La conformité en matière de déclarations réglementaires fait référence aux obligations juridiques d’une entreprise concernant le partage d’informations avec les gouvernements et les régulateurs. Bien que de nombreuses entreprises sachent qu’elles doivent se conformer, et que 30 % accélèrent leurs offres, pour centraliser les déclarations réglementaires, certaines n’ont pas une vision claire de ce que cela signifie dans chaque domaine, de la manière dont les obligations interagissent et des enjeux de la non-conformité.

Nous expliquons ci-dessous comment la conformité des déclarations réglementaires fonctionne dans la pratique, à quoi ressemblent certaines exigences fondamentales et comment les choses changent lorsque vous opérez dans plusieurs juridictions.

Points clés

• La conformité réglementaire couvre plusieurs types d’obligations, notamment les déclarations des entreprises, les impôts, les rapports financiers, l’emploi et la protection des données.

• Des échecs répétés ou une anomalie significative sur plusieurs périodes peuvent entraîner une exposition importante aux pénalités et des problèmes de rectification.

• Les normes comptables, les seuils d’audit, la fréquence de déclaration des impôts et les exigences en matière de déclaration des salaires varient tous selon les juridictions.

Que sont les déclarations réglementaires ?

Les déclarations réglementaires correspondent à la divulgation de données d’entreprise pour répondre aux obligations juridiques imposées à une entreprise par les lois des juridictions où elle opère. Bien que cela fasse souvent référence à des informations financières, cela peut également concerner des rapports sur les employés ou la paie et des exigences spécifiques au secteur.

Quelles sont les principales exigences en matière de déclarations réglementaires pour toutes les entreprises ?

Les exigences spécifiques dépendent de l’endroit où une entreprise est constituée, de l’endroit où elle opère et de sa structure. Mais la plupart des entreprises font face à un ensemble commun de responsabilités.

Immatriculation et déclarations de l’entreprise

De nombreuses juridictions exigent que les entreprises s’immatriculent auprès d’une autorité gouvernementale avant de commencer leurs activités. Les déclarations continues telles que les rapports annuels, les déclarations de confirmation et les changements de dirigeants ou d'actionnaires maintiennent l’exactitude des registres publics.

Déclarations et paiements de taxes

Les déclarations d’impôt sur les sociétés, les soumissions d’impôt sur les salaires et les déclarations d’impôts indirects (par exemple, la  Taxe sur la valeur ajoutée [TVA], la taxe sur les ventes) ont chacune leurs propres délais et pénalités en cas de soumission tardive. Aux États-Unis, les sociétés soumettent généralement des déclarations fédérales d’impôt sur le revenu via le formulaire 1120, qui doit être rendu le 15e jour du quatrième mois suivant la fin de l’année fiscale.

Exigences relatives aux états financiers

Les déclarations financières réglementaires exigent des entreprises qu’elles préparent, soumettent et parfois publient des états financiers conformément aux règles établies par les régulateurs, les autorités fiscales et les registres des sociétés. De nombreuses juridictions exigent une combinaison des documents fondamentaux suivants :

• Compte de résultat (par exemple, compte de profits et pertes) : registres des revenus, des dépenses et du bénéfice net ou de la perte nette sur une période définie. Les autorités fiscales peuvent l’utiliser pour évaluer l’impôt sur les sociétés à payer.

• Bilan : un aperçu des actifs, des passifs et des capitaux propres à un moment donné. Les registres des sociétés tels que la Companies House au Royaume-Uni exigent ce document dans le cadre des déclarations annuelles.

• Tableau des flux de trésorerie : un document montrant comment la trésorerie est entrée et sortie de l’entreprise à travers les activités d’exploitation, d’investissement et de financement. Il est obligatoire en vertu des normes internationales d’information financière (IFRS) et des principes comptables généralement reconnus aux États-Unis (US GAAP) pour la plupart des entités déclarantes.

• Notes annexes aux états financiers : informations qui expliquent les politiques comptables, les estimations importantes et tout élément significatif qui n’apparaît pas directement dans les chiffres principaux.

