El cumplimiento de la normativa de presentación reglamentaria hace referencia a las obligaciones jurídicas de una empresa en relación con el intercambio de información con gobiernos y reguladores. Aunque muchas empresas saben que tienen que cumplir la normativa, y el 30 % están acelerando sus planes para centralizar la presentación reglamentaria, es posible que algunas no tengan una idea clara de lo que significa exactamente en cada ámbito, cómo interactúan las obligaciones y qué está en juego en caso de incumplimiento.

A continuación, te explicamos cómo funciona en la práctica el cumplimiento de la normativa de presentación reglamentaria, cuáles son algunos de los requisitos básicos y cómo cambian las cosas cuando operas en varias jurisdicciones.

Destacados

• El cumplimiento de la normativa estatutaria abarca múltiples tipos de obligaciones, incluidas la presentación de la empresa, los impuestos, la presentación de información financiera, el empleo y la protección de datos.

• Un patrón de fallos o una incorrección material a lo largo de múltiples períodos puede crear una exposición sustancial a sanciones y problemas de corrección.

• Las normas contables, los umbrales de auditoría, la frecuencia de presentación de impuestos y los requisitos de presentación de información sobre nóminas varían en cada jurisdicción.

Qué es la presentación reglamentaria

La presentación reglamentaria es la divulgación de datos de la empresa para cumplir las obligaciones jurídicas impuestas a una empresa por la legislación de las jurisdicciones donde opera. Aunque a menudo se refiere a información financiera, también puede referirse a informes de empleados o nóminas y requisitos específicos del sector.

Cuáles son los requisitos básicos de presentación reglamentaria para todas las empresas

Los requisitos concretos dependen de dónde se constituya una empresa, de dónde opere y de cómo esté estructurada. Pero la mayoría de las empresas se enfrentan a un conjunto de responsabilidades comunes.

Registro y presentaciones de la empresa

Muchas jurisdicciones exigen que las empresas se registren ante una autoridad gubernamental antes de operar. Las presentaciones continuas, como las declaraciones anuales, las declaraciones de confirmación y los cambios de directivos o accionistas, mantienen la precisión del registro público.

Presentaciones y pagos de impuestos

Las declaraciones del impuesto de sociedades, las presentaciones de impuestos de nóminas y las presentaciones de impuestos indirectos (p. ej., impuesto sobre el valor añadido [IVA], impuesto sobre las ventas) tienen sus propios plazos y sanciones por presentación tardía. En EE. UU., las empresas suelen presentar declaraciones de impuestos federales sobre la renta en el formulario 1120, que vence el día 15 del cuarto mes posterior a la finalización del ejercicio fiscal.

Requisitos de los estados financieros

La presentación estatutaria de informes financieros exige que las empresas preparen, presenten y, en ocasiones, publiquen estados financieros con arreglo a las normas establecidas por los reguladores, las autoridades fiscales y los registros mercantiles. Muchas jurisdicciones exigen alguna combinación de los siguientes documentos básicos:

• Cuenta de pérdidas y ganancias: Registros de ingresos, gastos y beneficios o pérdidas netos durante un período definido. Las autoridades fiscales podrían utilizarla para evaluar la responsabilidad del impuesto sobre sociedades.

• Balance general: Una instantánea de los activos, pasivos y patrimonio en un momento determinado. Registros de empresas como Companies House en el Reino Unido lo exigen como parte de las presentaciones anuales.

• Estado de flujos de efectivo: Un documento que muestra cómo entró y salió el efectivo de la empresa a través de las actividades de explotación, inversión y financiación. Es obligatorio en virtud de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y los Principios Contables Generalmente Aceptados de los Estados Unidos (US GAAP) para la mayoría de las entidades informantes.

• Notas a los estados financieros: Divulgaciones que explican las políticas contables, las estimaciones importantes y cualquier aspecto material que no aparezca directamente en las cifras principales.

