A conformidade com relatórios estatutários refere-se às obrigações legais de uma empresa em relação ao compartilhamento de informações com governos e órgãos reguladores. Embora muitas empresas saibam que precisam cumprir essas obrigações, e 30% estejam acelerando seus planos para centralizar os relatórios estatutários, algumas podem não ter uma visão clara do que isso significa em cada área, como as obrigações se relacionam entre si e o que está em jogo quando não se cumpre.

A seguir, explicamos como a conformidade com relatórios estatutários funciona na prática, como são alguns dos principais requisitos e como as coisas mudam quando você opera em múltiplas jurisdições.

Destaques

• A conformidade estatutária abrange vários tipos de obrigação, incluindo declarações de empresas, impostos, relatórios financeiros, emprego e proteção de dados.

• Um padrão de falhas ou uma distorção relevante em múltiplos períodos pode gerar exposição substancial a penalidades e problemas de remediação.

• Normas contábeis, limites de auditoria, frequência de declaração fiscal e requisitos de relatórios de folha de pagamento variam de acordo com a jurisdição.

O que são relatórios estatutários?

Relatórios estatutários são a divulgação de dados empresariais para cumprir as obrigações legais impostas a uma empresa pelas leis das jurisdições onde ela opera. Embora frequentemente se refiram a informações financeiras, também podem incluir relatórios de funcionários ou folha de pagamento e requisitos específicos do setor.

Quais são os principais requisitos de relatórios estatutários para todas as empresas?

Os requisitos específicos dependem de onde uma empresa está constituída, onde opera e como está estruturada. Mas a maioria das empresas enfrenta um conjunto comum de responsabilidades.

Cadastro e declarações da empresa

Muitas jurisdições exigem que as empresas se registrem junto a uma autoridade governamental antes de iniciar as operações. Declarações contínuas, como declarações anuais, confirmações de status e alterações de diretores ou acionistas, mantêm o registro público preciso.

Declarações e pagamentos de impostos

Declarações de imposto corporativo, envios de imposto sobre a folha de pagamento e declarações de impostos indiretos (por exemplo, imposto sobre valor agregado [IVA], imposto sobre vendas) têm seus próprios prazos e penalidades por atraso. Nos EUA, as empresas geralmente apresentam declarações federais de imposto de renda no Formulário 1120, com vencimento no 15º dia do quarto mês após o encerramento do ano fiscal.

Requisitos de demonstrações financeiras

Os relatórios financeiros estatutários exigem que as empresas preparem, apresentem e, em alguns casos, publiquem demonstrações financeiras de acordo com as regras estabelecidas por reguladores, autoridades fiscais e registros de empresas. Muitas jurisdições exigem alguma combinação dos seguintes documentos principais:

• Demonstração de resultado (por exemplo, conta de lucro e prejuízo): registros de receita, despesas e lucro ou prejuízo líquido em um período definido. As autoridades fiscais podem usar isso para calcular o imposto de renda corporativo devido.

• Balanço patrimonial: um retrato dos ativos, passivos e patrimônio líquido em um determinado momento. Registros de empresas como o Companies House no Reino Unido exigem esse documento como parte das declarações anuais.

• Demonstração de fluxo de caixa: um documento que mostra como o caixa entrou e saiu da empresa nas atividades operacionais, de investimento e de financiamento. É exigido tanto pelas International Financial Reporting Standards (IFRS) quanto pelos US Generally Accepted Accounting Principles (US GAAP) para a maioria das entidades que reportam.

• Notas explicativas às demonstrações financeiras: divulgações que explicam políticas contábeis, estimativas relevantes e qualquer item material que não apareça diretamente nos números principais.

As normas que regem a elaboração dessas demonstrações dependem da sua jurisdição e de se sua empresa é listada em bolsa. As IFRS se aplicam em mais de 140 países. O US GAAP rege os relatórios de empresas que operam sob a supervisão da Securities and Exchange Commission (SEC). Algumas empresas menores apresentam relatórios sob normas simplificadas ou locais, como o FRS 102 do Reino Unido, que se aplica a empresas que não se qualificam como microentidades, mas não são obrigadas a reportar sob as IFRS completas.

Obrigações trabalhistas e de folha de pagamento

Se você opera um sistema de folha de pagamento que retém imposto de renda e contribuições sociais, e emite contracheques, provavelmente precisará reportar os dados da folha de pagamento à autoridade competente. No Reino Unido, por exemplo, os empregadores enviam os dados da folha de pagamento à His Majesty's Revenue and Customs (HMRC), a autoridade fiscal do Reino Unido, sempre que pagam os funcionários, e não apenas no encerramento do ano.

Requisitos específicos do setor

Empresas de serviços financeiros, saúde, produção de alimentos e outros setores regulados podem enfrentar obrigações como licenciamento, relatórios e manutenção de registros, além dos requisitos básicos aplicáveis a todas as empresas.

Quais são os riscos de errar nos relatórios estatutários e na conformidade?

As consequências do não cumprimento podem aumentar com a gravidade e a duração da falha. Veja alguns exemplos específicos de penalidades.

Penalidades por atraso nas declarações

Perder os prazos de declaração gera multas que normalmente aumentam com o passar do tempo. Empresas de capital aberto frequentemente enfrentam penalidades mais elevadas.

Revisão regulatória por declarações incompletas

Apresentar demonstrações financeiras que não atendem aos padrões contábeis exigidos pode desencadear uma revisão regulatória. Distorções relevantes podem resultar em medidas de fiscalização, reapresentações e litígios de acionistas em empresas listadas em bolsa. Empresas privadas podem receber um parecer qualificado ou adverso, o que pode ter efeitos em cascata sobre credores e investidores.

