Naleving van de rapportagewetgeving verwijst naar de juridische verplichtingen van een onderneming rondom het delen van informatie met overheden en toezichthouders. Hoewel veel ondernemingen weten dat ze hieraan moeten voldoen, en 30% van de bedrijven hun plannen versnelt om de wettelijk verplichte rapportage te centraliseren, hebben sommige ondernemingen misschien geen duidelijk beeld van wat dat precies voor elk gebied betekent, hoe de verplichtingen op elkaar inwerken en wat er op het spel staat in geval van niet-naleving.

Hieronder leggen we uit hoe naleving van de rapportagewetgeving in de praktijk werkt, hoe enkele kernvereisten eruitzien en hoe de zaken veranderen wanneer je in meerdere regio's actief bent.

Hoogtepunten

• Wettelijke compliance omvat meerdere soorten verplichtingen, waaronder bedrijfsaangiften, belastingaangifte, financiële rapportage, werkgelegenheid en gegevensbescherming.

• Een patroon van fouten of een materiële onjuistheid over meerdere perioden kan een aanzienlijk risico op boetes en herstelproblemen opleveren.

• De boekhoudstandaarden, auditdrempels, frequentie van belastingaangiften en vereisten voor salarisadministratie verschillen per regio.

Wat is wettelijke rapportage?

Wettelijke rapportage is de openbaarmaking van bedrijfsgegevens om te voldoen aan de juridische verplichtingen die aan een onderneming worden opgelegd door de wetten van de regio's waarin deze actief is. Hoewel dit vaak betrekking heeft op financiële informatie, kan het ook betrekking hebben op werknemers- of salarisrapporten en sectorspecifieke vereisten.

Wat zijn de belangrijkste vereisten voor wettelijke rapportage voor alle ondernemingen?

De specifieke vereisten hangen af van waar een onderneming is opgericht, waar deze actief is en hoe deze opgebouwd is. Maar de meeste ondernemingen hebben een gemeenschappelijke reeks verantwoordelijkheden.

Bedrijfsregistratie en aangiften

In veel regio's moeten ondernemingen zich registreren bij een overheidsinstantie, voordat ze actief worden. Doorlopende aangiften, zoals jaarlijkse aangiften, bevestigingsverklaringen en wijzigingen van functionarissen of aandeelhouders, zorgen ervoor dat het openbare register accuraat blijft.

Belastingaangiften en -betalingen

Vennootschapsbelastingaangiften, loonbelastingaangiften en indirecte belastingaangiften (bijv. belasting toegevoegde waarde [btw], omzetbelasting) hebben elk hun eigen deadlines en boetes voor te late indiening. In de VS dienen bedrijven over het algemeen federale inkomstenbelastingaangiften in via Form 1120, dat moet worden ingediend op de 15e dag van de vierde maand na het einde van het belastingjaar.

Vereisten voor financiële overzichten

Wettelijke financiële rapportage vereist dat ondernemingen financiële overzichten opstellen, indienen en soms publiceren volgens regels die zijn opgesteld door toezichthouders, belastingautoriteiten en bedrijfsregisters. Veel regio's vereisen een combinatie van de volgende kerndocumenten:

• Resultatenrekening (bijv. winst-en-verliesrekening): registraties van inkomsten, uitgaven en nettowinst of -verlies over een bepaalde periode. Belastingautoriteiten kunnen dit gebruiken om de verplichting voor vennootschapsbelasting te beoordelen.

• Balans: een momentopname van activa, passiva en eigen vermogen op een bepaald moment. Bedrijfsregisters, zoals Companies House in het Verenigd Koninkrijk, vereisen dit als onderdeel van de jaarlijkse aangiften.

• Kasstroomoverzicht: een document dat laat zien hoe contant geld de onderneming in en uit is gegaan via bedrijfs-, investerings- en financieringsactiviteiten. Het is voor de meeste rapporterende entiteiten vereist onder zowel de International Financial Reporting Standards (IFRS) als de US Generally Accepted Accounting Principles (US GAAP).

• Toelichtingen op de financiële overzichten: openbaarmakingen die het boekhoudbeleid, substantiële inschattingen en al het materiële uitleggen dat niet direct in de hoofdcijfers vermeld staan.