Las normas que rigen cómo se preparan estas declaraciones dependen de tu jurisdicción y de si tu empresa cotiza en bolsa. Las NIIF se aplican en más de 140 países. Los US GAAP rigen la presentación de informes para las empresas que operan bajo la supervisión de la Securities and Exchange Commission (SEC). Algunas empresas más pequeñas presentan declaraciones con arreglo a normas simplificadas o locales como las FRS 102 del Reino Unido, que se aplican a empresas que no reúnen los requisitos de microentidades, pero que no están obligadas a presentar informes conforme a la versión íntegra de las NIIF.

Obligaciones laborales y de nóminas

Si manejas un sistema de nóminas que retiene el impuesto sobre la renta y las contribuciones sociales, y emites nóminas, probablemente tendrás que declarar los datos de nóminas a la autoridad correspondiente. En el Reino Unido, por ejemplo, los empresarios presentan los datos de nóminas a His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), la autoridad fiscal del Reino Unido, cada vez que pagan a los empleados, en lugar de hacerlo al final del año.

Requisitos específicos del sector

Las empresas de servicios financieros, sanidad, producción de alimentos y otros sectores regulados pueden enfrentarse a obligaciones como licencias, presentación de informes y mantenimiento de registros, además de los requisitos básicos que se aplican a todas las empresas.

Cuáles son los riesgos de equivocarse en la presentación reglamentaria y el cumplimiento de la normativa

Las consecuencias del incumplimiento pueden aumentar con la gravedad y la duración del fallo. Estos son algunos ejemplos concretos de sanciones.

Sanciones por presentaciones fuera de plazo

Incumplir los plazos de presentación supone multas que suelen aumentar a medida que pasa el tiempo. Las empresas públicas a menudo se enfrentan a sanciones más elevadas.

Revisión reglamentaria por presentaciones incompletas

La presentación de estados financieros que no cumplan las normas contables exigidas puede dar lugar a una revisión por parte de los reguladores. Las incorrecciones materiales pueden dar lugar a medidas de ejecución, actualizaciones y litigios de los accionistas para las empresas que cotizan en bolsa. Las empresas privadas pueden recibir una opinión con salvedades o desfavorable, lo que puede tener efectos posteriores sobre prestamistas e inversores.

Acceso restringido al crédito

Los bancos y los prestamistas suelen exigir historiales limpios de cumplimiento de la normativa antes de conceder un crédito. Las lagunas en las presentaciones estatutarias o los estados financieros que no se concilian con las declaraciones de impuestos pueden acarrear un escrutinio adicional durante las solicitudes de préstamos.

Exposición a la diligencia debida de los inversores

Los inversores buscarán las presentaciones estatutarias por sistema. Las lagunas, las inexactitudes o los estados financieros que divergen de la norma contable que tu empresa afirma seguir plantean dudas sobre la calidad de la gestión que son difíciles de revertir una vez que estén en un informe de diligencia debida.

Riesgo de licencia en sectores regulados

En los servicios financieros, la atención sanitaria y otros sectores regulados, los fallos de cumplimiento de la normativa, como no presentar las cuentas estatutarias a tiempo, pueden dar lugar a revisiones o suspensiones de licencias que podrían afectar a la capacidad de operar de la empresa.

Aumento del riesgo con el paso del tiempo

Una sola presentación omitida a menudo tiene solución. Un patrón de incumplimiento o una incorrección material en varios períodos podría crear un problema de corrección mucho más difícil y una exposición a sanciones mucho mayor.

Cómo evaluar tus obligaciones específicas de presentación reglamentaria y el cumplimiento de la normativa

La determinación de tus obligaciones específicas de cumplimiento de la normativa estatutaria depende de dónde se constituyera tu empresa y dónde opera. Una evaluación estructurada abarca estas cuatro áreas.