Acesso restrito ao crédito

Bancos e credores normalmente exigem um histórico de conformidade sem irregularidades antes de conceder crédito. Lacunas nas declarações estatutárias ou demonstrações financeiras que não reconciliam com as declarações fiscais podem gerar escrutínio adicional durante pedidos de empréstimo.

Exposição na due diligence de investidores

Investidores encontrarão declarações estatutárias como parte do processo. Lacunas, imprecisões ou demonstrações financeiras que divergem do padrão contábil que sua empresa afirma seguir levantam questões sobre a qualidade da gestão que são difíceis de anular após aparecerem em um relatório de due diligence.

Risco de licença em setores regulados

Em serviços financeiros, saúde e outros setores regulados, falhas de conformidade, incluindo o não cumprimento do prazo para apresentar contas estatutárias, podem desencadear revisões ou suspensões de licenças que podem afetar a capacidade de operação da empresa.

Risco cumulativo ao longo do tempo

Uma única declaração perdida costuma ser corrigível. Um padrão de não conformidade ou uma distorção relevante em múltiplos períodos pode criar um problema de remediação muito mais difícil e uma exposição a penalidades muito maior.

Como avaliar suas obrigações específicas de relatórios estatutários e conformidade?

Determinar suas obrigações específicas de conformidade estatutária depende de onde sua empresa foi constituída e onde ela opera. Uma avaliação estruturada abrange estas quatro áreas.

Obrigações no nível da entidade

Determine os requisitos de declaração para sua estrutura jurídica na jurisdição de constituição, junto com os prazos e quem é responsável pelo cumprimento. Nos EUA, as obrigações de relatório variam por tipo de entidade: por exemplo, empresas tipo C, empresas tipo S e sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) têm requisitos federais de declaração diferentes, e empresas listadas em bolsa devem apresentar relatórios anuais (Formulário 10-K) e trimestrais (Formulário 10-Q) à SEC. Empresas com múltiplas entidades jurídicas, como subsidiárias, holdings e joint ventures, precisam mapear cada uma delas separadamente, inclusive se contas consolidadas são obrigatórias.

Obrigações fiscais por jurisdição

Saiba onde você está gerando receita tributável e onde tem funcionários ou presença física, pois ambos podem criar obrigações fiscais. Nos EUA, as regras de nexus no nível estadual determinam onde você deve imposto sobre vendas e imposto de renda corporativo. Essas regras variam bastante entre os estados e se expandiram desde a decisão da Suprema Corte em 2018 no caso South Dakota v. Wayfair. No Reino Unido, empresas registradas para IVA devem enviar declarações de IVA pelo sistema Making Tax Digital do HMRC. As regras para determinar o nexus fiscal variam por país e, nos EUA, por estado. Essa é uma lacuna de conformidade comum para empresas em crescimento que entram em novos mercados.

Conformidade empregatícia

Entenda como seus trabalhadores são classificados e certifique-se de que seus processos de folha de pagamento calculam e repassam os impostos corretamente. Nos EUA, os empregadores devem apresentar declarações trimestrais de imposto sobre a folha de pagamento (Formulário 941) ao Internal Revenue Service (IRS) e emitir W-2s anualmente. No Reino Unido, os dados da folha de pagamento devem ser enviados ao HMRC em ou antes de cada data de pagamento (com algumas exceções). A legislação trabalhista muda, e o que era conforme dois anos atrás pode não ser mais.

Requisitos de dados e específicos do setor

Se sua empresa processa dados pessoais, certifique-se de que suas políticas e controles técnicos estão alinhados com as leis de proteção de dados aplicáveis, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na Europa e o California Consumer Privacy Act (CCPA) na Califórnia. Confirme se você está em um setor regulado e, se estiver, garanta que suas licenças estão atualizadas e seus relatórios em dia.

Como a conformidade estatutária difere entre jurisdições?

É aqui que empresas em expansão internacional podem encontrar problemas. Veja alguns exemplos de onde as diferenças importam na prática.

Normas contábeis

Embora grande parte do mundo tenha adotado as IFRS para relatórios estatutários, os EUA exigem o GAAP para empresas domésticas. As duas estruturas compartilham muitas semelhanças, mas diferem na forma como tratam arrendamentos, reconhecimento de receitas e instrumentos financeiros. Uma empresa que opera em dois países não pode usar um único conjunto de contas para ambos.

Frequência de declaração de impostos

Declarações de IVA no Reino Unido geralmente são enviadas trimestralmente. Na França, muitas empresas declaram mensalmente. Na Alemanha, pequenas empresas podem declarar anualmente. Embora o imposto subjacente seja o mesmo, os prazos de declaração variam de acordo com o local em que é exigido.

Limites de auditoria

Os limites de tamanho para auditorias obrigatórias variam por país, e alguns setores exigem auditorias independentemente do porte.

Declaração de folha de pagamento

A declaração de folha de pagamento em tempo real, como o modelo do Reino Unido, ainda não é universal. Muitas jurisdições operam com modelos de reconciliação anuais ou trimestrais.

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• Fazer o cadastro para pagar impostos: Permita que a Stripe gerencie seus cadastros fiscais globais e aproveite um processo simplificado que pré-preenche os dados da aplicação, economizando tempo e facilitando a conformidade com as regulamentações locais.

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