La conformità nei report statutari riguarda gli obblighi di legge di un'attività in merito alla condivisione delle informazioni con governi ed enti regolatori. Molte attività sanno di dover essere conformi e il 30% sta accelerando i propri piani per accentrare i report statutari, ma alcune potrebbero non avere un quadro chiaro di ciò che significa in ciascuna area, del modo in cui interagiscono gli obblighi e dei rischi in caso di mancata conformità.

Di seguito spieghiamo come funziona in pratica la conformità nella reportistica statutaria, come appaiono alcuni requisiti fondamentali e come cambia la situazione quando si opera in più giurisdizioni.

Punti salienti

• La conformità statutaria copre numerose tipologie di obblighi, tra cui dichiarazioni aziendali, imposte, rendiconti finanziari, lavoro e protezione dei dati.

• Una serie di inadempienze, o un errore sostanziale in più periodi può comportare una significativa esposizione a sanzioni e problemi relativi alle correzioni.

• Principi contabili, soglie di revisione, frequenza delle dichiarazioni fiscali e requisiti di rendicontazione delle paghe variano da una giurisdizione all'altra.

Che cosa sono i report statutari

I report statutari consistono nella divulgazione di dati aziendali in adempimento agli obblighi di legge imposti alle attività dalle leggi delle giurisdizioni in cui opera. Pur riferendosi spesso a informazioni finanziarie, possono anche riguardare i rapporti con i dipendenti a libro paga e specifici requisiti del settore.

Requisiti di reportistica statutaria fondamentali per tutte le attività

I requisiti specifici dipendono dal luogo in cui un'attività è stata costituita, dal luogo in cui opera e da come è strutturata. Tuttavia, la maggior parte delle attività deve far fronte a una serie comune di responsabilità.

Registrazione aziendale e dichiarazioni

Molte giurisdizioni richiedono alle attività di registrarsi presso un'autorità governativa prima di poter operare. Le dichiarazioni continuative, come le relazioni annuali, le dichiarazioni di conferma e le modifiche di dirigenti o azionisti, mantengono aggiornato il registro pubblico.

Dichiarazioni fiscali e versamenti

Le dichiarazioni dei redditi delle società, le dichiarazioni delle imposte sul lavoro e le dichiarazioni delle imposte indirette (ad esempio, imposta sul valore aggiunto [IVA] e imposta sulle vendite) hanno ciascuna scadenze proprie e relative sanzioni per la presentazione tardiva. Negli Stati Uniti, le società presentano generalmente la dichiarazione dei redditi federale sul Modulo 1120, con scadenza il 15° giorno del quarto mese successivo alla fine dell'anno fiscale.

Requisiti di rendicontazione finanziaria

La rendicontazione finanziaria statutaria richiede alle attività di preparare, presentare e a volte pubblicare i bilanci secondo le regole stabilite da enti regolatori, autorità fiscali e registri delle imprese. Molte giurisdizioni richiedono una combinazione dei seguenti documenti di base:

• Conto economico (ad esempio, conto profitti e perdite): registrazioni di ricavi, spese e utile o disavanzo netto in un periodo definito. Le autorità fiscali potrebbero utilizzarlo per calcolare l'imposta sul reddito della società.

• Stato patrimoniale: istantanea delle attività, delle passività e del patrimonio netto in un dato momento. I registri delle imprese come Companies House nel Regno Unito richiedono questo documento nell'ambito delle dichiarazioni annuali.

• Rendiconto finanziario: documento che mostra come la liquidità è entrata e uscita dall'attività con le attività operative, di investimento e di finanziamento. Per la maggior parte degli enti tenuti alla rendicontazione, è richiesto sia dagli International Financial Reporting Standards (IFRS), sia dai Generally Accepted Accounting Principles degli USA (US GAAP).

• Note esplicative: informative che spiegano i principi contabili, le stime significative e tutto ciò che è rilevante ma non appare direttamente con i dati principali.

