar.

Umbrales de auditoría

Los umbrales de tamaño para las auditorías obligatorias varían según el país y algunos sectores exigen auditorías independientemente del tamaño.

Informes de nómina

Los informes de nómina en tiempo real, como el modelo del Reino Unido, aún no son universales. Muchas jurisdicciones operan con modelos de conciliación anuales o trimestrales.

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