La formalización de una iniciativa empresarial mediante la constitución de la entidad es posiblemente uno de los pasos más importantes para un emprendedor. En 2023, se crearon 5,5 millones de nuevos negocios en EE. UU., muchos de los cuales terminarán por constituirse en sociedad. Los que lo hagan, obtendrán acceso a diferentes ventajas, desde la protección de los activos hasta posibles beneficios fiscales.

La decisión de constituirse en sociedad exige conocer al detalle las implicaciones legales, financieras y operativas de este proceso. Todas las elecciones que hagas a lo largo de este recorrido, desde el nombre de la empresa hasta los integrantes del consejo de administración, tendrán un efecto en el futuro de la empresa. Con un ejercicio adecuado de planificación, investigación y previsión, este proceso puede servir de base sólida para la resiliencia y el crecimiento sostenibles.

A continuación, abordaremos los pasos clave de la constitución, así como la forma de avanzar en el proceso con destreza. Tanto si eres un empresario experimentado como si es la primera vez que emprendes, aquí encontrarás lo que necesitas saber.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa constituir una sociedad?
  
• Ventajas de constituir tu empresa
  
• Tipos de estructuras societarias de entre las que elegir
  
• Cómo llevar a cabo la constitución
  

¿Qué significa constituir una sociedad?

La constitución es el proceso legal por el que se forma una entidad societaria distinta de sus propietarios y con sus propios derechos, responsabilidades y obligaciones.

Ventajas de constituir tu empresa

Existen varias ventajas asociadas a la constitución de una empresa. Veamos a continuación las ventajas habituales a las que suelen acceder la mayoría de los negocios cuando se constituyen en sociedad:

• Protección frente a responsabilidad: una entidad societaria restringe la responsabilidad personal, dado que es la sociedad la que responde por las deudas y las obligaciones. Normalmente, los activos personales de los accionistas se aíslan de las obligaciones de la sociedad.

• Flexibilidad fiscal: las sociedades suelen tener acceso a tipos impositivos y deducciones que no están disponibles para las empresas unipersonales y las sociedades colectivas.

• Obtención de capital: las sociedades pueden emitir acciones, lo que supone un método más estructurado y ampliamente aceptado para atraer inversión.

• Duración indefinida: las sociedades siguen existiendo aunque cambie la titularidad o la dirección. Esta continuidad puede ser ventajosa para la planificación empresarial a largo plazo.

• Posibilidad de transferir la propiedad: las acciones de una sociedad se pueden vender o transferir con más facilidad que los derechos de otras estructuras empresariales.

• Adquisición y retención de empleados: ofrecer opciones sobre acciones o beneficios es una posibilidad más factible en una sociedad, lo que la convierte en un lugar más atractivo para los posibles empleados.

• Credibilidad: la constitución puede hacer que aumente la legitimidad del negocio, lo que podría fomentar la confianza y las buenas relaciones con los proveedores, los clientes y los prestamistas.

• Crédito y financiación del negocio: como entidad jurídica independiente, una sociedad puede establecer su propio historial crediticio separado del de sus propietarios, lo que puede ayudar a asegurase la obtención de préstamos y líneas de crédito.

• Deducciones: las sociedades pueden deducirse los gastos habituales de la empresa, incluidos los salarios, antes de asignar ingresos a los propietarios.

Tipos de estructuras societarias de entre las que elegir

La elección de la estructura societaria adecuada es fundamental para la infraestructura legal, financiera y operativa de un negocio. Cada estructura societaria está orientada a necesidades, objetivos y situaciones empresariales diferentes. Lo que sigue es un resumen de las características clave de cada una de las estructuras societarias.

• Empresa unipersonal

  • Representa a una sola persona que lleva a cabo una actividad económica como particular.
    
  • El propietario tiene el control total de la gestión.
    
  • El propietario soporta todas las responsables financieras, por lo que sus activos personales pueden ponerse en riesgo.
    
  • Los impuestos se pagan como renta personal y no se diferencia entre los activos personales y los de negocio.
    

• Sociedad colectiva

  • La forman dos o más personas que acuerdan aportar recursos (dinero, aptitudes o propiedad) al negocio.
    
  • Los beneficios y las pérdidas se distribuyen según lo estipulado en el acuerdo y cada uno de los socios responde de forma personal.
    
  • Existen dos tipos de sociedad colectiva: sociedades colectivas generales, en las que todos los socios comparten la responsabilidad y las obligaciones administrativas, y sociedades en comandita, en las que un solo socio tiene responsabilidad ilimitada mientras que el resto tienen responsabilidad limitada en función de su nivel de contribución.
    
  • La tributación se deriva a la declaración de impuestos individual de cada socio.
    

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

  • Combina las ventajas de una sociedad anónima con las de una sociedad colectiva.
    
  • Los propietarios, denominados «miembros», no son responsables de forma personal por las deudas de la empresa.
    
  • Los beneficios y las pérdidas pueden derivarse a la renta personal sin someterse a impuestos de sociedades.
    
  • Ofrece flexibilidad en las decisiones sobre las operaciones del negocio.
    

• Sociedad de tipo C

  • Se trata de una entidad jurídica independiente de sus propietarios, por lo que ofrece el mayor nivel de protección frente a la responsabilidad personal.
    
  • La titularidad la determinan las acciones, por lo que es más sencillo transferir la propiedad.
    
  • Los beneficios se gravan en el nivel de la empresa y, a continuación, los dividendos distribuidos a los accionistas se vuelven a gravar a nivel personal, lo que da lugar a una doble tributación.
    
  • Es adecuada para los negocios que tienen pensado cotizar en bolsa o que buscan capital de riesgo.
    