I principi che regolano la preparazione di questi documenti dipendono dalla giurisdizione e dall'eventuale quotazione in borsa dell'azienda. L'IFRS si applica in oltre 140 Paesi. Gli US GAAP regolano la rendicontazione per le aziende che operano sotto la supervisione della Securities and Exchange Commission (SEC). Alcune aziende più piccole presentano i bilanci secondo principi semplificati o locali, come gli FRS 102 del Regno Unito, applicabili alle aziende che non si qualificano come micro-entità ma non sono tenute a rendicontare in base agli IFRS completi.

Obblighi in materia di lavoro e paghe

Se gestisci un sistema di paghe che trattiene l'imposta sul reddito e i contributi previdenziali, ed emette le buste paga, probabilmente dovrai segnalare i dati delle paghe all'autorità competente. Nel Regno Unito, ad esempio, i datori di lavoro inviano i dati delle paghe a His Majesty's Revenue and Customs (HMRC), l'autorità fiscale del Regno Unito, ogni volta che pagano i dipendenti, anziché alla fine dell'anno.

Requisiti specifici del settore

Le attività nel campo dei servizi finanziari, della sanità, della produzione alimentare e di altri settori regolamentati potrebbero dover adempiere a obblighi come licenze, reportistica e tenuta dei registri, in aggiunta ai requisiti di base validi per tutte le aziende.

Rischi del mancato rispetto degli obblighi sui report statutari e della conformità

Le conseguenze della mancata conformità possono aumentare in base alla gravità e alla durata dell'inadempienza. Ecco alcuni esempi specifici di sanzioni.

Sanzioni per dichiarazioni tardive

Il mancato rispetto delle scadenze delle dichiarazioni comporta multe che in genere aumentano con il passare del tempo. Le società quotate in borsa subiscono spesso le sanzioni più pesanti.

Revisioni in base alla normativa per dichiarazioni incomplete

La presentazione di bilanci non conformi al principio contabile richiesto può avviare una revisione in base alla normativa. Gli errori sostanziali possono comportare azioni obbligatorie, rettifiche e azioni legali da parte degli azionisti per le società quotate in borsa. Le società private potrebbero ricevere un giudizio con riserva o un giudizio negativo, con effetti a cascata su istituti di credito e investitori.

Accesso limitato al credito

Banche e istituti di credito richiedono in genere, prima di concedere una linea di credito, una documentazione impeccabile riguardo alla conformità. Lacune nelle dichiarazioni statutarie o bilanci che non si riconciliano con le dichiarazioni fiscali possono comportare maggiori approfondimenti a fronte delle richieste di prestiti.

Esposizione alla due diligence degli investitori

Gli investitori esaminano le dichiarazioni statutarie secondo la prassi. Lacune, imprecisioni o bilanci che si discostano dal principio contabile che la tua attività dichiara di seguire sollevano interrogativi sulla qualità della gestione, difficili da correggere una volta inclusi in un report di due diligence.

Rischio per le licenze nei settori regolamentati

Nei servizi finanziari, nella sanità e in altri settori regolamentati, le inadempienze in materia di conformità, inclusa la mancata presentazione tempestiva dei bilanci statutari, possono avviare revisioni o sospensioni delle licenze, che potrebbero compromettere la capacità operativa dell'attività.

Rischi accumulati nel tempo

Una singola dichiarazione mancata è spesso rimediabile. Una serie di inadempienze o un errore sostanziale in più periodi potrebbe creare un problema di risanamento molto più complesso e un'esposizione molto maggiore alle sanzioni.

Come valutare gli obblighi specifici per i report statutari e la conformità

La determinazione dei particolari obblighi di conformità statutaria dipende dal luogo in cui è stata costituita la tua attività e da dove opera. Una valutazione strutturata riguarda queste quattro aree.