De standaarden die bepalen hoe je deze overzichten opstelt, zijn afhankelijk van je regio en of je bedrijf beursgenoteerd is. IFRS is van toepassing in meer dan 140 landen. US GAAP regelt de rapportage voor bedrijven die opereren onder toezicht van de Securities and Exchange Commission (SEC). Sommige kleinere ondernemingen doen aangifte onder vereenvoudigde of lokale standaarden zoals de FRS 102 van het Verenigd Koninkrijk, die van toepassing is op bedrijven die niet in aanmerking komen als micro-entiteiten maar niet verplicht zijn om te rapporteren onder volledige IFRS.

Werkgelegenheids- en salarisverplichtingen

Als je een salarisadministratie bijhoudt waarbij inkomstenbelasting en sociale premies worden ingehouden en loonstroken worden uitgegeven, moet je waarschijnlijk salarisgegevens rapporteren aan de relevante autoriteit. In het Verenigd Koninkrijk dienen werkgevers bijvoorbeeld salarisgegevens in bij His Majesty's Revenue and Customs (HMRC), de belastingautoriteit van het Verenigd Koninkrijk, telkens wanneer ze werknemers betalen in plaats van pas aan het einde van het jaar.

Sectorspecifieke vereisten

Ondernemingen in de financiële dienstverlening, gezondheidszorg, voedselproductie en andere gereguleerde sectoren kunnen te maken krijgen met verplichtingen zoals licenties, rapportage en administratie, naast de basisvereisten die gelden voor alle bedrijven.

Wat zijn de risico's van onjuiste wettelijke rapportage en compliance?

De gevolgen van niet-naleving kunnen toenemen met de ernst en duur van de overtreding. Hier zijn enkele specifieke voorbeelden van boetes.

Boetes voor te late aangiften

Het missen van deadlines voor aangiften betekent boetes die doorgaans hoger worden naarmate er meer tijd verstrijkt. Beursgenoteerde bedrijven krijgen vaak te maken met hogere boetes.

Wettelijke controle voor onvolledige aangiften

Door financiële overzichten in te dienen die niet voldoen aan de vereiste boekhoudstandaard, kun je te maken krijgen met een controle door de toezichthouder. Bij beursgenoteerde bedrijven kunnen materiële onjuistheden leiden tot handhavingsmaatregelen, herzieningen en juridische procedures door aandeelhouders. Voor particuliere bedrijven kan een verklaring met voorbehoud of een afkeurende verklaring worden afgegeven. Dit kan nadelige gevolgen hebben met het oog op kredietverstrekkers en investeerders.

Beperkte toegang tot krediet

Banken en kredietverstrekkers vereisen doorgaans een schoon compliance-verleden, voordat ze krediet verlenen. Hiaten in wettelijke aangiften of financiële overzichten die niet stroken met belastingaangiften, kunnen leiden tot extra controle tijdens leningaanvragen.

Blootstelling aan due diligence van investeerders

Investeerders zullen uiteraard wettelijke aangiften willen zien. Hiaten, onnauwkeurigheden of financiële overzichten die afwijken van de boekhoudstandaard die jouw onderneming beweert te volgen, roepen vragen op over de managementkwaliteit die moeilijk ongedaan gemaakt kunnen worden zodra ze in een due diligence-rapport staan.

Licentierisico in gereguleerde sectoren

Op het gebied van financiële dienstverlening, in de gezondheidszorg en in andere gereguleerde sectoren kunnen compliancefouten, waaronder het niet op tijd indienen van wettelijke jaarrekeningen, leiden tot licentiebeoordelingen of schorsingen die van invloed kunnen zijn op het vermogen van jouw onderneming om zijn activiteiten uit te oefenen.

Opstapelend risico in de loop van de tijd

Eén gemiste aangifte is vaak op te lossen. Een patroon van niet-naleving of een materiële onjuistheid over meerdere perioden kan leiden tot een veel lastiger herstelprobleem en een veel groter risico op boetes.

Hoe kom je te weten wat jouw specifieke verplichtingen voor wettelijke rapportage en compliance zijn?

Bepalen wat je specifieke verplichtingen zijn ten aanzien van wettelijke compliance is afhankelijk van waar je onderneming is opgericht en waar deze actief is. Een gestructureerde beoordeling bestrijkt deze vier gebieden.

