Unter Compliance im Bereich der gesetzlichen Berichterstattung versteht man die gesetzlichen Verpflichtungen eines Unternehmens hinsichtlich der Weitergabe von Informationen an Behörden und Aufsichtsbehörden. Zwar wissen viele Unternehmen, dass sie diese Vorschriften einhalten müssen, und 30 % beschleunigen ihre Pläne zur Zentralisierung der gesetzlichen Berichterstattung, doch haben einige möglicherweise kein klares Bild davon, was dies in den einzelnen Bereichen genau bedeutet, wie die Verpflichtungen miteinander zusammenhängen und welche Folgen eine Nichteinhaltung nach sich zieht.

Im Folgenden erfahren Sie, wie die Einhaltung der gesetzlichen Meldepflichten in der Praxis funktioniert, wie einige zentrale Anforderungen aussehen und wie sich die Situation verändert, wenn Sie in mehreren Zuständigkeitsbereichen tätig sind.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften umfasst verschiedene Arten von Verpflichtungen, darunter Unternehmensmeldungen, Steuern, Finanzberichterstattung, Beschäftigung und Datenschutz.

• Wiederholte Verstöße oder wesentliche Falschangaben über mehrere Berichtszeiträume hinweg können erhebliche Strafen und Probleme bei der Sanierung nach sich ziehen.

• Rechnungslegungsstandards, Prüfungsschwellen, die Häufigkeit der Steuererklärungen und die Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung variieren je nach Zuständigkeitsbereich.

Was ist gesetzliche Berichterstattung?

Gesetzliche Berichterstattung ist die Offenlegung von Unternehmensdaten zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen, die einem Unternehmen durch die Gesetze der rechtlichen Zuständigkeitsbereiche auferlegt werden, in denen es tätig ist. Obwohl sich dies oft auf Finanzinformationen bezieht, kann es sich auch auf Mitarbeiter- oder Lohnberichte sowie branchenspezifische Anforderungen beziehen.

Was sind die zentralen gesetzlichen Meldepflichten für alle Unternehmen?

Die konkreten Anforderungen hängen davon ab, wo ein Unternehmen eingetragen ist, wo es tätig ist und wie es strukturiert ist. Die meisten Unternehmen haben jedoch mit einer Reihe gemeinsamer Verpflichtungen zu tun.

Unternehmensregistrierung und Einreichungen

In vielen Zuständigkeitsbereichen müssen sich Unternehmen vor Aufnahme ihrer Geschäftstätigkeit bei einer Behörde registrieren lassen. Laufende Einreichungen wie Jahresberichte, Bestätigungserklärungen und Änderungen bei Führungskräften oder Gesellschafterinnen und Gesellschaftern sorgen dafür, dass die öffentlichen Register korrekt bleiben.

Steuererklärungen und -zahlungen

Unternehmenssteuererklärungen, Lohnsteuererklärungen und Erklärungen zu indirekten Steuern (z. B. Umsatzsteuer [USt.], Sales Tax) sind jeweils mit eigenen Fristen und Strafen bei verspäteter Einreichung verbunden. In den USA reichen Unternehmen ihre Bundessteuererklärungen in der Regel auf dem Formular 1120 ein, das am 15. Tag des vierten Monats nach Ablauf des Steuerjahres fällig ist.

Anforderungen an den Jahresabschluss

Die gesetzliche Rechnungslegung verpflichtet Unternehmen dazu, Jahresabschlüsse gemäß den von Aufsichtsbehörden, Steuerbehörden und Handelsregistern festgelegten Vorschriften zu erstellen, einzureichen und in manchen Fällen zu veröffentlichen. In vielen Zuständigkeitsbereichen ist eine Kombination der folgenden Kerndokumente vorgeschrieben:

• Gewinn- und Verlustrechnung (z. B. Gewinn- und Verlustrechnung): Aufzeichnungen über Umsatzerlöse, Aufwendungen und den Nettogewinn oder -verlust über einen bestimmten Zeitraum. Steuerbehörden können diese zur Ermittlung der Körperschaftsteuerpflicht heranziehen.

• Bilanz: Eine Momentaufnahme der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals zu einem bestimmten Zeitpunkt. Handelsregister wie Companies House im Vereinigten Königreich verlangen diese als Teil der jährlichen Einreichungen.

• Kapitalflussrechnung: Ein Dokument, das zeigt, wie Geld im Rahmen von Betriebs-, Investitions- und Finanzierungstätigkeiten in das Unternehmen floss und aus diesem abfloss. Sie ist sowohl nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) als auch nach den US Generally Accepted Accounting Principles (US GAAP) für die meisten berichtenden Unternehmen vorgeschrieben.

• Anhang zum Jahresabschluss: Angaben, die Erläuterungen zu den Rechnungslegungsgrundsätzen, wesentlichen Schätzungen und allen wesentlichen Sachverhalten enthalten, die nicht direkt in den Kennzahlen erscheinen.