Obligaciones a nivel de entidad

Determina los requisitos de presentación de tu estructura jurídica en tu jurisdicción de constitución, junto con los plazos y quién es responsable de cumplirlos. En EE. UU., las obligaciones de presentación varían según el tipo de entidad: por ejemplo, las sociedades de tipo C, las sociedades de tipo S y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) tienen diferentes requisitos federales de presentación, y las empresas que cotizan en bolsa deben realizar la presentación de informes anuales (formulario 10-K) y trimestrales (formulario 10-Q) en la SEC. Las empresas con varias entidades jurídicas, como filiales, sociedades en cartera y empresas conjuntas (joint ventures), deben asignarlas por separado, incluido si se requieren cuentas consolidadas.

Obligaciones fiscales por jurisdicción

Conoce dónde estás generando ingresos gravables y dónde tienes empleados o una presencia física, ya que ambos pueden crear obligaciones fiscales. En EE. UU., las normas de nexo a nivel estatal determinan dónde debes el impuesto sobre las ventas y el impuesto de sociedades. Estas normas varían mucho de un estado a otro y se han ampliado desde la decisión del Tribunal Supremo de 2018 South Dakota v. Wayfair. En el Reino Unido, las empresas registradas a efectos del IVA deben realizar la presentación de las declaraciones del IVA a través del sistema Making Tax Digital de HMRC. Las normas para determinar el nexo fiscal varían según el país y, en EE. UU., según el estado. Se trata de una laguna de cumplimiento de la normativa habitual para las empresas en crecimiento que se introducen en nuevos mercados.

Cumplimiento de la normativa laboral

Entiende cómo se clasifican tus trabajadores y asegúrate de que tus procesos de nómina calculan y remiten los impuestos correctamente. En EE. UU., los empleadores deben presentar declaraciones de impuestos de nómina trimestrales (formulario 941) ante la agencia tributaria estadounidense (IRS) y emitir los formularios W-2 anualmente. En el Reino Unido, los datos de la nómina deben enviarse a la HMRC en cada fecha de pago o antes (con algunas excepciones). Los cambios en la legislación laboral y lo que cumplía la normativa hace dos años podrían no hacerlo ya.

Requisitos específicos del sector y de los datos

Si tu empresa procesa datos personales, asegúrate de que tus políticas y controles técnicos se ajustan a la legislación aplicable en materia de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa y la California Consumer Privacy Act (CCPA) en California. Confirma si te encuentras en un sector regulado y, si es así, asegúrate de que tus licencias están vigentes y tus presentaciones están actualizadas.

¿Cómo varía el cumplimiento de la normativa legal según la jurisdicción?

Aquí es donde las empresas en expansión internacional pueden encontrar dificultades. A continuación se presentan algunos ejemplos de dónde importan estas diferencias en la práctica.

Normas contables

Aunque gran parte del mundo haya adoptado las NIIF para los informes legales, EE. UU. exige las GAAP para las empresas nacionales. Ambos marcos comparten muchas similitudes, pero difieren en el tratamiento de los arrendamientos, el reconocimiento de ingresos y los instrumentos financieros. Una empresa que opere en dos países no puede utilizar un único conjunto de cuentas para ambos.

Frecuencia de presentación de impuestos

Las declaraciones del IVA en el Reino Unido se presentan, por lo general, de forma trimestral. En Francia, muchas empresas las presentan mensualmente. En Alemania, las pequeñas empresas pueden presentarlas anualmente. Aunque el impuesto subyacente sea el mismo, los plazos de declaración varían según el lugar donde estés obligado a presentarlas.

Umbrales de auditoría

Los umbrales de tamaño para las auditorías obligatorias varían según el país, y algunos sectores requieren auditorías independientemente del tamaño.

Declaración de nóminas

La declaración de nóminas en tiempo real, como el modelo del Reino Unido, no es todavía universal. Muchas jurisdicciones operan con modelos de conciliación anuales o trimestrales.

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