Verplichtingen op entiteitsniveau

Bepaal de aangiftevereisten voor je juridische structuur in de regio van oprichting, samen met de deadlines en wie verantwoordelijk is om hieraan te voldoen. In de VS variëren rapportageverplichtingen per entiteitstype: C-corporations, S-corporations en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) bijvoorbeeld moeten elk aan andere federale aangifteverplichtingen voldoen, en beursgenoteerde bedrijven moeten jaarlijkse (Form 10-K) en driemaandelijkse (Form 10-Q) rapporten indienen bij de SEC. Bedrijven met meerdere juridische entiteiten, zoals dochterondernemingen, holdings en joint ventures, moeten elk van deze afzonderlijk in kaart brengen, inclusief de vraag of geconsolideerde jaarrekeningen vereist zijn.

Belastingverplichtingen per regio

Je moet weten waar je belastbare inkomsten genereert, waar je werknemers hebt of waar je fysiek aanwezig bent, aangezien dit onderworpen kan zijn aan belastingverplichtingen. In de VS bepalen nexusregels op staatsniveau waar je omzetbelasting en vennootschapsbelasting verschuldigd bent. Deze regels verschillen sterk per staat en zijn uitgebreid sinds de beslissing van het Hooggerechtshof in de zaak South Dakota v. Wayfair uit 2018. In het Verenigd Koninkrijk moeten voor de btw geregistreerde ondernemingen btw-aangiften indienen via het Making Tax Digital-systeem van HMRC. De regels voor het bepalen van de belastingnexus verschillen per land en, in de VS, per staat. Dit is een veelvoorkomend complianceprobleem voor groeiende ondernemingen die nieuwe markten betreden.

Naleving van de arbeidswetgeving:

Je moet weten op welke wijze je werknemers geclassificeerd zijn en moet ervoor zorgen dat je salarisadministratie de belastingen correct berekent en afdraagt. In de VS moeten werkgevers elk kwartaal loonbelastingaangiften (Form 941) indienen bij de Internal Revenue Service (IRS) en jaarlijks W-2's uitgeven. In het Verenigd Koninkrijk moeten salarisgegevens op of vóór elke betaaldatum bij HMRC worden ingediend (met enkele uitzonderingen). Het arbeidsrecht is aan verandering onderhevig en wat twee jaar geleden nog aan de regels voldeed, doet dat nu misschien niet meer.

Gegevens- en sectorspecifieke vereisten

Als je onderneming persoonsgegevens verwerkt, moet je ervoor zorgen dat jouw beleid en technische maatregelen in overeenstemming zijn met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals de General Data Protection Regulation (AVG) in Europa en de California Consumer Privacy Act (CCPA) in Californië. Bevestig of je in een gereguleerde sector actief bent, en zo ja, zorg er dan voor dat je licenties actueel zijn en je rapportage up-to-date is.

Hoe verschilt wettelijke compliance per regio?

Dit is waar ondernemingen die internationaal uitbreiden mogelijk problemen ondervinden. Hier zijn een paar voorbeelden van waar de verschillen in de praktijk een rol spelen.

Boekhoudstandaarden:

Hoewel een groot deel van de wereld IFRS heeft ingevoerd voor wettelijke rapportage, is GAAP in de VS voor binnenlandse ondernemingen vereist. De twee rapportagekaders delen veel overeenkomsten, maar verschillen in de manier waarop ze omgaan met leaseovereenkomsten, omzetverantwoording en financiële instrumenten. Een onderneming die in twee landen actief is, kan niet één set accounts voor beide gebruiken.

Frequentie van belastingaangifte

Btw-aangiften in het Verenigd Koninkrijk worden doorgaans per kwartaal ingediend. In Frankrijk dienen veel ondernemingen maandelijks hun aangifte in. In Duitsland kunnen kleine ondernemingen jaarlijks aangifte doen. Hoewel de onderliggende belasting dezelfde is, verschillen de rapportagetermijnen afhankelijk van waar je verplicht bent aangifte te doen.

Auditdrempels

De omvangsdrempels voor verplichte audits verschillen per land, en sommige sectoren vereisen audits ongeacht de omvang.

Loonrapportage

Realtime loonrapportage, zoals het model van het Verenigd Koninkrijk, is nog niet universeel geïmplementeerd. Veel regio’s hanteren in plaats daarvan jaarlijkse of kwartaalmatige reconciliatiemodellen.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd bereken van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land inschakelen. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Stripe-dashboard belastinginning toe te voegen.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.