Die Standards für die Erstellung dieser Abschlüsse hängen von Ihrem Zuständigkeitsbereich ab und davon, ob Ihr Unternehmen börsennotiert ist. Die IFRS gelten in über 140 Ländern. Die US-GAAP regeln die Berichterstattung für Unternehmen, die unter der Aufsicht der Securities and Exchange Commission (SEC) stehen. Einige kleinere Unternehmen legen ihre Abschlüsse nach vereinfachten oder lokalen Standards vor, wie beispielsweise dem britischen FRS 102, der für Unternehmen gilt, die nicht als Kleinstunternehmen gelten, aber nicht zur Berichterstattung nach den vollständigen IFRS verpflichtet sind.

Verpflichtungen in Bezug auf Beschäftigung und Lohnabrechnung

Wenn Sie ein Lohnabrechnungssystem betreiben, das Einkommensteuer und Sozialabgaben einbehält, und Sie Lohnabrechnungen ausstellen, müssen Sie wahrscheinlich Lohn- und Gehaltsdaten an die zuständige Behörde melden. Im Vereinigten Königreich beispielsweise übermitteln Arbeitgeber/innen Lohn- und Gehaltsdaten an die britische Steuerbehörde His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) bei jeder Lohnzahlung an ihre Mitarbeitenden und nicht erst am Jahresende.

Branchenspezifische Anforderungen

Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Lebensmittelproduktion und anderen regulierten Branchen können zusätzlich zu den für alle Unternehmen geltenden Grundanforderungen Verpflichtungen wie Lizenzierung, Berichterstattung und Aufbewahrung von Unterlagen unterliegen.

Welche Risiken bestehen bei der Nichteinhaltung gesetzlicher Melde- und Compliance-Vorschriften?

Die Folgen der Nichteinhaltung können mit der Schwere und Dauer des Verstoßes zunehmen. Nachfolgend finden Sie einige konkrete Beispiele für Sanktionen.

Strafen für verspätete Einreichungen

Das Versäumen von Einreichungsfristen führt zu Geldbußen, die in der Regel mit zunehmender Dauer steigen. Börsennotierte Unternehmen müssen oft mit höheren Strafen rechnen.

Behördliche Überprüfung bei unvollständigen Einreichungen

Die Einreichung von Jahresabschlüssen, die nicht den vorgeschriebenen Rechnungslegungsstandards entsprechen, kann eine behördliche Überprüfung nach sich ziehen. Wesentliche Falschangaben können bei börsennotierten Unternehmen zu Durchsetzungsmaßnahmen, Korrekturen und Rechtsstreitigkeiten mit Aktionären führen. Privatunternehmen erhalten möglicherweise einen eingeschränkten oder negativen Bestätigungsvermerk, was sich wiederum auf Kreditgeber/innen sowie Investorinnen und Investoren auswirken kann.

Eingeschränkter Zugang zu Krediten

Banken und Kreditgeber/innen verlangen in der Regel eine einwandfreie Compliance-Bilanz, bevor sie Kredite gewähren. Lücken in den gesetzlich vorgeschriebenen Einreichungen oder Jahresabschlüsse, die nicht mit den Steuererklärungen übereinstimmen, können bei Kreditanträgen zu einer zusätzlichen Prüfung führen.

Risiko bei der Due-Diligence-Prüfung durch Investorinnen und Investoren

Investorinnen und Investoren betrachten gesetzlich vorgeschriebene Einreichungen als selbstverständlich. Lücken, Ungenauigkeiten oder Jahresabschlüsse, die von den Rechnungslegungsstandards abweichen, denen Ihr Unternehmen angeblich folgt, werfen Fragen zur Qualität der Unternehmensführung auf, die sich kaum widerlegen lassen, sobald sie in einem Due-Diligence-Bericht stehen.

Lizenzrisiko in regulierten Branchen

In der Finanzdienstleistungsbranche, im Gesundheitswesen und anderen regulierten Sektoren können Compliance-Verstöße, einschließlich der nicht fristgerechten Einreichung von gesetzlich vorgeschriebenen Abschlüssen, zu einer Überprüfung oder Aussetzung der Lizenz führen, was die Betriebsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen könnte.

Risikoüberlagerung im Laufe der Zeit

Eine einzelne versäumte Einreichung lässt sich oft beheben. Ein Muster von Verstößen oder wesentliche Falschangaben über mehrere Zeiträume hinweg könnten jedoch zu einem viel schwerwiegenderen Problem bei der Sanierung und einem deutlich höheren Strafrisiko führen.

Wie beurteilen Sie Ihre spezifischen gesetzlichen Melde- und Compliance-Verpflichtungen?

Die Bestimmung Ihrer spezifischen gesetzlichen Compliance-Verpflichtungen hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen gegründet wurde und wo es tätig ist. Eine strukturierte Bewertung deckt diese vier Bereiche ab.