Les normes régissant la préparation de ces états dépendent de votre juridiction et du fait que votre entreprise soit cotée en bourse. Les normes IFRS s’appliquent dans plus de 140 pays. Les US GAAP régissent les déclarations des entreprises opérant sous la supervision de la Securities and Exchange Commission (SEC). Certaines petites entreprises soumettent leurs déclarations selon des normes simplifiées ou locales telles que la norme FRS 102 du Royaume-Uni, qui s’applique aux entreprises qui ne sont pas qualifiées de micro-entités mais qui ne sont pas tenues de faire des déclarations selon les normes IFRS complètes.

Obligations en matière d’emploi et de paie

Si vous gérez un système de paie qui retient l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales, et que vous émettez des fiches de paie, vous devrez probablement déclarer les données de paie à l’autorité compétente. Au Royaume-Uni, par exemple, les employeurs soumettent les données de paie au His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), l’autorité fiscale du Royaume-Uni, chaque fois qu’ils paient des employés plutôt qu’à la fin de l’année.

Exigences spécifiques au secteur

Les entreprises des services financiers, de la santé, de la production alimentaire et d’autres secteurs réglementés peuvent être soumises à des obligations telles que les licences, les déclarations et la tenue de registres, en plus des exigences de base qui s’appliquent à toutes les entreprises.

Quels sont les risques d’une erreur en matière de déclarations réglementaires et de conformité ?

Les conséquences de la non-conformité peuvent augmenter avec la gravité et la durée du manquement. Voici quelques exemples spécifiques de pénalités.

Pénalités pour déclarations tardives

Le non-respect des délais de déclaration entraîne des amendes qui augmentent généralement avec le temps. Les sociétés cotées en bourse font souvent face à des pénalités plus élevées.

Examen réglementaire pour déclarations incomplètes

La soumission d’états financiers qui ne répondent pas à la norme comptable requise peut déclencher un examen réglementaire. Les anomalies significatives peuvent entraîner des mesures d’application, des retraitements et des litiges d’actionnaires pour les sociétés cotées en bourse. Les sociétés privées peuvent recevoir une opinion avec réserve ou défavorable, ce qui peut avoir des effets en aval sur les prêteurs et les investisseurs.

Accès limité au crédit

Les banques et les prêteurs exigent généralement des dossiers de conformité impeccables avant d’accorder un crédit. Les lacunes dans les déclarations réglementaires ou les états financiers qui ne se rapprochent pas des déclarations fiscales peuvent faire l’objet d’un examen supplémentaire lors des demandes de prêt.

Exposition au devoir de vigilance des investisseurs

Les investisseurs trouveront naturellement les déclarations réglementaires. Les lacunes, les inexactitudes ou les états financiers qui divergent de la norme comptable que votre entreprise prétend suivre soulèvent des questions sur la qualité de la gestion qui sont difficiles à annuler une fois qu’elles figurent dans un rapport de devoir de vigilance.

Risque lié aux licences dans les secteurs réglementés

Dans les services financiers, la santé et d’autres secteurs réglementés, les manquements à la conformité, y compris le fait de ne pas soumettre les comptes réglementaires à temps, peuvent entraîner des examens ou des suspensions de licences qui pourraient affecter la capacité de l’entreprise à opérer.

Risque cumulatif au fil du temps

Une seule déclaration manquée est souvent réparable. Des échecs répétés ou une anomalie significative sur plusieurs périodes pourraient créer un problème de rectification beaucoup plus difficile à résoudre et une exposition aux pénalités beaucoup plus importante.

Comment évaluer vos obligations spécifiques en matière de déclarations réglementaires et de conformité ?

La détermination de vos obligations spécifiques de conformité réglementaire dépend de l’endroit où votre entreprise a été constituée et de l’endroit où elle opère. Une évaluation structurée couvre ces quatre domaines.