• Sociedad de tipo S

  • Opera de forma similar a una sociedad de tipo C, pero evitar la doble tributación, ya que permite que los beneficios y parte de las pérdidas se deriven directamente a la renta personal de los propietarios.
    
  • Se aplican restricciones al número y tipo de accionistas permitidos.
    
  • Ofrece el mismo nivel de protección frente a la responsabilidad personal que las sociedades de tipo C.
    

• Sociedad de tipo B

  • Es una sociedad con ánimo de lucro que pone especial atención a la responsabilidad social.
    
  • Combina el lucro con el compromiso y aborda problemas sociales y medioambientales.
    
  • Cuenta con estándares de certificación de terceros sobre el rendimiento, la rendición de cuentas y la transparencia.
    

• Entidad sin ánimo de lucro

  • Se crea para llevar a cabo actividades sin fines de lucro y a menudo tiene un carácter caritativo, educativo, religioso, literario, científico.
    
  • Los beneficios se vuelven a invertir en la misión de la organización en lugar de distribuirse a los accionistas o miembros.
    
  • Puede obtener el estatus de entidad exenta del pago de impuestos, pero debe cumplir requisitos normativos y de presentación de informes muy estrictos.
    

• Cooperativa

  • Es propiedad de sus miembros, quienes también la dirigen para su beneficio mutuo.
    
  • Los miembros ponen en común sus recursos para alcanzar objetivos compartidos y distribuyen los beneficios entre ellos.
    
  • Se trata de una estructura habitual en sectores como la agricultura, el comercio minorista y la actividad inmobiliaria.
    

Cada una de las estructuras ofrece sus propias ventajas y dificultades. A la hora de elegir una estructura, debes evaluar factores como la tributación, la responsabilidad, las preferencias de dirección y los objetivos a largo plazo.

Puedes obtener más información sobre las diferencias entre estas estructuras y orientación para elegir el tipo de entidad más adecuado para tu negocio.

Cómo llevar a cabo la constitución

La constitución de una sociedad es un proceso sistemático que establece la dirección de los parámetros legales y operativos de la organización, los cuales regirán aspectos clave del negocio en el presente y en el futuro. Aunque el procedimiento específico puede variar en función del lugar y de la naturaleza del negocio, los pasos básicos para constituir una empresa en EE. UU. son los que se describen a continuación.

• Elegir el nombre de la empresa
  Seleccionar el nombre adecuado para la sociedad es tanto una necesidad legal como un ejercicio de elaboración de la imagen de marca. El nombre elegido debe ser diferente al de otras entidades registradas en tu jurisdicción. Lleva a cabo una investigación minuciosa mediante las bases de datos del estado en cuestión para asegurarte de que el nombre esté disponible. Ten en cuenta que algunos estados aplican normas o restricciones específicas en cuanto a la denominación.

• Seleccionar un agente registrado
  El agente registrado actúa como contacto oficial de la sociedad a efectos de procedimientos legales. Esta gente, ya sea un particular o una empresa, debe estar ubicado en el mismo estado donde se constituye la sociedad y encontrarse disponible durante el horario laboral estándar. Su responsabilidad principal es recibir la documentación legal y oficial en nombre de la sociedad.

• Elaborar y presentar el acta de constitución
  El acta de constitución es un documento fundacional en el que se definen detalles clave sobre la sociedad, como su finalidad e información sobre las acciones. Una vez elaborada, se presenta ante el organismo pertinente del estado, que suele ser la secretaría de estado. Esta acta sienta las bases para la existencia legal de la sociedad y anuncia públicamente su intención de llevar a cabo una actividad.

• Obtener un número de identificación del empleador (EIN)
  La obtención de un EIN de la agencia tributaria estadounidense (IRS) es obligatoria para la mayoría de las sociedades. Este número único de nueve dígitos permite al IRS identificar a la empresa a efectos de tributación. Por lo general, es necesario contar con un EIN para establecer servicios bancarios empresariales y es útil a la hora de solicitar licencias y permisos comerciales.

• Redactar los estatutos de la sociedad
  Los estatutos de la sociedad se recogen en un documento interno que describe los procedimientos operativos y la estructura administrativa de la sociedad. Este detallado documento aborda las funciones de los directores y los directivos, los procedimientos para la emisión de acciones y la planificación y ejecución de las juntas, entre otros asuntos.

• Nombrar a la directiva
  Los directores son responsables de las decisiones importantes del negocio y de la administración general. Su designación es esencial para la gobernanza de la sociedad y da una idea de su trayectoria. Sus funciones, responsabilidades y permanencia deben definirse claramente para evitar cualquier ambigüedad.

• Celebrar la primera junta del consejo de administración
  La junta inicial es un evento importante en el que se toman decisiones operativas y administrativas, como la aprobación de los estatutos, la aclaración de las funciones y la determinación del año fiscal. Es necesario elaborar actas de las juntas para llevar un registro transparente sobre las decisiones de la sociedad.

• Emitir certificados de acciones
  Los certificados de acciones son documentos físicos o electrónicos que representan una parte de la propiedad de la sociedad. La emisión de certificados de acciones garantiza que todos los accionistas cuenten con una certificación clara de su participación en la empresa. Estos registros son esenciales por cuestiones de transparencia y de cara a futuras transacciones relacionadas con la venta o transferencia de acciones.

• Mantener el cumplimiento de los requisitos del estado
  Cada estado aplica sus propios requisitos y obligaciones anuales para sociedades. Es posible, por ejemplo, que se deban presentar informes anuales, mantener registros actualizados y pagar tasas específicas. Infórmate sobre estas obligaciones y cúmplelas para evitar sanciones o una posible disolución.