Verpflichtungen auf Unternehmensebene

Ermitteln Sie die Meldepflichten für Ihre Rechtsform im Zuständigkeitsbereich, in dem Ihr Unternehmen gegründet wurde, sowie die Fristen und die dafür verantwortlichen Personen. In den USA variieren die Meldepflichten je nach Unternehmensform: So gelten beispielsweise für C-Corporations, S-Corporations und Limited Liability Companies (LLCs) jeweils unterschiedliche bundesstaatliche Meldepflichten, und börsennotierte Unternehmen müssen Jahresberichte (Formular 10-K) und Quartalsberichte (Formular 10-Q) bei der SEC einreichen. Unternehmen mit mehreren juristischen Personen, wie Tochtergesellschaften, Holdinggesellschaften und Joint Ventures, müssen jede dieser Einheiten separat erfassen, einschließlich der Frage, ob ein Konzernabschluss erforderlich ist.

Steuerpflichten nach Zuständigkeitsbereich

Ermitteln Sie, wo Sie steuerpflichtige Einnahmen erzielen und wo Sie Mitarbeitende oder eine physische Präsenz haben, da beides zu Steuerpflichten führen kann. In den USA bestimmen die Nexus-Regeln auf Bundesstaatenebene, wo Sie Sales Tax und Körperschaftssteuer schulden. Diese Regeln variieren stark von Bundesstaat zu Bundesstaat und haben sich seit der Entscheidung des Obersten Gerichtshofs von 2018 in der Rechtssache South Dakota v. Wayfair ausgeweitet. Im Vereinigten Königreich müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ihre Umsatzsteuererklärungen über das „Making Tax Digital“-System der HMRC einreichen. Die Regeln zur Bestimmung des Steuernexus variieren je nach Land und in den USA je nach Bundesstaat. Dies ist eine häufige Compliance-Lücke für wachsende Unternehmen, die neue Märkte erschließen.

Compliance im Bereich Beschäftigung

Machen Sie sich klar, wie Ihre Mitarbeitenden eingestuft sind, und stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnabrechnungsprozesse Steuern korrekt berechnen und abführen. In den USA müssen Arbeitgeber/innen vierteljährliche Lohnsteuererklärungen (Formular 941) beim Internal Revenue Service (IRS) einreichen und jährlich W-2-Formulare ausstellen. Im Vereinigten Königreich müssen Lohndaten (mit einigen Ausnahmen) spätestens am jeweiligen Zahltag an die HMRC übermittelt werden. Das Arbeitsrecht ändert sich, und was vor zwei Jahren noch konform war, ist es heute möglicherweise nicht mehr.

Daten- und branchenspezifische Anforderungen

Wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet, stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien und technischen Kontrollen den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen, wie beispielsweise der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa und dem California Consumer Privacy Act (CCPA) in Kalifornien. Prüfen Sie, ob Sie in einer regulierten Branche tätig sind, und stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Ihre Lizenzen gültig und Ihre Berichterstattung auf dem neuesten Stand sind.

Wie unterscheiden sich die gesetzliche Compliance-Anforderungen in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen?

Hier können Unternehmen, die international expandieren auf Schwierigkeiten stoßen. Die folgenden Beispiele zeigen, wo sich die Unterschiede in der Praxis auswirken.

Rechnungslegungsstandards

Während ein Großteil der Welt die IFRS für die gesetzliche Berichterstattung übernommen hat, verlangt die USA für inländische Unternehmen die Anwendung der GAAP. Die beiden Rahmenwerke weisen viele Gemeinsamkeiten auf, unterscheiden sich jedoch in der Behandlung von Leasingverhältnissen, der Revenue Recognition und Finanzinstrumenten. Ein Unternehmen, das in zwei Ländern tätig ist, kann nicht für beide Länder ein und denselben Abschluss verwenden.

Häufigkeit der Einreichung von Steuererklärungen

Umsatzsteuererklärungen werden im Vereinigten Königreich in der Regel vierteljährlich eingereicht. In Frankreich reichen viele Unternehmen monatliche Erklärungen ein. In Deutschland können kleine Unternehmen jährlich eine Erklärung einreichen. Auch wenn die zugrunde liegende Steuer dieselbe ist, unterscheiden sich die Meldefristen je nachdem, wo Sie zur Abgabe verpflichtet sind.

Prüfungsschwellen

Die Größenschwellen für obligatorische Prüfungen variieren je nach Land, und in einigen Branchen sind Prüfungen unabhängig von der Größe vorgeschrieben.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung in Echtzeit, wie sie im Vereinigten Königreich üblich ist, ist noch nicht überall verbreitet. Viele Zuständigkeitsbereiche arbeiten stattdessen mit jährlichen oder vierteljährlichen Abgleichsmodellen.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie in wenigen Sekunden die Steuereinziehung in einem neuen Staat oder Land. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.