Obligations au niveau de l’entité

Déterminez les exigences de déclaration pour votre structure juridique dans votre juridiction de constitution, ainsi que les délais et les personnes responsables de leur respect. Aux États-Unis, les obligations de déclaration varient selon le type d’entité : par exemple, les sociétés C, les sociétés S et les sociétés à responsabilité limitée (LLC) ont chacune des exigences de déclaration fédérale différentes, et les sociétés cotées en bourse doivent déposer des rapports annuels (formulaire 10-K) et trimestriels (formulaire 10-Q) auprès de la SEC. Les sociétés ayant plusieurs entités juridiques, telles que des filiales, des sociétés holding et des coentreprises, doivent cartographier chacune d’entre elles séparément, y compris si des comptes consolidés sont obligatoires.

Obligations fiscales par juridiction

Sachez où vous générez des revenus taxables et où vous avez des employés ou une présence physique, car les deux peuvent créer des obligations fiscales. Aux États-Unis, les règles de nexus au niveau de l’État déterminent où vous devez payer la taxe sur les ventes et l’impôt sur les sociétés. Ces règles varient considérablement d’un État à l’autre et se sont élargies depuis la décision South Dakota v. Wayfair de la Cour suprême en 2018. Au Royaume-Uni, les entreprises assujetties à la TVA doivent soumettre leurs déclarations de TVA via le système Making Tax Digital du HMRC. Les règles permettant de déterminer le nexus fiscal varient selon les pays et, aux États-Unis, selon les États. Il s’agit d’une lacune de conformité fréquente pour les entreprises en croissance qui pénètrent de nouveaux marchés.

Conformité en matière d’emploi

Comprenez comment vos travailleurs sont classés et assurez-vous que vos processus de paie calculent et versent correctement les impôts. Aux États-Unis, les employeurs doivent soumettre des déclarations d’impôt sur les salaires trimestrielles (Formulaire 941) à l’IRS et émettre des formulaires W-2 annuellement. Au Royaume-Uni, les données de paie doivent être soumises au HMRC à la date de paie ou avant (avec quelques exceptions). Le droit du travail évolue et ce qui était conforme il y a deux ans pourrait ne plus l’être.

Exigences relatives aux données et spécifiques au secteur

Si votre entreprise traite des données personnelles, assurez-vous que vos politiques et contrôles techniques sont conformes aux lois applicables sur la protection des données, telles que le RGPD en Europe et la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) en Californie. Confirmez si vous êtes dans un secteur réglementé et, si c'est le cas, assurez-vous que vos licences sont en cours de validité et que vos déclarations sont à jour.

Comment la conformité réglementaire diffère-t-elle selon les juridictions ?

C’est là que les entreprises qui s’implantent à l’international peuvent rencontrer des difficultés. Voici quelques exemples de situations où ces différences ont une incidence concrète.

Normes comptables :

Si une grande partie du monde a adopté les IFRS pour la déclaration réglementaire, les États-Unis exigent les GAAP pour les entreprises nationales. Les deux référentiels partagent de nombreuses similitudes, mais diffèrent dans leur traitement des contrats de location, de la comptabilisation des revenus et des instruments financiers. Une entreprise opérant dans deux pays ne peut pas utiliser un seul jeu de comptes pour les deux.

Fréquence des déclarations fiscales

Les déclarations de TVA au Royaume-Uni sont généralement déposées trimestriellement. En France, de nombreuses entreprises déclarent chaque mois. En Allemagne, les petites entreprises peuvent déclarer annuellement. Si la taxe sous-jacente est identique, les délais de déclaration varient selon le pays où vous êtes tenu de déposer vos déclarations.

Seuils d’audit

Les seuils de taille pour les audits obligatoires varient selon les pays, et certains secteurs sont soumis à des audits, quelle que soit leur taille.

Déclaration de paie

La déclaration de paie en temps réel, telle que le modèle appliqué au Royaume-Uni, n’est pas encore universelle. De nombreuses juridictions fonctionnent plutôt sur des modèles de rapprochement annuels ou trimestriels.

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