La conformité en matière de déclarations réglementaires désigne les obligations juridiques des entreprises concernant la communication d’informations aux pouvoirs publics et aux autorités de réglementation. Si de nombreuses entreprises savent qu’elles doivent s’y conformer, et que 30 % d’entre elles accélèrent leurs projets de centralisation des déclarations réglementaires, certaines n’ont peut-être pas une vision claire de ce que cela implique exactement dans chaque domaine, de la manière dont ces obligations s’articulent entre elles, ni des enjeux liés à la non-conformité.

Vous trouverez dans ce document des explications sur le fonctionnement concret de la conformité aux obligations réglementaires en matière de déclaration, sur certaines exigences fondamentales, ainsi que sur les implications lorsque votre activité s’étend à plusieurs territoires.

Points clés

• La conformité réglementaire couvre divers types d’obligations, notamment les déclarations d’entreprise, la fiscalité, l’information financière, le droit du travail et la protection des données.

• Une série d’échecs ou une inexactitude significative sur plusieurs exercices peut entraîner des risques de sanctions importantes et poser des problèmes de rectification.

• Les normes comptables, les seuils d’audit, la fréquence des déclarations fiscales et les obligations en matière de déclaration des salaires varient d’un territoire à l’autre.

Qu’est-ce que la déclaration réglementaire?

La déclaration réglementaire consiste à communiquer des données d’entreprise pour respecter les obligations juridiques imposées à une entreprise par la législation des territoires dans lesquels elle exerce ses activités. Bien qu’elle concerne souvent des informations financières, elle peut également porter sur des rapports relatifs au personnel ou à la paie, ainsi que sur des exigences précises à certains secteurs.

Quelles sont les principales obligations réglementaires en matière de déclaration pour toutes les entreprises?

Les exigences précises dépendent du lieu d’enregistrement de l’entreprise, de son lieu d’activité et de sa structure. Cependant, la plupart des entreprises sont soumises à un ensemble de responsabilités communes.

Inscription et déclarations de l’entreprise

De nombreux territoires exigent que les entreprises s’enregistrent auprès d’une autorité publique avant de commencer leurs activités. Les déclarations régulières, comme les rapports annuels, les déclarations de confirmation et les changements concernant les dirigeants ou les actionnaires, permettent de garantir l’exactitude des registres publics.

Déclarations d’impôt et paiements

Les déclarations d’impôt sur les entreprises, les déclarations de charges sociales et les déclarations de taxes indirectes (par exemple, la taxe sur la valeur ajoutée [TVA] et la taxe de vente) sont toutes soumises à des délais précis et à des pénalités en cas de retard. Aux États-Unis, les entreprises déposent généralement leur déclaration d’impôt fédéral sur le revenu au moyen du formulaire 1120, dont la date limite de dépôt est fixée au 15e jour du quatrième mois suivant la fin de l’exercice fiscal.

Exigences relatives aux états financiers

La réglementation en matière des rapports financiers impose aux entreprises d’établir, de déposer et, parfois, de publier des états financiers conformément aux règles fixées par les autorités de régulation, les autorités fiscales et les registres du commerce. De nombreux territoires exigent une combinaison des documents fondamentaux suivants :

• Compte de résultat (par exemple, compte de profits et pertes) : document qui présente les produits, les charges et le résultat net sur une période donnée. Les autorités fiscales peuvent s’en servir pour déterminer le montant de l’impôt sur les entreprises dû.

• Bilan : un aperçu des actifs, du passif et des capitaux propres à un moment donné. Les registres du commerce, comme Companies House au Royaume-Uni, exigent ce document dans le cadre des déclarations annuelles.

• Tableau des flux de trésorerie : document présentant les entrées et les sorties de trésorerie de l’entreprise au titre des activités d’exploitation, d’investissement et de financement. Il est obligatoire, tant selon les Normes internationales d’information financière (IFRS) que selon les principes comptables généralement admis aux États-Unis (US GAAP), pour la plupart des entités tenues de publier leurs comptes.

• Notes annexes aux états financiers : informations expliquant les méthodes comptables, les estimations importantes et tout élément significatif qui ne s’affiche pas directement dans les chiffres clés.

Les normes régissant la préparation de ces états financiers dépendent de votre territoire et du statut de cotation en bourse de votre entreprise. Les normes IFRS s’appliquent dans plus de 140 pays. Les normes US GAAP régissent la communication d’informations pour les entreprises soumises à la surveillance de la Securities and Exchange Commission (SEC). Certaines petites entreprises établissent leurs états financiers selon des normes simplifiées ou locales, comme la norme britannique FRS 102, qui s’applique aux entreprises qui ne sont pas considérées comme des micro-entités mais qui ne sont pas tenues de respecter l’ensemble des normes IFRS.