Obblighi a livello di entità

Determina i requisiti delle dichiarazioni della tua struttura giuridica nella giurisdizione di costituzione, insieme alle scadenze e a chi è responsabile del loro rispetto. Negli Stati Uniti, gli obblighi di rendicontazione variano in base al tipo di entità: ad esempio, le C corporation, le S corporation e le società a responsabilità limitata (LLC) hanno ciascuna diversi requisiti per le dichiarazioni federali, mentre le società quotate in borsa devono presentare relazioni annuali (Modulo 10-K) o trimestrali (Modulo 10-Q) alla SEC. Le aziende con più entità giuridiche, come filiali, holding e joint venture, devono mappare separatamente ciascuna di esse, verificando anche l'eventuale richiesta di conti consolidati.

Obblighi fiscali per giurisdizione

Tieni traccia dei luoghi dove generi ricavi imponibili e dove hai dipendenti o una presenza fisica, poiché entrambi possono creare obblighi fiscali. Negli Stati Uniti, le regole del nesso a livello dello stato determinano dove sei tenuto a versare l'imposta sulle vendite e l'imposta sul reddito delle società. Queste regole variano notevolmente da stato a stato e sono state ampliate dopo la decisione della Corte Suprema del 2018 sul caso South Dakota contro Wayfair. Nel Regno Unito, le aziende registrate ai fini IVA devono presentare le dichiarazioni IVA attraverso il sistema Making Tax Digital di HMRC. Le regole per determinare il nesso fiscale variano secondo il Paese e, negli Stati Uniti, secondo lo stato. Questa è una lacuna comune nelle conformità per le attività in crescita che stanno entrando in nuovi mercati.

Conformità in materia di lavoro

Verifica come sono classificati i tuoi lavoratori e assicurati che le procedure delle paghe calcolino e effettuino correttamente le rimesse fiscali. Negli Stati Uniti, i datori di lavoro devono presentare trimestralmente le dichiarazioni delle imposte sul lavoro (Modulo 941) all'Internal Revenue Service (IRS) ed emettere annualmente i moduli W-2. Nel Regno Unito, i dati delle paghe devono essere inviati a HMRC entro o in coincidenza con ogni data di pagamento (con alcune eccezioni). Le normative sul lavoro cambiano. e ciò che due anni fa era conforme potrebbe non esserlo più.

Requisiti relativi ai dati e specifici del settore

Se la tua attività gestisce i dati personali, assicurati che le tue politiche e i controlli tecnici siano coerenti con le leggi vigenti sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) in Europa e il California Consumer Privacy Act (CCPA) in California. Verifica se operi in un settore regolamentato e, in caso affermativo, assicurati che le tue licenze siano aggiornate e che i tuoi report siano conformi.

In che modo la conformità alle normative differisce tra le giurisdizioni

Questo è il punto in cui le attività che si espandono a livello internazionale possono riscontrare problemi. Ecco alcuni esempi delle differenze che hanno un impatto concreto.

Principi contabili

Sebbene gran parte del mondo abbia adottato gli IFRS per la rendicontazione in base alle normative, gli Stati Uniti richiedono i GAAP per le società nazionali. I due schemi condividono molte analogie, ma differiscono nel modo in cui trattano i leasing, il riconoscimento dei ricavi e gli strumenti finanziari. Un'attività che opera in due Paesi non può utilizzare un unico insieme contabile per entrambi.

Frequenza delle dichiarazione dei redditi

Nel Regno Unito, le dichiarazioni IVA vengono in genere presentate con cadenza trimestrale. In Francia, molte attività le presentano mensilmente. In Germania, le piccole imprese possono presentarle annualmente. Sebbene l'imposta di base sia la stessa, le scadenze delle dichiarazioni variano a seconda del Paese in cui sei tenuto a presentare le dichiarazioni.

Soglie di revisione

Le soglie di dimensioni per le revisioni obbligatorie variano da Paese a Paese e alcuni settori richiedono le revisioni indipendentemente dalle dimensioni.

Rendicontazione delle retribuzioni

La rendicontazione delle retribuzioni in tempo reale, come richiesto nel Regno Unito, non è ancora universale. Molte giurisdizioni operano invece con modelli di riconciliazione annuali o trimestrali.

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