Obligations en matière d’emploi et de paie

Si vous utilisez un système de paie qui prélève l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales, et que vous émettez des bulletins de paie, vous devrez probablement déclarer ces données à l’administration compétente. Au Royaume-Uni, par exemple, les employeurs transmettent les données de paie à l’administration fiscale britannique (His Majesty’s Revenue and Customs, HMRC) à chaque versement de salaire, et non pas seulement en fin d’année.

Exigences précises au secteur

Les entreprises des secteurs des services financiers, de la santé, de l’agroalimentaire et d’autres secteurs réglementés peuvent être soumises à des obligations comme l’obtention de licences, la déclaration d’informations et la tenue de registres, en plus des exigences de base qui s’appliquent à toutes les entreprises.

Quels sont les risques liés à un manquement aux obligations juridiques en matière de déclaration et de conformité?

Les conséquences d’un manquement peuvent s’aggraver en fonction de la gravité et de la durée de celui-ci. Voici quelques exemples concrets de sanctions.

Sanctions en cas de déclaration tardive

Le non-respect des délais de déclaration entraîne des amendes qui augmentent généralement avec le temps. Les entreprises cotées en bourse sont souvent soumises à des sanctions plus lourdes.

Examen réglementaire des déclarations incomplètes

La publication de comptes annuels non conformes aux normes comptables en vigueur peut donner lieu à un contrôle réglementaire. Des inexactitudes significatives peuvent entraîner des mesures coercitives, des rectifications des comptes et des poursuites judiciaires intentées par les actionnaires pour les entreprises cotées en bourse. Les entreprises non cotées peuvent se voir attribuer une opinion avec réserve ou défavorable, ce qui peut avoir des répercussions sur les prêteurs et les investisseurs.

Accès limité au crédit

Les banques et les prêteurs exigent généralement un historique irréprochable en matière de conformité avant d’accorder un crédit. Des lacunes dans les déclarations réglementaires ou des états financiers qui ne concordent pas avec les déclarations fiscales peuvent donner lieu à un examen plus approfondi lors des demandes de prêt.

Risques liés à la vérification préalable des investisseurs

Les investisseurs s’attendent naturellement à consulter les documents réglementaires. Les lacunes, les inexactitudes ou les états financiers qui s’écartent des normes comptables que votre entreprise prétend respecter soulèvent des questions quant à la qualité de la gestion, questions qu’il est difficile de dissiper une fois qu’elles ont été soulevées dans un rapport de vérification préalable.

Risques liés aux licences dans les secteurs réglementés

Dans les services financiers, le secteur de la santé et d’autres secteurs réglementés, les manquements aux obligations réglementaires, notamment le non-respect des délais de dépôt des comptes annuels, peuvent entraîner un réexamen ou une suspension des licences, ce qui pourrait compromettre la capacité de l’entreprise à exercer ses activités.

Accumulation des risques au fil du temps

Un simple oubli dans la déclaration peut souvent être corrigé. En revanche, un manquement récurrent ou une inexactitude significative sur plusieurs exercices peut entraîner des difficultés bien plus importantes à résoudre et exposer l’entreprise à des sanctions bien plus lourdes.

Comment évaluez-vous vos obligations précises en matière de déclarations réglementaires et de conformité?

La détermination de vos obligations réglementaires précises dépend du lieu où votre entreprise a été constituée et de celui où elle exerce ses activités. Une évaluation structurée porte sur ces quatre domaines.

Obligations au niveau de l’entité

Déterminez les obligations déclaratives applicables à votre structure juridique dans votre territoire d’enregistrement, ainsi que les délais à respecter et les personnes chargées de s’y conformer. Aux États-Unis, les obligations déclaratives varient selon le type d’entité : par exemple, les entreprises de type C, les entreprises de type S et les entreprises à responsabilité limitée (LLC) sont soumises à des obligations déclaratives fédérales distinctes, tandis que les entreprises cotées en bourse doivent déposer des rapports annuels (formulaire 10-K) et trimestriels (formulaire 10-Q) auprès de la SEC. Les entreprises comportant plusieurs entités juridiques, comme des filiales, des entreprises holding et des coentreprises, doivent les répertorier séparément, en précisant notamment si des comptes consolidés sont requis.

Obligations fiscales par territoire

Sachez où vous générez des revenus imposables et où vous avez des employés ou une présence physique, car ces deux éléments peuvent entraîner des obligations fiscales. Aux États-Unis, les règles relatives au nexus au niveau des États déterminent où vous devez payer la taxe de vente et l’impôt sur les entreprises. Ces règles varient considérablement d’un État à l’autre et ont été élargies depuis l’arrêt rendu en 2018 par la Cour suprême dans l’affaire South Dakota v. Wayfair. Au Royaume-Uni, les entreprises assujetties à la TVA doivent déposer leurs déclarations de TVA par l’entremise du système « Making Tax Digital » du HMRC. Les règles permettant de déterminer le lien fiscal varient selon les pays et aux États-Unis, selon les États. Il s’agit d’une lacune courante en matière de conformité pour les entreprises en croissance qui pénètrent de nouveaux marchés.

Conformité en matière d’emploi

Assurez-vous de bien comprendre la classification de vos salariés et vérifiez que vos processus de paie calculent et versent correctement les impôts. Aux États-Unis, les employeurs doivent déposer des déclarations trimestrielles d’impôts sur les salaires (formulaire 941) auprès de l’Internal Revenue Service (IRS) et émettre des formulaires W-2 chaque année. Au Royaume-Uni, les données de paie doivent être transmises au HMRC au plus tard à chaque date de paie (à quelques exceptions près). Le droit du travail évolue, et ce qui était conforme il y a deux ans ne l’est peut-être plus aujourd’hui.

Données et exigences précises au secteur

Si votre entreprise traite des données à caractère personnel, assurez-vous que vos politiques et vos mesures techniques de contrôle sont conformes aux lois applicables en matière de protection des données, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe et la Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) en Californie. Vérifiez si vous exercez dans un secteur réglementé et, le cas échéant, assurez-vous que vos licences sont en règle et que vos déclarations sont à jour.

En quoi la conformité réglementaire varie-t-elle d’un territoire à l’autre?

C’est là que les entreprises qui se développent à l’international peuvent rencontrer des difficultés. Voici quelques exemples illustrant en quoi ces différences ont une incidence concrète.

Normes comptables

Alors qu’une grande partie du monde a adopté les normes IFRS pour l’établissement des comptes statutaires, les États-Unis exigent l’application des principes comptables généralement reconnus (GAAP) pour les entreprises nationales. Ces deux référentiels présentent de nombreuses similitudes, mais divergent quant au traitement des contrats de location, de la comptabilisation des revenus et des instruments financiers. Une entreprise opérant dans deux pays ne peut pas utiliser un seul et même jeu de comptes pour les deux.

Fréquence des déclarations fiscales

Au Royaume-Uni, les déclarations de TVA sont généralement déposées tous les trimestres. En France, de nombreuses entreprises les déposent tous les mois. En Allemagne, les petites entreprises peuvent les déposer une fois par an. Bien que l’impôt lui-même soit le même, les délais de déclaration varient en fonction du lieu où vous devez déposer votre déclaration.

Seuils d’audit

Les seuils de taille pour les audits obligatoires varient d’un pays à l’autre, et certains secteurs exigent des audits, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Déclaration de paie

Les déclarations de paie en temps réel, à l’instar du modèle britannique, ne sont toujours pas généralisées. De nombreux territoires ont plutôt recours à des modèles de rapprochement annuels ou trimestriels.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax réduit la complexité de la conformité fiscale afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous avertit lorsque vous dépassez un seuil d’inscription à une taxe de vente en fonction de vos transactions Stripe. De plus, il calcule et collecte automatiquement la taxe de vente, la TVA et la TPS sur les biens et services physiques et numériques, dans tous les États américains et dans plus de 100 pays.

Commencez à collecter des taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante, en cliquant sur un bouton dans le Dashboard ou en utilisant notre puissante API.

Stripe Tax peut vous aider à :

• *Comprendre où vous devez vous inscrire et collecter les taxes : * découvrez où vous devez percevoir les taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois enregistré, activez le recouvrement des taxes dans un nouvel état ou un nouveau pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir les taxes en ajoutant une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou en activant la perception des taxes d’un simple clic dans le Dashboard Stripe.

• *S’inscrire pour payer des taxes : * laissez Stripe gérer vos inscriptions fiscales à l’échelle mondiale et vous pouvez profiter d’une procédure simplifiée qui préremplit les détails de l’inscription, ce qui vous fait gagner du temps et simplifie la conformité avec les réglementations locales.

• Collecter automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant exact de taxe dû, quels que soient les produits que vous vendez et les pays dans lesquels vous les vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services et est à jour en ce qui concerne les règles fiscales et les modifications des taux.

• Faciliter vos déclarations : Stripe Tax s’intègre de manière transparente aux partenaires de déclaration pour que vos déclarations internationales soient exactes et effectuées dans les délais. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations pour que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

Apprenez-en plus sur Stripe Tax ou faites vos premiers pas dès aujourd’hui.